電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件を完全解説！タイムスタンプ不要の条件からおすすめサービスも紹介

請求書や経費の処理に追われ、「紙」が業務効率化の足かせになっていませんか？　「各部署バラバラのシステム入力や原本ファイリングに時間を取られ、本来の業務に集中できない..」

そんな悩みに共感します。2022年の電子帳簿保存法改正でスキャナ保存のハードルが大幅に下がり、紙の領収書・請求書をスキャンして電子保存すれば原本破棄も可能になりました。

本記事では、「スキャナ保存制度」の具体的要件と最新の改正ポイントをわかりやすく解説し、タイムスタンプが不要となる条件など誤解しがちなポイントもスッキリ整理します。また、ペーパーレス化のメリットや失敗しない導入ステップ、そして電子帳簿保存法に対応したおすすめサービス比較まで網羅。

記事を読み終えれば、ワンストップで経費精算・請求書管理を実現するために何をすべきかが明確にわかります。公認会計士・税理士の監修情報や国税庁のガイドラインも参照しているので信頼性も万全です。紙からの解放と完全テレワーク体制を実現するヒントを、ぜひ最後までお読みいただき掴んでください。

スキャナ保存制度とは何か？対象書類と概要

まずは基本となる「スキャナ保存制度」とは何かを整理します。これは電子帳簿保存法が定める保存方法の一つで、紙で授受した書類をスキャナやスマホで読み取り電子データとして保存する制度を指します。紙原本のまま保存する代わりに、適切な要件を満たせば電子データ保存が認められる制度です。

電子帳簿保存法が定める3つの書類保存方法

電子帳簿保存法では3つの書類保存方法が定められています。

1. 電子帳簿等保存：パソコン等で作成した帳簿や決算書類のデータ保存
2. スキャナ保存：紙で受け取った書類のスキャン保存
3. 電子取引データの保存：メールやWebで受け取った請求書など電子取引データの保存

本記事で取り上げる「スキャナ保存」は、従来紙でしか保存できなかった領収書や契約書等を電子化できるようにする制度であり、他の保存方法とあわせて企業のデジタル保存を促進する柱となっています。

スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存の対象は、取引に伴い発生する「国税関係書類」です。これには領収書・請求書・契約書・見積書・納品書・注文書などが含まれます。ポイントは、「取引先から受け取った紙」だけでなく、「自社が紙で発行した書類の控え（写し）」も対象になる点です。

ただし、決算関係書類（貸借対照表、損益計算書等）や、帳簿（仕訳帳、総勘定元帳等）は「電子帳簿保存」という別の枠組みで管理されるため、スキャナ保存の対象外である点に注意してください。

スキャナ保存制度では、書類の性質によって以下の2つに区分されます。

• 重要書類：
  • 資金や物の流れに直結する書類（契約書、領収書、請求書、納品書など）
  • カラー保存（200dpi以上）必須。帳簿との相互関連性を要管理。
• 一般書類：
  • 資金や物の流れに直結しない書類（見積書、注文書、検収書など）
  • 白黒保存可。重要書類と比較して一部ルールが緩和されている。

要件を満たして正しく電子保存できていれば、紙の原本は即座に廃棄可能です。これがスキャナ保存制度最大のメリットであり、完全ペーパーレス化への唯一の道です。逆に言えば、要件を一つでも欠いた状態での廃棄は認められないため、次章で解説する具体的な要件を確実にクリアしましょう。

※なお、スキャナ保存への対応は義務ではなく任意です。電子取引データは、2024年以降すべて保存しなければなりませんが、紙で受領した書類については従来どおり紙で保存することも許容されています。とはいえ紙保存では得られない効率化メリットが大きいため、多くの企業がこの制度に注目しています。

電子帳簿保存法に対応するスキャナ保存の要件

では、紙の領収書等を捨てても良い「スキャナ保存の要件」とは具体的に何でしょうか。電子帳簿保存法ではスキャナ保存について満たすべき条件を細かく規定しています。重要書類か一般書類かで一部条件が異なりますが、まず共通する基本的な考え方として「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの柱があります。

• 真実性の確保:
  • 保存した電子データが改ざんや隠蔽がされていないことを保証する要件群です。具体的には後述するタイムスタンプの付与や適切な入力期間内での保存、訂正・削除履歴の保持などが該当します。
• 可視性の確保:
  • 保存した電子データを人間がいつでも内容を確認できるようにする要件群です。例えば見読性のある解像度・カラーでスキャンすることや、必要項目で検索できること、適切な表示装置や操作説明書を備えることなどが含まれます。

