経費精算の「仕組み」を徹底解説！目的を理解して業務効率化を実現させる方法

「領収書の整理や手入力に追われ、本来の業務に集中できない..」

そんな悩みを抱える経理・総務担当者は少なくありません。

経費精算は、単なる立替金の払い戻しではなく、企業の生産性や従業員満足度、さらには働き方改革の推進にも大きく関わる重要な業務です。

本記事では、経費精算の基本的な仕組みをはじめ、現場でよくある課題や、それらを解決するための具体的な方法までをわかりやすく解説します。

経費精算の全体像を把握しながら、自社に合った業務改善のヒントや、制度改正への対応策を見つけたい方にとって、有益な内容となるはずです。

経費精算とは？基本の「仕組み」を徹底解説

経費精算は、企業活動において欠かすことのできない重要な業務の一つです。ここでは、経費精算の基本的な仕組みを理解するために、その定義や目的、似た用語との違い、そして代表的な経費の種類について解説します。

経費精算の定義と目的

経費精算とは、従業員が業務のために一時的に立て替えた費用を、企業が後日精算・払い戻す一連のプロセスを指します。単なる金銭のやり取りに見えるかもしれませんが、実際には企業経営における財務管理、節税、内部統制の強化、不正防止、さらにはコスト管理の観点でも重要な意味を持っています。経費精算の適切な運用は、企業の健全な財務運営に直結すると言えるでしょう。

「経費」と「費用」の違いを理解する

「経費」と「費用」は日常会話では混同されがちですが、会計や税務の分野では明確に区別されます。

• 費用
  • 企業が事業を行ううえで発生するあらゆる支出全般を指します。
• 経費
  • 費用の中でも法人税法上「損金」として認められる支出を指し、課税所得の算定時に控除される対象になります。

つまり、すべての費用が経費になるわけではなく、税務上のルールに基づき適切に分類・処理する必要があるのです。  

経費精算の主な3つの種類

経費精算は、その内容や金額によって大きく3つのタイプに分けることができます。

まず一つ目は小口精算です。

これは消耗品の購入や、バス・電車などの少額な支出に対する精算で、かつては小口現金（会社が手元に保管する現金）を用いて処理されてきました。

現在では、小口現金の運用を廃止し、全て経費精算システムで処理する企業も増えており、証憑の提出や記録の保存が簡易化される一方、一定の帳票管理は引き続き求められています。

小口現金を廃止する方法については『小口現金を廃止する方法：メリット・デメリットと切手対応、経費精算システム比較まで徹底解説』で詳しく解説しています。

二つ目は交通費精算です。

取引先訪問や社内外の移動にかかる費用を対象としており、利用した交通手段やルート、日時などを正確に記録し、ICカードの履歴や領収書の提出が一般的です。不正防止や経路の妥当性を担保する観点からも、証憑の添付は多くの企業で必須とされています。

三つ目は旅費精算です。

これは出張時に発生する新幹線や飛行機代、宿泊費、さらには出張手当など、比較的高額な支出を精算するものです。金額が大きくなることから、事前に出張申請書の提出と承認が必要とされるのが一般的で、旅費規程に基づいた処理が求められます。

経費精算の具体的な流れと種類

経費精算には、従業員が自費で支払い後に清算する「実費精算」と、あらかじめ会社が概算を支給する「仮払精算」の2つの代表的な方法があります。それぞれの基本的な流れを解説します。

実費精算（立替払い）の流れ

実費精算は、従業員が業務上必要な費用を一時的に立て替え、後から会社に申請して払い戻しを受ける方法です。

1. 支払いと証憑の取得
   • 業務に必要な物品やサービスの費用を個人で支払い、領収書やレシートを受け取ります。
2. 経費精算書の作成と提出
   • 精算書に日付・金額・用途などを記入し、証憑を添えて上長に提出します。
3. 承認フロー
   • 上長が内容の妥当性を確認し、承認します。
4. 経理部門によるチェックと処理
   • 経理が申請内容と証憑を照合し、問題がなければ仕訳・会計システムへの入力を行います。
5. 払い戻し
   • 確認後、従業員へ費用が精算されます（給与に合算、振込、現金など方法は企業により異なります）。

仮払精算（事前支給）の流れ

仮払精算は、出張など高額な経費が予想される際に、事前に概算額を会社が支給する方法です。

1. 仮払申請
   • 想定される経費の概算を算出し、仮払申請書を提出します。
2. 承認と仮払金の支給
   • 上長と経理部門の承認後、従業員に仮払金が支給されます。
3. 実支出と証憑の取得
   • 実際の支出に応じて領収書を受け取り、保管します。
4. 仮払精算書の提出
   • 業務終了後、実費を記載した精算書と証憑を提出します。
5. 経理による差額調整
   • 仮払金と実費の差額を確認し、不足分は追加支給、余剰分は返金を受けます。

