物品管理システムおすすめ15選を比較｜RFID・バーコードの選び方と棚卸効率化

備品やIT機器、工具の管理をExcelや紙の台帳で続けていて、「どこにあるか分からない」「棚卸に何日もかかる」「気づけば所在不明の資産がある」といった悩みを抱えていませんか。現物の数が増え、拠点や部署が分かれるほど、手作業の台帳では所在と数量を正確に追い切れなくなります。

物品管理システムは、RFIDやバーコード、QRコードで一つひとつの現物を識別し、所在・貸出返却・棚卸をシステム上で記録する仕組みです。ただし製品によって対応する識別方式も、想定する備品の規模も大きく異なり、自社に合わないものを選ぶと現場が入力せず形骸化します。

本記事では、物品管理システム15サービスを管理方式のタイプ別に比較・解説します。主な機能や費用相場に加え、会計の固定資産管理システムやIT資産管理と何が違い、自社はどれを選ぶべきかという混同しやすいポイントも正面から整理しました。自社に合ったシステムを判断するための材料としてご活用ください。

また、自社の状況に合わせて最適なサービスを最短で見つけられるよう、「30秒で終わる選定診断ツール」をご用意しています。ぜひこちらもご活用ください。

物品管理システムとは

物品管理システムとは、企業が保有する備品・IT機器・工具・什器などの「現物」を、RFIDタグやバーコード、QRコードといった識別技術で一つひとつ登録し、所在・数量・状態・貸出返却・棚卸をシステム上で管理するITツールです。誰が・いつ・どこで使っているかを記録し、紛失や私物化、二重購入を防ぐ役割を担います。

管理の対象は、パソコンやタブレット、測定器や工具、カメラなどの撮影機材、オフィスの什器、医療機関であれば医療機器や医療材料まで幅広く及びます。台帳に現物を紐づけておくことで、「あの機材は今どこにあるのか」「返却されずに行方不明になっていないか」といった問い合わせに、その場で答えられるようになります。

Excel・手作業台帳の限界と脱Excelの動機

多くの企業は、はじめExcelや紙の台帳で物品を管理します。数十点程度で担当者が固定されているうちは、これでも運用できます。問題が起きるのは、管理する現物や拠点、関わる人が増えたときです。

Excel台帳は、複数人が同時に編集すると更新が競合し、どれが最新か分からなくなります。貸出や返却のたびに手入力するため記入漏れが起き、棚卸のときには現物とファイルを一つずつ突き合わせる必要があります。拠点が分かれていれば、台帳ファイルもばらばらに管理され、全社でいくつ保有しているのかを集計するだけでも手間がかかります。

物品管理システムは、これらの作業をスマートフォンやハンディ端末でのスキャンに置き換えます。現物に貼ったコードを読み取るだけで所在や貸出状況が記録され、台帳はリアルタイムに全社で共有されます。手作業の台帳が限界に近づいたことが、システム導入を検討する典型的なきっかけになります。

物品管理システムと固定資産管理・IT資産管理・在庫管理の違い

物品管理システムを探し始めると、「固定資産管理システム」「IT資産管理」「在庫管理システム」といった似た名前のツールに行き当たり、どれを選べばよいのか迷いがちです。これらは対象や目的が異なり、担当する部門も分かれます。まず違いを押さえておくと、自社が本当に必要としているシステムを選び違えずに済みます。

物品管理システムが担うのは、現物そのものの「所在・貸出返却・棚卸」です。一方、固定資産管理システムは会計上の資産台帳であり、取得価額や耐用年数をもとに減価償却を計算し、償却資産税の申告に用います。地方税法上の償却資産について、東京都主税局は次のように説明しています。

償却資産とは、土地及び家屋以外の事業の用に供することができる資産で、その減価償却額又は減価償却費が法人税法又は所得税法の規定による所得の計算上、損金又は必要な経費に算入されるものをいいます。

出典：固定資産税（償却資産）｜東京都主税局（https://www.tax.metro.tokyo.lg.jp/kazei/work/shokyak_sis）

固定資産管理は「税務・会計のための台帳」であり、現物が今どこにあるかを追う仕組みではありません。減価償却の対象にならない少額の備品や、リース・貸与品まで含めて現物を追いたい場合は、物品管理システムの領域になります。

IT資産管理は、パソコンやサーバーのソフトウェアライセンス、インストール状況、セキュリティ設定などを管理するツールで、主に情報システム部門が使います。IT機器の「中身（構成・ライセンス）」を管理する点で、現物の「所在・棚卸」を管理する物品管理システムとは目的が異なります。ただしIT機器そのものの台帳という点では地続きで、両方を1つの製品でカバーする製品もあります。