これらを踏まえ、具体的な要件をチェックしていきましょう。以下に主要な要件を整理します。

1. 入力期間の制限 – 書類受領後「おおむね7営業日以内」

紙で受領した書類をスキャンするタイミングについて、受領から “おおむね7営業日以内” にデータ化するという期限が設けられています。これは受領後すぐに電子化することで、後から改ざんされていない信頼性を担保する目的があります。

• 早期入力方式:
  • 書類を受領・起票した日からおおむね7営業日以内にスキャナで読み取り、必要情報を入力する方法です。通常はこちらで対応します。
• 業務処理サイクル方式:
  • 社内規程で定めた締め日等の通常の処理期間（最長2ヶ月まで可）を過ぎてから、7営業日以内に入力する方法です。例えば月次締め後にまとめて処理する場合などに適用できます。ただしこの方式を使うには事前に社内で文書の処理規程を定めていることが条件です。

※仮に7営業日を過ぎてしまった場合、その書類はスキャナ保存の適用外となり、電子保存していても紙原本の保存義務が残ります。つまり期限を過ぎてスキャンした書類は紙を捨ててはいけないので注意してください。

2. スキャナ機器の要件 – 解像度200dpi以上＆カラー読み取り

使用するスキャナやカメラの性能についても条件があります。解像度が200dpi相当以上で、カラー画像（赤・緑・青それぞれ256階調以上、24ビットカラー）で読み取ることが求められます。一般的な市販スキャナであればほとんど満たせる水準ですが、解像度を落としてスキャンしないよう設定に注意しましょう。

• スマホ撮影の場合:
  • スマートフォン等で撮影して保存する場合も、画素数で言えば約387万画素（A4を200dpiで読み取る相当）以上が推奨されています。最近のスマホなら問題ないスペックですが、古い機種を使う場合は画質に注意が必要です。
• カラー or グレースケール:
  • 原則カラーでの読み取りが必須ですが、一般書類を保存する場合にはグレースケール画像（白黒の濃淡）でも認められます。重要書類（資金や物の流れに直結する書類）はカラー必須と考えてください。いずれにせよ文字が鮮明に読める画質であることが前提です。

3. 検索機能の要件 – 日付・金額・取引先で素早く探せること

電子化した領収書や請求書は、後で必要なときにすぐ検索できる状態でなければなりません。具体的には、保存したデータに対し「取引年月日」「取引金額」「取引先名」の3項目で検索できるようシステム上整備する必要があります。日付や金額については範囲指定で検索できることも求められています。

• 複雑な検索要件の緩和:
  • 以前は複数項目を組み合わせた検索機能も必要でしたが、2022年改正で「日付」「金額」「取引先」のみでOKとなり大幅に簡素化されました。さらに後述する条件を満たせば範囲指定検索も不要になります。
• 検索しやすい入力ルール:
  • システムで検索できるようにするには、たとえば取引先名の入力ゆれ（株式会社〇〇を「〇〇(株)」と略記したり）がないよう社内の入力ルール統一も重要です。これについては導入準備の段階で周知しておくと良いでしょう。

4. タイムスタンプ又は訂正削除記録による真実性確保

スキャン保存したデータが改ざんされていないことを証明するために、タイムスタンプの付与が長らく要件とされてきました。タイムスタンプとは電子データがある時点で存在し以後改ざんされていないことを証明する電子署名付きの時刻情報です。改正電子帳簿保存法では、このタイムスタンプ要件が大幅に緩和されています。

• タイムスタンプ付与の原則
  • スキャンで読み取った電子データについて、先述の入力期間内（7営業日以内など）に認定タイムスタンプを付与することが求められます。これによりデータがその期間内に確定し、その後改ざんされていないことを保証できます。
• 付与期限の延長
  • 従来は受領後3営業日以内という厳しい期限でしたが、2022年改正で最長おおむね2ヶ月+7営業日以内まで延長されました。業務の繁忙などで多少遅れても対応しやすくなっています。
• タイムスタンプ不要となる条件
  • さらに改正の目玉として、訂正や削除の履歴が残るシステムを利用していればタイムスタンプを省略可能となりました。具体的には、クラウドシステム等でデータの変更履歴が検証できる場合や、変更自体ができない仕組みならば、「タイムスタンプの付与要件に代えることができる」と規定されています。これにより、後述するような対応ソフトを使えばタイムスタンプを一件一件付与しなくても法律上問題ない運用が可能です。
• 過去分のスキャン保存
  • ちなみに施行前の過去の書類（過去分重要書類）を遡ってスキャン保存する場合は別途届出が必要で、タイムスタンプ付与要件が不要になる等の緩和措置があります（詳細は割愛）。

