小口現金を廃止する方法：メリット・デメリットと切手対応、経費精算システム比較まで徹底解説

小口現金の管理に手間や不安を感じていませんか。残高確認や出納帳の記入に追われ、経理担当者の負担になりがちです。近年では、こうした課題を解消するため、小口現金を廃止し経費精算を効率化する企業が増えています。一方で、社員の立替負担など注意すべき点もあります。

本記事では、小口現金を廃止するメリット・デメリットを整理し、失敗しない進め方や代替手段を解説します。切手や印紙の扱い、手数料の考え方にも触れつつ、経費精算システムや法人カードなどの選択肢も紹介します。小口現金に頼らない、効率的な経費精算の全体像を掴める内容です。

小口現金とは？従来の役割と管理の課題

小口現金（こぐちげんきん）とは、会社内で発生する少額の経費支払いに備えて用意される現金のことです。事務用品の購入や郵送費、交通費など、日常的な細かい出費にすぐ対応するために、社内の金庫に現金をストックしておく仕組みです。

社員が立替えた経費をその日のうちに精算できるため、「すぐにお金が返ってくる」点で従業員にとっては有用な制度でした。実際、少人数の企業や各営業所単位では、現金払いの方が手間にならず重宝されてきました。

しかし、その便利さの裏で経理担当者の負担は決して小さくありません。小口現金を管理するには、出納帳への記帳や残高チェックを都度行う必要があります。現金を出し入れするたびに日時・金額・用途を帳簿に記録し、終業時には金庫内の現金残高と帳簿残高が一致しているか確認しなければなりません。

少しでもズレがあれば原因を突き止めるまで帰宅できない…というケースも珍しくないのです。さらに領収書や伝票の整理・保管も必要で、「気が抜けない」細かな作業の積み重ねが経理の日常業務を圧迫します。

また、小口現金は現金そのものを扱う以上、盗難・紛失・横領など不正のリスクがつきまといます。実際、社内に自由に出し入れできる現金があることで「つい少しくらいなら…」と不正を誘発しやすいとも言われます。

500円程度の着服でも毎日続けば年間12万円の損失になり得るように、小さな現金でも積み重なると影響は大きいのです。さらに現金そのものの管理にはセキュリティ上の限界があり、どんなに注意してもヒューマンエラーや内部不正をゼロにするのは困難でしょう。

このように、小口現金は「社員にとってはすぐ精算してもらえるメリット」がある一方で、企業にとって無視できないデメリットやリスクを抱えているのです。

では近年、なぜ「小口現金を廃止しよう」という動きが広がっているのでしょうか？次章では、小口現金を廃止することで得られる主なメリットから確認していきます。

なぜ小口現金を廃止すべき？考えられる4つのメリット

小口現金を廃止する企業が増えている背景には、経理業務の効率化や内部統制強化など様々な狙いがあります。ここでは小口現金廃止による主なメリット4つを見ていきましょう。

1. 現金残高チェックや帳簿記入の手間を削減できる【業務効率化】

最大のメリットは、日常的な現金管理業務をなくせる点です。小口現金があると、毎日の残高確認や帳簿記入が発生し、ズレがあれば原因確認に時間を取られます。こうした作業は積み重なると年間で大きな工数になります。

小口現金を廃止すれば、現金合わせ作業そのものが不要になります。少額経費でも処理に時間と人件費がかかるため、現金管理を無くすことで経理部門は本来注力すべき決算や分析業務に時間を使えるようになります。また、残高が合わないことへの精神的プレッシャーから解放される点も大きなメリットです。

2. 紛失・横領など不正リスクの排除につながる【内部統制】

現金を社内に置かないことは、不正防止において非常に有効です。小口現金は横領や盗難、数え間違いなどのリスクを常に伴います。

廃止すれば、現金に起因する不正やヒューマンエラーの可能性は原則ゼロになります。経理担当者も現金管理の緊張感から解放され、安心して業務に集中できます。内部統制の透明性が高まり、監査対応においてもリスクを説明しやすくなる点は大きな利点です。

