在庫管理のやり方5ステップと効率化・自動化方法を徹底解説

在庫管理の方法に悩んでいませんか？在庫が多すぎてムダなコストがかさんだり、逆に品切れでお客様をがっかりさせてしまったりと、現場で在庫管理に頭を抱える担当者は少なくありません。

結論から言えば、適切な在庫管理の仕組みを整えれば、欠品や過剰在庫の悩みは解消できます。在庫管理を見直すことで、無駄な在庫を減らし必要なものを必要な時に供給できるようになり、結果的にコスト削減と業務効率化が実現可能です。

例えば、ある中小メーカーでは在庫管理システム導入により年間200時間以上の棚卸作業を削減し、欠品ゼロを達成しています。

本記事では、在庫管理の基礎的な考え方から具体的な管理方法、効率化・自動化のポイントまでをわかりやすく解説します。さらに、自社に合った在庫管理システムやサービスを選ぶヒントも紹介します。

適正在庫の維持でキャッシュフローを改善し、作業ミスのないスマートな管理体制を築くためのヒントがきっと見つかります。

在庫管理とは？基本的な仕組みと考え方を押さえよう

まず初めに、「在庫管理とは何か」「なぜそれほど重要なのか」を確認しましょう。

在庫管理の定義と目的

在庫管理とは、「必要な商品や資材を、必要なときに、適切な数量で確保するための管理活動」を指します。製造業や小売業、ECなど、モノを扱うすべての業種において不可欠な業務です。

具体的には、以下のような在庫の状態を常に正確に把握し、コントロールすることが求められます。

• どの商品がどれだけあるのか
• どこに保管されているのか
• いつ・どれだけ出荷されたか
• どのくらいのペースで減っているか（回転率）

在庫管理の目的は、「欠品による販売機会の損失」や「過剰在庫によるコスト増加」を防ぎ、最適な在庫量を維持することにあります。

在庫管理の重要性（メリット）

在庫管理を適切に行うことで、企業にはさまざまなメリットがあります。代表的なものは以下の通りです。

メリット	説明
欠品・売り逃しの防止	必要な商品を必要なタイミングで確保し、販売機会を逃さない
コスト削減	不要な在庫を減らすことで、保管料や廃棄コストを削減
キャッシュフローの改善	過剰な在庫購入を防ぎ、手元資金を圧迫しない
業務効率の向上	棚卸や出荷作業をスムーズに進められる
顧客満足度の向上	欠品や遅延を防ぎ、信頼感を高められる

製造業でも小売業でも、在庫管理は収益に直結する重要業務です。例えば、在庫が適正になると必要以上の仕入れが減り、結果として利益率向上にも寄与します。反対に在庫管理が甘いと、売れ残りの山や欠品クレームに追われ、利益を圧迫しかねません。

在庫管理とは単なる数量管理ではなく、「モノ（在庫）を通じてカネ（資金繰り）と信用（顧客満足）を管理すること」です。重要性をしっかり認識し、次章から具体的なやり方を見ていきましょう。

在庫管理の基本業務と正しいやり方

在庫管理にはどんな業務が含まれ、どう進めるのが正解なのでしょうか？ここでは在庫管理の基本プロセスを5つのステップに分けて解説します。自社の状況に照らし合わせながら順番に改善に取り組んでみてください。

在庫管理5つのステップ概要

1. 現状の在庫を把握・整理する
2. 適正在庫量を設定する
3. 発注方式を決める
4. 保管方法と記録ルールを整える
5. 定期的に見直し改善する

では、各ステップをもう少し具体的に見ていきましょう。

ステップ1：現状の在庫を把握・整理する

在庫管理改善の第一歩は現状把握です。いきなり高度なことを始める必要はありません。「いま自社に何の在庫がどれだけあるか」を正確に把握し、問題点を洗い出すことからスタートします。

▽ 棚卸しの実施
倉庫や店舗にある在庫をすべてカウントし、帳簿とのズレを確認します。日々の入出庫記録があっても、実際の数量と一致しないケースは珍しくありません。棚卸しは、記録ミス・紛失・廃棄漏れなどのトラブルの「発見フェーズ」として重要です。

▽ ABC分析で在庫を分類する
棚卸しデータと売上情報を使って、在庫を重要度でA（重要）・B（標準）・C（低）に分類すると、管理にメリハリがつきます。

• Aランク：売上や出庫頻度が高い重要商品。重点管理が必要
• Bランク：そこそこ動く商品。通常管理でOK
• Cランク：ほとんど動かない商品。在庫削減や処分を検討