5. その他の主な要件

上記以外にも、スキャナ保存にはいくつか満たすべき細かな条件があります。

• 読み取り情報の保存
  • スキャンした際の解像度や階調、原本書類のサイズ情報を電子データ側で保持すること、とされていました。しかしこちらは2024年の改正で保存不要となりました（解像度200dpi等のスキャン自体の条件は残りますが、何dpiで読み取ったかメタ情報として記録する義務がなくなる）。
• 訂正・削除の履歴管理（バージョン管理）
  • 前述のとおり、データを訂正・削除した事実と内容を確認できるシステムを使うか、あるいは訂正・削除自体ができないシステムを使うことが必要です。一般的なクラウドサービスはこの要件を満たすよう設計されています。
• 入力者等の情報確認
  • スキャン入力を行った人、またはその監督者を後から確認できるようにしておくことが以前は要件でしたが、2024年の改正で不要になりました。今後は入力者情報のログ確認は必須ではなくなる見込みです。
• 帳簿との相互関連性
  • スキャン保存した書類のデータと、それに対応する会計帳簿上の記録とを相互に関連付けて確認できるようにしておく必要があります。具体的には領収書のデータに仕訳番号を紐付けるなど、後から見て「この経費伝票にこの領収書画像が対応する」と追える状態です。ただしこの要件は重要書類に限り必要で、一般書類には不要と2024年から緩和されました。
• 見読可能装置等
  • 保存したデータを人間が読める形で提示するため、14インチ以上のディスプレイおよびカラープリンタ、操作マニュアル等を備えておくことも要件です。ディスプレイ14インチとは「4ポイント文字が判別できる程度の大きさ」の目安とされています。グレースケール保存のみ行う場合はカラー対応である必要はありません。
• システム概要書等の備付け
  • 使用するシステムの概要書やマニュアル、社内事務手続きの書類を備えておくことも求められます。税務調査時に「どんなシステムでどう運用しているか」を説明できるようにする趣旨です。

やや細かい要件が並びましたが、要は「ちゃんと鮮明にスキャンして、早めに登録し、あとから検索や検証ができる状態にしておく」ことが求められていると押さましょう。

これらを自力で全部担保するのは大変に思えますが、多くの対応ソフト・サービスがこれら機能を実装しているため、後述のシステム選びでポイントを押さえればさほど難しいことではありません。

改正で何が変わった？スキャナ保存要件の最新ポイント

電子帳簿保存法は2022年と2023年に大きな改正があり、スキャナ保存制度もそれに伴い要件緩和が行われました。ここでは近年の改正ポイントを整理します。「タイムスタンプ不要」の条件など、特に重要な変更点を確認しましょう。

税務署長への事前承認が廃止に

まず、スキャナ保存を始める際の事前手続きが大きく簡素化されました。2022年1月1日以降、事前に税務署長の承認を得る必要がなくなったのです。改正前までは「スキャナ保存を利用したい」場合に事前申請と承認が必須でしたが、そのハードルが撤廃され、各事業者が好きなタイミングでスキャナ保存を開始できるようになりました。

これにより、「まず税務署に届け出て許可をもらう」というプロセス無しにペーパーレス施策をスタートできます。

※注意：廃止されたのは事前承認ですが、会社としてスキャナ保存を導入する場合は社内での規程整備は必要です。税務署へのお伺いは不要でも、社内ルールの明文化は忘れないようにしましょう。

タイムスタンプ要件の緩和 – 付与期限の延長と不要となる場合

タイムスタンプ周りの要件緩和も注目ポイントです。2つの大きな変化がありました。

1. タイムスタンプ付与期限の延長
   • 前章で触れたとおり、タイムスタンプを付す猶予が「3営業日以内」から「最長約2か月+7営業日以内」へ大幅延長されました。これにより、領収書を受け取ってすぐには難しくても月次処理時にまとめてタイムスタンプ付与、といった運用が可能になっています。
2. タイムスタンプ不要となる条件
   • 訂正や削除を行った事実・内容を確認できるクラウドシステム等を利用し、入力期間内に記録保存が確認できる場合にはタイムスタンプ付与を省略可能となりました。この緩和によって、後述するような電帳法対応システム（変更履歴記録機能付き）を導入すればタイムスタンプコストや手間を削減できます。

例えば、経費精算システムで領収書画像をアップロードすると同時にタイムスタンプが自動付与されるサービスや、アップロード日時とデータ改変不可をシステムで保証してくれるサービスがあります。そうしたものを使えば、従来必要だった個別のタイムスタンプ手続きは不要になるわけです。これは現場の負担軽減に大きく寄与します。

適正事務処理要件の廃止 – 煩雑なチェック体制が不要に

適正事務処理要件とは、紙原本と電子データの相互チェックや定期検査、分業体制の確立などを求めた旧要件です。改正前はタイムスタンプ付与後に「相互けんせい（記録内容のチェック）」や定期的な原本突合せなどが義務付けられていました。しかし2022年改正でこの適正事務処理要件は完全に廃止されました。

