【2025年最新】契約書の管理ができない…よくある課題とシステム導入までの流れを徹底解説

契約書管理、本当に「できている」と言えますか？

契約書の所在が把握できない。更新期限を誰が把握しているのか曖昧。紙と電子が混在し、管理ルールも属人化している。

こうした状況に、日々不安や手間を感じている法務・総務・経営企画部門の方は少なくないはずです。

特に中堅・大手企業では、取引の増加とともに契約書の量も膨れ上がり、もはや「人の記憶と手作業」に頼った管理では限界を迎えています。また、契約書の紙と電子の両方が混在すると、業務が煩雑になりがちです。

出典元：Sansan「紙の契約書に関する実態調査（2024年3月）」より

実際、Sansanの調査では、約70%の企業が電子契約を導入していると回答した一方で、約76%の企業が今でも紙の契約を頻繁に利用していることがわかっています。また、約64%が紙契約書管理に「期限管理ができていない」といった課題を抱えていると答えています(*)。

本記事では、契約書管理にありがちな課題を丁寧に紐解きながら、契約書管理が社会的に重視される背景と、契約書管理システム導入までのステップについて解説します。さらに、自社に合ったツールを見極めるための選定ポイントを紹介することで、契約書管理業務のリスクと負担を同時に減らしたい方に、実践的なヒントをお届けします。

契約書管理が「できない」と感じるよくある課題

契約書管理における「できない」という感覚は、単なる手間の問題にとどまらず、企業経営に深刻な影響を及ぼす可能性があります。ここでは、多くの企業が直面している具体的な課題を深掘りし、その根本原因を理解することから始めます。

1.紙・電子混在による管理の煩雑さと情報の分散

現在、多くの企業では、紙の契約書、複数の電子契約サービス、さらにはExcelなどの社内管理台帳が併存しており、契約情報がバラバラに存在しています。このような状況では、必要な契約情報を横断的に把握することが難しく、業務判断に必要なデータを迅速に揃えることができないリスクが高まります。

特に問題となるのは、紙と電子の両方を並行して運用することで生じる「二重管理」の手間です。たとえば、各媒体に同じ契約情報を入力する必要があるなど、作業の重複が発生し、担当者の工数が増加。こうした無駄は、日常業務のスピードと正確性の双方に悪影響を及ぼします。

さらに、紙の契約書には災害による物理的損失のリスクが常につきまといます。火災や水害などの非常時に原本を失えば、契約内容の証明が困難になる恐れがあり、特にバックアップ体制が不十分な企業では致命的な事業リスクとなりかねません。

情報が部門や媒体ごとに断片化されたままでは、セキュリティ管理やBCP（事業継続計画）上の脆弱性とも直結します。契約書管理は、情報を「蓄積する」だけでなく、迅速に「活用できる」状態で保持することが求められています。

電子契約サービスの詳細については『電子契約システムとは？メリット・選び方・主連携システムを徹底解説』をご覧ください。

2.更新漏れ・期限管理の属人化がもたらすリスク

契約の開始日や終了日だけでなく、更新期限や解約通知期限など、複数のタイミングを正確に把握・管理することは、多くの企業にとって共通の課題です。

こうした管理が不十分だと、自動更新条項に気づかず契約が継続し、不要なコストが発生したり、更新機会を逃して有利な条件への切り替えができなくなるなど、経済的な損失につながります。

また、重要な契約期限を見落とすことで、取引先との信頼関係が損なわれたり、企業としての信用に悪影響を及ぼすリスクも否定できません。

この問題は、担当者のミスにとどまりません。契約の種類によって管理すべき期限が異なることや、更新ルールが多様化していること、さらには担当者間の引き継ぎが形式的・断片的であることなど、組織全体に根差した構造的な要因が背景にあります。

こうした複雑な運用環境の中で期限管理が属人化すると、継続的にミスが生まれる温床となり、結果として企業の事業継続性やパートナーとの関係性にまで深刻な影響を及ぼすおそれがあります。契約期限は、企業活動のリスク管理における「見えにくい急所」と言っても過言ではありません。