この分析により、どの在庫に時間・コストをかけるべきかが明確になります。

▽ 在庫の「見える化」を徹底する
品名やバーコードを棚・保管箱ごとに表示し、誰が見てもすぐ分かる状態にします。エクセルや一覧表でも構いませんが、現物と照合しやすい形で整理しましょう。例えば、以下のような手法が挙げられます。

• 棚ごとの在庫ラベル貼付
• 在庫一覧表のフォーマット統一
• 仕掛品や返品在庫の識別ルール化

▽ よくある課題の発見例

• 倉庫の隅に長期間放置された滞留在庫が眠っている
• 売れ筋商品の頻繁な欠品で販売ロスが発生している
• 担当者しかわからない属人化した管理フローがある

こうした課題を見つけるには、まず現状の“棚卸し＋データ整理”が不可欠です。

▽ 実務TIP：サイクルカウントの活用
改善初期は一度すべての在庫を徹底的に棚卸しし、その後は「Aランク品だけ毎月確認」といったサイクルカウント方式を導入すると、無理なく継続できます。

ステップ2：適正在庫量を設定する

現状を把握したら、次はどのくらいの在庫を持つべきか（適正在庫水準）を決めます。これは在庫管理の肝と言える部分です。

• 適正在庫とは
  • 顧客の需要を満たしつつ、過剰でも不足でもない在庫量のことです。言い換えれば「欠品せず、なおかつ余らせないギリギリの線」を探る作業です。
• 需要データの分析
  • 過去の販売実績や使用量データを分析し、平均的な需要量やピーク時の量を把握します。季節変動がある商品なら繁忙期・閑散期の差も考慮しましょう。
• リードタイムの考慮
  • 発注してから納品されるまでの時間（リードタイム）も重要です。リードタイムが長い原材料ほど多めの在庫が必要になります。例えば、通常2週間で届く部品なら最低でも2週間分の在庫を置く、といった具合です。
• 安全在庫の設定
  • 突発的な需要増や納品遅延に備え、安全在庫と呼ばれる予備の在庫量を設定します。「安全在庫＝（最大リードタイム−平均リードタイム）×1日あたり需要量」などの簡易計算式もありますが、まずは経験値でも構いません。「この商品は欠品すると致命的だから常に○個は余裕を持たせておこう」という判断です。

適正在庫は一度決めたら終わりではなく、季節やビジネスの変化に応じて見直すものです。しかし最初に目標値を持つことで、在庫過多・過少の判断基準ができます。「今うちの在庫は適正より○％多い/少ないな」と把握できれば、あとはその差を埋める施策（仕入れ調整や販売促進など）を講じられるわけです。

適正在庫設定の例

ある雑貨ECでは、主要商品の日販数が平均5個・最大10個、仕入れリードタイム7日でした。この場合、平均需要5個×7日＝35個が理論在庫、最大需要10個×7日＝70個が最大必要数となります。同社は安全在庫を20個と設定し、常に50個（35+安全20-多少の販売分）を切らないよう補充するルールにしました。結果、欠品ゼロを維持しつつ在庫過多も防げています。

ステップ3：自社に合う発注方式を決める

適正在庫の目安がついたら、それを保つための発注ルール（方式）を決めます。主な発注方式は「定量発注方式」と「定期発注方式」の2つです。

定期発注方式
一定の間隔（例: 毎週月曜、毎月末など）で在庫をチェックし、必要な数量を発注する方法です。例えば「毎週金曜に在庫を確認して不足分を発注」するイメージ。需要予測が立てやすい商品（売れ行きが季節で安定しているなど）に向いています。発注日が決まっているためスケジュール管理がしやすいメリットがあります。ただし、次の発注日まで間が空くため、その間に予想外の売れ行き変動があると対応が遅れるリスクがあります。

定量発注方式
在庫量があらかじめ決めた発注点を下回ったタイミングで、一定の数量を発注する方法です。「在庫が○個以下になったら毎回同じ量を補充」と決めておくイメージです。例えば「在庫10個を下回ったら20個発注し、常に在庫30個近辺をキープする」といった運用です。需要が安定していて比較的低単価な商品に適しています。発注量を毎回考えなくて良いメリットがありますが、需要急増時には発注量固定ゆえ追いつかず、逆に需要減少時には在庫過多になる場合もあるため注意が必要です。

