経費精算がめんどくさい理由と4つの効率化ポイント

経理・バックオフィス担当者の多くは、「経費精算業務が面倒で時間がかかる」という悩みを抱えています。紙の申請書を作成し上司の承認を得て経理に確認してもらう…といった一連のプロセスは手間がかかり、修正対応や確認漏れが発生しがちです。

出典元：Sansan株式会社「経費精算業務に関する実態調査」

実際、Sansan株式会社が20〜50代の会社員1000名を対象に実施した調査（出典元：経費精算業務に関する実態調査より）では、7割以上が立替経費精算に「精算処理がめんどくさい」「領収書の管理がめんどくさい」といった課題を感じていることが分かっています。

本記事では、なぜ経費精算が「めんどくさい」と感じられるのかを整理し、ペーパーレス化やシステム導入など解決策を詳しく解説します。記事を読むことで、業務効率化の具体的な方法や最新ツールの事例を学び、経費精算業務のムダを減らすヒントが得られます。

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経費精算はなぜこんなにめんどくさい？ステップ別に課題を整理

経費精算業務は、従業員が立て替えた費用の申請から、上長の承認、経理部門での確認を経て、実際の支払いや会計処理に至るまで、複数のステップから構成されています。

経費精算の基本的な仕組みについては『経費精算の「仕組み」を徹底解説！目的を理解して業務効率化を実現させる方法』をご覧ください。

たとえば、申請書類の作成・提出、上司や部門長による確認と捺印、経理による精査・仕訳、さらには銀行振込や現金精算など、各プロセスで紙やデータのやり取りが繰り返されます。その都度発生する手入力や確認作業は、時間と労力を要し、結果として「経費精算はめんどくさい」と感じられる根本的な原因となっています。

以下では、この一連の業務フローを各ステップごとに分解し、具体的にどのような場面で「非効率さ」や「面倒さ」が生じているのかを整理していきます。

ステップ1：申請（従業員による経費の申請）

従業員が経費を申請する際には、まず領収書やレシートを探し集め、それぞれの明細について日付、金額、用途などを正確に記入する必要があります。多くの企業では依然としてExcelや紙による申請様式が残っており、こうした手作業の負担に加え、入力ミスや記載漏れが起こりやすいのが実情です。

また、会社の経費ルールが複雑だったり十分に周知されていなかったりすると、「この支出は申請してよいのか」「どの費目に分類すべきか」といった判断に迷い、作業を後回しにする社員も少なくありません。

さらに、申請に必要な領収書を貼り付けたりスキャンして添付したりする手間も加わり、月末や繁忙期には申請そのものが大きな心理的負担となる傾向があります。

ステップ2：承認（上司・部門長による内容チェック）

申請された経費が妥当なものであるかを判断し、承認する役割を担うのが上司や部門長です。しかし、申請書類の内容を一つひとつ確認し、領収書と照らし合わせ、使用目的の妥当性を見極める作業は、他の業務に追われる管理職にとっては想像以上に煩雑です。

特に紙の申請フローが残っている場合、書類の回覧や捺印がスムーズに進まず、承認処理が滞留する原因になります。不備が見つかれば申請者に修正を依頼しなければならず、メールや口頭でのやり取りが何度も発生すると、関係者全員にとってストレスの大きい業務になってしまいます。

ステップ3：経理確認（経理担当者によるチェック・集計）

経費精算の中核を担うのが、経理部門による確認と集計のフェーズです。提出された申請書をもとに、金額や勘定科目、費用の内容などの妥当性を確認し、会計システムに正しく反映させる作業は、集中力と正確性を求められる業務です。

不備のある申請が差し戻され、再提出された内容を再び確認するといった「繰り返し作業」は日常的に発生し、処理件数が増えるほど負担は加速度的に増していきます。

また、申請ルールや処理手順が特定の担当者の経験に依存しているケースも多く、業務が属人化していると、担当者の不在や異動によって作業が停滞するリスクも高まります。属人化は引き継ぎの非効率化やミスの温床となり、経理部門全体の生産性を損ねる要因になりかねません。

ステップ4：支払い・仕訳（精算および会計処理）

経費申請が承認された後には、実際の支払い処理と帳簿記帳が待っています。銀行振込による精算では、振込先の確認や金額の手入力など、慎重さが求められる手作業が多く、少しのミスが大きなトラブルにつながる可能性があります。現金での手渡し精算を行っている場合は、金種の準備や金銭管理も発生し、業務が煩雑になります。

さらに、会計ソフトとの自動連携が導入されていない企業では、精算内容を再度確認しながら手動で仕訳入力を行う必要があり、経理担当者の負担をより大きくしています。

加えて、領収書や申請書などの証憑は、法令に従って一定期間の保存が義務付けられており、紙ベースでの保管体制を維持している企業では、保管スペースや検索対応といった「後工程」においても負荷が生じやすくなります。