3.必要な契約書がすぐに見つからない非効率性

契約書の検索性が低いと、必要な情報へのアクセスに時間がかかり、日常業務のスピードに大きな支障をきたします。とくに契約書が紙と電子で分散し、保管場所やフォルダ構成が統一されていない場合、目的の書類を見つけ出すだけで多大な労力がかかるのが現実です。

こうした状況は、営業や法務などスピードが求められる部門で特に深刻です。顧客からの問い合わせに即座に対応できなければ、信頼低下や商談の機会損失に直結するおそれもあります。

さらに、担当者の異動や退職によって、過去の交渉履歴や契約内容の背景が把握できなくなるケースも少なくありません。「なぜこの条件で合意したのか」といった重要な意思決定の根拠が失われることで、後続の業務や判断に支障が生じます。

契約書はただの保管文書ではなく、ビジネスの現場で繰り返し参照される「生きた情報」です。必要なときにすぐ取り出せない状態は、業務非効率なだけではなく、情報資産の価値を最大限に活かせていないことを意味します。これは情報共有とナレッジ活用の観点からも、企業全体の生産性を大きく損ねる要因となるでしょう。

4.情報漏洩・コンプライアンス違反のリスク

契約書には取引条件、価格、個人情報、企業機密など、外部に漏れてはならない情報が多数含まれています。そのため、セキュリティ対策が不十分な状態で契約書を保管・共有していると、情報漏洩や改ざんといった重大なリスクに直面することになります。

アクセス権限の管理が甘いままでは、意図しない社内閲覧や退職者による不正持ち出しの温床にもなり得ます。また、サイバー攻撃によってクラウドストレージやメール経由で契約書が流出する事例も近年増加傾向にあります。こうした情報漏洩は、企業の競争力を損なうだけでなく、社会的信用の失墜にも直結します。

さらに、古い契約書のフォーマットを使い続けている場合、改正された法令に対応できていない可能性があり、法令違反や訴訟リスクを引き起こす恐れもあります。とくに金融業界や上場企業では、金融庁の検査や内部監査における厳格なコンプライアンス基準への対応が求められるため、契約書管理のセキュリティと正確性は、「事業継続に関わる経営課題」として扱う必要があります。

契約書を安全に管理する体制を整備することは、リスク管理の基本であり、企業の信頼を守るうえでも欠かせない対応です。

5.部署間の連携不足と業務のサイロ化

契約書の管理は、人事・法務・営業・総務など複数の部門にまたがる業務です。しかし、企業の規模が大きくなるにつれ、契約の種類ごとに管理部署が異なり、それぞれが独自のルールやフォーマットで運用しているケースが多く見られます。

たとえば、人事契約は人事部、取引先との業務委託契約は営業部、不動産契約は総務部といったように、契約書が部門ごとに縦割りで管理されていると、情報の横断的な連携が滞りやすくなります。その結果、必要な情報が必要なときに共有されず、確認や承認に時間がかかり、契約締結までのリードタイムが長期化する原因になります。

また、他部門の契約状況が見えづらいため、契約の重複や抜け漏れといったミスが起きやすく、担当者の異動・退職に伴う引き継ぎ不備も深刻化しやすいのが実情です。

このような“サイロ化”は、組織全体の意思決定スピードや業務の透明性にまで悪影響を及ぼします。契約書管理は特定の部門だけの課題ではなく、企業全体に関わる「横断的な情報資産管理」として捉え、共通のルールと仕組みで全社的に統制する必要があります。

なぜ今、契約書管理の課題解決が急務なのか？

契約書管理は、もはや単なる事務作業ではありません。法令遵守、リスク管理、業務効率、そして企業の信用力や競争力に直結する領域として、今やすべての企業にとって対応が急務となっています。なぜ今、これほど契約書管理が重要視されているのでしょうか。

法令遵守の重要性

契約書は、取引や業務委託、雇用など、企業活動のあらゆる局面で交わされる法的文書です。そして近年、こうした契約書の管理には、社内ルールを超えた「法令遵守（コンプライアンス）」の視点が強く求められています。

