エルクトラベル出張手配プラス｜法人向けクラウド型出張手配・管理サービス | インタビュー掲載

インタビュイー：
株式会社エルク 代表取締役 川崎 氏

インタビュイー：
株式会社エルク マーケティングチーム マネージャー 光来出 氏

出張手配プラスとはどのようなサービスですか？開発の背景も教えてください

出張手配プラスは、国内出張・海外出張・団体手配の申込窓口をひとつにまとめて、手配と管理の業務負担を軽くするクラウド型の出張管理サービスです。完全にBtoB向けで、企業の出張にまつわる手配をまるごとアウトソーシングできる仕組みを中心に据えています。

実は私たちの始まりは、ある企業の中の一部署でした。総務部のような形で社内の出張手配を集約して行っていたが、手配の数がかなり多いため、その業務を効率化するなかで培ったノウハウを、2003年ごろに企業向けにサービス化したのがスタートです。企業のお悩みを聞きながら１つ１つサービス化してきました。独立した方がスピード間をもって、やれることが2018年に思い切って独立した、という背景になります。

競合他社と比較したときの強みはどこにありますか？

他社様はおそらく旅行業という括りから始まっている会社が多いと思うのですが、私たちは前身が社内の効率を上げるという一部署からスタートしています。だからこそ、企業の管理部門が何をしたいのかをよく熟知しているのが大きな違いです。旅行というよりも、社内の業務の効率化、企業がやりたいことをそのまま実現できる環境を用意できる、という点が他社様との一番の違いだと考えています。

国内・海外・団体手配をひとつの窓口でまとめられる点について教えてください

出張手配は、大きくわけて国内と海外があります。他社様だと海外だけ、あるいは社員旅行のような団体だけ、という形で分かれているケースが結構あります。そうすると企業はいろいろな会社と付き合わなければならず、年に一度しか使わない会社だと「どこに頼んでいたかな」と分からなくなってしまいます。エルクの場合は、海外も国内も社員旅行も、たとえば大型バスで工場を見に行くようなものまで、企業に必要な手配をすべて一元化してお引き受けできます。どこに頼んでいいか分からないという不安がなくなり、安心してお任せいただけるのが大きなところだと考えています。

導入することで、社内の管理やコミュニケーションコストはどう変わりますか？

今でいうと、電子帳簿保存法とインボイス制度が始まったことの効果が一番大きいですね。正直なところ、これらの対応で経理側の手間はものすごく増えています。これまでは領収書を一枚出して金額を見て終わりだったものが、今はすべてデータ化しなければならず、インボイスに対応しているかどうかの確認まで必要になりました。このチェック工数をなくしたい、というご相談が今は一番多いです。

あわせて、いつ誰がどこに行っているのかをデータとして保存できるので、「この部署は直前手配が多い」といった分析にも活用していただけます。結果的にコストを下げる、改善のサイクルを回せるようになるのが大きなメリットです。出張の予算が実際どれだけかかっているのかを数字で見える化できる点も、意外と多くの企業が管理できていない部分なので、喜ばれています。

導入を主導されるのは、どのような部門の方が多いですか？

多いのはやはり総務系です。管理部や人事・経理といったバックオフィス側が圧倒的に多いです。管理部という部署がない会社も結構あるので、総務と管理がひとつになっているケースも多いと思います。もともとエルクの前身が、そうした管理部門の課題を解決するために集約手配を始めているので、共通のお悩みを抱えている部門から声がかかることが多いです。

導入のきっかけとして、相談が多い理由は何ですか？

今はやはり「立替えをなくしたい」というご相談が多いです。これまで出張は本人が立て替えて、戻ってきたら精算するという形が一般的でしたが、会社の経費を本人が何ヶ月も立て替えたままにしておくのはおかしい、という意識が広がってきています。あわせて、誰がいつどこに行っているのかを見える化したいという、コンプライアンス強化の観点でのご相談も増えています。

不正防止の面も大きいですね。経費の不正申請については、3〜4割くらいの企業で起きているかもしれないというアンケートもあるくらいで、「ちょっと怪しい申請があるな」という経験は多くの方がされていると思います。出張手配は現金化しやすい部分も残っているので、そこをきちんと正していきたい、という動機づけにもつながっています。

旅行代理店やExcel管理と比べたとき、選定の決め手になるのはどこですか？

まず、導入が3営業日と早いことですね。

総務の方は手配のことが分からないので、「これどうしたらいいですか」というときもエルクに聞くだけで全部済みます。社内に「始めました」という周知だけしていただければ、あとは運用も管理もエルクで対応するので、企業の担当者は、導入の手放れがとても早いんです。新しいツールを覚えたり、それを教える人が必要になったり、という手間がかからないのも選ばれる理由になっていると感じます。

導入によって、どのような効果が出た事例がありますか？

エルクは企業のご意見を聞きながらサービスを強化してきたので、たとえば請求先を細かく分けたい、社員をいっぱい登録したい、といったご要望に幅広くお応えできます。そのうえで数字で示せる事例で言うと、コスト削減では企業様によって20%ほど削減できたケースがあります。これまで変更のできる航空券を取って運用されていたところを、エルクのサービスでもう少し割引きの効いた変更可能な航空券に切り替えていただいて、20%ほど削減できた、という事例です。

