出張申請書テンプレートと書き方｜記載項目・記入例・申請の流れまで解説

出張の可否や費用を会社が事前に確認するための社内書類が、出張申請書です。決まった様式は法律で定められておらず、多くの企業は自社で雛形を用意して運用しています。

本記事では、出張申請書にそのまま使える標準的な記載項目を一覧で示したうえで、日帰りや宿泊・海外といった用途別の選び方、承認が通る「出張目的」欄の書き方、申請から精算・報告までの流れを解説します。

記載項目はコピーして自社のWordやExcelの様式に移せる形で掲載しました。あわせて、申請・承認の件数が増えてきたときに検討したい、運用をシステム化する選択肢まで取り上げます。

出張申請書テンプレート｜標準の記載項目一覧

まずは、出張申請書に入れておきたい標準的な記載項目を一覧で示します。以下は出張申請書で広く使われる基本的な項目で、決まった書式は法律で定められていないため、自社のWordやExcelに書き写せばそのまま申請書の雛形として使えます。

すべての項目を必ず入れる必要はありません。自社の出張規程や承認ルートに合わせ、不要な欄を省いたり、独自の欄を足したりして調整します。

項目名だけをまとめると、次のとおりです。この部分をそのままコピーして、自社のWordやExcelの様式に貼り付けて使えます。

• 申請日／提出先
• 申請者情報（所属部署・氏名）
• 出張先・訪問先
• 出張の目的・用件
• 出張期間（出発・帰着の日時）
• 交通手段・経路
• 宿泊の有無・宿泊先
• 概算費用（交通費・宿泊費・日当などの内訳）
• 同行者
• 緊急連絡先
• 承認欄（申請者・上長・決裁者）

記入例（記入済みの見本）

各項目にどのような内容を入れるか、国内への1泊2日の出張を例に、記入済みの見本を示します。自社の様式を作るときの参考にしてください。

出張のタイプが変わると、主に埋め方が変わるのは出張期間・宿泊の有無・概算費用の3欄です。変わる欄を中心に、日帰り（国内）の記入例は次のとおりです。

海外出張では、国内の項目に加えて、渡航先・パスポート番号・現地通貨での概算・海外出張保険の有無を書き足します。国内と変わる欄・書き足す欄を中心に、記入例は次のとおりです。

用途別の様式の選び方

出張の内容によって、必要な欄は変わります。基本の項目を土台に、次のように用途ごとへ調整すると使いやすくなります。

海外出張では、国内にはない情報が必要になります。現地での支払いに備えた通貨別の概算や、万一に備える海外出張保険の加入状況を書く欄を設けておくと、申請の段階で確認漏れを防げます。

「出張目的」欄の書き方と記入例

記載項目の中でも、承認の可否を左右するのが「出張目的」欄です。受理する側は、この欄を見て「その出張が本当に必要か」「費用が妥当か」を判断します。訪問先・行う業務・出張で達成したいことまで書くと、承認者が必要性を判断でき、差し戻しが減ります。

場面別に、ありがちなNG例と、承認が通りやすいOK例を示します。

NG例に共通するのは、訪問先や行動は分かっても「何を達成するための出張か」が読み取れない点です。目的が具体的だと、承認者はその費用を支出する妥当性を確かめられます。出張の成果を後で振り返る際にも、目的が明確な申請書は判断の基準になります。

出張申請から精算・報告までの流れと関連書類

出張申請書は、単体で完結する書類ではありません。申請から承認、費用の精算、出張後の報告まで、いくつかの書類と連動して使われます。一般的な流れは次のとおりです。

仮払金申請書・出張報告書・経費精算書との関係

仮払金申請書は、出張前に交通費や宿泊費の前払いを受けるための書類です。出張申請書に書いた概算費用をもとに申請し、出張後の精算で過不足を調整します。

経費精算書は、出張後に実際の支出を領収書とともにまとめ、仮払との差額を精算する書類です。出張報告書は、出張で何を行い、どんな成果があったかを記録します。これらは出張申請書の内容と照らし合わせて確認されるため、申請の段階で目的や費用を具体的に書いておくと、後工程の照合がスムーズになります。

出張申請書とは？作成する目的と保存のルール

出張申請書とは、従業員が出張の可否について会社の承認を得るために、目的・期間・費用などを記して提出する社内書類です。出張命令書や出張届と呼ばれることもあります。

作成する目的は、主に4つあります。出張が本当に必要かという妥当性を事前に確認すること、費用を把握して予算を管理すること、空出張や費用の水増しといった不正を防ぐこと、そして出張者の所在を把握して安全管理につなげることです。

