法人の経費精算にキャッシュレス化は必須？システムの導入方法もわかりやすく解説

「月末・月初は領収書と申請書の確認に追われ、毎月残業続き…」「小口現金の管理が煩雑で、本来の業務に集中できない」。

経理・総務を担当する中小企業のマネージャーの皆様、こんなお悩みはありませんか？

立替経費の精算業務は、膨大な時間と手間がかかるだけでなく、ミスや不正の温床にもなり得ます。さらに、2023年10月に始まったインボイス制度や、たび重なる電子帳簿保存法の改正により、従来のやり方では限界が見え始めています。

そこで注目されているのが、「経費精算のキャッシュレス化」です。

本記事では、中小企業が非効率な経費精算業務から脱却するための具体的なステップを解説します。法人カードと経費精算システム、どちらが自社に最適かを見極めるために、それぞれのメリット・デメリット、導入コストの比較に加え、法制度への対応や経営層への提案に必要な情報まで、網羅的にお届けします。

なぜ今、経費精算のキャッシュレス化が中小企業にとって「待ったなし」なのか？

経費精算のキャッシュレス化は、もはや単なる「業務効率化」の選択肢ではありません。法改正への対応と、企業競争力の維持に不可欠な「経営課題」となっています。その背景にある、深刻な課題と避けては通れない外部環境の変化を見ていきましょう。

現金・紙ベースの経費精算が抱える4つの課題｜「見えないコスト」が経営を圧迫

伝統的な現金・紙ベースの経費精算は、目に見えにくいコストを発生させ、企業の成長を阻害しています。

1.経理・従業員双方の膨大な時間的コスト

株式会社コンカーが2016年に実施した調査（マクロミル調べ）によれば、ビジネスパーソン1人が経費精算に費やす時間は月平均48分、生涯では実に52日にも上ると試算されています。従業員50名の企業であれば、従業員側だけで毎月約40時間もの生産性が失われている計算です。

これに加えて、経理担当者が申請書と領収書を一枚一枚目視で確認し、会計ソフトに手入力、小口現金の残高を合わせる作業には膨大な時間がかかります。月末月初には、数名の経理担当者が数日間この作業に追われるため、多くの企業に共通する現実です。

2.ミスと手戻りの温床

手作業は、入力ミス、計算間違い、勘定科目の選択ミスといったヒューマンエラーが避けられません 。ミスが発覚すれば、申請者への差し戻し、修正、再承認という非効率な手戻りが発生し、従業員と経理担当者双方のストレスとなります。  

3.内部統制（ガバナンス）の脆弱性

現金での精算は、経費の利用実態がリアルタイムに見えにくく、経費の水増し申請や私的利用といった不正のリスクを内包します 。また、社内に現金を保管する「小口現金」制度は、盗難や紛失のリスクも常に伴います。

4.従業員満足度の低下とリモートワークの阻害

高額な出張費や交際費を従業員が一時的に立て替える「立替払い」は、従業員にとって大きな金銭的・心理的負担です。さらに、経費精算のためだけに出社する「経費精算出社」は、リモートワークをはじめとする柔軟な働き方を阻害する大きな要因となっています。

その他、アナログな経費精算がめんどくさいと感じる具体的なシーンと解決策については『経費精算がめんどくさい理由と4つの効率化ポイント』をご覧ください。

避けては通れない「法改正」

上記の内部課題に加え、外部環境の変化が経費精算業務のDX（デジタルトランスフォーメーション）を強力に後押ししています。

インボイス制度（適格請求書等保存方式）

2023年10月から始まったインボイス制度により、消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として「適格請求書（インボイス）」の保存が必須となりました 。これにより、3万円未満の取引でも領収書やレシートが必要となり、記載された登録番号（T番号）が正しいかを確認する作業が新たに発生し、経理担当者の業務負担は飛躍的に増大しています。

インボイス制度で経理担当者がやるべき具体的な対応については『インボイス制度で業務ミスが増える前に！経理担当がやるべきことを徹底解説』をご覧ください。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、これまで紙での保存が義務付けられていた国税関係帳簿書類のデータ保存を認める法律です 。特に2022年1月の改正では、電子取引で授受したデータ（例：PDFの請求書、Webサイトからダウンロードした領収書）の電子保存が義務化されました 。単にスキャンして保存するだけでは不十分で、データの改ざんができないこと（真実性の確保）や、日付・金額・取引先で検索できること（可視性の確保）といった厳格な要件を満たす必要があります 。  

これらの法改正は、もはや「知らなかった」では済まされません。手作業での対応は現実的ではなく、コンプライアンス違反のリスクも高まります。この状況は、経費精算のキャッシュレス化が、コスト削減や効率化といった「守りのDX」だけでなく、法対応という「必須の経営戦略」であることを示しています。