どちらの方式も一長一短ですので、商品特性ごとに使い分けるのが現実的です。例えば、「高価だが需要予測しやすい商品は定期発注、安価で減りが早い消耗品は定量発注」というように、カテゴリ別に管理方法を変えると効率的です。また最近はこれらを組み合わせた「発注点方式＋定期見直し」といったハイブリッド運用も行われています。

定期発注と定量発注、どちらを採用するにせよ重要なのは発注ルールを明確化して担当者間で共有することです。「思いつきで発注し在庫過多」「誰も発注せず欠品」といった事態を防げます。

補足: 上記2方式以外にも「ダブルビン方式（2つの箱で片方空になったら発注）」「不定期不定量発注（需要都度柔軟に発注）」「かんばん方式（後工程からの引き当て指示で補充）」などの手法があります。最初は代表的な方式を押さえ、自社の状況に合わせて取り入れてみましょう。

ステップ4：保管方法と記録ルールを整える

発注の仕組みが決まったら、実際の保管・入出庫管理を効率よく行うための環境づくりです。在庫管理では、モノの置き方（物理）と数え方（デジタル）の両方を整えることで、探す・間違う・数え直すといったムダをなくせます。

▼ロケーション管理：モノの保管場所をルール化

倉庫や店舗でどの商品をどこに保管するかを決め、識別できるようにすることです。例えば棚や通路に番号（アドレス）を振り、「A棚3段目に商品X」「B棚1段目に商品Y」という具合に定位置管理します。これにより従業員誰でも「どこに何があるか」すぐ分かり、ピッキング（出庫作業）の時間短縮や在庫探索ミスの防止につながります。

固定の保管場所を決める方式を「固定ロケーション」、空いている場所に柔軟に置いてシステムで場所を記録する方式を「フリーロケーション」と呼ぶこともありますが、中小規模ならまず固定ロケーションで問題ありません。

▼入出庫記録：在庫の「数え方」を統一する

在庫管理では、モノを入れる（入庫）・出す（出庫）際に必ず記録を残すことが鉄則です。記録方法は大きく3つあります。

1. 紙の在庫台帳や伝票
   • 手書きで数をメモする昔ながらの方法。簡易ですがリアルタイム共有が難しく、転記ミスも起こりやすいです。
2. Excelなどのスプレッドシート
   • PCで在庫表を作り入力する方法。関数で自動計算も可能ですが、基本は手動更新なので入力漏れや更新のタイムラグが課題です。担当者が一人に偏ると属人化もしやすいです。
3. 在庫管理システム（WMS等）
   • バーコードスキャンやハンディ端末連携でリアルタイムに入出庫反映でき、複数人でも同じデータベースで管理できます。ただし導入コストがかかります。

現状ですべて紙という場合は、せめてExcelに移行するだけでも検索・集計が楽になります。またExcel管理で苦労が多い場合は、在庫点数や拠点数が増えているサインかもしれません。その際はシステム導入を検討する段階と言えるでしょう（システムの詳細メリットは後述します）。

重要なのは、「どの方法で記録するか」を社内で決めて統一することです。「Aさんはノート管理、BさんはExcel」とバラバラだと在庫データの一元管理ができず混乱のもとです。

▼先入れ先出しの運用

保管・出庫に関して、FIFO（First In, First Out）＝先に入れたものを先に出すルールを徹底しましょう。賞味期限や品質の劣化がある商品は特に重要です。新しく入荷した在庫ばかり先に出して古いものが残る…というのは廃棄ロスの原因になります。先入れ先出しを物理的に実現するには、例えば新入荷品は棚の奥に、既存在庫を手前に出し直すとか、日付ラベルを貼って古い順にピッキングするといった工夫があります。

以上のように、「どこに置いて、どう記録するか」のルール作りをすることで、在庫管理の日常オペレーションが安定します。現場のスタッフ全員に周知し、ルールを守る文化を作ることも大切です。

ステップ5：定期的に見直し改善する（PDCA）

在庫管理は一度決めて終わりではありません。ビジネス環境は常に変化しますから、定期的な見直しと改善を行いましょう。これにはPDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）の考え方が有効です。

