予実管理表の作り方｜必要な項目・エクセルの手順・見やすいフォーマットを解説

予実管理表とは、一言でいえば「予算」と「実績」を科目ごとに並べ、その差を一目で確認できるようにした表のことです。月次の経営会議資料や上司への報告のために、これから自分で作らなければならない、という場面で検索される方が多いのではないでしょうか。

最初に知りたいのは、たいてい「完成した表がどんな形なのか」です。行に何を置き、列に何を並べ、どこに数式を入れるのか——実物のレイアウトが見えれば、あとは自社の数字に置き換えるだけで作り始められます。

本記事では、まず記入例つきの完成形フォーマットを示し、そこから必要な項目の決め方・エクセルでの作成手順・便利な関数・見やすくするコツ・作った表の使い方（差異分析）までを順に解説します。あわせて、部門や科目が増えてエクセル運用が限界に近づいたときの選択肢も整理しました。自社の予実管理表をつくる下敷きとしてご活用ください。

予実管理表とは

予実管理表の「予実」は、予算実績管理（予算と実績の管理）の略です。あらかじめ立てた予算（目標の数値）に対して、実際の売上や費用がどうだったか（実績）を並べ、その差（差異）と達成の度合い（達成率）を確認するための表を指します。

目的は、数字を記録することではなく、予算と実績のズレに早く気づき、次の打ち手につなげることにあります。売上が計画に届いていない、原価が想定より膨らんでいる——こうした兆候を月次で捉えられれば、期の途中でも軌道修正ができます。まずは、その表が実際にどんな形になるのかを見てみましょう。

予実管理表の完成形（記入例つきフォーマット）

ここからは、予実管理表の完成形を記入例で示します。行に損益計算書（P/L）の科目を上から並べ、列に「予算・実績・差異・達成率」を置き、当月分と期首からの累計を横に並べるのが基本の形です。以下は単位を千円とした記入例です。

科目	当月予算	当月実績	当月差異	達成率	累計予算	累計実績	累計差異
売上高	10,000	10,800	+800	108.0%	30,000	31,500	+1,500
売上原価	6,000	6,600	+600	110.0%	18,000	19,000	+1,000
売上総利益	4,000	4,200	+200	105.0%	12,000	12,500	+500
販売費及び一般管理費	3,000	3,100	+100	103.3%	9,000	9,100	+100
営業利益	1,000	1,100	+100	110.0%	3,000	3,400	+400
営業外収益	100	120	+20	120.0%	300	330	+30
営業外費用	50	60	+10	120.0%	150	170	+20
経常利益	1,050	1,160	+110	110.5%	3,150	3,560	+410
特別利益	0	50	+50	－	0	50	+50
特別損失	0	30	+30	－	0	80	+80
税引前当期純利益	1,050	1,180	+130	112.4%	3,150	3,530	+380

差異は「実績−予算」で計算します。売上や利益の行では差異がプラスなら計画超過で好ましい一方、売上原価や販管費のような費用の行では、差異のプラスはコストが予算を上回ったことを意味します。同じ「+」でも行によって良し悪しが逆になる点は、表を読むときに押さえておきたいところです。

達成率も同様で、費用の行では100%を超えると予算オーバーを意味します。「達成率」という言葉から数値が高いほど良いと受け取られがちですが、費用行は逆に読む点に注意してください。上司への報告に流用するときは誤解を招きやすいので、必要なら費用行の達成率は色や注記で区別しておくと安全です。

この記入例は全体の骨格を示すための簡易版です。実務では、金額の大きい販売費及び一般管理費を給与手当・広告宣伝費・地代家賃などに分けて、行数を10〜15項目程度に増やすのが一般的です（項目の絞り方は次章で解説します）。

行に並ぶ科目は、思いつきで決める必要はありません。売上高から各段階の利益に至る科目の並びは、会社の決算書（損益計算書）の区分がそのまま土台になります。会社計算規則は、損益計算書を次の項目に区分して表示すると定めています。