このように、実費精算と仮払精算はフローや注意点が異なります。自社の業務特性や経費の発生頻度に応じて、適切な運用ルールを整備することが重要です。

経費精算書の種類と役割

経費精算には複数の書類が使われており、それぞれの目的やタイミングに応じて使い分ける必要があります。ここでは代表的な経費精算書類と、その役割を解説します。

1.経費精算書（実費精算用）

最も基本的な書類が「経費精算書」です。従業員が立て替えた費用を会社に請求する際に使用します。記載項目は日付、金額、支払内容、目的、勘定科目などで、領収書の添付が必須です。

2.仮払経費申請書

出張などで高額な費用が見込まれる場合、事前に仮払金を申請するための書類です。予算の概算や使用目的を記載し、上長や経理の承認を得ます。

3.仮払経費精算書

仮払金を使った後に、実際の支出を報告し、過不足を清算するための書類です。精算額に応じて差額の支払いや返金が行われます。

4.出張旅費精算書／旅費精算書

出張時に発生する交通費、宿泊費、日当などを精算する際に使われます。出張の目的や期間、利用経路などを詳細に記入する必要があります。

これらの書類は、経費処理の透明性を確保し、誤精算や不正利用を防ぐために欠かせません。企業としては、用途ごとの様式を整備し、ルールを明確にしておくことで、経費精算の効率化と内部統制の強化につながります。

経費として認められる費用・認められない費用の具体例

経費精算を正しく行うためには、「どの費用が経費として認められるのか」「どこまでが経費にできないのか」を正しく理解することが重要です。経費として認められるかどうかは、税務上のルールに基づいて判断されます。ここでは、代表的な費用の例と、経費にできないケースについて解説します。

経費として認められる主な費用

事業活動に直接関連し、かつ業務上の必要性が認められるものであれば、以下のような費用は一般的に経費として処理できます。

• 消耗品費
  • 文房具やコピー用紙、インクなど、使用期間が1年未満、または取得価額が10万円未満の備品。
• 旅費交通費
  • 出張時の新幹線代・航空券代・宿泊費、業務での電車・バス・タクシー利用など。
• 接待交際費
  • 取引先との飲食代や贈答品。ただし、損金算入限度額の制限があります。
• 福利厚生費
  • 従業員全体を対象とした慰安旅行、健康診断、社内イベント等。一定の要件を満たす必要があります。
• 通信費
  • 業務で使用する電話代、インターネット料金、郵便代など。
• 新聞図書費
  • 業務に必要な書籍・新聞・専門誌の購入費用。
• 会議費
  • 社内外の打ち合わせにかかる飲食代（1人あたり5,000円以下などの条件あり）、会場費など。

経費として認められない主な費用

一方で、以下のような支出は原則として経費として認められません。

• 法人税・住民税・事業税
  • 企業利益に対して課される法人税等の納税額。
• 私的な衣類購入費
  • スーツなど、制服以外の個人的な被服費用。
• 業務と無関係な会食や旅行費
  • 家族旅行や私的な飲食代など、業務に関係しない支出。
• 罰金・過料
  • 交通違反による反則金など、法令違反に伴う支払い。

これらの費用は、事業との関連性がないとみなされるため、税務上の経費にはなりません。

経理部門が抱える経費精算の課題と解決策

経費精算業務は、経理担当者にとって時間と労力を要する業務のひとつです。手作業による処理や確認が多く、属人的な運用になりやすいため、ミスやトラブルの温床となりがちです。ここでは、経理部門が直面しやすい代表的な課題と、その解決に向けた実践的なアプローチを解説します。

申請・承認作業の煩雑さと停滞

紙ベースでの経費精算では、手書きでの申請書作成や領収書の貼付、押印のための回覧など、多くの手間が発生します。承認者が不在のために処理が滞るケースも少なくなく、経理部門の業務に遅れをもたらします。

このような問題には、オンラインでの申請・承認が可能な経費精算システムの導入が効果的です。クラウドベースで申請できる仕組みを整えることで、時間と場所に縛られずに処理を進めることが可能になります。

申請内容の不備による差し戻し

記入漏れや誤った勘定科目の選択、領収書の添付忘れといった不備が原因で、申請が差し戻されることは日常茶飯事です。これにより経理担当者は何度も申請者とやり取りをする必要があり、業務効率が大きく損なわれます。