在庫管理システムは、商品や部材の入出庫と数量を最適化するためのもので、対象は「同じものが大量にある消耗品・商材」です。一つひとつを個体として識別する物品管理とは、管理の単位が異なります。次の表に、それぞれの違いを整理しました。

比較軸	物品管理システム	固定資産管理システム	IT資産管理	在庫管理システム
主な目的	現物の所在・貸出返却・棚卸	減価償却の計算・償却資産税の申告	ソフトウェアライセンス・構成の管理	商品・部材の数量最適化
管理の単位	個体（1台ずつ識別）	資産（会計上の1単位）	IT機器・ソフトウェア	数量（まとめて把握）
代表的な管理項目	所在・利用者・貸出状況・点検	取得価額・耐用年数・償却額	OS・ライセンス・インストール状況	入出庫数・在庫数・発注点
主な利用部門	総務・管理部門・情シス	経理・財務	情報システム部門	購買・倉庫・物流

「経理が減価償却のために使う台帳」を求めているのか、「総務や情シスが現物の所在を追う仕組み」を求めているのかで、選ぶべきシステムは分かれます。本記事が扱うのは後者の物品管理システムです。会計上の固定資産台帳が目的の場合は、固定資産管理システムを検討してください。

減価償却の計算や償却資産税の申告といった会計上の固定資産台帳のほうが目的にあたる場合は、新リース会計への対応や大企業・中小企業・個人事業主別の選び方まで整理した以下の比較記事が参考になります。

物品管理システムの主な機能（棚卸・貸出返却・持ち出し防止・アラート）

ここからは、物品管理システムが備える主な機能を紹介します。製品によって得意領域は異なりますが、多くの製品に共通するのは次の機能です。

• 台帳管理：現物の名称・管理番号・保管場所・利用者などを登録し、一覧で検索・確認できます。
• 貸出・返却管理：誰がいつ何を借りたかを記録し、返却期限を過ぎた物品を自動で通知します。
• 持ち出し・所在管理：拠点や部署をまたぐ移動を記録し、現物が今どこにあるかを追えます。
• アラート・通知：返却期限や点検時期、契約更新の期限をメール等で知らせ、対応漏れを防ぎます。

これらのうち、多くの企業が導入の決め手にするのが棚卸機能です。手作業でもっとも負担が大きい業務であり、システム化の効果がはっきり表れるためです。

棚卸の効率化（実地棚卸・循環棚卸・スマホ棚卸）

棚卸とは、台帳上の記録と実際の現物が一致しているかを確認する作業です。物品管理システムでは、現物に貼ったコードをスマートフォンやハンディ端末で読み取るだけで台帳と照合でき、Excelと現物を一つずつ突き合わせる作業から解放されます。

棚卸の進め方には、一定の時点で全資産を一斉に確認する「実地棚卸」と、対象を分割して日常業務のなかで少しずつ確認していく「循環棚卸」があります。全社一斉の棚卸は負担が大きいため、拠点や部署ごとに時期をずらして循環棚卸に切り替える運用も、システム上で対象を絞り込めるようになると現実的になります。

後述するRFIDに対応した製品であれば、箱や棚に入ったままの複数の現物を一括で読み取れるため、点数が多いほど棚卸時間を大きく短縮できます。自社の棚卸をどの方式で回すかは、次のタイプの選択と直結します。

物品管理システムのタイプ（管理方式別の違い）

物品管理システムは、現物を識別する「管理方式」によって性格が大きく変わります。ここでは、RFID対応タイプ・バーコード/QRコード対応タイプ・業界業種特化タイプの3つに分けて、それぞれがどんな企業に向くかを整理します。まず全体像を次の表で示します。

タイプ	識別方式	向いている企業
RFID対応タイプ	ICタグ＋電波（非接触・一括読み取り）	備品・機材の点数が多く、棚卸に時間がかかっている企業
バーコード・QRコード対応タイプ	コードをスマホ・タブレットで読み取り	中規模まで・専用端末なしで低コストに始めたい企業
業界・業種特化タイプ	業種の要件に合わせた方式（バーコード等）	医療機器・医療材料など業種固有の管理要件がある企業

RFID対応タイプ

RFID（Radio Frequency Identification）は、ICタグと電波を使って現物を識別する技術です。総務省の説明では、電波などによる無線通信でRFタグの情報を非接触で読み取り、自動識別する技術とされています。

電波で交信するため、バーコードのように1枚ずつかざす必要がなく、箱や棚に入ったままの複数のタグをまとめて読み取れます。日本自動認識システム協会（JAISA）の資料でも、RFIDは「複数のRFタグを一括で読取り可能」で、バーコードでは同じことができないと説明されています。

複数のRFタグを一括で読取り可能 ＊バーコードでは無理

出典：RFIDの基礎 Rev.08｜日本自動認識システム協会（JAISA）（https://www.jaisa.or.jp/about/pdfs/20190329rev8.pdf）