損益計算書等は、次に掲げる項目に区分して表示しなければならない。この場合において、各項目について細分することが適当な場合には、適当な項目に細分することができる。
一　売上高
二　売上原価
三　販売費及び一般管理費
四　営業外収益
五　営業外費用
六　特別利益
七　特別損失

出典：会社計算規則（平成十八年法務省令第十三号）第88条｜e-Gov法令検索

この区分に沿って、売上高から売上原価を引いた売上総利益、そこから販売費及び一般管理費を引いた営業利益、営業外収益・費用を加減した経常利益、特別損益を加減した税引前当期純利益、という順に利益を積み上げていきます（会社計算規則第89条〜第92条）。予実管理表の行をこの体系に合わせておけば、自社の決算書と数字の整合が取りやすくなります。

ただし、会社計算規則が定めているのは決算書の表示区分であって、社内で使う予実管理表の様式を義務づけるものではありません。あくまで「行に並べる科目の体系の出どころ」として捉え、自社の管理に必要な粒度へ細分したり絞ったりして構いません。

予実管理表に必要な項目（行に置く科目・列に置く比較項目）

ここからは、完成形の表を自社向けに組み立てるために、行と列にそれぞれ何を置くかを整理します。行は「何を管理するか」、列は「何と何を比べるか」を決める部分です。

行に置く科目の選び方

行には、先ほどの損益計算書の科目を基本に置きます。ただし、決算書のすべての勘定科目を細かく並べる必要はありません。予実管理で見たいのは経営判断につながる大きな流れなので、売上高・売上原価・売上総利益・販管費・営業利益・経常利益といった重要度の高い10〜15項目程度に絞ると、月次で追いやすい表になります。

販管費のように金額が大きく、要因分析の対象になりやすい科目は、給与手当・広告宣伝費・地代家賃などに細分しておくと、差異が出たときに原因を追いやすくなります。逆に、金額が小さく変動も乏しい科目は「その他」でまとめて構いません。部門別・商品別に管理したい場合は、行の科目はそのままに、部門ごとにシートを分ける方法が扱いやすいでしょう。

列に置く比較項目（予算・実績・差異・達成率）の意味

列には、比較のための項目を置きます。最小構成は「予算・実績・差異」の3つで、そこに達成の度合いを示す達成率を加えるのが一般的です。それぞれの意味と計算は次のとおりです。

• 予算：期の初めに立てた計画値。年間予算を月割りして各月に配分します
• 実績：会計システムなどから取り込む、実際に発生した金額
• 差異：実績−予算。予算からどれだけ離れたかを金額で示します
• 達成率：実績÷予算。計画に対する到達度を割合で示します

これに加えて、前年同月実績・前年同月比・期首からの累計を列に足すと、季節性のある事業でも前年と比べながら進捗を確認できます。列を増やすほど情報は豊かになりますが、その分だけ横に広く見づらくなるため、当月の「予算・実績・差異・達成率」と累計を基本に、必要な列だけを足すのがおすすめです。

予実管理表の作り方（エクセル・スプレッドシートの手順）

ここからは、エクセルまたはGoogleスプレッドシートで実際に表を作る流れを、手順・関数・見やすくするコツの順に見ていきます。特別な機能は使わず、基本的な関数だけで自動計算まで組めます。

作成手順（項目入力から数式設定まで）

作成は次の4ステップで進めます。ここでは完成形の表と同じ列構成（A列＝科目、B列＝当月予算、C列＝当月実績、D列＝差異、E列＝達成率）を前提に、具体的なセルの入れ方まで示します。