特に重要なのが、電子帳簿保存法への対応です。この法律では、契約書を電磁的記録（PDFやクラウド保存など）で管理する場合、改ざん防止や検索性の確保など、厳格な技術的要件が定められています。たとえば、タイムスタンプの付与やアクセス権限の管理、操作ログの記録などが義務化されており、違反すれば税務上のペナルティを受ける可能性もあります。

さらに、金融や医療、不動産などの特定業種では、電子取引に関する業界固有のガイドラインや規制も存在します。これらに対応しなければ、業務停止や行政指導といったリスクにもつながりかねません。

企業がこうした複雑な法令要件を確実に満たすためには、

• 本人認証機能（なりすまし防止）
• 改ざん防止の仕組み（ハッシュ化やタイムスタンプ）
• 詳細な操作履歴の記録（監査ログ）
• 検索性・可視性の確保（メタデータやフォルダ構成の整備）

などを備えた、高度な契約書管理システムの導入が不可欠です。

このように契約書管理は、業務効率のための“便利ツール”ではなく、企業運営を法的・制度的に支えるインフラとしての役割を担っています。内部統制や監査対応を含め、法的な正当性・証拠性・整合性を担保する基盤として、契約書管理システムの重要性はますます高まっているのです。

事業継続とリスクマネジメントへの影響

契約書の紛失や破損、あるいは不適切な管理は、業務上の問題では済まされません。重要な契約情報が欠落すれば、取引停止、訴訟リスク、信用喪失といった深刻な事態を招き、企業の事業継続性そのものが揺らぐ可能性があります。

契約書には、取引条件や金銭的義務、守秘義務、個人情報など、企業の中核情報が含まれており、その漏洩や改ざんは、企業の競争力を損ねるだけでなく、社会的問題やメディアリスクに発展する可能性もあります。特に近年は、サイバー攻撃や内部不正による情報漏洩が多発しており、契約情報の厳格な保護とログ管理が不可欠です。

さらに、法令改正や規制強化への対応、契約更新の失念、証憑の提示ミスなどが重なると、コンプライアンス違反や損害賠償の引き金にもなりかねません。こうした事態を未然に防ぐには、契約情報のライフサイクル全体を通じて、統制のとれた管理体制が求められます。

特に重要なのが内部統制と監査対応です。上場企業や金融機関では、契約関連の手続きが正確かつ透明に実行されているかどうかが、企業ガバナンスの健全性を測る指標とされており、管理不備があれば、外部監査や当局の検査で問題視されることは避けられません。

契約書管理の整備は、今ではリスクマネジメントと企業価値維持の中核的テーマです。万が一の事故を未然に防ぐためにも、契約書の一元管理・アクセス制限・変更履歴の記録など、あらゆるリスクを想定した体制構築が急務となっています。

業務効率化と生産性向上のボトルネック

契約書管理の煩雑さは、企業全体の業務フローと営業活動に深刻な影響を及ぼしています。

たとえば、契約関連情報の確認や修正依頼に時間を要することで、営業現場では商談の進行が滞り、スピードが求められる商機を逃す要因となります。法務部門とのやり取りが煩雑であるほど、社内調整にかかる時間は増加し、顧客への提示資料の更新や契約締結までのプロセスが後ろ倒しになります。その結果、リードタイムが延び、営業機会の逸失リスクが高まります。

また、契約内容の確認に手間取ることで、意思決定のスピードや正確性が損なわれ、結果として現場の判断や行動を遅らせることにもつながります。契約情報の一元的な可視化が不十分であれば、社内の誰がどの情報を管理・把握しているかが不明確になり、他部門との連携や引き継ぎのたびに無駄な確認作業が発生します。

このように、契約書管理の非効率は、業務全体のスループットを低下させ、特に営業部門では「案件の停滞」や「対応遅れ」といったかたちで直接的な業績インパクトをもたらします。業務効率化や生産性向上を目指すうえで、契約業務のスピードと透明性を高めることは、もはや現場任せでは済まされない経営課題であると言えるでしょう。