経費精算キャッシュレス化の3つの方法

経費精算のキャッシュレス化を実現するには、主に3つの方法があります。それぞれの特徴を理解し、自社に合った方法を検討することが重要です。

方法1：法人カード（コーポレートカード）の導入

従業員に会社名義のクレジットカードを配布し、経費の支払いに利用してもらう方法です 。従業員の立替払いがなくなり、支払いは会社の法人口座から一括で引き落とされるため、資金管理がシンプルになります 。  

方法2：経費精算システムの活用

経費の申請から承認、仕訳、会計ソフトへの連携まで、一連のプロセスを自動化・電子化するクラウドシステムです 。多くの場合、後述する法人カードや交通系ICカードと連携させることで、その効果を最大化できます 。  

方法3：QRコード決済・交通系ICカードの利用と精算

出張時の電車代や少額の備品購入など、日々の細かな経費支払いにPayPayなどのQRコード決済やSuicaなどの交通系ICカードを利用する方法です 。これは単体で完結するというより、経費精算システムと連携したり、立替経費として精算したりするなど、他の方法と組み合わせて運用するのが一般的です。  

【徹底比較】法人カード vs 経費精算システム、自社に最適なのはどっち？

「どの方法から手をつければいいのか？」これは多くのマネージャーが抱える疑問です。ここでは、主要な選択肢である「法人カードのみの導入」と「経費精算システムの導入」を軸に、それぞれのメリット・デメリットを深掘りし、どちらが自社の課題解決に繋がるかを明らかにします。

まずは、各手段の特徴を一覧で比較してみましょう。

比較項目	A.法人カードのみ	B.経費精算システム (+法人カード等)
主なメリット	・導入が比較的早い ・従業員の立替払いを削減 ・ポイント還元などの特典	・経費精算業務を根本から自動化 ・ペーパーレス化を完全実現 ・法改正（インボイス・電帳法）へ万全に対応 ・内部統制の強化
主なデメリット	・領収書/インボイスの回収・突合は手作業で残る ・インボイス制度への対応が不十分 ・会計ソフトへの入力は手作業	・初期費用や月額料金が発生 ・導入や社内ルールの設定に手間がかかる
向いている企業	・まずは手軽にキャッシュレス化を始めたい企業 ・経費発生者が限定的な企業	・経理業務を抜本的に見直したい企業 ・従業員数が多く、精算業務が煩雑な企業 ・コンプライアンスを重視する企業
導入コスト・期間	低・短	中・中

「法人カードだけ」で本当に十分？潜む落とし穴とは

法人カードの導入は、従業員の立替払いをなくし、支払いを一本化できるため、キャッシュフロー管理の改善に繋がる非常に有効な一手です 。これは大きなメリットであり、キャッシュレス化の第一歩として魅力的です。  

しかし、「法人カードさえ導入すれば経費精算が楽になる」と考えるのは早計です。そこには見過ごされがちな落とし穴があります。

最大の課題は、支払いはキャッシュレス化されても、精算業務の多くは手作業のまま残るという点です。経理担当者は、月末に送られてくるカードの利用明細と、従業員から集めた大量の領収書やレシートを一つひとつ突き合わせ、内容を確認し、会計ソフトへ手入力する作業から解放されません 。  

さらに、インボイス制度開始後の現在、この課題はより深刻化しています。法人カードの利用明細には、仕入税額控除の要件である「適格請求書発行事業者の登録番号（T番号）」が記載されていません。つまり、経理担当者はカード利用明細とは別に、すべての支払先から適格請求書（インボイス）を回収し、保管する必要があるのです 。これでは、業務負担はむしろ増加しかねません。  

なぜ「経費精算システム」が根本解決策なのか？

法人カードだけでは解決できない課題を根本から解消するのが、経費精算システムです。経費精算システムは、単なるツールではなく、業務プロセスそのものを変革するプラットフォームです。

申請から承認、会計連携までを完全自動化

経費精算システムを導入すると、業務フローは劇的に変わります。従業員はスマートフォンアプリで領収書を撮影するだけです。なぜなら、システムが高精度なOCR（光学的文字認識）機能で日付や金額、支払先を自動で読み取ってくれるためです。

データは社内規定と照合され、違反があれば自動でアラートを鳴らすことも可能です。承認ワークフローも電子化され、承認されたデータは最終的に会計ソフトへ自動で仕訳連携されます。これは、SAP Concur社が提唱する「5つのレス（ペーパーレス、キャッシュレス、承認レス、入力レス、運用レス）」の世界観です。

