Hubble mini | インタビュー掲載

インタビュイー：
株式会社Hubble Partner Sales Manager 安田 氏

インタビュイー：
株式会社Hubble Partner Sales 奈良 氏

Hubble miniとは、どのようなサービスですか？

Hubble miniは、契約業務全体のなかでも特に「出口」の部分、つまり締結が完了した契約書をどう管理していくかというところに特化したプロダクトです。具体的には、お手元のPDF化された契約書をアップロードしていただくと、相手方や契約期間といった項目をAIが自動で読み取り、お客様の管理項目に合わせた契約書台帳を自動で作成します。今までExcelやスプレッドシートに手作業で入力していた台帳業務が、すべて自動化されるイメージです。

当社にはもう一つ、契約業務の入り口から出口までを一気通貫で管理できる「Hubble」というプロダクトがあるのですが、Hubble miniはそのうち出口の部分だけにフォーカスして、まず契約管理の自動化から始めたい、という企業様にお使いいただきやすい形で提供しています。

Hubble miniの根本にある思想を教えてください

Hubble miniも本体のHubbleと同じく、法務部門に閉じないという根本思想を引き継いでいます。リーガルテックというと法務部門の方を対象にしたサービスが多いのですが、当社は契約書に関わるすべての方に使っていただけるUXを大事にしています。代表の早川自身がもともと会計事務所に勤めていた頃に契約書を探すのが大変だったところからプロダクト開発を始めていますので、契約のバックグラウンドがない方でもきちんと使えることが、Hubble miniの設計にもそのまま生きています。

累計で約9万人にIDを発行させていただいておりますが、このうちの90%以上が法務部門以外の方です。法務以外の方が無理なく使える設計、という資産がHubble miniにもそのまま反映されていますので、台帳管理という日々の業務に直結するところで、現場のどなたでも使っていただける作りになっています。

AIによる契約管理台帳の自動作成は、どのような仕組みになっていますか？

シンプルに申し上げますと、PDF化された契約書をアップロードしていただくと、AIが相手方、契約期間、契約金額、自動更新の有無といった必要な項目を自動で抽出して、お客様の管理項目に合わせた台帳に展開していきます。スキャンされた紙の契約書のように、画像になっている文書もOCRでテキスト化したうえで対応していますので、紙の契約書が大量に残っている企業様でもそのまま取り込んでいただけます。

AIのアウトプットの精度には自信を持っています。当社はもともとWordのバージョン管理から始まったプロダクトでして、その流れで他社様よりも契約書データが多く蓄積されています。AIは正確なデータをどれだけ綺麗に読み込ませられるかでアウトプットが変わってきますので、機能としての差というよりも、保有しているデータの差が精度の高さに直結しています。

Hubble miniを導入されると、業務時間はどれくらい削減できますか？

分かりやすい事例で申し上げますと、ある企業様では契約書の件数が多く、台帳への入力作業に週1時間ほどかかっていましたが、Hubble miniを使ってPDFをアップロードしていただくと、相手方や契約期間といった項目をAIが代わりに入力してくれますので、1時間かかっていた作業が5分で終わるようになりました。これによって、本来注力すべき業務に時間を割けるようになったというお声をいただいておりまして、インパクトとしては非常に大きい部分だと感じています。

台帳作成以外に、Hubble miniではどのような機能が使えますか？

大きく3つあります。一つ目は契約期限の管理です。契約期限の管理は会社によって運用が異なりまして、総務や法務がExcelで管理して各事業部にアラートを飛ばしているケースもあれば、事業部側がそれぞれ管理しているケースもあります。どちらの場合も漏れが発生しやすいのですが、Hubble miniでは「期限がいつまでですよ」というアラートメールが自動で担当の方に届きますので、管理の部分が非常に楽になったというお声をいただいています。

二つ目は検索機能です。お客様から「この契約書のこの部分はどういう内容になっていたか」というお問い合わせが営業の方に入ることはよくあると思います。今までですと法務に確認を取って、法務も忙しいのでレスポンスが半日後、1日後になり、お客様をお待たせしてしまう。Hubble miniでは事業部の方も使っていただけますので、自分に関連する契約書を自分ですぐに探しに行けて、契約書が読みづらい場合でもAIに「この情報を教えてください」「内容を要約してください」とボタン一つで聞けます。それにより、お客様への返答が非常に早くなり、信頼性の向上にもつながっています。