この一括読み取りにより、点数が多い現場ほど棚卸時間を大きく減らせます。一方で、ICタグやRFIDリーダー、ゲートといった機器を用意する必要があり、バーコードやQRコードに比べて初期の導入コストは高くなりがちです。備品や機材の点数が多く、棚卸に時間がかかっている企業に向いた方式です。

出典・参考資料（1件）

• 参考資料：RFIDについて｜総務省 北陸総合通信局（https://www.soumu.go.jp/soutsu/hokuriku/denpa/about_rfid.html）

バーコード・QRコード対応タイプ

バーコードやQRコードを使うタイプは、自分たちで発行したコードを現物に貼り、スマートフォンやタブレットのカメラで読み取って管理します。専用のRFID機器を用意する必要がなく、手持ちのスマートフォンで始められるため、初期コストを抑えてスモールスタートしやすいのが利点です。

コードは1枚ずつ読み取るため、点数が非常に多い現場ではRFIDに棚卸速度で劣ります。とはいえ、数百点から中規模までの備品管理であれば十分に実用的で、無料プランや低価格から使える製品も多く、初めて物品管理をシステム化する企業に選ばれやすい方式です。

業界・業種特化タイプ

業界・業種特化タイプは、特定の業種に固有の管理要件に合わせて作られた製品です。代表的なのが医療機関向けで、医療機器や医療材料の所在・貸出・使用期限を、現場の運用に合わせて管理できるように設計されています。

汎用の物品管理システムでも医療機器を管理できますが、業種特化型は現場の帳票や運用フローに合わせ込まれている分、導入後の定着がスムーズになりやすい傾向があります。業種固有の要件がはっきりしている企業では、特化型を軸に検討する価値があります。

消耗品を重量計の上に置くだけで残量を自動計測する「IoT重量計方式」の製品もありますが、これは個体を識別して管理する物品管理とは目的が異なり、消耗品・副資材の在庫自動化に向いた別の仕組みです。

備品数・単価・棚卸頻度・専用端末の可否で自社に向く方式を選ぶ

どの管理方式が自社に向くかは、備品の点数・単価・棚卸の頻度・専用端末を用意できるかで判断できます。次の表を目安に、自社の条件に当てはめてみてください。

判断の軸	RFID対応タイプが向く	バーコード・QRコード対応タイプが向く
備品・機材の点数	数千点以上など点数が多い	数百〜中規模
1点あたりの単価	高額でタグ費用を吸収できる	安価でタグ費用を抑えたい
棚卸の頻度・負担	頻繁・一斉棚卸の負担が大きい	頻度が低い・負担が限定的
専用端末の用意	RFIDリーダー等を用意できる	手持ちのスマホで始めたい

点数が多く棚卸の負担が大きいならRFID対応タイプ、まず手元のスマートフォンで低コストに始めたいならバーコード・QRコード対応タイプが基本の考え方です。医療など業種固有の要件があれば、業界・業種特化タイプも候補に加えます。

物品管理システムを導入するメリット

物品管理システムを導入すると、手作業の台帳では得られなかった効果が生まれます。ここでは、導入で何がどう良くなるのか、主なメリットを整理します。

第一に、棚卸・現物確認の工数削減です。コードのスキャンで台帳と照合できるため、Excelと現物を突き合わせる作業がなくなります。RFIDによる一括読み取りを使う現場では、棚卸時間が半分程度に短縮された導入例も公表されており、点数が多いほど効果が大きくなります。

第二に、紛失・私物化・二重購入の防止です。誰が何を借りているか、返却されていないものはどれかが一覧で分かるため、行方不明の資産が減り、「あるのに買ってしまう」無駄も防げます。第三に、拠点をまたいだ一元管理です。ばらばらだった台帳が全社で1つに統合され、どの拠点にいくつあるかをその場で把握できます。

これらは、現物管理にかかる人件費の削減と、資産を正しく把握することによる内部統制の強化につながります。手作業の限界を感じている企業ほど、導入効果を実感しやすいといえます。

自社に合う製品を絞り込みたい方に向けて、いくつかの質問に答えるだけで候補を提示する診断ツールを用意しました。まずはこちらで方向性を確かめてみてください。

物品管理システムの費用相場

物品管理システムの料金は、課金の考え方が製品によって分かれます。ここでは、費用を見積もる際に押さえておきたい相場観を整理します。

クラウド型の製品は、月額課金が中心です。管理する物品数やユーザー数、機能に応じて月額数千円から数万円で始められるものが多く、なかには初期費用・月額とも無料で使える製品もあります。一方で、大規模運用向けの製品や見積もり型の製品では、初期費用や月額が個別見積もりとなり、公式サイトに金額が公開されていないケースも少なくありません。