• 定期チェック（Check）
  • 月次や四半期ごとに、在庫関連の指標を確認します。例えば、在庫回転率（年間売上原価÷平均在庫）や在庫日数（在庫を売り切るまでの日数）、棚卸し差異率（帳簿在庫と実在庫の差異割合）など。これらの数値が目標内に収まっているかを評価します。
• 問題発見と対策立案（Act→Plan）
  • チェックで問題が見つかれば、原因を分析し対策を立てます。例えば、「特定の品で在庫日数が長すぎる→仕入れすぎか需要減、発注量を見直そう」「棚卸し差異が毎回多い→記録漏れがある、バーコード導入を検討しよう」などです。計画（Plan）をアップデートします。
• 実行（Do）
  • 新しいルールや改善策を試行します。例えば発注点を変更したり、月1のミニ棚卸しを導入してみたり。小さな改善でも確実に実行します。
• 再評価
  • 改善策の効果をまた次のサイクルで評価します。うまくいっていれば定着、ダメなら別策…という風に少しずつ在庫管理の精度を高めていくのです。

特に、事業拡大や新商品追加など環境変化があったタイミングでは在庫管理体制も見直しましょう。例えば商品数が倍増したのに人手はそのままでは、従来のやり方では回らなくなる可能性があります。そうした時こそシステム導入やアウトソーシング等の検討時期です。後述しますが、必要に応じて管理手法をグレードアップさせる柔軟さも重要です。

在庫管理の基本ステップを説明しました。この段階で、「自社の在庫管理、どこが弱いかな？」と当てはめていただけたでしょうか。続いては、さらに在庫管理を効率化・高度化するためのコツを紹介します。

在庫管理を効率化するコツ（現場改善のポイント）

基本がわかったところで、次は実践編です。現場で在庫管理を行う際に「ここに気をつけると格段にミスが減る」「この工夫で作業が速くなる」といった効率化のコツをまとめます。明日からでも取り入れられるものばかりなので、ぜひチェックしてみてください。

ムダ・ミスを減らす7つの工夫

在庫管理のプロが実践する現場改善のポイントを7つ挙げます。あなたの職場で出来ているか、一つずつ確認してみましょう。

1. ABC分析で管理優先度をつける
   • すべての在庫に均等に手間をかけるのは非効率です。売上や重要度に応じてA・B・Cランクに分類し、Aランク品には細心の注意を払う一方、Cランク品は在庫を絞り込むなどメリハリ管理しましょう。リソースを効果的に配分できます。
2. ロケーション管理の徹底
   • 「どこに何があるかわからない」状態を解消します。前述のように棚や在庫置き場に番号・商品名ラベルを付け、定位置管理を実践してください。新人でも在庫を見つけられる環境にすることで探し回るムダをなくし、出庫ミスも防げます。
3. 5S（整理・整頓・清掃・清潔・しつけ）の実践
   • 倉庫内の5S活動は在庫管理精度を底上げします。不要物は置かない（整理）、必要なものは決められた場所・方法で配置（整頓）、ゴミや埃は定期清掃（清掃）といった基本を徹底しましょう。きれいでルールある現場（清潔・しつけが行き届いた状態）は、在庫の紛失や品違いなどのトラブルを激減させます。
4. 先入れ先出しを徹底する
   • 特に消費期限のある商品は鉄則です。先に入庫した古い在庫から優先的に出庫し、長期滞留や劣化を防ぎます。棚卸し時には古い在庫に目印を付ける、出庫リストに入荷日を記載するなど工夫し、常に古いもの→新しいものの順で出す運用にしましょう。
5. 在庫回転率を定期確認する
   • 在庫回転率＝年間売上原価÷平均在庫額は、在庫管理の健全度を示す指標です。数字が低い（回転が悪い）商品があれば、発注しすぎの可能性があります。逆に極端に高い（回転が早すぎる）商品は、在庫が少なすぎて欠品リスクがないか注意です。データを活用して在庫の動きを把握し、仕入れ・販売計画に反映させましょう。
6. 発注方法を常に最適化する
   • 発注方式は一度決めたら終わりではありません。商品の売れ行きが変われば適切な発注ルールも変わります。定期発注→定量発注への切替や、発注点やロットの見直しを定期的に検討しましょう。機械的な発注を続けて在庫が積み上がっていた…なんて事態を防げます。
7. 標準化されたデータ管理・共有
   • 在庫データの扱いを標準化し、皆で共有できるようにします。例えば在庫管理Excelを使うなら最新版を社内ネットワークで共有し、リアルタイムで1つのファイルを更新する運用にしましょう。二重入力や用紙からの転記は極力なくし、「この数字が会社の正式な在庫数」と全員が信頼できる単一のデータ源（Single Source of Truth）を確立することが理想です。