出張申請書そのものの作成を直接義務づける法令はありません。様式も各社が自由に定められます。ただし、常時10人以上の労働者を使用する事業場で、出張旅費規程のように全労働者へ適用する定めを設ける場合は、就業規則の一部として作成し、労働基準監督署へ届け出る必要があります（労働基準法第89条）。

出典・参考資料（1件）

• 出典：労働基準法 第89条（作成及び届出の義務）｜e-Gov法令検索

作成した書類の保存期間

出張に伴って作成・受領する書類は、保存の対象になります。注意したいのは、書類の種類によって根拠となる法律と保存期間が異なる点です。

まず、経費精算書や領収書など税務上の証憑は、法人税法上、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります（青色申告で欠損金が生じた事業年度などは10年間）。出張の交通費・宿泊費の領収書もこれに含まれます。

出典・参考資料（2件）

• 出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
• 出典：法人税法施行規則 第59条（帳簿書類の整理保存）｜e-Gov法令検索

一方、出張申請書そのものを「労働関係に関する重要な書類」として保存する場合は、労働基準法に基づいて保存期間を考えます。同法第109条は保存期間を5年間と定めています。

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。

出典：労働基準法 第109条（記録の保存）｜e-Gov法令検索

ただし、この5年間は経過措置により、当分の間は3年間とされています（労働基準法第143条）。「3年保存」とだけ説明されることもありますが、これは経過措置による暫定的な年数で、本則は5年間である点に注意が必要です。実務では、税務上の証憑は7年間、申請書など労働関係の書類は当分の間3年間（本則は5年間）を目安に保存しておくと安全です。

出典・参考資料（1件）

• 出典：労働基準法 第143条（経過措置）｜e-Gov法令検索

紙・Excel運用の限界と申請・承認のシステム化

出張申請書はテンプレートで用意できますが、申請の件数が増え、承認ルートが複雑になってくると、紙やExcelでの運用には限界も見えてきます。

出張の件数が少なく、承認者も限られている間は、テンプレートを配布して運用すれば十分です。わざわざシステムを入れなくても、申請と承認は回ります。

一方で、申請件数が増え、承認ルートが複雑になってくると、別の手間が生じます。ファイルの最新版がどれか分からなくなる、誰がどこまで承認したかを追えない、差し戻しのやり取りがメールに埋もれる、申請内容を手配や経費精算へ手作業で転記する、といった負担です。こうした状態が常態化してきたら、申請・承認の電子化を検討するタイミングといえます。

出張管理システムを使うと、WebやスマートフォンからWeb上で申請でき、承認フローを電子化できます。申請した内容をそのまま出張の手配や経費精算につなげられるため、転記の手間や承認漏れを減らせます。ここでは、出張の申請・承認から手配・精算までを一つの基盤で扱えるサービスを2つ紹介します。

以下は、ここで取り上げる2つのサービスの比較表です。

※2026年10月時点の各社公式情報にもとづきます。最新の仕様・料金は各社公式サイトでご確認ください。

1. ピカパカ出張DX（株式会社ピカパカ）

株式会社ピカパカが提供する出張手配・管理システムです。航空券・新幹線・ホテルの手配と請求を1つの画面に集め、出張の申請・承認のワークフロー機能を備えています。

事前の稟議フローを付けられ、承認済みの出張だけを予約へ進める運用にできます。手配した分は請求書でまとめて精算でき、出張者の立替をなくせる点も特徴です。取扱は航空会社132社・ホテル64万軒にのぼり、横断して検索・予約できます。料金は利用状況に応じた個別の見積もりで、金額は問い合わせて確認する形です。

出張の申請・承認を手作業で回す負担は、出張管理サービスが生まれた起点でもあります。提供元の株式会社ピカパカは、開発の背景を次のように説明しています。

2. 出張手配プラス（株式会社エルク）

株式会社エルク（エルクトラベル）が運営する、クラウド型の法人向け出張手配・管理サービスです。オンラインで完結する手配はシステム上で行い、完結しないものは申込フォームやメールで担当者に依頼できます。

手配した出張費はエルクトラベルが会社へ一括で請求するため、出張者の立替や仮払いが不要になります。システムの導入費用・月額利用料は無料で、出張の頻度や会社の規模を問わず利用できる料金体系をとっています。