RFIDを使う場合は、ソフトウェアの利用料に加えて、ICタグ・RFIDリーダー・ゲートといったハードウェアの費用が別途かかります。タグは現物1点ごとに必要になるため、点数が多いほどタグ費用が積み上がる点に注意が必要です。

RFID方式は公式サイトに金額を掲載していない製品が多く、タグの単価と必要なリーダー・ゲートの台数で総額が変わります。候補を絞ったうえで各社に見積もりを依頼して比較すると、初期投資の見通しを立てやすくなります。バーコード・QRコード方式であれば、コードは印刷で発行でき、読み取りは手持ちのスマートフォンで済むため、ハードウェアの追加費用を抑えられます。

料金だけで判断せず、自社の管理方式に必要なハードウェアまで含めた総額で比較することが大切です。各製品の具体的な料金は、後述の比較表と個別紹介で整理しています。

物品管理システムの選び方（機能・料金・業種適合・提供形態）

管理方式のタイプは前の章で自己診断できました。ここでは、方式以外の選定軸を整理します。同じ方式のなかから1つに絞り込むための観点として活用してください。

必要な機能が過不足なく揃っているか

自社の運用に必要な機能を洗い出し、それが標準で使えるかを確認しておきましょう。たとえば貸出返却の予約機能、点検・保守の期限管理、契約書との紐づけなどは、製品によって対応が分かれます。多機能な製品が常に良いわけではなく、使わない機能が多いと現場の入力負担が増え、かえって定着しにくくなります。自社が本当に使う機能に絞って比較すると、判断がぶれません。

料金・課金形態が自社の規模に合うか

物品数課金かユーザー数課金か、月額固定かによって、規模が変わったときの総額は大きく変わります。管理する現物が今後増える見込みがあるなら、物品数が増えたときにどこまで費用が上がるかを試算しておくと安心です。少数から試したい場合は、無料プランや無料トライアルの有無も確認しておきます。

自社の業種・管理対象に合っているか

汎用の物品管理システムで足りるのか、医療機器のように業種固有の要件があるのかを見極めます。業種特化型は現場の運用に合わせ込まれている分、導入後の定着がスムーズになりやすい一方、汎用型は幅広い物品を1つの台帳で管理できる強みがあります。管理したい現物の性質に合わせて選びます。

提供形態・対応デバイスが運用に合うか

クラウド型は導入が早く、拠点をまたいだ共有や外出先からの利用に向きます。オンプレミス型は、社内ネットワークで完結させたい、外部にデータを置きたくないといった要件に応えられます。あわせて、スマートフォンアプリやハンディ端末など、現場が実際に使うデバイスに対応しているかも確認しておきましょう。

【比較表】物品管理システムの機能・料金・管理方式を比較

ここまで解説した管理方式・機能・料金の観点で、物品管理システム15サービスを横断的に比較します。対応する管理方式や料金、向いている企業を一覧で確認し、気になる製品は個別紹介で詳細をご覧ください。

※上記は一般的な傾向です。実際の機能搭載の有無については各社情報をご確認ください。

物品管理システムおすすめ各社（管理方式タイプ別）

ここからは、物品管理システム15サービスを管理方式のタイプ別に紹介します。各サービスの特徴と向いている企業を確認し、自社に合う候補を見つけてください。

RFID対応タイプ

ICタグと電波による一括読み取りで、点数の多い備品・機材の棚卸を効率化したい企業に向くサービスです。ここで紹介する製品の多くはバーコード・QRコードにも対応していますが、RFIDを主軸に据えたい規模の企業を想定してこのタイプにまとめています。

1. Assetment Neo（株式会社アセットメント）

株式会社アセットメントが提供するクラウド型の社内資産管理システムです。減価償却などの会計機能は自前で持たず、棚卸・移動・廃棄・貸出・予約といった現物の運用管理に機能を絞っている点が一貫した特徴です。

バーコード・QRコード・RFIDの3方式すべてに対応し、スマートフォン（iOS・Android）での棚卸や持出記録にも対応します。ラベルを貼れない資産は紙リストや図面での棚卸を併用でき、多拠点・多種資産の現場でも運用しやすい構成です。

SuperStream-NXや固定資産奉行、ProPlus、SAPなど主要な会計・固定資産管理システムとCSV／API連携できるため、既存の会計システムを置き換えずに現物側の棚卸・貸出運用だけを強化したい企業に向いています。導入実績は800社超・80万人（2026年1月現在、公式サイト記載）です。

2. Convi.BASE（株式会社コンビベース）

固定資産やIT機器、工具・計測器から契約書原本、文書保管箱まで、社内のあらゆる「モノ」の現物管理を対象とする物品管理クラウドです。公式では対応する管理対象を14カテゴリとしており、バーコード・2次元コード・ICタグによるラベル発行と読み取りで、棚卸・貸出・入出庫を管理します。