このように、経費精算業務には各プロセスごとに固有の非効率やストレスが存在しており、従業員・承認者・経理担当者の誰もが「面倒だ」と感じる場面に直面しています。

効率化の第一歩は、自社のどこに負担が集中しているかを見極めることです。申請の紙運用、複雑な承認フロー、属人化など、課題の本質を明らかにすることで最適な改善策が見えてきます。

会社の規模や業種で変わる、経費精算の“めんどくさい”ポイント

経費精算が「めんどくさい」と感じられる理由は、企業の規模や業種によっても大きく異なります。ここでは、代表的なパターンを見ていきましょう。

中小企業が抱える「めんどくさい」：担当者が少なく、属人化しやすい

中小企業では、経理部門の人数が限られているケースが多く、たった1〜2名で経費精算から月次決算、振込処理まですべてを担っていることも珍しくありません。業務が属人化しやすく、手が空いている人がその都度対応する“都度処理型”になりがちです。

また、申請ルールが明文化されておらず、経費の可否や記載方法については「前任者に聞いた」レベルで済ませてしまうことも。申請者によってフォーマットがバラバラだったり、経費区分が曖昧だったりするため、経理担当者は申請内容を一つひとつ確認・修正する負担を抱えることになります。

申請者や承認者も本業の傍らで経費精算業務を行うため、「後回しにされがち」「チェックが雑になる」「月末に作業が集中する」などの負の連鎖が生じやすい構造です。

中堅〜大企業が抱える「めんどくさい」：申請件数が多く、フローが複雑化

中堅企業以上になると、経費精算に関する基本的なルールやワークフローは整備されているものの、部門数や階層が多いため、フローが過度に複雑になりやすいという問題が生じます。

たとえば、1件の経費申請に対して「所属部署 → 部門長 → 経理 → 管理部 → 最終承認者」と複数の承認ルートを通す場合、途中の誰かが不在になるだけで承認が止まることになります。さらに、営業経費・接待交際費・出張費・研修費など、精算対象の種類が増えるほどルールが細分化され、申請者も確認が大変になります。

すでに経費精算システムを導入していても、現場での運用が形式的になっており、実態としては「画面上で承認ボタンを押すだけ」「内容は見ていない」といった“形骸化”に陥っているケースも見受けられます。件数が多いゆえのスピード重視と、チェックの精度低下がトレードオフになっているのが実情です。

業種別で異なる「めんどくさい」の傾向

さらに、企業の業種によっても、経費精算で直面する課題には特徴があります。

製造業や建設業では、現場単位での支出が多く、紙の領収書や小口現金の仮払いがいまだに多用されている傾向があります。経費の内訳も資材費・交通費・外注費など多岐にわたり、しかも現場職の担当者が申請に不慣れな場合、記載ミスや提出遅延が頻繁に発生します。

IT・Web系企業では、テレワーク中心の働き方やチャットベースのデジタルコミュニケーションが定着しているため、「紙の原本提出」が制度として残っていると、それだけで申請の障壁になります。また、SaaSツールの利用料金やサブスクリプション経費など、経費の性質が“契約ベース”に移行しているため、仕訳の判断が難しくなりがちです。

営業部隊の多い企業では、交通費や接待費の申請件数が非常に多く、申請と承認の頻度そのものが高いことが課題になります。精算漏れ・不備・重複申請なども起こりやすく、経理部門が常に“後追いチェック”を強いられているケースもあります。

このように経費精算が「めんどくさい」と感じられる理由は、企業ごとに異なります。人手の少ない中小企業と、承認経路の複雑な大企業では課題の性質がまったく異なり、業種によっても現場主導かデジタル中心かで状況は変わります。

だからこそ、経費精算を効率化するには、自社の業態やビジネスモデルに合ったサービスを選ぶことが欠かせません。画一的なシステムを導入するのではなく、自社の業務フローや運用ルールにきちんとフィットする仕組みを見極めることで、経費精算にかかる手間やストレスを大きく軽減することができます。

経費精算を効率化するメリット

経費精算業務を効率化することは、単に経理担当者の負担を軽減するだけにとどまりません。企業全体にとっても、大きな生産性向上とコスト削減の効果が期待できます。

1.作業時間の大幅な削減

領収書の読み取りや交通費の自動入力など、クラウド型経費精算システムによるデジタル化を進めることで、申請・承認・仕訳といった各プロセスの手作業が大幅に削減されます。そのため、申請者・承認者・経理担当者それぞれの確認作業や差し戻しの回数が減り、処理スピードが格段に向上します。