上記7つはどれも基本的なことですが、確実に行うことで在庫管理の精度と効率が大幅にアップします。特に5Sやロケーション管理などは地味ながら効果絶大です。「モノを探す時間が1日10分減れば年間で何時間の節約か？」と考えると、現場改善が生むコスト削減効果を実感できるでしょう。

人的ミスを減らす環境づくり

効率化の一環として、ヒューマンエラー対策も欠かせません。人的ミスをゼロにするのは難しいですが、仕組みで未然に防ぐことは可能です。

• 権限ルールの明確化
  • 誰が発注し、誰が検品し、誰がシステム入力するのか、役割分担と承認フローを決めましょう。例えば「発注は必ず2名でダブルチェック」「入庫検品は担当A、記録は担当B」といったルールです。一人の判断や作業に任せきりにしないことでミスを防ぎます。
• 作業標準書・チェックリストの活用
  • 在庫管理手順を文書化し、チェックリストを用意しておくと新人でも漏れなく作業できます。「出荷時チェックリスト」で品番・数量・梱包を確認するなど、人の記憶に頼らずに済む仕組みを取り入れましょう。
• ITツールの活用
  • 人手でやると間違いが起きやすい箇所は、極力ITに任せます。例えばバーコード検品は人による品番取り違えを大幅に減らせます。後述するような在庫管理システムまでは導入しなくとも、バーコードリーダー＋Excelマクロで読み取り自動入力させるだけでも効果はあります。
• 従業員教育と意識づけ
  • 最後はヒューマンですが、定期的に在庫管理の重要性をチームで共有し、「いい加減な数え方や入力は会社の損失になる」ことを認識してもらいます。ヒューマンエラーをゼロにはできなくとも、「ミスに気づいたらすぐ報告・リカバリーする」文化があれば大事に至りません。

在庫管理業務を効率化しミスを減らすコツを紹介しました。取り入れられるものからぜひ実践してみてください。

在庫管理のよくある課題とその解決策

さて、基本を押さえコツも理解したところで、それでも現場で起こりがちな在庫管理の課題について触れておきましょう。同じ失敗を繰り返さないために、よくあるトラブルとその対策を知っておくことは有益です。

課題1: 入出庫時の記録ミスが多発する

よくある状況
商品を受け入れたのに台帳に記載し忘れたり、出荷したのにExcel更新を漏らしたりして、帳簿上の数字と実物が合わないケースです。人的作業が多いとどうしても発生します。

解決策
記録自体をシンプル＆自動化することです。具体的には、バーコードやQRコードを活用した入出庫管理を導入しましょう。商品や棚にコードを貼り、入庫・出庫時にハンディ端末やスマホでスキャンすれば、人手で品名や数量を入力する必要がなくなりミスが激減します。

また、紙伝票でやり取りしている場合は、せめて受入・出荷伝票にチェック欄を設けて担当者が記入漏れを防ぐ、Wチェック体制にするなど工夫も有効です。重要なのは「人が書き写す」工程を減らすことです。

課題2: 在庫数の帳簿と実在庫に差異が生じる

よくある状況
システム上は在庫10と表示されているのに、倉庫には8個しかない…というようなズレです。前述の記録ミスも一因ですが、盗難や廃棄漏れ、棚卸し誤差など複合的に起こります。

解決策
定期的な棚卸しと原因分析で差異を潰していきます。まず、年1回に限らず部分棚卸しを月次で実施して、問題のある商品の差異を早期に発見します。差異が出たら原因を推測し対策します。

例えば盗難が疑われるなら倉庫の施錠管理や防犯カメラ設置、廃棄漏れなら廃棄ルールの見直しや棚卸し担当外のチェック導入などです。

またシステム上の入力手順を再確認し、「出庫処理を忘れる」といったヒューマンエラーがないかも見直します。地道ですが、差異の許容範囲（例：全体の1％以内）を決めて、超えたら必ず原因究明という姿勢で臨みましょう。

課題3: 在庫過多や欠品で顧客対応に支障が出る

よくある状況
売れ筋商品が品切れして販売機会を逃したり、逆に売れ行き不振の商品が倉庫を圧迫しているといった状態です。発注計画のミスや需要予測の外れが原因で起こります。