台帳の管理項目やレイアウトを自由に設計でき、棚卸・貸出返却・入出庫の3業務をオプションの組み合わせで構成します。専用アプリ「Convi.BASE Pocket」やICタグリーダー、ハンディターミナルに対応し、現場での読み取り作業を軸にした運用ができます。

減価償却計算は搭載せず、固定資産奉行クラウドやSuperStream、マネーフォワード Adminaなどの会計・周辺システムと連携して現物側を担う設計です。会計処理は既存システムに任せ、物理的な棚卸・現物突合を効率化したい企業に適しています。シリーズ累計の導入実績は1,300社以上（公式サイト記載、2026年7月時点）です。

3. タグ衛門（株式会社ハイエレコン）

ハンディリーダーによるICタグの一括読み取りを軸にした備品管理ソフトウェアパッケージです。広島に本社を置く独立系IT企業の株式会社ハイエレコンが開発し、会計・資産台帳ではなく、現物の所在・貸出返却・棚卸の効率化に特化しています。

共通機能の「タグ衛門 Core」、出入口でICタグを検知して無許可の持ち出しを警報で知らせる「タグ衛門 Gate」、ハンディリーダーで棚卸や物品検索を行う「タグ衛門 Handy」の3コンポーネントで構成されます。持ち出し監視ゲートを標準機能として備える点が特徴です。

ハンディリーダーで対象タグの方向・距離を探索するレーダー機能により、現物の所在特定を支援します。導入企業の公表事例では、約7,000点の備品棚卸を年間40時間から年1回2.5時間へ短縮した例（作業時間82.5％削減）が示されています。料金は導入規模により個別見積もりで、要お問い合わせです。

4. MONISTOR（株式会社東北システムズ・サポート）

約20年にわたりRFID導入を手がけてきた株式会社東北システムズ・サポートが、2026年4月にUI・設計コンセプトを刷新して再リリースした資産・物品管理システムです。RFID（ICタグ）とバーコードに対応し、購入から廃棄までのライフサイクル情報を一元管理します。

パソコン・サーバーなどの情報機器から工具・治具、医療機器、記録媒体、鍵まで、サイズや形状を問わず管理でき、台帳・棚卸・貸出返却（貸借）の3機能をワンストップで提供します。医療業界向けや記録媒体管理向けの業種特化版も用意されています。

料金は管理アイテム200点・ユーザー5名まで使える無料プランと、30,000点・300名まで対応する月額50,000円のプランが用意され、RFIDリーダーやICタグは別途購入またはサブスクで利用します。提供元は2024年3月に東証プライム上場の株式会社DTSの完全子会社となっています。

5. 物品管理システム（GMS）（株式会社日立システムズエンジニアリングサービス）

日立グループの株式会社日立システムズエンジニアリングサービスが提供する、クラウド（SaaS）型の物品管理システムです。RFID・バーコード／QRコード・ビーコンなど複数の管理方式を、物品の特性に応じて使い分けられる点が特徴です。

最小5mm程度のRFIDタグや金属対応タグ、洗濯できるリネンタグなどを組み合わせられ、RFIDゲートやRFIDマットの通過検知と一括読み取りで棚卸工数を削減します。撮影機材を管理するJCOM株式会社の導入事例では、20拠点の棚卸作業時間を111時間から56時間へ、約50％短縮したと公表されています。

台帳管理・貸出・点検・棚卸をスマートフォンアプリやハンディターミナルで行え、スモールスタートから大規模データ運用まで対応します。導入実績は民間企業70社・公共機関6団体・管理資産数75万件以上（公式サイト記載、2025年3月現在）です。料金は物品数に応じた課金で、要お問い合わせとなります。

6. B-Touch（株式会社KHWAYz）

株式会社KHWAYzが提供するRFID対応の物品管理システムで、持出・返却・点検・棚卸・修理の5業務を標準搭載します。RFIDタグでの運用を主体としつつQRコードでも運用でき、固定資産や工具、什器などの個体現物の所在と状態を一元管理します。

標準版に加え、棚卸機能を中心に絞った「Light版」、箱単位のロット数量を扱う「数量管理版」の3系統をそろえます。Light版のコストは標準版の半分とされ、棚卸中心の軽量運用から個体とロットの複合管理まで、必要な範囲に応じて選べます。

名称だけでは判別しにくい類似物品を写真登録で区別でき、ローカルのデータベース（SQL Server Express）を用いるため、クラウド利用料などのランニングコストが発生しません。導入前には2週間程度のデモ機貸出で実機を検証できます。料金は要お問い合わせです。

バーコード・QRコード対応タイプ

自ら発行したコードをスマートフォンやタブレットで読み取る方式で、専用のRFID機器がなくても導入できます。手軽に低コストで始めたい企業向けの製品から、ワークフローやデータ分析まで備えた企業向けの製品まで、価格帯・規模の幅があります。