2.コスト削減と不正申請の防止

ペーパーレス化によって印刷代・郵送代・保管コストが抑えられるほか、経費精算業務にかかる人件費の圧縮も実現可能です。さらに、ルールの統一とチェック機能の強化により、不正な経費申請の防止や不要な支出の抑制にもつながります。

3.テレワーク時代に適応した柔軟な運用

クラウド経費精算の導入により、出張先や自宅からの経費申請・承認が可能となり、テレワークやモバイルワークとの親和性が高まります。業務の柔軟性が向上するだけでなく、業務プロセスの標準化・可視化も推進できます。

4.DX推進と組織全体の生産性向上

経費精算業務の見直しは、現場レベルでの時短やミス削減にとどまらず、経営レベルでのコストコントロールやDX（デジタルトランスフォーメーション）の推進にも寄与します。

このように、経費精算業務の見直しは、現場レベルの時短とミス削減、経営レベルでのコストコントロール、そして組織全体のDX（デジタルトランスフォーメーション）にも貢献する施策なのです。

経費精算の効率化に向けた4つの具体策

経費精算業務の効率化を実現するには、単にツールを導入するだけでは不十分です。自社の業務フローや組織体制にフィットする形で、以下のような実践的な取り組みを組み合わせていくことが鍵となります。

1. クラウド型経費精算システムの導入

近年、急速に普及しているのが「クラウド経費精算システム」です。スマートフォンで領収書を撮影するだけで自動的にデータ化（OCR処理）される機能や、交通系ICカード・クレジットカードとの連携により、手入力の手間が大幅に削減されます。これにより、申請者の作業負担が軽減されるだけでなく、入力ミスや差し戻しを防ぐことで、経理部門の確認工数も削減できます。

2. 承認フロー・申請ルールの見直し

経費申請が滞る背景には、承認ステップが多すぎる、または曖昧なルールが運用されているといった構造的な課題があります。たとえば、一定金額以下の申請は簡易承認とする、部署ごとに承認権限を明確化するといった「承認フローのスリム化」は、大きな時短効果をもたらします。また、申請書類に必要な項目や提出期限を明文化し、社内に周知徹底することも、差し戻しや申請忘れの防止につながります。

3. ペーパーレス化と電子化の推進

紙の申請書や領収書は、手間だけでなく保管・検索の面でも大きな負担となります。そこで、電子申請・電子保存への移行が効果的です。AI-OCRを活用した高精度の領収書読取サービスを導入すれば、申請者はスキャンするだけで明細が自動で入力され、紙の回付をなくすことができます。ファイル共有や検索性も向上し、テレワークでもストレスなく経費精算が行える環境が整います。

4. 経理業務のアウトソーシング活用

リソース不足や属人化が深刻な場合は、経費精算業務そのものをアウトソーシングする選択肢もあります。専門業者に委託することで、業務の標準化と精度の担保が可能になり、社内の経理人材はより戦略的な業務に集中できるようになります。特に、月末や年度末など処理が集中しやすいタイミングでのスポット利用も有効です。

これらの対策は単独でも一定の効果がありますが、並行して進めることでより高い成果が得られます。

経費精算システムを選ぶポイントと導入時の注意点

それでは、自社に合った経費精算システムを選ぶには、どのようなポイントを意識すればよいのでしょうか。導入後に失敗しないためにも、注意すべき点とあわせて解説します。

自社の業務フローと課題を把握する

経費精算ツールの選定において最初に行うべきは、自社の経費精算フローを整理し、どこに課題があるかを明確にすることです。紙の申請書が未だに使われているのか、承認までに何段階あるのか、差し戻しが頻発していないかなど、現場の実態を丁寧に棚卸しすることが出発点となります。

ツールを導入することで「何を解消したいのか」を言語化しておくことが、ミスマッチを防ぐカギとなります。

業務フローにフィットする機能があるか確認する

ツールには多機能なものもあれば、特定用途に特化したものもあります。たとえば、スマホから領収書を撮影して明細を自動入力できる機能、交通系ICカードやクレジットカードとの連携による自動入力機能、柔軟に設定できる承認ルートなどは、多くの現場で重宝されます。

特に申請者の作業負担が大きい企業では、入力作業を軽減できる機能があるかどうかが重要な判断基準となるでしょう。

会社の規模・業種に合った料金体系を選ぶ

導入費用やランニングコストも選定の大事な要素です。大企業向けに設計された高機能なツールは中小企業にとっては過剰な機能となることもあります。逆に、社員数や申請件数が多い企業では、件数単位の課金モデルより、月額定額のプランの方がコストを抑えられる場合もあります。