解決策
発注計画と需要予測の精度を上げることに尽きます。発注点や発注量の見直しを定期的に行いましょう。例えば欠品が起きた商品は、発注点（在庫が○個になったら発注）が低すぎた可能性があるので引き上げます。売れ残りが多い商品は発注ロットが大きすぎたので減らすか、場合によっては思い切って在庫処分セール等で一掃し、以降の発注量を削減します。

また、過去データの分析に加え、営業やマーケティング部門から需要の前兆情報（キャンペーン予定や取引先の販売計画など）を共有してもらうのも効果的です。組織横断で情報を集めて需要予測の精度向上に努めましょう。

課題4: 複数拠点の在庫がうまく融通できない

よくある状況
複数の店舗や倉庫を運営している会社で、「A倉庫では余っている在庫が、B店舗では欠品しているのに気づけない」といった問題です。拠点ごとに在庫管理が独立し、情報共有がリアルタイムでないことが原因です。

解決策
在庫情報の一元管理と共有が鍵です。具体的には、クラウド型の在庫管理システムを導入し、全拠点の在庫データをリアルタイムに見られるようにします。そうすれば「B店で欠品発生→システム上ですぐA倉庫の余剰を確認→当日中に融通発送」といったスピーディーな対応が可能になります。また、システム導入が難しい場合も、毎日各拠点の在庫を本部に報告し合うルーチンを作るだけで違います。Excelをクラウド共有して各店舗が在庫数を更新する方法でも、一歩前進でしょう。ポイントは「在庫情報をリアルタイム（またはできるだけ高頻度）で共有する仕組み」を作ることです。

代表的な課題と解決策をご紹介しました。当てはまるものがあれば、ぜひ対策を講じてみてください。特にシステムの活用は複数の課題を一気に解決する切り札となり得ます。次の章では、そうした在庫管理を支えるツールやシステムについて詳しく解説します。

在庫管理の効率化・自動化を支えるツールのメリット

在庫管理をさらに高度なレベルに引き上げるには、ITツールや専門サービスの活用が不可欠になってきます。ここでは、中小企業でも導入しやすい代表的なツール・システムや外部サービスについて、その特徴とメリットを紹介します。現在の管理方法から次の一歩を検討している方は参考にしてください。

Excelでの在庫管理はどこまで有効か？

まず多くの企業が使っているExcel（エクセル）管理について触れます。Excelは手軽で導入コストもゼロに等しく、在庫管理表のテンプレートも数多く出回っています。小規模な在庫管理であればExcelでも十分機能します。

Excel管理のメリット

• 初期費用が不要ですぐ始められる
• 自社に合わせてレイアウトや計算式を自由にカスタマイズできる
• 関数を使えば在庫残高の自動計算や発注点に色付けするなど工夫可能

Excel管理の限界・デメリット

• 手作業入力が前提のためリアルタイム性に欠ける（誰かが更新し忘れるとデータが古くなる）
• ファイルが担当者PC内にあると属人化しやすく、他メンバーと同時編集しにくい
• 在庫点数や取引数が多くなると処理や管理が追いつかなくなる（行数が増えて重くなる、入力ミス頻発など）

ですので、「在庫数が数十品目程度」「在庫管理担当が1~2人」という状況ならExcelで様子を見るのはありです。しかし、「品目が100を超えてきた」「入力ミスが増えて棚卸しで辻褄合わせばかりしている」「複数の部署で在庫データを触りたい」といった状況になったら、Excel管理の限界と考えましょう。

在庫管理システム（WMS）のメリット

Excelの次のステップが在庫管理システムの導入です。在庫管理システムはWarehouse Management System（WMS）とも呼ばれ、在庫に関する情報を一元管理してくれるソフトウェアです。

代表的な在庫管理システムのメリットを挙げます。

• リアルタイム在庫把握
  • ハンディターミナルやスマホと連携し、入出庫のたびにデータが即座に更新されます。これにより常に最新の在庫数がわかるため、在庫過多や欠品にすぐ気づけます。
• 複数担当者・拠点での共有
  • クラウド型のWMSなら、ネット環境があればどこからでもアクセス可能。店舗Aで出荷処理した瞬間に本社や他店舗でも在庫減少を確認できるなど、情報の一元化ができます。
• 便利機能による効率化
  • システムには棚卸し支援（端末でスキャンして自動集計）、発注点アラート（在庫が設定値を下回ると通知）、有効期限管理（期限が近い在庫の警告）など便利機能が豊富です。人が頭を悩ませていた部分をシステムがフォローし、作業抜け漏れを防いでくれます。
• データ分析が容易
  • 在庫推移や回転率、滞留品リストなどをボタン一つでレポート出力できます。経営判断に必要な指標をスピーディーに算出でき、在庫削減プロジェクトなどにも活用できます。