1. 見出しと科目を並べる：1行目に見出しを置き、A列（A2以降）に売上高から各利益までの科目を上から並べます。
2. 予算を入力する：期初に立てた年間予算を月割りし、B列に各科目の当月予算額を入力します。年間予算は前年実績に成長率を掛けて置く方法や、季節性のある事業では月ごとの繁閑に合わせて配分する方法が使いやすく、単純な12等分にこだわる必要はありません。
3. 実績を入力する：月次決算が締まったら、会計システムから出力した実績をC列に入力します（毎月ここだけを更新していく形です）。
4. 数式で差異・達成率を自動計算する：D2（差異）に =C2-B2、E2（達成率）に =C2/B2 を入力し、下の行までコピーします。以降は実績を入れるだけで差異と達成率が自動で埋まります。

売上総利益や営業利益などの利益行も、金額を手入力せず数式で出しておくと安全です。たとえば売上高がC2、売上原価がC3のセルにあるなら、売上総利益の実績は =C2-C3 のように引き算で算出します。実績を入れ替えるだけで利益まで一気に更新され、転記ミスも防げます。

差異・達成率を自動計算する便利な関数

予実管理表で使う関数は、そう多くありません。まずは合計を出すSUM、条件で表示を変えるIF、条件に合う値だけを合計するSUMIFを押さえておけば、たいていの表は組めます。集計の条件が増えたり、端数をそろえたりするときは、次の関数も役立ちます。

• SUM：四半期や通期の合計、複数部門の合算などに使います
• IF：達成率（E列）が100%未満のときだけ「未達」と表示する、といった判定に使います（例：=IF(E2<1,"未達","")）
• SUMIF：部門別の明細から特定部門の金額だけを集計する、といった用途に使います
• SUMIFS：「部門」と「勘定科目」のように複数の条件が重なる集計に使います（SUMIFの条件を増やせる版）
• ROUND：達成率や月割り予算の端数を丸め、表示上の数字のばらつきをそろえるのに使います

会計システムから出した実績を科目名で予実管理表に取り込むときは、VLOOKUP（新しいExcelやスプレッドシートならXLOOKUP）で科目をキーに実績金額を引き当てると、貼り付け位置のズレによる転記ミスを防げます。

あわせて条件付き書式を設定しておくと、差異が一定額を超えたセルや達成率が低いセルを自動で色分けでき、確認すべき箇所がひと目で分かるようになります。数字を目で追わなくても異常に気づける仕組みは、月次の確認作業を大きく軽くします。

見やすくするコツ

同じ情報でも、レイアウト次第で読みやすさは大きく変わります。実務で効きやすいのは次の3点です。

• 当月と累計を1画面に並べる：単月の動きと期を通した着地の両方を、スクロールせずに確認できます
• 部門・商品単位でシートを分ける：明細は各シートに置き、全社シートで集計する構成にすると、1枚が肥大化しません
• 差異が大きい科目を色で強調する：条件付き書式で自動的に目立たせ、会議で議論すべき科目を先に示せるようにします
• 推移やアイコンで傾向を見せる：条件付き書式のアイコンセットで達成の可否を矢印や信号色で示したり、各科目の月次推移をスパークライン（セル内の小さな折れ線）や折れ線・棒グラフにすると、数字を1つずつ追わなくても流れがつかめます
• 数式セルを保護する：シート保護で数式の入ったセルをロックし、実績など入力する欄だけ編集可にしておくと、うっかり数式を壊す事故を防げます

凝ったデザインよりも、「どこを見ればよいか」が直感的に伝わることを優先すると、報告を受ける側にとっても使いやすい表になります。

作った表をどう使う？差異分析の考え方

予実管理表は、作って終わりではありません。本当の価値は、差異が出た科目について「なぜズレたのか」を読み解き、次の打ち手につなげるところにあります。ここでは、差異の見方の型と、要因を記録する運用のコツを紹介します。

差異を3つの型で読み解く

売上や費用の差異は、要因を分けて考えると原因が見えやすくなります。管理会計で広く使われる見方として、次の3つの型があります。

• 数量差異：販売した数量や稼働した工数が、計画とどれだけ違ったかによる差
• 価格差異：売価や仕入単価が、計画と違ったことによる差
• 構成差異（ミックス差異）：売れた商品の組み合わせや顧客・チャネルの構成が変わったことによる差