これにより、スキャナ保存の承認後（現在は承認自体不要ですが）の煩雑なチェックプロセスは要求されなくなりました。タイムスタンプ付与＋保存さえきちんとしていれば、二重チェックのための人手や書類ファイルの照合作業は不要です。承認後の紙原本は廃棄OKとなったため、原本と電子の突き合わせ検査も省略でき、現場の負担が大きく減っています。

検索要件の緩和 – 範囲指定検索や組合せ検索が不要に

検索機能については既に述べた通り、「日付・金額・取引先」で検索できれば良いことになりました。さらに税務調査時にダウンロード提供に応じられるシステムを使っている場合には、日付や金額の範囲指定検索、2項目以上の組合せ検索は不要とされています。

実務的には、多くのクラウドサービスがダウンロード機能やAPI連携を備えており、この要件を満たします。したがって以前ほど高度な検索機能を独自に開発する必要はなくなったと言えます。例えば古い社内システムでは範囲指定検索ができない…といった場合でも、ダウンロード提供の体制を整えれば違法ではないことになります。

2024年施行の改正点 – 保存情報や入力者確認の不要化 等

2023年度の税制改正（令和5年度改正）によって、2024年1月1日からさらに要件が一部緩和されました。その主なポイントは以下の通りです。

• 解像度・階調・大きさ情報の保存不要
  • スキャン時の解像度やカラー階調、原本サイズといったメタ情報を別途保存しておく要件が廃止。単純に200dpi以上・カラーでスキャンすること自体は必要ですが、「何dpiで読み取った」などの情報記録を気にしなくて良くなるため、運用がシンプルになりました。
• 入力者などの情報確認要件が不要
  • スキャン入力作業を「誰が」「誰の監督下で」行ったか記録・確認する要件が無くなりました。例えば従来はシステム上で入力者IDを残しておく必要がありましたが、それを法的に備えておかなくてもよくなりました。実務的には監督者承認プロセス等が簡略化されるメリットがあります。
• 帳簿との相互関連性の確保は重要書類のみ
  • 一般書類については帳簿との関連付け（どの仕訳に紐づく領収書か等）をしなくてもOKになりました。重要書類（契約書・領収書・請求書等）だけ、引き続き関連付けが必要です。この見直しにより、見積書や注文書など資金の動きに直結しない書類は単独で保存しても違反ではないことになりました。

以上の改正点はいずれも企業実務の負担軽減につながるものです。逆に言えば「要件が緩んだからこそ不正には厳しく対処する」という姿勢も示されており、次項のように一部ルールは厳格化されています。

強化された部分 – 不正時の罰則（重加算税の加重）

要件は緩和されましたが、もし電子データ保存した領収書類に隠蔽や仮装（改ざん）が発覚した場合は注意が必要です。そうした不正には、重加算税がさらに10%上乗せされる罰則強化が行われました。具体的には、悪質な隠ぺい工作が見つかった場合に通常の重加算税35%に加え10%分を追加課税される可能性があります。

もっとも、正しく運用している限り罰則を恐れる必要はありません。改正によって「善良な納税者が電子化しやすく、悪質な納税者はより罰する」というメリハリが付きました。適切に要件を守ってペーパーレス化を進める限り、メリットの方が大きいでしょう。

スキャナ保存のメリットとデメリット

ここまで制度の話が中心でしたが、企業としてスキャナ保存を導入するとどんなメリットとデメリットがあるでしょうか。わかりやすく整理します。

スキャナ保存がもたらす主なメリット

紙の保管コスト・スペース削減

領収書や請求書を紙で保管する場合、ファイルやキャビネット、倉庫スペースが必要でした。電子保存に切り替えれば、保管にかかっていた物理コストを大幅圧縮できます。ファイル購入費、オフィスの書庫スペース賃料、保管期限切れ書類の廃棄費用…こうした雑費が削減されるのは無視できません。

特に紙書類が膨大な企業では、保管スペースの有効活用（空いたスペースを他用途に転用等）という副次的メリットもあります。

検索性向上による業務効率化

過去の伝票を探すのに書庫へ行き分厚いファイルをめくる――紙運用ではありがちなこの手間が、電子保存ならPC上でキーワード検索するだけになります。問い合わせ対応や監査対応が格段にスピードアップし、担当者の労力を減らせます。

実際、「○年前○月の○社との契約書を至急提出して」と言われても、電子データなら即座に検索・共有できます。業務の生産性向上という観点でスキャナ保存は大きな効果があります。

テレワーク推進・在宅で経理処理が完結

紙原本にハンコを押したり回覧したりする必要がなくなるため、在宅勤務でも経理処理を完結できます。領収書の原本回収や上司への紙回覧が無くなれば、リモートワークでも問題なく経費精算できます。営業担当が経理部に紙を提出しに戻る…といった非効率も無くなり、働き方改革につながります。