導入ハードルとしては、初期費用・月額費用が発生すること、システム操作習熟に時間がかかることが挙げられます。しかし最近はクラウド型で低コスト・使いやすいWMSも増えており、中小企業でも導入事例が増えています。費用面でも、例えば月額数万円から利用可能なサービスもあります。人件費や在庫ロスを考えれば十分回収できる投資でしょう。

バーコードやRFIDによる自動化

システム導入に関連して、現場の自動化ツールも紹介します。在庫管理でよく使われるのがバーコードとRFIDです。

• バーコード管理
  • 商品コードやロケーションコードをバーコード化し、入出庫・棚卸し時にスキャンすることで、手入力を省略できます。比較的安価に導入でき、バーコードリーダーとExcel連携マクロの組み合わせでも効果を発揮します。特にSKU（品目）が多い小売在庫では、ピッキングリストをバーコードで読み取り検品する運用をするだけで誤出荷が激減します。
• RFID管理
  • RFIDタグはICチップを内蔵したタグで、リーダーにかざすだけで複数商品を一括読み取りできます。例えば棚卸しで箱に入った在庫を開けずに、一括で在庫数を読み取れるため、棚卸し作業時間を大幅短縮できます。単価はバーコードより高いですが、医薬品やアパレル高額品など精度が要求される在庫管理で導入が進んでいます。

これらの自動認識技術を使うと、「見間違い・書き間違い」というヒューマンエラーがほぼゼロになります。また作業スピードもアップし、例えばRFID導入企業では棚卸しに要していた数日間の作業が数時間に短縮されたケースもあります。

アウトソーシングという選択肢

最後に、自社で在庫管理を完結するのではなく、プロに任せる方法も触れておきます。在庫管理代行サービスや3PL（サードパーティ・ロジスティクス）と呼ばれる物流アウトソーシング企業に委託する選択です。

在庫管理アウトソーシングのメリット

• プロのノウハウで管理してもらえるため、在庫精度や作業効率が向上する
• 自社はコア業務（販売や企画）に専念でき、人的リソースを節約できる
• 倉庫スペースを自社で持たずに済むため、固定費の圧縮につながる場合もある

例えばEC通販を始めたばかりの企業なら、EC物流代行サービスに在庫管理から出荷まで任せてしまう手があります。そうすれば少人数でも全国発送が可能で、在庫も専門スタッフが管理するので安心です。

もちろん外注費用はかかりますが、「在庫管理に割いていた時間×人件費」と「外注費」を比較し、後者が見合うなら検討の価値ありです。最近は小ロットから対応するサービスも増えており、ITに詳しくない企業でも高精度な在庫管理が実現できます。

ここでは、在庫管理を助けるツール・システム・サービスをご紹介しました。自社の成長フェーズや課題に応じて、「人＋Excel」から「人＋システム＋自動化ツール」へ、さらには「専門業者活用」へと手段を進化させていくことができます。大事なのは、「現状の課題を解決するためにベストな方法は何か？」を考え、必要なリソースに投資することです。

「とはいえ、どの在庫管理システムがいいの？」など具体的な疑問も出てくると思います。その際には、MCB FinTechカタログで複数のサービス資料を無料で取り寄せて比較検討することが可能です。社内検討のための材料集めとして、ぜひ賢く情報収集してください。

【FAQ】在庫管理のよくある質問

最後に、在庫管理について読者の方が抱きがちな疑問・質問にQ&A形式でお答えします。専門的な内容もシンプルに回答しますので、自社の課題解決のヒントにしてください。

Q1. 小規模事業なら在庫管理はExcelで十分ですか？

A1. 最初はExcelでも対応可能です。ただし、在庫品目が少なく管理担当も限られている場合に限ります。

Excel管理は手軽ですがミスや属人化のリスクも伴います。ポイントは「ミスなく運用できているか」です。現在Excelで特に問題が起きていないなら、当面はそれで構いません。しかし、「在庫数が合わない」「更新漏れが頻発する」など支障が出てきたらシステム導入を検討しましょう。クラウド在庫管理システムなら月額数万円程度から使えるものもあり、ミス激減と作業効率化によるコストダウンで十分元が取れるケースが多いです。Excelで限界を感じたら早めに次の手を打つことをおすすめします。