たとえば売上高が予算を下回ったとき、売れた個数が少なかったのか（数量）、単価を下げたのか（価格）、利益率の低い商品に偏ったのか（構成）を切り分けると、打つべき対策が変わってきます。

数量差異と価格差異は、ざっくり 数量差異＝(実績数量−予算数量)×予算単価、価格差異＝(実績単価−予算単価)×実績数量 で金額に分けられます。差異の総額だけでなく、どの型の要因が大きいのかまで見るのが分析の勘どころです。

要因は定性コメントで残す

差異の要因は、数字の隣にひと言メモを残しておくと、後から振り返るときや引き継ぎのときに効いてきます。「なぜズレたか」に加えて「一時的な要因か、この先も続きそうな要因か」まで書いておくと、着地見込みの修正に直結します。

こうした差異の要因を踏まえて着地見込みを毎月引き直していく手法は「ローリングフォーキャスト」と呼ばれます。その考え方や運用のコツは『ローリングフォーキャストとは？メリット・課題から運用のコツまで解説』で詳しく紹介しています。

すべての差異にコメントを付けるのは負担が大きいため、差異が概ね±5%を超えた科目だけコメントを残す、といった自社なりの運用ルールを決めておくと続けやすくなります。この5%はあくまで一例で、事業の規模や科目の重要度に応じて基準を調整して構いません。大切なのは、閾値そのものより「一定を超えたら必ず要因を残す」という習慣を回すことです。

Excel・スプレッドシートで予実管理を続ける限界

エクセルやスプレッドシートは、低コストで始められ、少人数・単一部門の予実管理には十分に機能します。一方で、事業が育って部門数や科目が増えてくると、次のような壁にぶつかりやすくなります。

• 属人化しやすい：シート間の参照や数式が複雑になるほど、作った本人しか触れなくなり、担当者の異動で運用が止まるリスクが高まります
• バージョン管理が難しい：複数人でファイルをやり取りすると、どれが最新か分からなくなり、上書きや集計漏れが起きやすくなります
• 多部門の集計に手間がかかる：各部門にファイルを配って回収し、名寄せして合算する作業が毎月発生し、部門が増えるほど重くなります
• 分析まで手が回らない：データの取り込み・突合・整形に工数を取られ、肝心の要因分析や打ち手の検討に時間を割けなくなります

こうした症状が出始めるのは、部門別・商品別の管理を始めたときや、月次の数字確定に時間がかかって現場とのズレが広がってきたときです。予実管理が「経営判断のための仕組み」ではなく「毎月数字をまとめるだけの作業」になってきたと感じたら、運用の仕組みそのものを見直すタイミングといえます。

予実管理を自動化する経営管理システムという選択肢

エクセル運用の限界を解消する手段が、予実管理・経営管理に特化したクラウドサービス（経営管理システム）です。会計システムから実績を自動で取り込み、予算・実績・差異・着地見込みを一元管理できるため、集計や名寄せの手作業が減り、属人化やバージョン管理の悩みからも解放されます。レポートの作成が標準化され、着地見込みのシミュレーションまで行える点も、エクセルでは届きにくいところです。