顧客体験（CX）向上と競争力強化

現代のビジネス環境において、顧客接点と業務プロセスのシームレスな統合は、顧客体験（CX）の質を大きく左右する重要な要素となっています。なかでも、サービス申し込みから契約締結までのフローを一貫してオンラインで完結させる設計は、顧客にとっての利便性を飛躍的に高めるものです。

たとえば、顧客がWebフォームからサービスを申し込んだ後、審査や社内確認がスムーズに進み、そのまま電子契約で本契約まで完了する――こうした体験は、問い合わせから契約締結に至るまでのリードタイムを最小化し、顧客満足度を大幅に向上させます。加えて、煩雑な書類の郵送や押印といった従来のフローを排除することで、企業側の対応スピードも格段に向上し、営業機会の最大化が図られます。

契約の迅速化は、顧客との信頼構築や「選ばれる理由」に直結する差別化要因でもあります。意思決定の早い顧客に対して即応できる体制を整えている企業は、競合よりも一歩先に踏み出すことが可能です。契約書管理の高度化は、企業の競争力を支えるフロントラインの機能へと進化しています。

このように、契約プロセスの最適化は、顧客接点の質を高めると同時に、成約率の向上やカスタマーサクセスの起点にもなり得る、戦略的な取り組みです。顧客中心のビジネスを志向する企業にとって、契約書管理の再構築は「効率化の手段」ではなく、「価値創出の手段」へと転換しつつあるのです。

契約書管理の効率化・最適化に向けた3つのステップ

契約書管理の課題を解決し、より効率的で安全な体制を構築するためには、段階的なアプローチが有効です。

ステップ1：現状把握と管理ルールの再構築

契約書の棚卸と一元化の準備

まずは社内に点在する契約書—紙媒体と電子媒体の両方—を収集・分類し、契約種別（取引基本契約、業務委託契約、秘密保持契約など）や当事者、契約期間、金額条件などの基本情報を精査します。これにより、契約情報の全体像を把握し、重複契約や更新漏れ、紛失リスクといった潜在的課題を可視化することが可能になります。

このプロセスは、後述する管理台帳の設計やシステム化の前提条件であり、契約管理の実務的な出発点として機能します。また、法務部門に限らず、関連部門（経理、人事、営業など）との連携によって、契約情報のサイロ化を防ぐことも重要です。

管理項目と台帳フォーマットの設計

契約書を適切に管理するためには、「何を管理すべきか」を明確にする必要があります。たとえば、契約書の種類、契約締結日・終了日、自動更新の有無、契約当事者情報、履行状況、条項変更の履歴などを網羅的に管理対象として定義します。

これらを踏まえて契約書管理台帳（Excelや専用システム上）を設計し、将来的なデジタル化やクラウド移行に備えた構造にすることで、データの一貫性と再利用性を担保できます。特に複数部門が関与する契約では、入力ルールを標準化することで運用の属人化を防ぐことができます。

アクセス権限とセキュリティルールの明確化

契約書には財務情報や取引条件などの機密情報が含まれるため、閲覧・編集のアクセス管理が極めて重要です。閲覧範囲の制限、編集ログの自動記録、ファイルの暗号化、IP制限による外部アクセスの遮断など、セキュリティレベルに応じた運用ルールを明文化します。

特に金融機関や上場企業などでは、以下のような高度な要件への対応が求められます：

• 厳格なアクセス管理（役職・部署ごとの閲覧権限設定）
• 詳細な監査証跡の記録（操作履歴の自動保存と追跡）
• 電子署名およびタイムスタンプの導入（法的証拠力の確保）
• 改ざん防止機能の実装（ブロックチェーン技術の活用も含む）
• 権限異動時の自動通知・再設定（人事システムとの連携）

また、組織の拡大に伴うアクセス構造の複雑化にも耐えうる仕組みとして、権限管理ルールを定期的に見直し、属人的な運用を排除することが不可欠です。

ステップ2：Excel管理の限界と電子契約の導入検討

Excel管理のメリット・デメリット

契約書管理をExcelで行う企業は少なくありません。初期費用が低く、導入しやすい点がメリットとして挙げられます。基本的な情報管理であれば対応可能であり、手軽に始められるため、多くの企業で利用されてきました。