経費精算システムの中には、入力ミスを防ぐための自動チェック機能や、社内ルールに基づいた項目のガイドが充実しているものもあり、こうしたシステムを活用することで申請段階の精度を高め、差し戻しの回数を大幅に減らすことが可能です。

小口現金の管理と不正リスク

小口現金の管理を手作業で行っている企業では、現金残高のチェックや記帳作業に手間がかかるうえ、不正利用のリスクも否めません。

このような運用を見直すには、法人カードと経費精算システムを連携させる方法が有効です。カード利用明細が自動的にシステムに取り込まれることで、手入力の手間を省きつつ、利用履歴の可視化によって不正や重複請求の防止にもつながります。

領収書や書類管理の負担

大量の紙の領収書や精算書を保管・管理する作業も、経理部門の大きな負担の一つです。探し出すのに時間がかかる、保管スペースが必要、紛失リスクがある――こうした問題に対しては、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入し、書類の電子保存を進めることが有効です。ペーパーレス化により業務効率が上がるだけでなく、書類の検索性も高まり、監査対応などの場面でもスムーズに対応できます。

経理業務全体を効率化するには

これらの課題を根本的に解消するには、単なる部分的なデジタル化ではなく、業務フロー全体を見直すことが必要です。経費精算システムは、申請から承認、仕訳、払い戻しまでの一連の業務を効率化するだけでなく、経費データの集計や分析、レポート作成までをサポートします。結果として、経理部門の負担を軽減しつつ、業務品質の向上と企業全体のコスト管理の精度向上が期待できます。

経理業務がめんどくさいと感じる方は『経費精算がめんどくさい理由と4つの効率化ポイント』をご覧ください。

総務部門が抱える経費精算の課題と解決策

経費精算業務は経理部門だけでなく、総務部門や全社の働きやすさにも深く関わります。ここでは、総務部門の視点で見た主な課題と、その具体的な解決策を紹介します。

申請遅れとルールの浸透不足

従業員が経費精算を後回しにし、申請が遅れることは珍しくありません。これは、申請フローが複雑だったり、経費のルールが曖昧だったりすることが原因です。加えて、経費精算に対する全社的な意識の低さも影響します。

この課題には、フローの簡略化とルールの明文化・周知が効果的です。経費精算システムを導入すれば、申請画面がわかりやすくなり、リマインド機能で申請漏れや遅延も防げます。

コミュニケーションの負担増加

申請内容の確認や差し戻し対応など、申請者と総務・経理部門の間で頻繁にやり取りが発生し、業務効率が落ちることもあります。

このような負担には、申請状況をリアルタイムで確認できるシステムの導入が有効です。コメント機能を活用すれば、メールや電話でのやり取りを減らし、業務をスムーズに進められます。

立替負担による従業員の不満

高額な経費の立て替えは、従業員の金銭的負担となり、モチベーション低下につながることもあります。

法人カード（キャッシュレス化）や仮払精算を導入すれば、この負担を軽減できます。さらに、経費精算システムと法人カードを連携することで、立替精算の手間そのものを減らせます。

経費精算をキャッシュレス化する方法については『法人の経費精算にキャッシュレス化は必須？システムの導入方法もわかりやすく解説』をご覧ください。

総務業務の効率化を実現するには

総務部門の負担軽減と全社的な業務効率化を図るには、やはり経費精算システムの導入が鍵となります。システムによってルールの徹底、承認スピードの向上、従業員満足度の向上が実現され、総務担当者はより戦略的な業務に集中できるようになります。

経費精算業務を効率化する具体的な方法

経費精算の非効率性を放置すると、企業全体の生産性や従業員の働きやすさに悪影響を及ぼします。こうした課題を根本から解消するには、具体的な効率化策を導入することが不可欠です。なかでも、経費精算システムの導入は最も効果的な手段として注目されています。

経費精算システムの導入

経費精算システムは、経費精算業務をデジタル化・自動化し、作業時間やコストの削減、人的ミスの防止など、業務全体の効率化を図るための強力なツールです。導入することで、次のようなメリットが得られます。

• 入力の手間を削減
  • 領収書やレシートをスマホで撮影するだけで、システムが内容を自動で読み取ります（OCR機能）。これにより、手作業での入力が不要になり、申請者の負担が大幅に軽減されます。
• スムーズな申請・承認フロー
  • 申請から承認までがオンラインで完結。上長が出張中でも承認可能なため、処理の停滞が防げます。
• 経理業務の自動化と負担軽減
  • 精算データは自動で仕訳され、会計ソフトと連携。経理担当者の入力ミスや確認作業も最小限に抑えられます。
• コスト削減とペーパーレス化
  • 書類の印刷・郵送・保管が不要になることで、間接コストを削減。オフィススペースの有効活用にもつながります。
• 不正防止と内部統制の強化
  • 承認履歴がシステム上に残るため、後からの改ざんが困難に。不正や社内ルール違反の自動チェックも可能です。
• 法制度への対応
  • 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応したシステムを選べば、法改正への備えも万全。リスクを軽減できます。
• 従業員満足度の向上
  • 煩雑な申請が簡単になり、ストレスが減ることで、従業員は本来業務に集中できるようになります。結果的に、生産性やモチベーションの向上にもつながります。