三つ目は、フォルダやドキュメント単位での細やかな権限設定です。Google共有ドライブのような環境ですと、閲覧権限の柔軟な設定が難しいケースが多いのですが、Hubble miniではフォルダ単位、ドキュメント単位、契約書単位で細かく権限を設定できます。電子帳簿保存法への対応や情報セキュリティの認証も取得していますので、コンプライアンスや内部統制の観点でも安心してお使いいただける作りになっています。

Hubble miniはどのような企業に向いていますか？

業界の観点で申し上げますと、契約書の件数が多い業界、たとえば不動産や中小企業様向けにサービスを提供されている会社様が向いています。一方で、件数はそこまで多くなくても、雛形通りに進まずに細かなチェックが必要になる業界、たとえば製薬業界やメーカーといった領域もしっかりお力になれる領域です。契約書はどの業界でも発生しますので、正直なところどの業界の企業様でもお話に伺える領域だと感じています。

成功パターンとしては、契約書の件数が多くて単純に作業時間を短縮したい企業様はもちろんですが、特定の法務担当の方の業務に台帳管理が依存していて属人化している、ナレッジを社内に展開したい、というところからご導入いただくケースもあります。まずは出口の部分から自動化を始めて、現場の効果を実感いただいてから、契約業務全体の最適化に広げていく、という入り方がしやすいプロダクトです。

導入時のサポート体制について教えてください

当社のプロダクトは、契約業務の一点だけを解消するものではなく、業務フローの構築や改革にも携わっていきますので、まずお客様の契約業務をしっかり理解することから始めます。他のベンダーと違うところとして、ヒアリングを丁寧に行ったうえで、現状の業務フローを大きく変えずにどう最大限効率化していけるか、というディスカッションを重ねています。

サポートの面では、最近はチャットボットが対応するプロダクトもあるなかで、当社はこれだけAIを推している立場でありながら、チャットでのサポートはすべて人が対応しています。これは、過去にどのようなご質問をいただいたかという文脈を把握したうえで適切に回答していくとなると、ここはまだ人が対応するほうが良いと考えているからです。お客様に誤った情報をお伝えしないというところは、かなり意識して取り組んでいます。

導入初期だけでなく、継続的に専属のカスタマーサポート担当が各社様につく体制をとっています。当社のプロダクトは新規機能の開発と提供をかなり頻繁に行っていますので、そのタイミングで都度ご状況をお伺いしたり、便利な機能ができましたとご紹介したりして、継続的にお客様との接点を取るスタンスです。

Hubble miniの今後の展望について教えてください

Hubble miniに限らず、当社全体としては、AIが自律的に人のサポートをするというところを目指しています。人の手を介さずに一定の業務はAIが自動で情報を集約し、最終的に人が判断するべきところは人が判断する。判断の部分は変わらないのですが、それまで人がやっていた業務をAIが正確に担っていく形で、プロダクトとして強化しています。昨年7月からは「20週連続開発」という取り組みを進めまして、新しい機能を毎週出しています。AIをただ便利な道具としてではなく、業務の労働力として提供していく、というところを強化していきたいと考えています。

その先に見えているのは、これからの法務や契約管理のあり方そのものが変わっていくのではないか、ということです。今までの法務の仕事は契約書を作る、レビューする、リスクを洗い出すといったところが中心でしたが、その部分はAIが担えるようになってきています。これからの法務は、全社を含めた業務の基盤をどう整備するか、という領域に近づいていくのではないかと考えていまして、Hubble miniのような「出口の自動化」を入り口に、その移行を一緒に伴走していけるようにしていきたいです。

まとめ・編集部コメント

株式会社Hubbleが提供する「Hubble mini」は、契約業務のなかでも特に締結後の管理に特化した契約管理クラウドです。契約書の件数が多く台帳管理に手が回らない企業様、属人化した契約管理を仕組みで解消したい企業様、まずは小さく契約管理を始めて将来的に契約業務全体の最適化につなげていきたい企業様にとって、有力な選択肢となるサービスです。一度ご相談されてみる価値のあるサービスだと感じます。