また、建設業や小売業のように現場スタッフが多い企業では、現場からのアクセス性や操作の簡便さがコスト以上に重視されます。

導入後の運用と社内浸透をイメージしておく

どれだけ高機能なツールでも、現場で使いこなせなければ意味がありません。特にスマートフォンでの操作感や、日常業務の中での使い勝手は、現場の定着率を左右します。

また、導入支援や初期設定のサポート体制が整っているか、社員へのマニュアル提供や研修があるかも確認しておくと安心です。導入後のルール整備や運用フローの見直しも同時に行うことで、混乱を最小限に抑えることができます。

セキュリティ・法令対応もチェックする

経費精算は企業の資金管理と直結する業務であるため、セキュリティの堅牢性や法令対応も重要です。電子帳簿保存法への対応状況、インボイス制度に関する記録機能、データの保存形式と保存期間などを事前に確認しましょう。

クラウドサービスの場合は、通信の暗号化やデータセンターの所在、バックアップ体制などもチェックポイントになります。安心して使い続けるためには、こうした基本的なセキュリティ基準をクリアしていることが前提となります。

このように、経費精算ツールの選定には「現場課題の明確化」と「業務への適合性」が不可欠です。単に有名なサービスを選ぶのではなく、自社の運用実態や課題に即したツールを選ぶことが、長期的な業務効率化とコスト削減につながります。

主要な経費精算システムと機能

近年、中小～中堅企業向けに多数の経費精算システムが登場しており、サービス選びも重要です。国内シェアでは、「楽楽精算」が約18.9%で最も多く、次いで「マネーフォワード クラウド経費」（約17.4%）、freeeの「支出管理」（約16.9%）が上位を占めています(*)。これらいずれもクラウド型でモバイル対応や自動仕訳連携などの機能を持ちます。

• マネーフォワード クラウド経費：
  • 経費申請から承認・支払い管理までを自動化できます。レシート撮影でAI OCRが明細を入力し、承認後は会計ソフトに自動で仕訳連携されるため、経理業務を大幅に省力化します。
• freee 支出管理：
  • 申請・承認・支払い・債務管理を一元化できるクラウドサービスです。freee経費精算ではAI機能を活用し「経費精算の手間を極力ゼロにする」ことを目指しています。LINE連携やクレジットカード自動取り込みも可能で、申請・承認の多くを自動化します。
• 楽楽精算：
  • 経費精算に特化したクラウドサービスです。ルール違反チェック機能で申請内容のミスを自動検出し、差し戻しを減らす仕組みが充実しています。モバイル申請や承認ができ、交通系ICカードやEdyの履歴取り込みにも対応し、入力・確認の手間を省けます。

その他にもジョブカン経費精算やConcur Expenseなど多くの選択肢があります。ツール導入時は、自社の利用人数や対応経費の種類（交通費だけでなく交際費など）、会計ソフト連携の有無などを比較検討しましょう。

『経費精算システム徹底比較！料金、機能、使いやすさ、導入方法を比較しておすすめシステムを解説』にて詳しく紹介しています。

FAQ：よくある質問

Q1: 経費精算システムを導入すると何が変わりますか？ 

A: 紙やExcelでの手作業を減らし、多くの処理を自動化できます。申請・承認の進捗が可視化されるため、未対応経費が減り、支払い遅れを防げます。またデータはクラウド上で一元管理され、いつでもリアルタイムに状況が確認できます。

Q2: 中小企業におすすめのシステムは？

A: 小規模企業向けには導入・運用コストが低く、サポートの手厚いサービスがおすすめです。freeeやマネーフォワードは初期導入が比較的簡単で、料金プランも柔軟です。また、既存の会計ソフトと連携できるかどうか確認して選ぶとよいでしょう。

Q3: システムなしでも効率化できますか？

A: ルール見直しやフロー改善だけでも一定の効果はあります。申請様式の統一や承認ステップ削減、申請期限の遵守徹底などで無駄を減らせます。ただし、根本的に手間や誤りを減らすにはシステム導入が有効です。

Q4: 導入にどれくらいコストがかかりますか？

 A: 多くのクラウド経費システムは月額制で、ユーザー数や申請件数に応じて料金が変わります。たとえばfreee経費精算は月額数千円～、マネーフォワード経費は利用人数に応じた料金体系です。自社の申請件数や必要機能を考慮し、ベンダーに見積もりを依頼しましょう。

Q5: 経費精算の効率化でよくある失敗は？

 A: 主な失敗例として「操作研修不足で定着しない」「導入目的が曖昧で使われない」「会計ソフト連携で想定外の工数がかかる」などがあります。事前に運用ルールを整備し、必要な機能を明確化した上で導入検討することが大切です。

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