3. 精算業務の効率化で本来業務に集中できる【生産性】

小口現金の廃止は、経費精算フロー全体の効率化につながります。多くの場合、紙やExcel中心の運用からデジタルへの移行が進むためです。

経費精算システムを活用すれば、申請から承認、精算までをオンラインで完結できます。これにより、経理だけでなく申請者や承認者の手間も削減されます。全社的に無駄な工数が減り、生産性向上につながるほか、リモートワークやペーパーレス化にも対応しやすくなります。

4. 従業員の立替精算に伴う負担も軽減される【従業員体験】

小口現金廃止は、従業員側の負担軽減にも効果があります。従来は領収書を持って経理へ行き、都度現金精算する必要があり、時間的・心理的な負担がありました。

廃止後は、オンラインでまとめて申請・精算する運用に切り替えられます。ICカード連携や領収書のOCR読み取りを使えば、申請作業も簡単です。

さらに法人カードを活用すれば立替自体を減らせます。経費精算のストレスが減ることで、従業員の満足度や業務への集中度向上にもつながるでしょう。

小口現金を廃止するデメリットと注意点

良いことずくめに見える小口現金廃止にも、もちろんデメリットや注意すべきポイントがあります。事前にデメリットを理解し対策を講じておくことで、「廃止したけれどかえって不便になった…」という事態を防げます。ここでは小口現金を無くすことで生じる主なデメリットと、その対策・注意点を解説します。

1. 精算までのタイムラグが発生する

小口現金を廃止すると、経費をその場で精算できなくなり、後日まとめて振込精算するケースが一般的になります。月1回締めの場合、社員は立替分を受け取るまで最大で1ヶ月程度待つことになり、金銭的な負担や不安につながる可能性があります。特に経費利用が多い職種では注意が必要です。

対策

仮払金（前渡し金）を活用すれば、立替負担を軽減できます。出張や経費額が大きい社員には事前に一定額を支給し、後日精算する運用が有効です。また、締め日を月2回にするなど精算サイクルを短くすることで、待ち時間を減らせます。社員が不安を感じないよう、事前説明と柔軟な対応ルールを整えておくことが重要です。

2. 振込手数料など金銭コストが増える可能性

小口現金を廃止し、経費を銀行振込で精算する場合、振込手数料が新たに発生します。社員数が多いほど件数が増え、企業にとってコスト増となる可能性があります。また、振込データ作成などにより、経理業務の負荷が一時的に増えるケースもあります。

対策

振込手数料を抑える工夫が重要です。給与振込と経費精算を同時に行えば、振込件数を増やさずに済みます。加えて、手数料が安い銀行の活用や一括振込の仕組みを整えることで、コスト削減が可能です。経費精算システムの振込データ作成機能を活用し、事前に運用方法を検討しておきましょう。

3. 領収書の紛失リスクが高まる

小口現金を廃止すると、社員が立替えた経費を後日精算する形となり、領収書を手元で保管する期間が長くなります。その分、紛失リスクが高まる点には注意が必要です。領収書を失くすと精算できず、社員の自己負担や経費管理の不透明化につながる恐れがあります。

対策

領収書の電子化を進めることが有効です。スマホで撮影した画像を証憑として利用でき、OCR対応の経費精算システムなら登録作業も簡単です。受領後すぐにデータ化する運用を徹底すれば、紛失リスクを大幅に減らせます。システムを使わない場合でも、領収書提出ルールや紛失時の対応を明確にし、証憑管理を強化することが重要です。

以上のデメリットはありますが、適切な対策を講じれば小口現金廃止のメリットの方が大きいと言えます。実際、多くの企業で「多少の振込手数料コストより、経理時間の削減効果の方が価値が高い」「領収書電子化で紛失リスクは解決した」という声が上がっています。次章では、具体的に小口現金を廃止するにはどのように進めればよいか、代替手段も含めて詳しく見ていきましょう。

小口現金廃止を成功させる具体的な方法とルール

小口現金を廃止するにあたっては、いきなり金庫を空っぽにして終わり…では上手くいきません。現場が混乱しないよう、代替手段の検討やルール策定、周知徹底が必要です。ここでは小口現金を無くす際に決めておきたい具体策を6つのステップに分けて解説します。

1. 経費精算は月1回締めにして一括振込へ変更する

小口現金廃止後は、経費精算の頻度を減らし、月1回などまとめて振込精算する運用が基本となります。締め日と支払日を明確にし、給与と同時に振り込む方法を採用すれば、経理は月1回の処理で済みます。