7. 備品管理クラウド（アストロラボ株式会社）

スマートフォンでJANコードや製品ラベルを撮影すると、画像解析で製品情報が自動入力され、備品台帳に登録できるクラウド型の備品管理システムです。アストロラボ株式会社が提供し、QRコードやバーコードの読み取りで登録・検索・貸出申請を行います。

貸出は利用者が申請し管理者が承認するフローで記録し、棚卸は利用者や部門に依頼する分散型で、写真添付により現物確認を残せます。修理点検やリース契約満了日の期限通知も、一つのクラウド上で管理します。

達人シリーズやSMILEシリーズなどの固定資産台帳・会計ソフト、MDM、kintoneとも連携できます。料金は登録200アイテムまでのスタートプランが月額5,000円（税抜）からで、比較的低価格でスモールスタートしやすい構成です。

8. Colorkrew Biz（株式会社Colorkrew）

座席管理や会議室予約、受付、社内決済といったオフィスの定型業務をQRコードでまとめて扱う統合ツールで、備品管理はその機能の一つです。株式会社Colorkrewが提供しています。

備品にQRコードを貼っておき、専用アプリで読み取ると現物確認と棚卸を同時に完了できます。貸出・返却はアプリのワンクリックで記録し、CSVで最大5,000点まで一括登録できます。iOSとAndroidに対応し、専用のバーコードリーダーは必要ありません。

料金は300名まで使えるプランが月額120,000円（税抜）からで、備品管理を含む30日間の無料トライアルも用意されています。備品管理だけでなく、座席や受付などオフィス運営全般をまとめて効率化したい企業に向く構成です。

9. ファインアセット（fine asset）（中央システム株式会社）

中央システム株式会社が「無料で始める物品管理・棚卸のシステム化」を掲げて提供するクラウド型のシステムです。バーコードやQRコード、写真撮影で現物を確認でき、バーコード付きラベルを使わずに運用を始めることもできます。

棚卸はネットワークにつながっていない資産も読み取りで確認でき、進捗をリアルタイムに集計してレポートを自動生成します。貸出返却はカレンダーで予約状況を可視化し、15分単位の時間指定や返却期限超過のメール通知に対応します。

有償の物品管理プランは初期費用0円・月額10,000円（税抜）から、1,000資産まで利用できます。加えて登録200件までを初期費用・月額とも0円で無期限に使える無料プランがあり、まず試したい企業でも始めやすい料金です。

10. assetforce（アセットフォース）（三井住友ファイナンス&リース株式会社）

総合リース会社である三井住友ファイナンス&リース株式会社が、自社の資産管理ノウハウを土台に開発したクラウド型の資産管理サービスです。備品や什器、機器、車両などモノのライフサイクルを一元管理します。

現物の識別はバーコード・QRコード・RFID・AI-OCRに対応し、専用機器を用意せずスマートフォンのスキャンで登録や棚卸ができます。承認フローをドラッグ＆ドロップで組めるワークフロー機能や、蓄積データをグラフ化するBI分析機能も備えます。

導入事例では、菓子・食品製造の株式会社サンデリカが棚卸業務を10分の1に効率化したと公表されています。料金は基本機能を備えたシンプルプランが月額10万円からで、60日間の無料トライアルで実運用を試せます。

11. Pittaly（ピッタリー）（ユーザックシステム株式会社）

スマートフォンのカメラをバーコードリーダーとして使い、発注や棚卸をアプリとクラウドで完結させるサービスです。ユーザックシステム株式会社が開発し、読み取り速度を重視する場合はBluetoothバーコードリーダーもオプションで利用できます。

店舗側がスマートフォンで発注する「Pittaly Order」と、必要なときだけ使える「Pittaly 棚卸」を柱とし、スキャンしたデータはkintoneの業務アプリへ自動反映できます。アプリ本体は無料で導入できます。

料金はクラウドサービスの初期費用が50,000円、月額は1〜50台で1台あたり2,000円（税別）、51台以降は1台あたり1,000円という台数課金です。花王グループカスタマーマーケティング株式会社では、Pittaly Orderの試験導入が2か月で全国250店舗に広がった事例が公表されています。

12. WelThings（ウェルシングス）（ウェルコムデザイン株式会社）

クラウドではなく、社内のWindows PCとSQL Server上で動かすオンプレミス型の在庫・貸出管理ソフトです。自動認識機器を手がけるウェルコムデザイン株式会社が提供し、バーコードやQRコードの読み取りに対応します。

貸出返却では予約登録や貸出依頼書・返却チェックシートの印刷ができ、「貸出中」「故障中」「点検中」などの状態を管理して、返却期限を過ぎると依頼メールを自動送信します。自社製ハンディターミナルと連携すれば、現場での読み取り運用にも広げられます。