実際に導入した企業では、「月20時間かかっていた経費処理が5時間に短縮された」「差し戻し件数が80%減少した」といった改善効果も報告されています。

主な機能とできること

経費精算システムには、業務効率を高めるさまざまな機能が搭載されています。

• OCR機能：領収書を撮影するだけで金額や日付などを自動読み取り
• 交通系ICカード・乗換案内連携：利用履歴やルート情報を自動取り込み
• 法人カード連携：利用明細を自動で取り込み、立替精算の手間を削減
• ワークフロー管理：申請・承認の進捗を一元管理し、処理の漏れを防止
• 会計システムとの自動連携：仕訳の自動化により経理処理を省力化
• モバイル対応：スマホからの申請・承認が可能で、出先でもスムーズに処理

最近では、無料トライアルが可能なサービスも多く、まずは一部部署で試験導入してから本格展開する「スモールスタート」も可能です。導入前には、既存システムとの連携可否や、実務フローとの相性を事前に確認することが重要です。

モバイル対応の経費精算サービスを知りたい方は『経費精算アプリおすすめ10選｜無料・スマホ対応・会計ソフト連携まで徹底比較！』をご覧ください。

法人カードの導入

法人カードの活用は、経費精算業務の効率化において非常に効果的です。従業員が個人で費用を立て替える必要がなくなり、金銭的な負担を軽減できます。これにより、立て替えに伴う心理的・実務的なストレスを軽減し、業務への集中力向上にもつながります。

また、法人カードの利用明細は多くの経費精算システムと自動連携できるため、手入力の手間を省けます。使用履歴がデジタルで明確に残るため、経費の透明性が高まり、不正利用のリスクも大幅に低下します。入力作業の省力化と内部統制の強化を同時に実現できる点が、法人カード導入の大きなメリットです。 

ルールの明確化とマニュアル化

システム導入と並行して、経費精算に関する社内ルールの整備も重要です。申請期限や承認フロー、必要な添付書類といった基本事項を明文化することで、申請の遅れや不備を防ぐことができます。

また、どの支出が経費として認められるかについては、判断基準を明確にし、代表的なケースをマニュアルにまとめておくと、申請者・承認者の双方が迷わず対応できるようになります。このマニュアルは、新入社員向けの研修資料や全社向けのポータルにも展開し、常に最新の情報に更新しておくことが望ましいでしょう。

さらに、経費ポリシー違反が発生した場合の対応方針も事前に整えておくことが必要です。誤申請や私的利用が確認された場合の返金対応、口頭または書面での注意、再発防止に向けた研修の実施など、対応手順を明文化しておくことで、組織として一貫性のある対応が可能になります。ルール違反への対処方針を明確にすることで、従業員の意識向上にもつながります。

このように、業務ルールの明確化とマニュアル整備は、経費精算業務の属人化を防ぎ、組織全体の業務品質と内部統制の強化に寄与します。

経費精算システムの選び方と導入効果

経費精算システムは、業務の効率化を大きく左右する重要なツールです。数ある選択肢の中から、自社に最適なものを選ぶことで、導入効果を最大限に引き出せます。

自社に合ったシステムの選び方

経費精算システムを選定する際は、自社の業務内容や規模に合ったものを選ぶことが重要です。以下の観点から比較・検討することをおすすめします。

企業規模に合ったタイプを選ぶ

中小企業向けと大企業向けでは、想定される利用者数や管理機能が異なります。
自社の従業員数や経費精算件数に合ったシステムを選ぶことで、無駄のない導入が可能になります。