社員の立替期間は発生しますが、仮払金制度を併用すれば負担は軽減できます。精算回数を減らすことで、集計・確認作業の工数やミスも大きく削減できるでしょう。

2. 高額な出張・交際費は仮払金（前払い）を活用する

高額な出張費や交際費については、事前に仮払金を支給する運用が有効です。仮払金は、あらかじめ一定額を渡し、後日実費との差額を精算する仕組みで、大きな立替負担を防げます。

対象は高額経費に限定し、通常の少額経費は立替精算とすることで運用負荷を抑えられます。申請・承認フローも簡素化すると、実務がスムーズです。

3. 現金払いの取引先への支払いは口座振替に切り替える

小口現金を廃止するなら、取引先への現金支払いも原則なくします。集金型の支払いは、口座振替や銀行振込への切り替えを進めましょう。

事前に取引先へ周知し、請求サイクルを確認しておくことが重要です。どうしても現金が必要な特殊ケースは例外として扱い、可能な限り早期に別手段へ移行します。

4. 法人クレジットカードや電子マネー決済を導入する（キャッシュレス化）

法人クレジットカードの導入は、小口現金廃止と相性の良い施策です。出張費や備品購入などをカード決済に切り替えれば、社員の立替が不要になります。

利用明細は経費精算システムと連携でき、仕訳や管理も効率化されます。交通系ICカードやスマホ決済を併用すれば、経費支払いから精算までをキャッシュレスで完結できます。利用範囲や限度額をルール化し、社員へ明確に周知しましょう。

5. 切手・収入印紙を現金なしで購入する

切手や収入印紙は、小口現金の主な用途として残りがちですが、現金を使わずに購入・管理する方法はいくつかあります。

一つは、社員が立替購入し、通常の経費として精算する方法です。郵便局やコンビニで必要な分だけ購入し、領収書を経費精算すれば、現金管理を発生させずに対応できます。ただし、購入が分散すると在庫管理が煩雑になるため、「総務が月初にまとめて購入し、部署へ配布する」などルール化すると運用が安定します。

もう一つは、会社名義でオンライン購入や請求書払いに切り替える方法です。日本郵便が運営する公式通販サイト「切手SHOP」では、クレジットカード決済で切手やレターパックを購入できます。金券ショップと請求書払い契約を結び、月末締め翌月払いで調達するケースもあります。

いずれも、会社名義の支払いに統一することで小口現金を持たずに切手類を管理できます。重要なのは「切手＝現金が必要」という前提を捨て、購入方法と在庫管理ルールをセットで見直すことです。

6. 社内ルールを整備し、全社員への周知を徹底する

小口現金廃止を成功させるには、社内ルールの整備と周知が不可欠です。新しい経費精算フローを明文化し、「即時の現金精算は行わない」「月末締め・翌月払い」といった基本方針を規程やマニュアルに反映させましょう。法人カードや仮払金、切手購入方法などもあわせて整理します。

あわせて、全社員への丁寧な周知が重要です。説明会や社内ポータルで背景を含めて伝え、リマインドを重ねることで認識のズレを防ぎます。移行後は定期的に運用を確認し、必要に応じてルールを調整することで、スムーズな定着につながります。

要は、小口現金廃止は単なる経理処理変更ではなく、会社全体の業務プロセス変更です。だからこそ、関係者全員の理解と協力が不可欠なのです。ルール整備と周知徹底にしっかり時間をかけることで、「現金払い文化」から「キャッシュレス精算文化」への移行を円滑に進めましょう。

おすすめの経費精算システム・法人カード

以上、社内ルールの工夫や代替策により小口現金を廃止する方法を解説しました。これらを実行すれば小口現金なしでも回る仕組みは作れますが、業務効率化の観点ではさらに強力な味方があります。