また印紙税の面でも、電子化により紙の領収書発行を減らせば印紙税の節約にもなります（※電子的な請求書・領収書は印紙不要）。

経費精算を効率化させる方法は『経費精算がめんどくさい理由と4つの効率化ポイント』でも詳しく解説しています。

その他のメリット

電子データ化すれば災害リスク軽減にもなります。紙は火災や水害で消失しますが、クラウド保存しておけばバックアップも容易で安全です。さらに時間経過で紙が劣化して読めなくなる心配もありません。

セキュリティ面でも、紙を社内に山積みするよりアクセス制御されたデータで保管する方が情報漏洩リスクを抑えられます。

知っておきたいデメリットや注意点

スキャン作業の手間・運用負荷

紙をなくす代わりに全ての書類をスキャンする手間が発生します。領収書を一枚一枚スキャンし、システムにアップロードまたは内容を入力する作業は、従来の紙ファイリングとは種類が異なる負担です。

大量の書類を扱う部署では運用フローを工夫しないと経理担当に大きな負荷がかかりかねません。例えば部署ごとにスキャン担当を置く、自動読み取りOCRを活用するなどの対策が必要でしょう。

対応機器・システム導入コスト

スキャナ保存を始めるには、要件を満たす機器類やシステムを用意する初期投資が必要です。スキャナ本体（高解像度対応）、それを閲覧する14インチ以上のモニターやカラー対応プリンター等、ハード面の準備があります。さらに対応ソフトウェアやクラウドサービスは有償のものが多く、ユーザー数や月額費用が発生します。

ただし、これらコストは紙運用のコスト（保管費、人件費）と相殺できるケースも多いです。長期的にはペーパーレス化の方が安上がりという試算もあります。

セキュリティ対策が必須

電子データを保存・管理する以上、不正アクセスやデータの改ざん、消失といったリスクを想定したセキュリティ対策は欠かせません。代表的な対策としては、アクセス権限の適切な設定、定期的なバックアップの取得、ネットワーク環境の安全性確保などが挙げられます。

紙での管理であれば鍵付き保管庫による管理が中心でしたが、電子化においては外部からのサイバー攻撃も含めた視点が必要になります。

もっとも、多くのクラウドサービスでは専門チームによる高度なセキュリティ対策が実装されており、自社サーバーで個別に管理するよりも安全性が高いケースも少なくありません。重要なのは「電子化＝万全」と考えるのではなく、電子化したうえで、安心して運用できる体制が整っているかを確認することです。

スキャナ保存の導入後、運用を進める中で「現状の対策で十分か確認したい」「客観的な視点でリスクを把握しておきたい」と感じる場合には、第三者によるセキュリティ診断サービスを検討するという選択肢もあります。

これは、システムやWebサイト、ネットワーク全体を対象に潜在的な脆弱性を洗い出すもので、必須対応というよりも、安心して運用を続けるための補完的な確認手段と位置づけるとよいでしょう。

社内の意識改革・教育

ペーパーレスに抵抗感を持つ社員や、「今までどおり紙で残したい」という現場の声もあるかもしれません。スキャナ保存を定着させるには、社内ルールの徹底や教育が必要です。

例えば領収書の提出ルールを紙→電子に変える、人によってバラバラな処理を統一する、といった業務フロー変更への対応に時間を要する可能性があります。ここはDX推進担当者の腕の見せ所でもあります。

以上のようにメリット・デメリットを理解した上で、メリットを最大化しデメリットを最小化する運用を考えることが重要です。次章では、そのための具体的な導入手順をステップごとに解説します。

スキャナ保存を導入するには？準備と運用のステップ

制度の理解が深まったところで、実際にスキャナ保存対応を社内で始めるには何をすれば良いかを説明します。「何から手を付ければ？」という方は、以下のステップが参考になります。

Step1：社内規程の整備と運用ルールの策定

スキャナ保存の成功は、ITツールよりも「ルールの明確化」にあります。

• 業務フローの再設計：
  • 「現場でスキャンするのか」「経理でまとめて行うのか」を決め、受領から原本破棄までの流れを可視化します。
• 事務処理規定の作成：
  • 改正により「適正事務管理規定（相互牽制など）」は廃止されましたが、「どういう手順で保存しているか」を示す備え付け書類は依然として法要件です。国税庁のサンプルをベースに自社用にカスタマイズしましょう。
• 対象書類の選定：
  • 領収書・請求書だけでなく、納品書や検収書まで広げるのか、スモールスタートにするのかを定義します。