ここで取り上げたのは代表的な2つのサービスですが、出張管理システムはほかにも数多くあり、手配のカバー範囲や料金体系はサービスごとに異なります。選び方や機能も含めて幅広く比較検討したい場合は、以下の記事で詳しく解説しています。

まとめ

出張申請書は、本記事で示した標準的な記載項目を押さえ、日帰り・宿泊・海外など用途に合わせて様式を選べば、自社で用意できます。「出張目的」欄は訪問先と用件、達成したいことまで具体的に書くと、承認がスムーズに進みます。

作成した書類のうち、経費の領収書など税務上の証憑は7年間、申請書など労働関係の書類は当分の間3年間（本則は5年間）を目安に保存します。申請・承認の件数が増えて管理の負担が大きくなってきたら、申請から精算までをシステム化する方法も検討できます。自社に合う出張管理システムを探すときは、以下から複数サービスの資料をまとめて取り寄せて比べてみてください。

よくある質問（FAQ）

Q. 出張申請書とは何ですか？

A. 出張申請書とは、従業員が出張の可否について会社の承認を得るために、目的・期間・費用などを記して提出する社内書類です。出張命令書や出張届と呼ばれることもあります。決まった様式は法律で定められていないため、多くの企業が自社で雛形を用意して運用しています。

Q. 出張申請書はいつまでに提出すればよいですか？

A. 出張申請書の提出期限は、会社の就業規則や出張旅費規程によって異なりますが、交通機関や宿泊の手配前に承認を得られるよう、出張予定日の数日前までに提出するのが一般的です。日程・目的・概算費用が固まった段階で早めに準備すると、手配担当者の負担も抑えられます。

Q. 急な出張では出張申請書を事後提出でもよいですか？

A. 出張申請書は、急な顧客対応やトラブル対応など事前提出が難しい場合に事後申請を認めるかどうかを、あらかじめ社内規程で定めておくのが望ましいです。事後申請を認める場合も、対象となる条件と必要な承認プロセスを明確にし、出張後はできるだけ速やかに提出してもらう運用にします。

Q. 出張申請書は紙とExcelのどちらで管理すべきですか？

A. 出張申請書は、件数が少ないうちは紙やExcelでの運用で十分ですが、申請件数が多い・承認フローが複雑な場合は出張管理システムによる電子化が向いています。紙は誰でも扱える反面、保管や承認ルートの管理が煩雑になりがちで、Excelは集計や検索がしやすい一方でファイルの最新版管理や承認状況の把握に手間がかかります。

Q. 海外出張でも同じ出張申請書のテンプレートを使えますか？

A. 出張申請書は、海外出張でも基本の項目は国内と共通ですが、パスポート番号・現地通貨での概算・海外出張保険の有無など、国内にはない欄を加える必要があります。海外出張が多い場合は、国内用と海外用で様式を分けておくと、申請の段階での確認漏れを防げます。

Q. 出張申請書の作成は法律上の義務ですか？

A. 出張申請書そのものの作成を直接義務づける法令はなく、作成は義務ではありません。ただし、常時10人以上の労働者を使用する事業場で、出張旅費規程のように全労働者へ適用する定めを設ける場合は、就業規則の一部として作成し、労働基準監督署へ届け出る必要があります（労働基準法第89条）。

出典・参考資料（1件）

• 出典：労働基準法 第89条（作成及び届出の義務）｜e-Gov法令検索

Q. 出張申請書は何年保存すればよいですか？

A. 出張に関する書類の保存期間は、書類の種類によって異なります。経費精算書や領収書など税務上の証憑は原則7年間、出張申請書など労働関係に関する書類は当分の間3年間（本則は5年間）が目安です。「一律3年」と説明されることもありますが、これは労働基準法の経過措置による暫定的な年数で、本則は5年間である点に注意してください。

出典・参考資料（3件）

• 出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
• 出典：労働基準法 第109条（記録の保存）｜e-Gov法令検索
• 出典：労働基準法 第143条（経過措置）｜e-Gov法令検索

Q. 出張申請書を電子化するメリットは何ですか？

A. 出張申請書を電子化すると、申請から承認までの流れを可視化でき、承認漏れや差し戻しを減らせるほか、申請データをそのまま出張手配や経費精算に連携して転記の手間やミスを削減できます。管理部門・申請者の双方で負担を軽くできるため、申請件数が増えてきた企業ほど効果が出やすい方法です。

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