それが経費精算システムと法人クレジットカードの活用です。ここでは、それぞれの概要と国内主要なサービス事例についてご紹介します。

経費精算システム

経費精算システムは、申請・承認・精算・会計連携までを一元化できる仕組みで、近年はクラウド型が主流です。小口現金の廃止と相性が良く、

• 経費処理のスピード向上
• 経理・現場双方の作業負荷軽減
• ペーパーレス化・テレワーク対応
  といった効果が期待できます。

要するに、経費精算システムを導入すれば、小口現金の廃止だけでなく、経費精算業務全般を一気に効率化できるのです。

現在、市場には多様な経費精算システムが存在し、企業規模や運用方針によって最適なサービスは異なります。以下では、代表的なサービスを例にその特徴を紹介します。

Bill One経費（Sansan株式会社）

専用のBill Oneビジネスカードを活用し、従業員による経費の立替払い自体をなくすことにフォーカスした経費精算サービスです。全社員にカードを発行し、領収書の受け取り〜承認〜仕訳〜保管までオンラインで完結できるため、立替経費の管理や小口現金処理が不要になります。

楽楽精算（株式会社ラクス）

国内導入実績7,000社以上の定番経費精算システム。中小〜中堅企業に人気で、基本機能が充実しながらコストパフォーマンスが高いのが特徴です。ICカード連携やOCRによる領収書読み取り、スマホでの申請にも対応し、電子帳簿保存法にも対応しています。UIが分かりやすく、初めての導入でも安心です。

マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）

会計や給与ソフトとシームレスに連携できるクラウド経費システムです。中小〜中堅企業やベンチャー企業での採用が多く、スマホアプリの使いやすさや分析レポート機能に定評があります。バックオフィス全体の効率化を目指す企業におすすめです。

TOKIUM経費（株式会社TOKIUM）

経費精算だけでなく、請求書受領や契約書管理まで含めた「経理DX」サービスの一部として提供される経費精算機能。紙の領収書スキャン代行やAIによる入力補助など、入力・確認作業の軽減にフォーカスしており、経理担当者の負荷軽減を重視する中〜大規模企業で評価されています。

ジョブカン経費精算（株式会社DONUTS）

ジョブカンシリーズの一部として展開される経費精算サービスで、シンプルな操作性と低コストが魅力です。中小企業を中心に広く利用されており、勤怠管理や承認フローなど他のジョブカンシリーズと連携して利用できる点も強みです。

freee経費精算（フリー株式会社）

クラウド会計ソフトfreeeに統合された経費精算機能です。中小企業・スタートアップに人気で、会計・人事労務と一体化したバックオフィス管理を実現できます。簡易な経費精算ニーズに対応しつつ、ワークフロー機能で承認プロセスもカバーします。

法人カード

法人クレジットカードは、業務に関わる支払いを会社名義で行うためのカードです。経費精算システムと組み合わせることで、従業員の立替払いを減らし、小口現金そのものを不要にする効果が期待できます。

法人カードを活用することで、

• 立替精算・現金精算の削減
• 支払履歴の可視化・証憑管理の簡素化
• 経費データの即時把握・内部統制の強化

といったメリットが得られます。近年は、従来の銀行系カードに加え、経費管理や会計連携を前提としたSaaS型法人カードも増えており、用途や企業規模に応じた選択が可能です。

以下では、国内で利用されている代表的な法人カードのサービス事例を紹介します。

Bill Oneビジネスカード（Sansan株式会社）

Bill One経費と連携して利用できる法人カードで、「立替経費をなくす」ことを主眼に設計されています。カード決済データと領収書情報が自動で紐づき、申請・承認・仕訳・保管までをオンラインで完結可能。全社員へのカード配布にも対応しており、小口現金や立替精算を前提としない経費運用を実現したい企業に適しています。

マネーフォワード ビジネスカード（株式会社マネーフォワード）

マネーフォワード クラウド各種サービスと連携する法人カードです。カード明細が自動で経費データに反映され、会計処理までスムーズに連携可能。利用限度額の柔軟な設定や、カード利用状況のリアルタイム把握ができる点も特徴です。バックオフィス全体のデジタル化を進めたい中小〜中堅企業に向いています。

freeeカード Unlimited（フリー株式会社）

freee会計と連携して使える法人カードで、スタートアップや小規模事業者に人気があります。カード利用明細が自動でfreee会計に取り込まれ、経費処理の手間を大きく削減可能。発行スピードが早く、柔軟な利用枠設定ができる点も特徴で、成長フェーズの企業に適しています。