しかし、Excel管理には多くのデメリットが存在します。大量の契約書を管理する際には煩雑になり、手作業による入力ミスが発生しやすいという問題があります。

また、最新フォーマットの管理が難しい、更新期限の見落としリスクが高い、検索性や絞り込み機能に限界がある、セキュリティ面で脆弱である、一元管理が困難、そしてデータ量増加に伴い作業時間が大幅に増大するといった課題があります。

これらの課題は、一見するとコストが低いように見えても、実際には時間、正確性、リスク露出といった面で多大な隠れた負担を生み出しています。

電子契約導入のメリットと注意点

電子契約は、契約書管理のデジタル化を推進する上で非常に有効な手段です。オンラインでの契約締結・押印を可能にし、物理的な書類の郵送や保管の手間を削減します 。これにより、改ざんリスクの低減、検索性の向上、保管スペースの削減、そして災害対策といった多くのメリットをもたらします 。

ただし、電子契約を導入する際には、電子帳簿保存法への対応を考慮する必要があります。同法では、電子的に授受した契約書について、真実性の確保（タイムスタンプ付与など）や可視性の確保（検索機能の確保など）といった厳格な要件を満たすことが求められます 。

また、すべての契約書が電子化できるわけではない点にも注意が必要です 。例えば、不動産賃貸借契約の定期借家契約や、訪問販売・電話勧誘販売におけるクーリングオフに関する書面など、一部の契約書は書面での交付が義務付けられています。そのため、紙と電子のハイブリッド管理も視野に入れる必要があります。

ステップ3：契約書管理システムの導入検討と選定ポイント

システム導入がもたらすメリット

契約書管理システムを導入することで、企業は様々なメリットが得られます。まず、紙の契約書を探す手間がなくなり、必要な契約書への検索・閲覧が迅速化されます。これにより、業務のボトルネックが解消され、効率が大幅に向上します。

次に、期限管理機能の自動化により、契約更新漏れや契約失効のリスクを大幅に削減できます 。システムが自動でアラート通知を行うため、担当者の負担が軽減され、見落としによる損失を防ぐことが可能になります。

また、印刷・郵送費、保管費用、そして契約書を探すための人的コストなど、様々なコストを削減できる点も大きなメリットです 。契約書管理の一元化は、部門間の連携を向上させ、組織全体の内部統制を強化します 。情報が共有されることで、部署間のサイロ化が解消され、よりスムーズな業務遂行が可能になります。

さらに、適切なアクセス制限と操作ログ管理機能により、大切な機密情報の流出リスクを軽減し、セキュリティを強化します 。現代の契約書管理システムは、AI機能やAI-OCR機能を搭載している場合が多く、契約書をアップロードするだけで契約内容をデジタル情報として記録し、契約書管理台帳を自動で作成するといったインテリジェントな自動化を実現しています 。これにより、手作業によるデータ入力の負担が大幅に軽減され、より高度な業務に注力できるようになります。

出典元：日本パープル「契約書管理に関する最新調査（2024年12月）」より

実際に契約書管理システムを導入した企業の多くが、業務の効率化や管理コストの削減といった具体的な効果を実感しています(*)。こうしたアンケート結果が示す通り、システムの導入は、業務改善に加えて、定量的なコスト削減と運用体制のスケーラビリティ向上を実現する、戦略的な投資と言えるでしょう。

契約書管理の課題を解決する主要サービス

契約書管理にまつわる煩雑な業務やリスクを解消するためには、適切なツールの導入が不可欠です。以下で、実際に企業で活用が進んでいる代表的な「電子契約システム」と「契約書管理システム」について、代表的なサービス事例を紹介します。

クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）

• 特徴：国内シェアトップクラス。法務との親和性が高く、使いやすいUIと契約締結のスピードに定評あり。
• 機能：電子署名、タイムスタンプ、承認ワークフロー、PDF保存、API連携。
• 想定企業：法務・総務が主導する契約業務が多い中堅～大企業。

freeeサイン（freee株式会社）

• 特徴：中小企業に強く、クラウド会計freeeと連携可能。導入の手軽さとコストパフォーマンスが魅力。
• 機能：電子署名、テンプレート管理、リマインド機能、モバイル対応。
• 想定企業：電子契約を初めて導入する小規模事業者やスタートアップ。