Step2：要件を満たすシステム・機器の選定

「スキャナ保存 要件」を自力で満たし続けるのは困難です。信頼できるインフラを整えます。

• JIIMA認証システムの導入：
  • 自社開発ではなく、国税庁の要件を満たすことが保証された「JIIMA認証」取得済みのクラウドサービス（BillOne、TOKIUM等）を選ぶのが最短ルートです。
• ハードウェアの確認：
  • 既存の複合機やスマートフォンが「200dpi以上・カラー24ビット以上」に対応しているか確認します。最新のスマホであれば、標準カメラで十分要件を満たせます。
• 権限設定とセキュリティ：
  • 「誰がデータをアップし、誰が承認したか」のログが残るよう、ID管理とアクセス権限を適切に設定します。

Step3：運用開始と原本廃棄の実践

準備が整えば、いよいよ現場での運用を開始します。

1. 受領・スキャン：
   • 紙の書類を受け取ったら、速やか（最長2ヶ月+7営業日以内）にスキャン。
2. データ登録（索引付け）：
   • 日付・金額・取引先を入力。AI-OCR搭載システムなら、この工程を自動化でき、現場の負担を大幅に軽減できます。
3. タイムスタンプ付与（または履歴保存）：
   • システム上で真実性を担保。
4. 原本廃棄：
   • 保存が正しく完了したことを確認すれば、その場で紙は不要となります
5. プロのアドバイス：
   • 導入初期の数ヶ月間は、月次決算が締まるまで原本を保管し、運用が定着したことを確認してから廃棄に踏み切るのが安全です。

Step4：定期点検とアップデート

制度は一度作って終わりではありません。ガバナンスを維持するためのPDCAを回します。

• 内部監査・モニタリング：
  • 四半期に一度程度、保存期間（期限）を過ぎて登録されたデータがないか、画像が不鮮明でないかをサンプルチェックします。
• 法改正への追随：
  • 電子帳簿保存法は頻繁にアップデートされます。SaaS（クラウド）型システムであれば、法改正に合わせて自動で機能が更新されるため、メンテナンス負荷を最小化できます。

以上のステップを踏めば、スキャナ保存は決して怖いものではありません。むしろ最初の準備さえきちんとすれば、あとは紙運用より格段に省力化・効率化できるでしょう。

システム選びのポイント – 電子帳簿保存法対応ソフトの賢い選択

スキャナ保存をスムーズに実現するには、適切なITシステムの導入がほぼ必須と言えます。ではどんな観点でサービスやソフトを選べば良いのでしょうか。ここではシステム選定のチェックポイントを紹介します。

1. JIIMA認証（法的要件認証）の有無

「JIIMA認証（法的要件認証）」は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会が「電子帳簿保存法の要件を満たすソフト」に与える認証です。

• チェック内容
  • 「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得しているか。
  • 認証を取得しているバージョンが最新の法令（2024年1月完全義務化以降）に対応しているか。
• 注意点
  • 「海外製ツール」や「自社開発」の場合、JIIMA認証がないことが多いため、税務調査時に要件（真実性・可視性）を自力で証明する必要があります。これには膨大な工数がかかるため、避けるのが賢明です。

2. 「請求書受領」と「経費精算」の一元管理

DX推進を掲げる多くの企業が直面している「データの分断」を防ぎ、マスタ管理を統合するためのチェック項目です。

• チェック内容
  • 一つのプラットフォームで、社員の経費精算と取引先からの請求書受領の両方をカバーできるか。
  • 部署、勘定科目、承認ルートなどのマスタデータを共通化できるか。
• 注意点
  • 経費精算のみ、あるいは請求書受領のみのシステムを導入すると、管理画面が2つになり、結局CSVの書き出しや二重入力が発生します。従業員規模が大きくなるほど、ここでの分断がDXの最大の障壁となります。

3. AI-OCRの精度とBPO（代行）の拡張性

現場の「スキャン作業」というアナログ工程をどこまで削減できるかを判断するチェック項目です。

• チェック内容
  • AI-OCRによる自動読み取りが「日付・金額・取引先・登録番号」まで正確に行われるか。
  • 紙の請求書をセンターで代行受領し、スキャンまで丸投げできる「BPOオプション」があるか。
• 注意点
  • システムを入れても「各自が社内のスキャナで読み取る」運用だと、現場の不満が溜まりDXは失敗します。特に拠点数が多い場合、スキャン作業自体をアウトソーシング（TOKIUMやBillOne等の強み）できるかどうかが、業務効率化の分かれ目です。