三井住友カード（法人カード）／JCB法人カード など（銀行・カード会社系）

従来型の銀行系・カード会社系法人カードも、依然として多くの企業で利用されています。高い信用力や利用可能店舗の広さ、出張・接待用途での使いやすさが強みです。一方で、経費精算システムとの自動連携や明細データ活用の面では、SaaS型カードと比較して検討が必要なケースもあります。

これらの経費精算システムや法人カードを活用することで、小口現金の廃止にとどまらず、経費管理全体をより効率的で透明性の高い仕組みに進化させることができます。自社に適したサービスを検討する際は、MCB FinTechカタログで各種ツールの特徴や資料を比較し、最適な選択肢を見つけてください。

よくある質問（FAQ）

Q1. 小口現金を廃止すると社員の立替負担が増えませんか？

一時的に立替金額や精算までの期間が増える可能性はありますが、仮払金の事前支給や月1回精算ルールなどを設けることで十分に対処可能です。都度現金精算の利便性と引き換えに、日々の経理作業が大幅に減る点を考えると、全社的には効率化のメリットが上回るケースが多く見られます。

導入にあたっては、事前に趣旨を丁寧に説明し、必要に応じて前払い制度や法人カードを用意することで、社員の不安を軽減することが重要です。

Q2. 振込手数料のコスト増が心配です。

経費振込を給与振込とまとめる、精算頻度を減らすなどの工夫により、振込手数料の増加は最小限に抑えられます。また、経費精算システムの中には振込データを一括で作成できる機能があり、銀行との法人契約によって手数料を抑えられる場合もあります。

仮に一定のコスト増が発生したとしても、経理工数の削減や不正防止といった効果を含めて考えると、総合的にはメリットが大きいと判断されるケースが一般的です。

Q3. 廃止後、切手や収入印紙など現物が必要なものはどう管理しますか？

切手や収入印紙といった現物は引き続き必要ですが、小口現金ではなく、立替精算や法人カードで購入する運用に切り替えることが可能です。例えば、月初に総務部門が必要分を法人カードでまとめて購入し、各部署に配布したうえで経費計上する方法があります。

郵便局のオンラインサービスなど、クレジット決済に対応した購入手段を活用すれば現金は不要です。小口現金用の金庫を残さず、少額であっても経費として処理する方針を徹底することがポイントです。

Q4. 社内で「現金の方が楽では？」と反対されたらどう説得すればいいですか？

データや他社事例を示しつつ、実際にトライアル運用を行うのが効果的です。小口現金廃止による残業削減や不正防止といったメリットを、具体的かつ論理的に説明しましょう。1～2か月の試験導入期間を設け、現場の声を聞きながら改善する姿勢を示すことも重要です。

経営層に対しては、経理DXの一環であることや、法令対応・現金レス化の流れに沿った取り組みである点を伝え、企業価値向上につながる施策として位置づけると理解を得やすくなります。

Q5. 経費精算システムはどれを選べばいいか分かりません。

経費精算システムにはそれぞれ得意分野があります。例えば、楽楽精算は中小企業向けのコストパフォーマンスに強みがあり、Concur Expenseはグローバル対応が求められる大企業に適しています。このほかにも、マネーフォワード、TOKIUM、ジョブカンなど多様な選択肢があります。

まずは MCB FinTechカタログを活用し、気になるサービスの資料をまとめて請求・比較するのがおすすめです。自社の課題（紙削減、承認フロー整備、立替削減など）を明確にしたうえで、必要に応じてデモや問い合わせを行うことで、自社に最適なシステムが見えてくるでしょう。

まとめ

小口現金の廃止は、経理や社員の日常業務の負担を軽減し、不正や紛失リスクを減らす有効な取り組みです。残高確認や帳簿記入の削減、経費精算全体の効率化など多くのメリットがあります。

一方で、立替負担や振込手数料といった課題もありますが、仮払金の活用や給与振込への集約、領収書の電子化などで十分対応可能です。重要なのは、ルール整備と全社への周知、そして経費精算システムや法人カードの活用です。これにより、ペーパーレスやリモートワークにも対応した運用が実現します。

小口現金をなくすことで、経理は付加価値の高い業務に集中でき、社員も本業に専念できる環境が整います。MCB FinTechカタログでは、各種経費精算サービスの資料を無料で比較できます。自社に合った選択肢を見つけ、経費精算のDXを進めてみてはいかがでしょうか。

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