法人カード・交通系ICカードとのシームレスな連携

経費精算システムの真価は、各種決済サービスとの連携で発揮されます。法人カードを連携させれば、利用明細データが自動でシステムに流れ込み、従業員はそれに領収書の画像を紐付けるだけで申請が完了します。

また、Suicaなどの交通系ICカードをリーダーにかざしたり、モバイルSuicaを連携させたりすれば、利用履歴が自動で取り込まれ、定期区間を自動で控除した交通費が算出されます。

法改正へのビルトイン対応

これが経費精算システムの最大の価値と言えるでしょう。近年のクラウド型システムは、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応することを前提に開発されています。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）認証を取得しているシステムなら、電子帳簿保存法の厳格な要件（タイムスタンプ付与による真実性の確保、検索機能による可視性の確保など）を確実に満たせます。

また、インボイスの登録番号を自動で読み取り、国税庁のデータベースと照合して有効性を判定する機能を持つシステムもあり、経理担当者の確認作業を大幅に削減します。  

中小企業向け法人カードの選び方とおすすめ

経費精算システムの導入とあわせて、またはその第一歩として法人カードを検討する際に、失敗しないための選び方と具体的なカード例をご紹介します。

失敗しない法人カード選び、4つのチェックポイント

1. 年会費とポイント還元率のバランス
   • 年会費無料のカードもありますが、有料のカードは付帯サービスやポイント還元率が充実している傾向にあります。年会費は経費として計上できるため、コストだけでなく、得られるメリットとのバランスで判断することが重要です 。  
2. 追加カードの発行可能枚数と年会費
   • 従業員30～100名規模の企業では、必要な従業員に追加カードを発行できるかが重要です。発行可能枚数の上限と、追加カード1枚あたりの年会費を必ず確認しましょう 。  
3. 利用限度額
   • 会社の月間経費支払額をカバーできる十分な利用限度額が設定されるかを確認します。限度額が低いと、結局現金での支払いが残ってしまい、キャッシュレス化の効果が半減してしまいます 。  
4. 経費精算システムとの連携可否
   • 将来的な拡張性を考え、最も重要なポイントです。主要な経費精算システム（楽楽精算、マネーフォワード クラウド経費など）とのデータ連携に対応しているカードを選ぶことで、将来システムを導入した際にスムーズな移行が可能になります 。  

中小企業におすすめの法人カード例

• 三井住友ビジネスカード for Owners / 三井住友ビジネスカード
  • 中小企業や個人事業主向けに設計されており、経費精算システムとのデータ連携にも対応しています。経費管理と資金運用の効率化に貢献するバランスの取れたカードです 。  
• JCB一般法人カード
  • 弥生会計やfreee会計といった主要な会計ソフトとの連携機能があり、経理作業を効率化できます 。近年ではTOKIUM経費精算やバクラク経費精算といったクラウドシステムとの連携も強化しており、幅広い選択肢に対応可能です 。  

自社に合う経費精算システムを見つけるための比較ポイント

経費精算業務を根本から改革し、経理部門を戦略的な部門へと変革するためには、経費精算システムの導入が不可欠です。システム選定で失敗しないためには、以下の4つのポイントを総合的に評価することが重要です。

• 料金体系
  • ユーザー数に応じた課金（ユーザー課金制）か、月額固定料金かを確認します。従業員50名規模の場合、月額1万5,000円～4万円程度が一つの目安となります 。  
• 操作性
  • 経理担当者だけでなく、全従業員が使うシステムです。マニュアルを熟読しなくても直感的に操作できる、シンプルで分かりやすいインターフェースかどうかが、社内浸透の鍵を握ります 。  
• 必須機能の有無
  • 法人カード・交通系ICカード連携、スマートフォンアプリ（OCR機能含む）、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応は、現代の経費精算システムにおいて必須の機能と言えます。
• サポート体制
  • 導入時の初期設定サポートや、運用開始後の問い合わせ対応など、サポート体制の充実度は特に重要です。専任のIT担当者がいない中小企業にとっては、手厚いサポートが心強い味方となります 。  