また、これはエルクだけの効果ではありませんが、一括の請求払いに変えることで精算部分の工数が60〜80%ほど減る、というのもよくあるお話です。上場を控えて出張件数が爆発的に増え、管理が追いつかない、ルールもきちんと整備したいという企業様からも、こうしたツールを入れて整えていきたいというニーズをいただいています。

お客様の要望に応じた開発は、どのように進めているのですか？

カスタム開発はほとんどお受けしていなくて、みんなが使って「必要だな」と思うことだけを作る、という考え方でやっています。ですので、ある企業様から出たご要望でも、多くの企業に役立つものであれば、それをシステムに反映して、他のお客様にも使っていただけるようになります。開発のスパンも早くて、物によっては本当に1週間で出来上がってくるものもあります。最近でいうと、IP制限をかけて外からアクセスできないようにしたい、というご要望があり、「確かにあった方がいいな」ということで対応しました。利用されている方の声をうかがって、必要なものがすぐ形になる点は、満足度につながっていると考えています。

どのような企業が向いていますか？成功パターンがあれば教えてください

出張が立替えをされている会社は、ほぼすべて向いていると思います。立替えをやめるだけで、先ほどお話しした管理や不正防止にもつながります。いろいろなことは起きてから対応するとすごく手間も時間もかかるので、起こる前に予防するためにも、立替えをしている会社は一度見直された方がいいと思います。立替えはつい精算を忘れてしまったり、領収書をなくしてしまったりしがちで、一ヶ月分まとめて精算するような運用になっている企業様も多いので、そこを仕組みで解決できるのが成功パターンだと思います。

導入前後のサポート体制について教えてください

運用自体は、まず営業が説明会や初期設定の支援などを行います。そして実際にスタートし出すと、今度は営業が出てくる場面はほとんどなくなり、エルクの国内・海外手配チームが実際の手配をフォローアップしていく形になります。手配は担当制ではないため、誰に聞いてもわかるようになっています。困ったときは営業に電話していただければ対応しますので、導入後も窓口がはっきりしていて安心していただけると思います。

料金体系はどのようになっていますか？

初期費用も月額利用料も無料でご提供しています。私たちが料金面も含めて一番大切にしているのは、企業の規模や出張の頻度に関わらず、どんな企業様にも気軽に使っていただくことですね。たとえば「海外出張は年に一度しかないけれど使えますか？」というご相談も、もちろん全部対応できますとお答えしていますし、「ＪＲだけは個人で手配して、その他の部分をお願いしたい」「商品ごとに使い分けたい」といったパターンも全く問題ありません。会社の規模が大きくても小さくても、私たちがやることは同じなので、サービスレベルも料金体系も変わらないんです。そこは本当に、いつでも気軽にご相談いただけるようにしています。出張や社内旅行以外にも、たとえば「入社前の新入社員研修のチケットを取りたい」とか、あるいは「何周年かの記念で大型バスを使って出かけたい」といったご相談にも対応しています。こうした領域って、実は他社さんだと対応していなかったり、カバーしていなかったりすることも結構あるみたいなんですが、当社では柔軟にお引き受けしていますし、出張にまつわることであれば、ほぼすべて手配できる体制になっています。

今後の展望を教えてください

おかげさまで企業のプラットフォームがだいぶ出来上がってきたので、次は企業が困っていることを何で解決できるかをいろいろ考えています。当社を導入いただいている企業様は、手間や管理をきちんとしたいという、よく似た領域のお悩みを抱えていることが多いんです。たとえば健康診断の管理や、地震などに備えた防災・危機管理といった領域は、すでにサービスはあっても、コストが高かったり手軽に導入できなかったりして入れられていない企業が多い。そういったものを一元管理できるサービスを作っていきたいと考えています。

もうひとつ、せっかくこの業界で働いているので、同業の支援もしていきたいと個人的には考えています。実は同業はライバルというより、お互いに困っていることを助け合える関係だと思っています。売っているものは飛行機のチケットなど共通で、商品自体の差別化は難しい世界です。だったら、みんなが楽できるツールをみんなで共有して使えた方がいいと思っています。

まとめ・編集部コメント

出張手配プラスは、国内・海外・団体手配の窓口をひとつにまとめ、手配と管理の負担を軽くするクラウド型の出張管理サービスです。前身が企業の総務部門だったという成り立ちから、旅行業ではなく管理部門の課題解決を起点にサービスを磨いてきた点に、株式会社エルクならではの独自性があります。

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応で経理の負担が増すなか、立替えの撤廃や出張内容の見える化を通じて、コンプライアンス強化と不正防止を後押ししてくれる点は実務的な価値が大きいといえます。初期費用・月額利用料ともに無料で、最短3営業日から始められる手軽さに加え、航空券の切り替えで約20%のコスト削減、一括請求への移行で精算工数が60〜80%減といった具体的な成果も生まれています。出張の立替えや煩雑な精算、属人的な手配に課題を感じている企業にとって、まず相談してみる価値のあるサービスです。総務・経理部門の手離れの早さを重視する企業や、上場準備などで管理体制を整えたい企業にも、有力な選択肢となるサービスといえるでしょう。