ここでは、予実管理の自動化に強いサービスを数例紹介します。それぞれ提供形態や得意分野が異なるため、自社の規模や管理したい範囲に合うものを比べてみてください。

※料金・機能は2026年9月時点の各社公式情報および出所を明記した公開情報にもとづく目安です。「要問い合わせ」の項目や最新の内容は各社にご確認ください。

1. DIGGLE（ディグル）

DIGGLEは、予算策定・予実突合・着地見込み管理・レポーティングという一連の予実管理業務を、クラウド上で完結させる予実管理特化型のサービスです。会計システムからのデータ取り込みと予実の突合を自動化し、勘定科目より細かい粒度での損益管理・分析に対応します。「脱エクセルの予実管理」を掲げ、属人化した集計作業の解消を主眼に置いている点が特徴です。

freee会計・マネーフォワード クラウド・勘定奉行クラウド・弥生会計などとAPI／CSVで連携でき、非財務指標（KPI）を組み合わせたドリルダウン分析やBIツールへのデータ出力にも対応します。料金はStandard／Enterpriseの2プラン構成で、いずれも見積制です（2026年8月時点、金額は公式非公開）。

2. Scale Cloud（スケールクラウド）

Scale Cloudは、損益（P/L）の予実管理に加えて、各部門のKPIデータまで一元管理できる点に強みがあります。商談数と成約率から契約数を、さらに単価を掛けて売上予算を組む、といったKPIの積み上げによる予算作成に対応し、予算用と実績用の両方の計算ロジックを同じ構造の中に組めるのが特徴とされています。

料金は月額10万円からで、初期費用にはKPI設計のコンサルティングが含まれます。エクセルやスプレッドシートでP/Lを管理していて煩雑さを感じている企業や、KPIまで統合して管理したい企業からの相談が多いとされ、導入支援としてKPI設計から伴走する体制を備えています。

エクセルからシステムへ移行すると、集計の工数が実際にどの程度変わるのかは、導入を検討するうえで気になるところです。この点について、提供元への取材では次のように語られています。

3. Manageboard（マネージボード）

Manageboardを提供するのは、株式会社ナレッジラボ（マネーフォワードグループ）です。社内に散在するエクセル・スプレッドシートのデータを一元管理し、予算編成・予実管理・着地見込み・財務分析・業績シミュレーションまでをクラウド上で完結できます。

損益計算書の項目から配下のKPIへドリルダウンできる分析機能や、財務三表（P/L／BS／CF）の連動を備えている点も特徴です。

マネーフォワード クラウド会計・freee会計・勘定奉行クラウドなどとAPI連携し、実績データの取り込みを自動化します。少人数の事業から1,500名以上のグループ規模まで対応し、標準で約3か月の導入プログラムが用意されています。リリース以降の累計利用企業数は10,000社を突破したと公表されています（2025年11月時点）。

4. ヨジツティクス

タレントマネジメントシステム「カオナビ」を手がける株式会社カオナビが、非財務データまで含めて予実を可視化するために提供しているのがヨジツティクスです。損益計算書の勘定科目などの経営データと非財務データを一元化し、複数部門が入力した予算・見込み・実績を自動で集計・可視化します。経営陣・経営企画・現場部門がリアルタイムに同じ数字を共有できる状態をつくることを主眼としています。

ユーザー数無制限の定額制を採用しており、経営企画だけでなく全社での利用を前提にできる点が特徴です。表計算ソフトをアップロードして始められる手軽さや、設定した乖離幅を超えた差異をアラート表示する乖離レポート、階層に応じた細かな権限設定などを備えています。

ここで取り上げたのは、予実管理に強いサービスの一例です。連結会計やERPタイプまで含めて経営管理システム全体を見渡し、自社の管理範囲に合うタイプから比較・検討したい場合は、29サービスをタイプ別に整理した次の記事もあわせてご覧ください。

まとめ

予実管理表は、行に損益計算書の科目を並べ、列に「予算・実績・差異・達成率」を置くのが基本の形です。まず完成形をまねて枠を作り、予算を月割りで入れ、毎月の実績を取り込んで差異と達成率を数式で自動計算する——この流れを押さえれば、エクセルでも十分に運用できます。作った後は、差異を数量・価格・構成の型で読み解き、要因を残して次の打ち手につなげることで、表が経営判断の道具になります。

一方で、部門や科目が増えて集計や名寄せに追われ、分析まで手が回らなくなってきたら、予実管理を自動化する経営管理システムの導入も選択肢になります。自社の規模や管理したい範囲に合うサービスを、資料で比べてみてください。

