請求書電子化のメリットと義務化対応ガイド｜導入の進め方とおすすめサービス比較

「また請求書が届いていない？」
「紙をめくって登録番号を確認…もう限界！」

多拠点の紙請求書や登録番号の確認に追われ、残業続きの経理担当者は少なくありません。その悩み、請求書の電子化で劇的に解消できます。

本記事では、電子化のメリットと方法を徹底解説。紙の開封・ファイリングから解放され、業務を効率化するノウハウを紹介します。

法対応や取引先への案内、主要サービス比較まで網羅し、電子化の全体像と具体策がこれ一つでわかります。

請求書の電子化とは何か？いつから義務化？

請求書の電子化とは、これまで紙で発行・郵送・保管していた請求書をデジタルデータに変換しオンラインでやり取りすることです。例えば、請求書をPDFファイルで作成しメールに添付して送付したり、クラウド上の請求書システムから相手に共有したりする形態が該当します。

電子データでやり取りした請求書も紙の請求書と同等の法的効力を持ちますので、印刷して原本を郵送し直す必要はありません。実際、税務調査においても電子化された請求書は正式な証憑として認められます。

近年、多くの企業で請求書の電子化が進んでいる背景には、DX（デジタルトランスフォーメーション）の推進や2022年の電子帳簿保存法改正があります。

この法改正により、2024年1月以降は電子メールやウェブで授受した請求書などの電子取引記録は、電子データのまま適切な保存要件を満たす形で7年間保管することが全事業者に義務付けられました。

さらに、2023年10月から開始されたインボイス制度（適格請求書保存方式）への対応も、電子化を後押ししています。インボイス制度では、適格請求書発行事業者には登録番号や適用税率の記載が求められ、発行側・受領側とも請求書管理の手間が増えました。

適格請求書と適格簡易請求書の違いは『適格請求書と適格簡易請求書の違いとは？ 請求書の受け手・発行者の対応策も解説』をご覧ください。

紙で大量の請求書を処理し登録番号を逐一確認するのは困難です。電子化してシステム上で管理すれば検索や照合が容易になるため、インボイス対応の効率化策としても請求書電子化が注目されています。

インボイス制度で経理が対応すべき事項は『インボイス制度で業務ミスが増える前に！経理担当がやるべきことを徹底解説』で解説しています。

請求書を電子・デジタル化するメリット

請求書電子化には、経理業務の効率アップやコスト削減など様々なメリットがあります。主な利点を見てみましょう。

業務効率の向上

請求書を電子化すれば、これまで必要だった印刷・封入・郵送・開封・ファイリングといった煩雑な作業が不要になります。発行担当者が郵送のために出社する必要もなくなり、テレワークでも請求処理が完結します。

受領側にとっても、紙では数日かかっていた郵送のタイムラグなしに発行当日に請求書を受領・処理できるため、月末の突貫作業や支払遅延リスクが減ります。

また、電子データであればシステム上で一括承認や自動仕訳も可能になり、全体のスピードが大幅に向上します。過去の請求書もデータベースで管理すれば検索が容易になり、ファイル棚を探し回る無駄もなくなるでしょう。

コスト削減

紙の請求書にかかっていた様々なコストが削減できます。例えば発行側では、印刷用紙代・プリンタトナー代、封筒・切手代、バイク便や郵送料、人件費などが電子化によってゼロまたは大幅圧縮できます。受領側でも、紙の請求書を保管するためのキャビネットや倉庫スペース代、保管管理コストが不要になります。

特に大量の請求書を扱う企業では、紙保管のためのスペース確保や文書配送に相当な費用がかかっており、電子化によるペーパーレス化効果は無視できません。実際にある企業では、請求書電子化で年間数十万円以上の郵送費削減につながったケースもあります。

紛失防止と受領漏れ防止

電子化すれば請求書をデータで授受する際に送受信履歴がシステム上残るため、「請求書を送った/送られていない」の行き違いや紛失が格段に減ります。メール送信であれば送信日時や宛先記録が残り、請求書配信システムなら相手の閲覧状況まで把握できる場合もあります。万一届いていない場合もすぐ検知でき、再送依頼やフォローが迅速です。

また紙のように物理的に紛失する恐れがないため（サーバー上にバックアップも取れる）、重要な請求書をなくしてしまうリスクが大幅に低下します。多拠点から本社に紙を集める運用も、直接電子データ送信に切り替えれば“回収漏れ”が起こりにくくなります。

リアルタイムな状況把握

電子化により、請求書発行・受領の状況をリアルタイムで把握できます。紙では郵送中か届いたか不明な期間がありましたが、電子なら「いつ・誰に・どの請求書を送付/受領したか」がすぐに確認できます。