必要な機能が揃っているか確認する

領収書の自動読み取り、会計ソフトとの連携、スマートフォン対応、ワークフロー機能など、自社の業務課題に対応できる機能が搭載されているかを事前に確認しましょう。

費用対効果を比較する

初期費用・月額料金・オプション料金などを総合的に比較し、業務効率化による効果と見合っているかを判断することが大切です。

サポート体制の充実度も重要

導入時の初期設定や運用中のトラブル対応など、安心して使い続けられるようなサポート体制が整っているかもチェックすべきポイントです。

セキュリティ対策が万全かを確認

経費データは機密性の高い情報資産です。データ暗号化、アクセス制御、バックアップ体制など、セキュリティ水準の高さも選定基準となります。

無料トライアルでフィット感を確認

可能であれば、無料トライアルを活用し、実際の業務フローにどの程度フィットするかを事前に検証しましょう。使いやすさや操作性も比較検討の大事な要素です。

導入する際のポイントと注意点

システムの導入を成功させるには、まず現在の課題と導入目的を明確にすることが出発点です（例：差し戻しが多い、小口現金の管理が煩雑 など）。課題を洗い出し、どのような改善を目指すのか社内で共有することで、導入後の活用がスムーズになります。

経費精算は全従業員が関わる業務のため、従業員への理解促進も欠かせません。導入の意義やメリットを丁寧に伝え、協力を得ることが重要です。

また、すべての部門で一斉に導入するのが難しい場合は、一部の部署や経費項目から段階的に導入する方法も有効です。段階的な展開により、現場の混乱を最小限に抑えつつ、改善効果を積み上げていけます。

最後に、複数のサービスを比較し、自社の課題や目的に合った機能・サポート体制を備えた信頼できるベンダーを選定することが、導入成功へのカギとなります。

おすすめの経費精算システム紹介

経費精算業務を効率化するには、自社の課題に合ったシステムを選ぶことが重要です。

『経費精算システム徹底比較！料金、機能、使いやすさ、導入方法を比較しておすすめシステムを解説』では、導入・月額費用、無料トライアルの有無、電子帳簿保存法とインボイス制度への対応有無をサービス別に比較できます。

【Q&A】経費精算に関するよくある質問

Q1. 経費精算と仮払精算の違いは何ですか？

A.経費精算（実費精算）は、従業員が先に費用を立て替えて支払い、後日会社から払い戻しを受ける方法です 。一方、仮払精算は、会社が事前に概算金額を従業員に支給し、そのお金で費用を支払い、後日、実際に使った金額との差額を精算する方法です 。

仮払精算は、出張費など高額な経費が発生する場合に、従業員の金銭的負担を軽減する目的で利用されます 。  

Q2. 領収書をなくしてしまった場合、経費精算はできますか？

A.原則として、経費精算には領収書などの証憑が必要です 。しかし、やむを得ず領収書がない場合は、いくつかの対応が考えられます。一つは、支払いの事実と内容を詳細に記載した出金伝票を作成し、上長に承認してもらうことで、領収書の代わりとすることがあります。

出金伝票の書き方はこちらから

また、クレジットカードの利用明細や、交通系ICカードの利用履歴などを証拠として利用できる場合があります。可能な場合は、支払先に領収書の再発行を依頼することも有効です。ただし、これらの対応は企業の経費規程によって異なるため、必ず事前に社内ルールを確認してください。  

Q3. 電子帳簿保存法やインボイス制度で経費精算はどう変わりますか？

A.電子帳簿保存法は2022年1月1日に改正され、電子取引で受け取った領収書や請求書は、原則として電子データで保存することが義務化されました。これにより、紙の領収書をスキャンして電子データとして保存したり、クラウド型の経費精算システムで直接電子保存したりするニーズが高まっています。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）は2023年10月1日から導入された制度で、仕入税額控除を受けるためには、適格請求書（インボイス）の保存が必要になります。経費精算においても、適格請求書発行事業者からの領収書やレシート（インボイスの要件を満たすもの）の管理が重要になります。

これらの法改正に対応するためには、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した経費精算システムの導入が有効です 。  

Q4. 経費精算システムは、どのくらいの費用がかかりますか？

A.経費精算システムの費用は、提供ベンダー、機能、利用人数、契約期間などによって大きく異なります。一般的には、月額料金制で、1ユーザーあたり数百円から数千円程度の費用がかかることが多いです。

初期費用が別途発生する場合もあります。無料トライアル期間を設けているシステムも多いため、まずは試用して費用対効果を検討することをおすすめします。

Q5. 経費精算システム導入後、従業員のITリテラシーが低い場合でも使えますか？

A.多くの経費精算システムは、ITリテラシーが高くない従業員でも直感的に操作できるよう、ユーザーインターフェース（UI）やユーザーエクスペリエンス（UX）に配慮して設計されています。

スマートフォンアプリ対応のシステムであれば、普段使い慣れたスマホから簡単に操作できるため、導入のハードルは低いでしょう。また、ベンダーによっては導入後のサポートや操作マニュアルの提供も行っているため、それらを活用することでスムーズな移行が可能です。  

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