よくある質問（FAQ）

Q. 予実管理表とは何ですか？

A. 予実管理表とは、「予算」と「実績」を科目ごとに並べ、その差（差異）と達成率を一目で確認できるようにした表のことです。行に損益計算書（P/L）の科目、列に予算・実績・差異・達成率を置くのが基本の形で、「予実」は予算実績管理（予算と実績の管理）の略です。数字を記録すること自体ではなく、予算と実績のズレに早く気づいて次の打ち手につなげることを目的とします。

Q. 予実管理表の項目はいくつくらいに絞るのが目安ですか？

A. 予実管理表の行に置く科目は、売上高・売上原価・売上総利益・販管費・営業利益・経常利益など、重要度の高い10〜15項目程度に絞るのが目安です。決算書のすべての勘定科目を細かく並べる必要はなく、月次で追える範囲に絞るほうが差異を把握しやすくなります。

ただし、金額が大きく要因分析の対象になりやすい販管費などは、給与手当・広告宣伝費・地代家賃といった単位に細分しておくと、差異が出たときに原因を追いやすくなります。

Q. 予実管理表はエクセルとスプレッドシートのどちらで作るのがよいですか？

A. 予実管理表はエクセルとGoogleスプレッドシートのどちらでも作れ、使う関数（SUM・IF・SUMIF）や作成手順もほぼ共通です。選ぶ基準になるのは運用体制で、1人で作り込むならエクセル、複数の担当者が同時に閲覧・入力して常に最新版を共有したいならスプレッドシートが向いています。

まずは手元にある方で始め、共有や共同編集の必要が出てきたら乗り換える形でも問題ありません。

Q. 予実管理表で部門別の集計はどうすればよいですか？

A. 部門別に管理する場合は、行の科目はそろえたまま部門ごとにシートを分け、全社シートでSUMやSUMIFを使って合算する構成が扱いやすい方法です。各部門の明細は各シートに置き、全社シートで集計すれば、1枚のシートが肥大化せずに済みます。一方で、部門数が増えるほど各ファイルの回収・名寄せ・合算といった手作業が毎月重くなるため、この部分はエクセル運用の限界が最初に表れやすいところでもあります。

Q. 予実管理と予算管理は何が違いますか？

A. 予算管理が予算を立てて費用や売上を計画どおりに統制することを指すのに対し、予実管理は立てた予算と実績を対比し、差異の要因を分析して次の行動につなげるところまでを含みます。予算管理を「計画を立てる」段階とすれば、予実管理はその計画と実績を突き合わせて回していく段階にあたり、予実管理表はそのための道具です。

両者は対立する概念ではなく、予算管理の一連の流れの中に予実管理が位置づけられると捉えると整理しやすくなります。

Q. 予実管理表は誰が作成・管理するのが一般的ですか？

A. 予実管理表は、中小〜中堅企業では経理・財務担当や経営企画の担当者が作成・管理するのが一般的で、企業規模によっては社長や役員が兼務することもあります。運用を続けるうえでは、実績の入力は各部門、集計と差異分析は管理部門、報告の確認は経営層、というように役割を分けておくと、特定の担当者に負担が集中せず回しやすくなります。

Q. どうなったら予実管理を経営管理システムへ移行すべきですか？

A. 移行を検討する目安は、部門や科目が増えてエクセルの集計・名寄せに毎月追われ、肝心の要因分析まで手が回らなくなってきたときです。あわせて、シートの数式が複雑になり作った本人しか触れない（属人化）、複数人でやり取りしてどれが最新版か分からない、といった症状が出始めたら見直し時といえます。

集計や名寄せに時間を取られて肝心の分析まで手が回らない状態が続くようなら、実績の自動取り込みやレポートの標準化ができる経営管理システムの導入が選択肢になります。

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