経理部門の管理者にとっても、各部署の支払予定額や請求書受信件数をシステムで一目で把握できるようになり、内部統制やモニタリングが強化されます。支払承認の滞留も可視化できるため、決算期末の締め処理も計画的に進めやすくなります。

法令遵守・監査対応

請求書電子化は、最新の法令要件に沿った業務プロセス構築にも役立ちます。電子帳簿保存法では電子取引データ保存に「真実性の確保」「可視性の確保」が求められます。電子システムを使えばタイムスタンプ付与や検索機能でこれら要件を容易に満たせますし、JIIMA認証取得済みのサービスも多く安心です。

適格請求書（インボイス）の保存も電子化しておけば、税務調査時に紙書類を山から探す必要がなくなります。監査対応でも、必要な請求書を画面上ですぐ提示でき、会計監査人や税務署からの要求に迅速に応じられます。社内のガバナンス向上にもつながるでしょう。

このように、請求書電子化には「時間・コストの削減」「リスク低減」「法令対応力向上」といった多面的なメリットがあります。紙対応に追われ本来業務に割ける時間が少ない…という企業にとっては、電子化の恩恵は特に大きいでしょう。

請求書を電子・デジタル化するデメリット

一方で、請求書を電子化するにあたって注意すべき課題も存在します。導入前にこれらデメリットを把握し、適切な対策を講じておくことが大切です。

初期導入コスト・ランニングコスト

本格的に電子請求書システムを導入する場合、システム利用料や初期設定費用が発生します。中には初期費0円・低月額で始められるサービスもありますが、機能が充実したものほどそれなりの費用がかかります。ただし、郵送費や人件費の削減効果と相殺できるケースも多いです。

無料トライアル等を活用しながら、費用対効果を事前にシミュレーションすると良いでしょう。また、エクセル＋メールの手作り運用であれば直接費用はかかりませんが、その場合でもセキュリティ強化（メール誤送防止策や暗号化など）に多少のコストや手間が必要になります。

取引先対応の手間（合意形成）

全ての取引先が電子化に前向きとは限らない点に注意が必要です。特に長年の取引で「うちは紙の請求書でないと困る」という慣習がある会社も存在します。また経理システム上紙原本が必要とされている先もあります。そのため、電子化の際は各取引先ごとに事前の案内と了承取りが必要であり、一斉に強行するとトラブルになる恐れがあります。

場合によっては一部の取引先とは紙運用を継続したり、電子＋紙の並行運用期間を設けたりする柔軟さも求められます。電子化のメリットを理解してもらえるよう、案内文で相手のメリットも説明するなど工夫しましょう。

電子データ管理のための要件充足

電子化した請求書を保存する際には、電子帳簿保存法の定める要件（改ざん防止措置や検索機能確保等）を満たす必要があります。自社でサーバー管理する場合は社内規程整備やIT統制が求められますし、クラウドサービス利用時も要件対応状況を確認すべきです。

また、バックアップ体制にも注意が必要です。クラウドに保存しているから安心と油断せず、定期的にデータをダウンロードして社内にも控えを置くなど、万一の障害に備えましょう。

紙文書の整理・スキャナ保存要件

紙で受領する請求書が依然として残る場合、それらをスキャンして電子保存する運用を取り入れることになります。この際、スキャナ保存制度の要件（解像度やカラー要件、タイムスタンプ付与、検索項目入力など）を満たさないと原本の破棄はできません。

過去分をまとめて電子化する場合は、膨大な紙書類のスキャン・ファイル整理作業も発生します。専用の高速スキャナ機器やOCRソフトの導入費用も考慮する必要があります。こうした紙から電子への移行コストも見積もり、必要なら外部のBPOサービス（後述のBill OneやTOKIUMなど）を活用することも検討しましょう。

スキャナ保存要件の詳細については「電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件を完全解説！タイムスタンプ不要の条件からおすすめサービスも紹介」で解説してします。

情報漏洩リスクへの対策

請求書を電子データで扱うということは、ネットワークを介して重要情報を送受信することを意味します。サイバーセキュリティ対策は紙以上に重要です。

例えばメール送付時にパスワードなしPDFを添付すると、万一誤送信や第三者に漏えいした場合に情報流出のリスクがあります。

必ずパスワード付与やファイル暗号化を行いましょう。クラウドサービス選定時も、SSL通信の有無やアクセス権限設定機能、2要素認証などセキュリティ機能が充実しているかを確認してください。さらに内部統制面でも、データ改ざん防止のため権限管理や操作ログ監査などの仕組みを整えることが望まれます。