4. タイムスタンプ付与「不要」の条件

運用コストと処理スピードを最適化するためのチェック項目です。

• チェック内容
  • データの訂正・削除の履歴が残る「ログ管理機能」があるか、または訂正削除ができない仕様か。
  • それにより「タイムスタンプなし」での運用が、ベンダーによって保証されているか。
• 注意点
  • タイムスタンプ付与が必須のシステムの場合、1枚ごとに数円〜数十円のコストが発生し、件数が多いと年間で無視できない金額になります。また、付与のためのサーバー処理待ち時間（数秒〜数分）が現場のストレスになる点も考慮が必要です。

5. 既存会計システム・ERPとのAPI連携力

バックオフィス全体をデジタルで繋ぎ、手動のデータ転送をなくすためのチェック項目です。

• チェック内容
  • 現在利用中の会計ソフト（SAP、マネーフォワード、勘定奉行など）と、APIによるリアルタイム連携が可能か。
  • 仕訳データだけでなく、証憑（画像データ）のURLやIDも会計側に紐付けられるか。
• 注意点
  • 「CSV連携可能」と謳っていても、実際はファイルを一度ダウンロードして加工し、アップロードし直す「手動連携」であるケースが多いです。これはDXではなく単なる作業の置き換えです。「自動でデータが飛ぶ」API連携を重視してください。

以上の観点を満たすサービスであれば、きっとスキャナ保存の導入を力強く後押ししてくれるでしょう。では次に、具体的にどんなサービスがあるのか、主要な電子帳簿保存法対応サービスをいくつか比較紹介します。

電子帳簿保存法に対応した主なサービス比較

ここでは、国内で電子帳簿保存法対応を明示している代表的なクラウドサービスを6つ紹介します。それぞれ特徴が異なりますので、自社の規模や目的に合うものを選ぶ参考にしてください。

BillOne（ビルワン） – 請求書受領のデファクトスタンダード

Sansan株式会社が提供する、請求書受領に特化したサービスです。最近では経費精算機能も強化されています。

• 電帳法対応: JIIMA認証取得。あらゆる請求書をクラウド上で受領・保存し、検索要件を完璧に満たします。
• 強み: 99.9%という驚異のデータ化精度。紙の請求書が届く住所をBillOneが代行受領するため、社内に紙が届くこと自体をゼロにできます。

TOKIUM（トキウム） – 請求書受領代行＋経費精算

「請求書受領」と「経費精算」を一つのプラットフォームで完結させるDXサービスです。

• 電帳法対応: 「TOKIUM電子帳簿保存」により、領収書や請求書を要件通りに保存。タイムスタンプ付与も自動です。
• 強み: 紙の原本をTOKIUMのセンターへ郵送すれば、開封・スキャン・データ化をすべて代行。社員の「スキャン作業」というアナログ工程を完全に排除できます。

SAP Concur（コンカー） – グローバル標準の最高峰

世界シェアNo.1の経費・請求書管理クラウドです。

• 電帳法対応: 日本の電帳法に長年対応。AIによる不正検知や、強固な監査トレース機能を備えています。
• 強み: 非常に高い拡張性。ERP（SAP等）との連携が前提の大企業において、ガバナンスと効率化を両立させる唯一無二の選択肢です。

楽楽精算 – 圧倒的な導入実績と使いやすさ

「電子帳簿保存法対応社数No.1」を掲げる、中堅・中小企業の強い味方です。

• 電帳法対応: スマホ撮影で即座にスキャナ保存要件を満たします。「楽楽電子保存」との連携で、あらゆる証憑を網羅。
• 強み: 日本企業の商習慣に合わせたきめ細かな設定が可能。導入ハードルが低く、現場社員の定着率が非常に高いのが特徴です。

マネーフォワード クラウド経費／請求書 – 会計ソフト連携の決定版

会計ソフトとのシームレスなデータ連携が強みの国産SaaSです。

• 電帳法対応: 領収書・請求書の保存から、優良電子帳簿の作成まで幅広く対応。AI-OCRの精度も高いです。
• 強み: 経費精算から会計仕訳までが1クリックで完結。バックオフィス全体をマネーフォワードで固めることで、データの一貫性を確保できます。

freee会計（経費精算） – スモールビジネスのDX入門

会計ソフトの中に経費精算機能が統合されているオールインワン型です。

• 電帳法対応: 全プランで電帳法に対応。スマホアプリからのアップロードで、帳簿と証憑を自動で紐付けます。
• 強み: とにかくシンプル。専任の経理担当が少ない組織でも、迷わずペーパーレス化をスタートできる手軽さが魅力です。

※上記以外にも、「Boxil請求管理」「楽楽明細」「ジョブカン経費精算」など多数のサービスが存在します。それぞれ強みが異なりますので、目的（経費精算か請求書管理か両方か）、会社規模、既存システムとの親和性などを軸に比較検討すると良いでしょう。公式サイトや口コミを確認し、自社にフィットするものを選んでください。