Q2. 安全在庫はどうやって計算・設定するの？

A2. 安全在庫とは需要の急増や入荷遅延に備えて持っておく予備在庫のことです。計算方法はいくつかありますが、一例として以下のような式があります。

安全在庫＝（最大リードタイム − 平均リードタイム） × 1日平均需要量

例えば「通常3日で来る仕入れが最大7日かかったことがある」「1日の平均販売量は5個」という商品なら、安全在庫＝(7−3)×5＝20個となります。つまり通常より4日分多く在庫を持っておけば安心、という考え方です。

ただし数式はあくまで目安なので、ビジネスへの影響度で判断することも大切です。売れ筋商品や重要部品なら多少多めでも切らさないことを重視し、あまり動かない商品は安全在庫ゼロでも良いかもしれません。経験上の勘も活かしつつ、定期的に安全在庫水準を見直すことがポイントです。

Q3. 棚卸しはどのくらいの頻度ですべきですか？

A3. 年1回の棚卸し（決算時）だけでなく、できれば年に数回は行うのが理想です。

とはいえ全品を何度も数えるのは大変ですから、サイクルカウント方式がおすすめです。例えば、在庫をカテゴリに分けて「Aグループ商品は毎月、Bグループ商品は四半期ごと、全商品まとめては年1回」といった具合に棚卸し計画を立てます。これにより一度に数える量を減らし、日常業務の負荷を平準化できます。

また、普段から在庫管理システムでリアルタイム在庫を把握できているなら棚卸し頻度は少なくても済みます。逆にExcel・紙中心で誤差が出やすいなら、多めに棚卸しして差異修正する必要があります。自社の在庫規模と精度要求に合った頻度を設定しましょう。

Q4. 在庫管理システムの導入費用は高くないですか？

A4. 導入するシステムや規模によって様々ですが、近年は安価で使いやすいクラウド在庫管理サービスが増えています。

例えば月額数万円程度で利用可能なサービスや、在庫点数に応じた段階課金のサービスもあります。初期投資がゼロで、使った分だけ支払うモデルもあるため、以前と比べ導入ハードルは下がっています。

多くのサービスで資料請求や無料トライアルができますので、まずは情報収集し、コストと見込まれる効果を試算してみてください。

Q5. 在庫管理担当者に求められるスキルは何ですか？

A5. 在庫管理担当者には、緻密さと分析力、そして調整力が求められます。

• 緻密さ・正確さ
  • 数量を扱うので、1つのミスが大きな誤差につながります。伝票チェックやデータ入力を正確に行える慎重さが必要です。
• ITリテラシー
  • Excel操作や在庫管理システムを使いこなすスキルも重要です。在庫データを抽出してピボットやグラフで分析するなど、データハンドリング能力があると理想的です。
• 分析力・提案力
  • 在庫の動きを見て「発注を減らそう」「新商品はここに置こう」など改善提案できると、在庫管理の価値を高められます。需要予測のために営業データを分析したり、ABC分析で管理方針を立てたりと、数字に基づく判断力が求められます。
• コミュニケーション力
  • 在庫は他部門（営業・仕入・物流など）との連携が不可欠です。在庫管理担当がハブとなって情報共有したり、各部署に働きかける場面もあります。協力を仰ぐ調整力や報告・連絡・相談のスキルも大切です。

中小企業では在庫管理担当が兼任の場合も多いですが、上記のようなスキルを意識して磨くと「在庫番」として社内の信頼を得られるでしょう。加えて、最近はデジタル化が進んでいますから、新しいシステムやツールに抵抗なくチャレンジできる前向きさも大きな武器になります。

まとめ ：在庫管理の改善は一歩ずつ着実に

在庫管理のやり方について、基本から効率化まで網羅的に解説してきました。「必要なものを必要なときに必要な量だけ」供給する在庫管理の重要性を理解し、現状把握→適正在庫設定→発注ルール整備→保管・記録の標準化→継続的改善という正攻法のステップを踏むことで、在庫管理は必ず良くなります。

焦らず一つずつ課題を潰し、ムダな在庫を減らし欠品を防止する仕組みを整えていきましょう。その先には、在庫関連コストの削減やキャッシュフロー改善、そして顧客満足度の向上という大きな成果が待っています。

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在庫管理の改善は一朝一夕にはいきませんが、確実に前進すれば結果はついてきます。この記事で得た知識をヒントに、ぜひ今日から何か一つ行動を起こしてみませんか？

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