以上の点を踏まえれば、デメリットや注意点は事前準備と対策によって軽減可能です。費用面の課題は小規模向けプランの活用や効果試算でクリアし、取引先対応は丁寧な説明と段階移行で乗り切る、といったように計画的に進めましょう。

請求書電子化の方法と進め方

それでは、具体的に請求書電子化を実現するための方法と導入ステップについて解説します。自社の業務形態や取引先の状況に応じて、最適なやり方を選びましょう。

請求書を電子交付する主な方法

請求書電子化には大きく3つの方法があります。それぞれ必要な準備やメリットが異なります。

1. PDF化してメール送付

現在もっとも多く採用されている簡易な方法です。紙で発行していた請求書をスキャンしてPDF化するか、はじめからExcel/Wordなどで作成しPDF出力します。そのPDFをメールに添付して送信すれば、印刷・郵送の手間とコストを削減できます。

取引先にも即座に届くためスピードメリットがあります。ただし、メール送信時には宛先間違いや情報漏洩に注意が必要です。送信前の複数人チェックや、添付PDFにパスワードを設定するなどセキュリティ対策を講じましょう。

2. クラウド共有サービスを利用

請求書データをクラウドストレージ（例: Googleドライブ、Dropbox等）にアップロードし、そのダウンロードURLを取引先に共有する方法です。メールに大容量ファイルを添付できない場合や、多数の取引先に一括送付したい場合に有効です。宛先リストにURLを一斉送信すれば、多くの請求書をまとめて送付できます。

この方法では、アクセス権限の設定が重要になります。URLを知っている人なら誰でも開ける設定だと情報漏洩の恐れがあるため、ダウンロードにパスワードをかけたり、リンク先の閲覧権限を取引先担当者のみに限定したりしましょう。またリンクの有効期限を設定しておくとセキュリティ向上につながります。

3. 請求書発行システムを使って送信

請求書の作成から送付・管理までを一元化できるクラウド請求書発行システムを導入する方法です。この場合、社内で請求書を作成するとシステム上で取引先に通知・共有され、取引先はウェブ上の専用画面から請求書PDFをダウンロードできます。システム導入には費用がかかりますが、手作業ミスの削減や業務効率化効果が大きいです。

また多くのシステムは電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、自動でタイムスタンプ付与や適格請求書の必要項目チェック機能などが備わっています。請求書の受領状況や開封確認もシステム画面で追跡でき、督促業務も効率化できます。今後の取引拡大やDXを見据える企業には、最も包括的な解決策と言えるでしょう。

請求書電子化の導入・案内のためのステップ

請求書電子化を円滑に進めるために、次のようなステップを踏むことをおすすめします。

ステップ1：社内体制の構築

まず、電子化に向けた社内プロジェクトチームを作りましょう。経理部門はもちろん、情報システム部や各事業部門からも担当者を決め、紙の請求書処理フローを洗い出して改善計画を立てます。「誰が・どのタイミングで・何をするか」を電子化後にどう変えるか明確にし、新しい業務フローを文書化して社内周知します。

例えば「各営業所は取引先から受け取った請求書を当日スキャンして受領システムにアップする」「本社経理はオンライン上で承認し会計仕訳へ連携する」等、具体的な役割分担と手順を書き出します。また電子化に伴う社内規程も整備し、経営層の決裁を得ておきます。これにより全社的な協力体制を築きましょう。

ステップ2：取引先への案内文と同意取得

次に、請求書のやり取りを電子化したい旨を取引先に通知します。いきなりメール送信に切り替えるのではなく、まずは案内文を送付して相手の了承を得ることが重要です。この案内では、電子化による取引先側のメリット（郵送待ち時間の短縮、印紙税の節約、保管負担の軽減など）をわかりやすく伝えましょう。

大半の取引先はメリットを理解すれば同意してくれるはずですが、万一難色を示す先があれば個別対応を検討します（例えば当面は従来通り紙郵送を継続するなど）。自社が請求書を受け取る立場の場合も、発行元（仕入先）に対して「請求書は可能であればPDFで送付願います」と依頼し、受領側から電子化を働きかけることも有効です。

ステップ3：試行運用と段階的な切り替え

取引先へのアナウンス後、いきなり全社一斉ではなく、まずは一部の取引や部門で電子化を試行してみると良いでしょう。例えば主要な取引先5社だけ先行してメール請求書に切り替え、1～2ヶ月運用してみます。そこで発生したトラブルや社内フロー上の問題点を洗い出し、解決策を講じます。