よくある質問（FAQ）

最後に、ペルソナであるあなたが疑問に思いそうな点をQ&A形式でまとめます。スキャナ保存制度についての素朴な疑問をここで解消しましょう。

Q1. スキャナ保存は必ずしなければいけませんか？（義務か任意か）

A.結論、スキャナ保存は「任意」です。 電子帳簿保存法で義務化されたのは「電子的に受け取った取引データ（メール添付の請求書等）」の保存のみであり、紙で届いた書類を紙のまま保存し続けることは法律違反ではありません。

しかし、紙保存を続ける限り「原本確認のための出社」や「保管スペースのコスト」は解消されません。従業員が数百名規模の企業において、全社的なテレワーク推進や業務効率化を目指すのであれば、原本廃棄を可能にするスキャナ保存の導入は「DX成功のための必須条件」と言えます。

Q2. スキャナ保存をすれば、紙の領収書はすぐに捨ててもいいのですか？

A.要件を満たして保存が完了した時点から、即座に廃棄可能です。 かつて必要だった「定期的な検査（第三者チェック）が済むまでの原本保持」というルールは撤廃されました。最速でスキャン・保存を行い、データに不備がないことを確認すれば、その場で破棄しても法的に問題ありません。

ただし実務上は、スキャンミスや入力漏れに備え、「月次処理が完了するまで」や「1ヶ月間」といった一定の据置期間を設けてからまとめて廃棄する運用が推奨されます。これにより、万が一のデータ破損時にも原本から再作成できる安全性を確保できます。

Q3. タイムスタンプを付与しなくても本当に大丈夫ですか？

A.「訂正削除の履歴が残る（または禁止された）クラウドシステム」を利用すれば、付与不要で運用可能です。 2022年の改正により、データの真実性をシステム側で担保できる場合は、1枚ごとにタイムスタンプを打つ手間とコストを省けるようになりました。

現在、主要な経費精算・請求書管理サービスの多くはこの要件を満たしていますが、自社サーバーでの管理や単なる共有フォルダへの保存では、引き続きタイムスタンプ付与（または事務処理規程の備え付け）が必要になります。システム選定の際は「タイムスタンプ不要で運用可能な構成か」を必ず確認してください。

Q4. 重要書類と一般書類では何が違うのですか？

A.資金や物の流れに直結するものが「重要書類」、それ以外が「一般書類」です。 具体的には、領収書、請求書、契約書、納品書などが重要書類に該当し、見積書や注文書などは一般書類に区分されます。

重要書類は、カラー保存（200dpi以上）や帳簿との相互関連性の保持など、一般書類よりも要件が厳格に定められています。実務上は、全ての書類を「重要書類」の基準（カラー保存等）に統一して運用することで、現場での仕分けミスやコンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えるのが一般的です。

Q5. システム選定で迷っています。どう決めればいいですか？

A.「JIIMA認証の有無」を大前提とし、「既存の会計ソフトとの連携性」と「現場の入力負荷」で判断してください。 従業員300名規模の場合、現場社員がスマホで簡単に撮影できるか、AI-OCRの精度は高いかといった「使い勝手」が、社内浸透の成否を分けます。

まずは「請求書の受領から変えたいのか（BillOne等）」「経費精算の効率化を優先したいのか（楽楽精算等）」という優先順位を明確にしましょう。その上で、本記事で紹介した主要サービスから2〜3社に絞り、実際の業務フローに基づいたデモンストレーションを依頼するのが最短ルートです。

まとめ

紙の領収書や請求書を電子化し効率化を図る「スキャナ保存制度」について、概要から要件、最新の改正内容、導入メリット・ステップ、さらにはシステム選定のポイントと主要サービス比較まで包括的に解説しました。

2022年以降の法改正で要件が大幅に緩和されたことで、以前にも増してスキャナ保存に着手しやすくなっています。実際、紙の帳簿書類をスキャナ保存へ切り替えることで、経理業務のペーパーレス化・効率化やコスト削減など多くのメリットが期待できます。

大切なのは、単に電子化するだけでなく制度要件を踏まえた正しい対応をすることです。本記事で述べたポイントを押さえれば、要件遵守は決して難しくありません。

むしろ信頼できるクラウドサービスを活用することで、ほとんど自動的に要件充足できる時代になっています。紙中心の運用に課題を感じている企業は、この機会にスキャナ保存への切り替えを前向きに検討してはいかがでしょうか。

請求書受領から経費精算まで一気通貫でデジタル化できれば、「ワンストップ管理」と「完全ペーパーレス」というペルソナのゴールも実現可能です。幸い本記事で紹介したように、多様なニーズに応えるサービスが市場に揃っています。

ぜひ資料を取り寄せて比較し、貴社に最適なソリューションを見つけてください。紙から解放されたスマートな働き方が、きっとすぐそこに待っています。

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