クラウド契約や通信環境に依存せず、社内ネットワーク内で運用を完結させたい企業に向く構成です。貸出管理のパッケージ版は初期費用50,000円と1ライセンス25,000円から導入でき、月額制のサブスクリプション版も選べます。

13. ナクサナイ（株式会社SHIFT）

物品や固定資産、契約書をまとめて管理できるツールを、初期費用・月額とも0円で提供します。運営元は、ソフトウェア品質保証を主力とする東証プライム上場の株式会社SHIFTです。

備品に貼ったQRコードをスマートフォンで読み取ると棚卸が完了し、データがリアルタイムに同期されます。固定資産や什器をリース契約書などと紐づけて管理でき、契約更新の期限をメールで通知して更新漏れを防ぎます。

CSVでの一括登録やPDF契約書のバージョン管理にも対応し、ISO/IEC 27001（ISMS）認証を取得しています。すべての機能を初期費用・月額とも無料で使える料金体系で、コストをかけずに物品管理を始めたい企業が検討しやすいサービスです。

14. OPTiM Asset（株式会社オプティム）

東証プライム上場の株式会社オプティムが2022年に提供を開始した物品管理クラウドです。固定資産管理・物品／消耗品管理・貸出返却・棚卸をカバーし、QRコードを読み取るだけで棚卸を完了できる運用を中心に据えています。

同社がMDM（モバイルデバイス管理）市場でシェア1位（ミック経済研究所調べ）とする「Optimal Biz」と連携し、長期間オンライン履歴のないIT機器を遊休品の候補として自動検出できる点が特徴です。IT資産管理と物品管理を横断した運用につなげられます。

物品台帳のカスタム項目は最大85項目まで設定でき、業種や企業ごとの管理項目の違いに合わせられます。料金は初期費用が無料、月額30,000円（税抜）からで、管理物品数1,000件までを基本とし、超過分は1,000件ごとに月額1万円単位で追加する体系です。

業界・業種特化タイプ

医療機器・医療材料の管理など、業種固有の要件に合わせて設計されたサービスです。本記事では医療特化の代表として次の製品を掲載します。前掲のMONISTORのように、汎用製品でも医療業界向けの特化版を用意しているものがあり、あわせて検討できます。

15. MedicalStream（株式会社サン・システム）

医療機関向けに、医療機器・医療材料の管理へ特化して設計されたシリーズが「MedicalStream」です。株式会社サン・システムが開発し、物流管理（SPD）・機器管理・滅菌管理を同一シリーズで扱います。物品管理の観点では、このうち医療機器を対象とする「機器管理システム」が該当します。

機器管理システムでは、バーコードの読み取りとタッチパネル操作で貸出・返却・修理受付を処理し、夜間や休日は無人での対応もできます。機器の所在情報や購入情報、稼働状況を一元管理し、定期点検スケジュールの自動作成や電子カルテとの連携にも対応します。

最新版の「Medical Stream Next」では、RFIDタグの読み取りを個別カスタマイズではなくオプション機能として選べます。慶應義塾大学病院など大学病院を含む医療機関での導入例を公式サイトに掲載しています。料金は初期費用・月額とも公式サイトに記載がなく、要お問い合わせのため、医療現場の要件に合わせた管理を求める組織が問い合わせ先の候補になります。

導入で失敗しないための注意点

物品管理システムは、導入すれば自動的にうまくいくものではありません。定着させるために、あらかじめ避けておきたいつまずきを整理します。

ひとつは、管理項目を作り込みすぎることです。細かい項目を数多く設定すると、現物を登録するたびの入力負担が増え、現場が入力しなくなって台帳が実態と合わなくなります。まずは所在と利用者など最小限の項目から始め、必要に応じて増やすほうが定着します。

もうひとつは、特化型と汎用型の二重管理です。部署ごとに別々の物品管理ツールを導入すると、同じ現物が複数の台帳に登録され、どれが正しいか分からなくなります。全社でどこまでを1つのシステムにまとめるかを、導入前に決めておくことが大切です。

最後に、現場が入力しない運用を避けることです。どれほど高機能でも、貸出や返却のたびの操作が煩雑だと使われなくなります。スマートフォンでスキャンするだけ、といった現場の負担が小さい運用を設計し、無料トライアルで実際の使い勝手を確かめてから本格導入すると失敗を防げます。

まとめ

物品管理システムは、備品・機器・工具などの現物を識別技術で管理し、所在・貸出返却・棚卸をシステム化する仕組みです。会計の固定資産管理やIT資産管理とは目的が異なるため、まず自社が求めているのが「現物の所在を追う仕組み」なのかを確かめることが、選定の出発点になります。