試行結果を踏まえてマニュアルやルールをブラッシュアップした上で、残りの取引先にも展開します。段階的移行を行うことで、現場の混乱を最小限に抑えつつ全体移行ができます。完全電子化後しばらくは、社内に紙で受領した請求書が残るかもしれませんが、そうした紙は早めにスキャンして電子データ化し、紙と電子の一元管理を目指しましょう。

ステップ4：運用定着とフォロー

電子化が軌道に乗った後も、定期的に運用状況を確認し、問題があれば改善します。例えばファイルサーバで管理している場合、「所定のフォルダ以外にデータが散乱していないか」などをチェックしましょう。クラウドシステムを使っている場合も、新しく追加になった取引先に紙で送ってしまっていないか等をモニタリングします。

また、法令改正や取引先の増減に伴い運用ルールを更新することも必要です。電子インボイスの標準規格（Peppolなど）が普及してきたらそれに対応できるか、社内システムとのデータ連携をさらに深化できないか、といった観点で継続的に電子化レベルを高めていくと良いでしょう。

請求書電子化の注意点

上記ステップの中でも触れましたが、導入時につまずきやすいポイントを補足します。

セキュリティ対策

請求金額や振込先など重要情報を含む請求書データは、厳重に扱う必要があります。以下の点に注意しましょう。

• メール添付時は毎回パスワード保護を徹底し、誤送信防止のため宛先入力時は社名を再確認する
• 可能であれば誤送信防止ツールの導入も検討する
• クラウドシステム利用時は、不正アクセス対策として二要素認証やIPアドレス制限などを設定する
• 社内のアクセス権限を適切に設定し、誰もが全ての請求書データを見られる状態にならないよう対策する
• バックアップはクラウド任せにせず、定期的にデータをエクスポートして社内保管するなど多重に確保する

紙原本と電子保存

改正電子帳簿保存法では、電子取引（メールやWebで受け取った請求書）は紙に出力して保存することが認められていません。このため、電子的に受領した請求書については必ず電子データで保管しましょう。逆に郵送で受け取った紙の請求書は、紙のまま保存することも可能です。

しかし紙を保管せず電子化して保存したい場合は、スキャナ保存要件（解像度やカラー、タイムスタンプ付与、検索項目入力など細かい要件があります）を満たす必要があります。満たせば原本を捨てられますが、満たせない場合は電子データ保存だけでは不十分となり原本保管義務があります。

取引先とのコミュニケーション

電子化移行期には、取引先との綿密なコミュニケーションがカギとなります。例えば案内後に一定期間返事がない場合、電話などで「メールでの請求書受領は可能でしょうか？」と確認し、了承を得たら具体的な送付先メールアドレスを教えてもらいます。

送付方法も、先方の希望に合わせて柔軟に対応しましょう。ある取引先は「うちは請求書システムXを使っているので、そこにアップしてほしい」と言うかもしれません。この場合、自社が対応可能なら先方のやり方に歩み寄ることも検討します。

各社がそれぞれ自分のシステム利用を求め合うと非効率ですが、主要取引先には歩調を合わせることもビジネス上大切です。長期的には業界全体で標準的な電子インボイス規格（Peppolなど）に統一されていく流れがありますので、そうした最新動向にもアンテナを張っておきましょう。

以上、請求書電子化の具体的な方法と進め方を見てきました。重要なのは、紙中心の従来プロセスを見直すきっかけとして電子化を位置づけ、関係者の理解と協力を得ながら無理なく進めることです。

主要な請求書電子化サービスの比較紹介

請求書電子化を支援するサービスは数多く存在します。ここでは、国内で代表的なサービスをいくつかご紹介します。それぞれ特徴が異なりますので、自社の課題に合ったものを選ぶ参考にしてください（詳細な機能・料金は資料請求や公式サイトでご確認ください）。

Bill One（ビルワン）

Sansan株式会社が提供するクラウド請求書受領サービス。紙の請求書を代理で受領し、スキャンデータ化してクラウド上で一元管理できるのが最大の特徴です。小規模法人向けに初期・月額無料プラン（※月受領枚数等の制限あり）も提供されており、スモールスタートもしやすいです。多拠点の紙請求書回収に悩む企業や、手入力ミス・紛失リスクを徹底的になくしたい企業にとって、有力なソリューションです。

TOKIUMインボイス

株式会社TOKIUM（旧称: BearTail社）が提供する請求書受領サービス。あらゆる形式の請求書を一括で受領代行してくれる点が大きな強みです。TOKIUM側のセンターで受領時にタイムスタンプを付与し、紙原本も専門施設で保管してくれるため、利用企業は電子データを受け取るだけで電子帳簿保存法対応が完結します。大手～中堅企業で紙書類の電子保存や請求書DXを推進したい場合に検討したいサービスです。