料金や機能、対応する企業規模ごとに経費精算システムを比較したい方は、ぜひ『経費精算システム徹底比較』をご覧ください。

【まとめ】インボイス制度・電子帳簿保存法への対応ポイント

新しい法制度への対応は、多くの経理担当者にとって頭の痛い問題です。しかし、キャッシュレス化と経費精算システムの活用により、これらの対応は大幅に簡素化できます。

インボイス制度下の「従業員立替経費」精算、3つのポイント

1. 原則：全ての経費で「適格請求書」の回収が必要
   • インボイス制度下では、仕入税額控除を受けるために、原則として全ての取引でT番号が記載された「適格請求書」の回収・保存が必要です。これは、数百円の喫茶店の領収書であっても例外ではありません 。  
2. 例外：3万円未満の公共交通機関特例
   • 例外として、バスや鉄道などの公共交通機関の利用で、1回の取引が3万円未満の場合は、インボイスの保存がなくても帳簿への記載のみで仕入税額控除が認められます 。ただし、タクシー代や航空券代はこの特例の対象外なので注意が必要です。  
3. 宛名が従業員名の場合：「立替金精算書」で対応
   • 従業員が立て替えた際、領収書の宛名が従業員の個人名になってしまうことがあります。この場合、その支払いが会社の経費であることを証明するために、会社は「立替金精算書」を作成し、従業員宛のインボイスと一緒に保存する必要があります 。経費精算システムを使えば、この立替金精算書の作成や、インボイスとの紐付け管理も容易になります。  

電子帳簿保存法をクリアする「経費精算システム」の役割

経費精算システムは、複雑な電子帳簿保存法の要件を自動でクリアできるように設計されています。

• 真実性の確保
  • システム上で申請されたデータは、訂正・削除の履歴がすべて記録され、タイムスタンプが付与されることで、データが改ざんされていないことを証明します。これにより、法律が求める「真実性」を担保します 。  
• 可視性の確保
  • 税務調査などで求められた際に、日付・金額・取引先といった条件で必要なデータをすぐに検索・表示できる機能が備わっています。これが「可視性」の確保に繋がります 。  
• JIIMA認証の価値
  • 多くの主要な経費精算システムは、JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を取得しています 。この認証は、そのシステムが電子帳簿保存法の法的要件を満たしていることを第三者機関が証明するものであり、安心してシステムを導入できる大きな判断材料となります。  

まとめ：非効率な経費精算から脱却し、価値ある業務へシフトする第一歩

本記事では、中小企業が抱える経費精算の課題から、キャッシュレス化による具体的な解決策、そして法改正への対応までを網羅的に解説しました。

もはや経費精算のキャッシュレス化は、単なるコスト削減策ではありません。それは、経理担当者を単純作業から解放し、会社の成長を支える分析業務や戦略立案といった、より付加価値の高い仕事へとシフトさせるための経営戦略です。

法人カード、経費精算システム、それぞれにメリット・デメリットがありますが、自社の規模や課題、目指す姿によって最適な選択は異なります。しかし、本記事で紹介した比較ポイントや導入事例を参考にすれば、自社に合ったツールがきっと見つかるはずです。

非効率な業務に追われる日々から脱却し、未来に向けた一歩を踏み出すために。まずは、有力な選択肢となるサービスの具体的な情報を集め、比較検討を始めることからスタートしてみてはいかがでしょうか。

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よくある質問

Q1.導入コストは結局いくらかかるの？

A.法人カードは年会費無料のものから数万円のものまで様々です。経費精算システムの場合、初期費用は無料～10万円程度、月額費用は従業員50名の企業で3万円前後が目安となります。

一見コストがかかるように見えますが、導入事例にあるように、削減できた人件費や業務時間によって数ヶ月～1年程度で投資回収できるケースがほとんどです。  

Q2.従業員の私的利用が心配です。

A.法人カードは利用明細で全ての支出が可視化され、誰が・いつ・どこで使ったかが明確になります。経費精算システムと連携すれば、私的な利用と判断された明細を精算対象外に設定することも簡単です。明確な社内ルールを策定し、システムと併用することで、不正利用を効果的に防止できます 。  

Q3.経営層を説得するためのデータはありますか？

A.はい。本記事で紹介した「月120時間削減」といった具体的な導入事例の数値や、「ビジネスパーソンは生涯で52日を経費精算に費やしている」といった客観的なデータを提示し、費用対効果（ROI）を明確に示すことが有効です。

単なるコスト削減ではなく、「従業員の生産性向上」や「法改正対応によるリスク回避」といった経営視点でのメリットを訴えましょう。  

Q4.導入までにはどのくらいの期間がかかりますか？

A.比較的シンプルな法人カードの導入であれば、申し込みから発行まで数週間程度です。経費精算システムの場合は、初期設定や社内ルールの整備が必要なため、1～3ヶ月程度が一般的です。多くのシステム提供会社が導入サポートプランを用意しているため、活用することでスムーズに進めることができます。

Q5.領収書のないQRコード決済の経費精算はどうすれば？

A.QRコード決済の場合、店舗で発行されるレシート（利用明細）が領収書の代わりとして認められます。もしレシートが発行されない場合は、決済アプリの利用履歴画面のスクリーンショットなどを証憑として利用します。

電子帳簿保存法に対応するためには、「利用日時」「金額」「支払先」が明記されたデータを保存することが重要です。経費精算システムを使えば、こうした電子データもスマートフォンから簡単に申請書に添付・保存できます 。  

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