製品選びでは、備品の点数・単価・棚卸頻度・専用端末の可否から管理方式のタイプを絞り込み、そのうえで機能・料金・業種適合・提供形態を比較すると、自社に合う1つに近づけます。点数が多く棚卸の負担が大きいならRFID対応タイプ、低コストにスモールスタートしたいならバーコード・QRコード対応タイプが基本の考え方です。

気になる製品が見つかったら、無料トライアルや資料で機能と使い勝手を確かめ、現場が無理なく使えるかを見極めてから導入を進めてください。

よくある質問（FAQ）

Q. 物品管理システムとは何ですか？

A. 物品管理システムとは、企業が保有する備品・IT機器・工具などの現物を、RFIDやバーコード・QRコードで一つひとつ識別し、所在・貸出返却・棚卸をシステム上で管理するITツールです。誰がいつどこで使っているかを記録することで、紛失や私物化、二重購入を防ぎます。会計上の減価償却を扱う固定資産管理とは目的が異なり、現物そのものの所在と現状を追う点が物品管理システムの特徴です。

Q. 物品管理システムと備品管理システムは何が違いますか？

A. 物品管理システムと備品管理システムは、呼び方が違うだけで実質的に同じ仕組みを指すことがほとんどです。媒体や製品によって「物品管理」「備品管理」と表記が分かれますが、現物をコードやタグで識別し、所在・貸出返却・棚卸を管理するという機能に本質的な差はありません。

強いて言えば「備品」はオフィス用品など身近な物品を、「物品」は工具や医療機器まで広く含むニュアンスで使われる程度で、製品を選ぶうえで両者を区別する必要はほとんどありません。どちらの言葉で探しても同じ製品群が候補になります。

Q. 棚卸システムとは何ですか？物品管理システムと同じものですか？

A. 棚卸システムとは、台帳の記録と実際の現物の一致を確認する棚卸作業を効率化する仕組みで、物品管理システムの中核機能の一つとして備わっているのが一般的です。現物に貼ったコードやタグをスキャンして台帳と照合するため、Excelと現物を一つずつ突き合わせる手間がなくなります。

ただし「棚卸」という言葉には、備品・機材の実地棚卸を指す場合と、会計上の棚卸資産（商品在庫の評価）を指す場合があります。前者を効率化したいなら物品管理システム、後者なら在庫管理システムや会計システムが対象領域になります。

Q. 無料で使える物品管理システムはありますか？

A. 物品管理システムには、初期費用・月額とも無料で使える製品や、登録件数の上限付きで無料から始められる製品があります。まず費用をかけずに現物管理をシステム化したい中小企業や、一部門でのスモールスタートに向いています。

ただし無料プランは、登録できる物品数・利用人数や使える機能が制限されていることが多いため、自社の管理対象がその範囲に収まるかを確認しておくことが大切です。将来的に管理点数が増える見込みがあるなら、有料プランに切り替えたときの料金もあわせて見ておくと、あとで想定外のコストに驚かずに済みます。

Q. 物品管理システムはスマホだけで運用できますか？

A. 物品管理システムは、バーコード・QRコード方式であれば、専用端末なしでスマートフォンだけで運用できる製品が多くあります。スマホのカメラでコードを読み取り、棚卸や貸出返却を記録できるため、初期コストを抑えて始められます。

一方、電波でICタグを一括読み取りするRFID方式は、RFIDリーダーなどの専用機器が必要になり、スマホだけでは完結しません。点数が少なく低コストに始めたい場合はスマホ対応のバーコード・QRコード方式が、点数が多く棚卸を高速化したい場合はRFID方式が向きます。

Q. Excelで管理していたデータを物品管理システムへ移行できますか？

A. 物品管理システムの多くはCSVファイルでの一括登録に対応しており、Excelで作成した既存の管理台帳を取り込んで移行できます。現物の名称・管理番号・保管場所などをCSV形式で用意すれば、一件ずつ手入力し直す必要はありません。

移行後は各現物にコードやタグを貼り、スキャンによる運用に切り替えていきます。取り込める形式や項目の対応関係は製品ごとに異なるため、導入前に自社の台帳項目をそのまま移せるかを確認しておくと、移行作業がスムーズに進みます。

Q. 物品管理システムは導入から運用開始までどのくらいかかりますか？

A. 物品管理システムの導入期間は製品の提供形態と管理方式によって幅があり、クラウド型のバーコード・QRコード方式であれば比較的短期間で運用を始められます。アカウント発行後にコードを発行・貼付し、台帳を登録すれば運用を開始できるためです。

一方、RFIDタグやリーダー、持ち出し監視ゲートといったハードウェアを伴う場合や、業種特化型で現場の運用に合わせた設定を行う場合は、機器の手配や初期設定に相応の準備期間を見込む必要があります。まず無料トライアルやデモで使い勝手を確かめ、運用ルールを固めてから本格導入すると、現場への定着まで含めてスムーズです。

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