マネーフォワード クラウド債務支払

株式会社マネーフォワードによる請求書受領・支払管理サービス。同社の「クラウド会計」「クラウド経費」等と連携し、バックオフィス全体の効率化を図れるのが特徴です。既にMFクラウドシリーズを利用中の企業、あるいは会計・経費業務まで含めたDXを検討している企業には有力な選択肢でしょう。

楽楽請求

株式会社ラクスが提供する電子帳簿保存法対応のクラウドサービス。メイン機能は社内の様々な書類を電子データとして保存・管理することですが、請求書の文脈では紙請求書のスキャン保存を効率化する機能が注目できます。同社の電子請求書発行サービス「楽楽明細」と併用すれば、発行・受領双方でペーパーレスを完結できる点も魅力です。中堅・中小企業で、紙書類の社内スキャン保存を効率化したい場合に適しています。

BtoBプラットフォーム 請求書

株式会社インフォマートが提供する業界標準的な請求書クラウドです。多くの企業が導入しており、プラットフォーム上で発行企業と受領企業が直接やり取りできる点が特徴です。大量の取引先と請求書をやり取りする大企業ほどメリットが大きく、実際に数万社が利用しています。既に取引先が導入している場合は自社も参加することで、双方で紙を廃止できるでしょう。

※上記以外にも、invox（弥生グループの受領特化サービス）、バクラク請求書（LayerX社の経理DXサービス）など多くの請求書電子化サービスがあります。「請求書受領サービスおすすめ10選比較｜無料あり・クラウド型でインボイス対応も万全」でより詳細にサービスを比較してみましょう。

請求書電子化で経理業務の未来を変える（まとめ）

請求書の電子化は、経理業務を単なる作業から「戦略的な仕事」へ変える転換点です。入力の手間がなくなれば、分析や経営提言に時間を割け、残業削減やSDGsにも貢献します。

導入のハードルはありますが、要点を押さえれば乗り越えられます。法対応も必須なため、早めに着手しメリットを享受するのが賢明です。

まずはBill Oneなどの有力サービスを資料請求し、機能や費用を比較してみましょう。「紙に追われる日々」から解放される第一歩として、今こそ導入を検討してはいかがでしょうか。

よくある質問（FAQ）

Q1. 請求書をPDFで送っても法律上問題ありませんか？

A1. はい、電子化した請求書も紙の請求書と同様に法律上有効です。納品書や見積書、領収書なども含め電子データでの授受が認められており、税務調査でも正規の証憑として扱われます。

ただし、電子データで保存する際には電子帳簿保存法の定める要件（真実性・可視性の確保等）を満たす必要があります。適切なシステムや運用ルールの下で保存すれば問題ありません。

Q2. 請求書の電子化は義務ですか？いつから義務化されたのですか？

A2. 請求書そのものを電子発行する義務はありませんが、電子取引で授受した請求書データの電子保存は2024年から完全義務化されています。

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法で定められ、2023年末までの猶予期間を経て2024年以降、電子メールやWebで受領した請求書等は紙ではなく電子データで7年間保存しなければなりません。

Q3. 請求書電子化への切り替えを取引先に案内するにはどうすればいいですか？

A3. まずは案内文書を送付して事前に了承を得ることが大切です。案内の際、電子化によって取引先側にもメリットがあることを明記すると効果的です。案内は1回だけでなく、数回繰り返し送付すると了承が得られやすくなります。

そして、先方から同意の返事をもらったら、念のため初回送付後に「無事ご覧いただけましたか？」とフォローの連絡をするのも親切です。

Q4. メールでPDF請求書を送った場合、紙の原本を郵送する必要はありますか？

A4. 基本的に郵送は不要です。電子データで送付すればそれが正式な請求書となり、紙原本がなくても請求行為は完結します。日本の法律上も、商取引において請求書の原本郵送は義務ではありません。

ただし、取引先企業によっては「社内規定で紙原本が必要」というケースがあります。そのような場合には先方のルールに従い、PDF送信後に念のため同内容の紙を郵送するといった対応を取ります。

Q5. 電子化した請求書に会社印（電子印鑑）は押すべきですか？

A5. 法律上は印鑑は不要です。請求書に印を押さなくても債権としての効力は変わりません。しかし、慣習的に「印無しの請求書はちょっと…」と感じる取引先もいるでしょう。そういった場合に備えて、電子請求書上に電子印鑑（社判の画像）を表示させる企業も多くあります。

PDFなら事前に印影画像を貼り付けて作成できますし、クラウド請求書システムでも電子印鑑機能を備えるものがあります。

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