マネーフォワードクラウド契約（株式会社マネーフォワード）

• 特徴：会計・労務クラウドとシームレスに連携できる統合型プラットフォーム。
• 機能：電子契約、契約書管理、リマインド、自動更新判定など。内部統制や監査対応も考慮。
• 想定企業：バックオフィス全体を効率化したい成長企業、上場準備中の企業。

GMOサイン 契約レビューパック

• 特徴：GMOサインの電子契約に、AI契約レビュー機能を追加したパッケージ。
• 機能：電子署名、タイムスタンプ、AIによる契約内容の自動チェック、法務チェックの工数削減。
• 想定企業：契約審査に時間がかかっている企業、法務リソースが限られている中堅企業。

どこでも契約書クラウド（鈴与シンワート株式会社）

• 特徴：紙・電子の両方に対応した契約書の一元管理特化型。契約台帳・期限管理に強み。
• 機能：契約情報の自動抽出（AI-OCR）、契約期限のアラート、アクセス制限、原本管理。
• 想定企業：紙契約が一定数残っており、段階的なデジタル化を進めたい企業。

FAQ（よくある質問）

契約書管理システムの導入に関して、よくある疑問にお答えします。

Q1.契約書管理システムは中小企業でも導入すべきですか？

A.はい、中小企業においても契約書管理システムの導入を強く推奨します。

中小企業でも、契約書の更新漏れ、必要な契約書が見つからない、セキュリティへの不安、特定の担当者への業務集中（属人化）といった課題は発生し、これらが事業リスクにつながる可能性は同様です 。近年では、基本機能に特化したシンプルで低コストなシステムも多く提供されており、中小企業でも導入しやすくなっています 。

システム選定の際には、貴社の規模や予算に合わせた「シンプル型」のシステムを検討することで、費用対効果を最大化しつつ、業務効率化とリスク低減を実現することが可能です。システムの選択は、企業の現在の規模だけでなく、将来的な成長計画に合わせたスケーラビリティも考慮すべきです。

Q2.電子帳簿保存法への対応はシステム導入で完結しますか？

A.契約書管理システムの導入は、電子帳簿保存法への対応を強力に支援しますが、それだけで完結するわけではありません。

システムが同法の要件（真実性の確保、可視性の確保など）を満たしているかを確認することが重要です 。加えて、社内での運用ルールを整備し、従業員への周知・徹底が必要です。具体的には、タイムスタンプの付与、検索機能の確保、定期的なバックアップ、そしてデータの訂正・削除履歴の管理など、システムと連携した運用体制を構築する必要があります 。

法令遵守は、テクノロジーと組織的な運用規律の双方によって達成される共同責任であり、システムはあくまでそのための強力なツールと位置づけられます。

Q3.既存の紙の契約書はどうすれば良いですか？

A.既存の紙の契約書は、スキャナ保存の要件（真実性の確保、可視性の確保）を満たした上で、デジタルデータとしてシステムに取り込むことを強く推奨します 。

多くの契約書管理システムは、紙の契約書のスキャンデータ取り込みに対応しており、中にはAI-OCR機能を搭載し、スキャンした契約書から自動的に情報を読み取り、台帳化することも可能です 。これにより、紙と電子の契約書を一元管理し、検索性やセキュリティを向上させることができます 。

物理的な保管スペースの削減にも繋がり、オフィス環境の最適化にも貢献します。

Q4.導入後の運用が不安です。サポート体制はありますか？

A.多くの契約書管理システム提供ベンダーは、導入から運用まで手厚いサポートを提供していますので、ご安心ください 。

初期設定の支援、従業員向けのトレーニング、FAQ、電話・メールサポートなど、様々な形で貴社の運用を支援する体制が整っています 。  

システム選定時には、機能や費用だけでなく、サポート体制の充実度も重要なポイントとして確認することをおすすめします。導入後のスムーズな移行と定着のためには、ベンダーのサポート品質が大きく影響します。

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