取引先へ請求書を郵送している企業の間で、紙の請求書をメールやWebでの電子送付に切り替える動きが広がっています。背景には、2024年10月の郵便料金の値上げによる郵送コストの上昇や、電子でやり取りした書類は電子のまま保存する運用が定着してきたことがあります。
ただ、電子化を決めても、取引先へ「これから電子でお送りします」と知らせる案内文をどう書けばよいか迷う場面は少なくありません。案内をせずに送付方法を変えると、請求書に気づいてもらえなかったり、これまでどおり紙で欲しいと求められたりと、行き違いのもとになります。
この記事では、取引先にそのまま送れる案内文の文例を、書面・メール・受領側の依頼という3つのパターンで用意しました。あわせて、案内文に盛り込む項目、送付のタイミングと段取り、紙を希望する取引先への配慮、そして電子で送る具体的な手段までを整理しています。会社名や開始日を差し替えるだけで使える形にしていますので、自社の案内づくりにお役立てください。
目次
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取引先にそのまま送れる案内文の文例（書面・メール・受領側）
まずは、取引先へそのまま送れる案内文の文例を紹介します。書面（郵送・PDF配布）とメールの両方、さらに自社が請求書を電子で受け取りたい場合の依頼文まで用意しました。会社名や開始日、送付方法、問い合わせ先などを差し替えれば、そのまま使えます。
文例の使い方は次のとおりです。【 】は自社の情報に置き換えてください。「／」で複数の選択肢を並べている箇所は、自社に該当する方法だけを残し、ほかは削除してください。
発行側・書面版のお知らせ文書
取引先へ書面（郵送やPDF）で正式に知らせる場合の文例です。頭語・結語と記書きを備えた、ビジネス文書の体裁に沿った形にしています。
発行側・メール版の案内文面
メール1本で知らせる場合の文例です。件名で用件が一目で伝わるようにし、本文の冒頭で目的を簡潔に示すと、取引先が内容を把握しやすくなります。あわせて、送付先メールアドレスの確認をお願いしておくと、後の送付がスムーズです。
受領側の依頼文（取引先から電子で受け取りたい場合）
自社が受け取る請求書を電子化したい場合は、取引先へ電子データでの送付をお願いする形になります。返送してほしい情報や送付先を明示しておくと、取引先も対応しやすくなります。
案内文に盛り込む項目チェックリスト（6要素）
文例を自社向けに書き換えるときは、次の6つの項目がそろっているかを確認すると、抜け漏れを防げます。いずれも取引先が「いつから・どう変わるのか」を把握するために必要な情報です。
- 時候の挨拶・書き出し：書面なら頭語と時候の挨拶、メールなら日頃のお礼から入り、丁寧な印象で始めます。
- 電子化する理由：ペーパーレス化・業務効率化など、切り替えの背景を1〜2行で簡潔に添えます。
- 取引先側のメリット：受け取りが早くなる、保管しやすくなるなど、相手にとっての利点を示すと、前向きに受け入れてもらいやすくなります。
- 切り替えの開始時期：「【 】年【 】月ご請求分より」のように、いつの請求から変わるのかを明記します。
- 送付方法・確認方法：メール添付なのかWebでのダウンロードなのか、どうやって請求書を受け取るのかを具体的に書きます。
- 問い合わせ先：担当部署・担当者名・電話番号・メールアドレスを記載し、疑問があればすぐ連絡できるようにします。
特に見落としやすいのが、取引先側のメリットです。電子化は送る側の都合と受け取られがちなので、受け取りの早さや紛失リスクの低減といった相手側の利点を一言添えると、案内の印象が変わります。
案内文を送るタイミングと段取り
案内文は、切り替えの直前に送ると取引先の準備が間に合わないことがあります。相手の社内調整やシステム対応の時間を見込んで、余裕を持って知らせるのが基本です。一般的な段取りは次のとおりです。
- 切り替えの2〜3ヶ月前：最初の案内文を送付します。取引先が社内で受け取り方法を調整できるだけの期間を確保します。
- 切り替えの1〜2週間前：リマインドを送ります。開始が近づいたタイミングで再度知らせておくと、対応漏れを防げます。
- 切り替え後しばらく：一定期間は紙と電子を併用できるようにし、取引先が慣れるまでの移行期間を設けます。
取引先の数が多い場合は、一斉送信で済ませず、主要な取引先には個別に連絡を入れておくと丁寧です。切り替え時期を取引先ごとにずらす段階的な移行も、混乱を避ける方法の一つです。
紙を希望する・電子化に対応できない取引先への配慮
取引先の中には、社内の仕組みや方針で紙の請求書を必要とする先もあります。こちらの都合だけで一方的に切り替えると、関係に角が立ちかねません。次の点に配慮すると、無理なく移行を進められます。
紙を希望する取引先には併用で応じる。すべての取引先を一律に電子へ移すのではなく、紙のままがよい先にはこれまでどおり郵送を続けられるようにしておくと、相手の負担を増やさずに済みます。案内文でも「電子でのお受け取りが難しい場合は郵送でも差し支えございません」と一言添えておくと安心感につながります。
お願いする姿勢で書く。電子化は取引先にも対応をお願いする変更です。「〜に変更します」と通知だけで終えるのではなく、「ご協力をお願い申し上げます」と依頼の姿勢を示すことで、受け取る側の印象が和らぎます。
押印の扱いを確認しておく。これまで押印した請求書をやり取りしていた場合、電子化にあたって押印の有無や電子印の扱いをどうするかを、あらかじめ社内・取引先と確認しておくと、後のトラブルを防げます。
請求書を電子化する背景（郵便料金・電子帳簿保存法・インボイス制度）
案内文の「電子化する理由」の欄には、こうした背景を簡潔に添えると説得力が増します。ここでは、請求書の電子化が進んでいる主な事情を整理します。
1つ目は、郵送コストの上昇です。日本郵便は2024年10月1日から、定形郵便物などの料金を値上げしました。毎月多くの取引先へ請求書を郵送している企業ほど、この負担は無視できません。
25g以下の定形郵便物の料金は、84円→110円とします。（略）実施日 2024年10月1日（火）
出典：郵便料金の改定および新料額の普通切手の発行などについて（2024年6月13日）｜日本郵便株式会社
2つ目は、電子でやり取りした書類の保存に関する制度です。電子帳簿保存法では、電子で受け取った請求書などは、電子データのまま保存することが求められています。
請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。
出典：電子帳簿保存法関係（電子取引関係）｜国税庁
これは、紙の請求書を必ず電子化しなければならないという意味ではありません。ただ、電子でやり取りする書類は電子のまま保存する運用が前提になりつつあり、社会全体で請求書の電子化・ペーパーレス化が進む一因になっています。
3つ目は、インボイス制度への対応です。2023年10月に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、適格請求書を紙だけでなく電子データ（電子インボイス）で提供・保存することも認められています。電子での請求書のやり取りが、制度上も問題なく行える環境が整っています。
出典・参考資料（2件）
案内文にこれらを書き込む場合も、制度の詳細まで説明する必要はありません。「業務効率化とペーパーレス化のため」といった簡潔な一文で十分です。
電子化のメリットや進め方、電子帳簿保存法・インボイス制度への具体的な対応まで全体像を押さえておきたい場合は、次の記事で導入の流れとあわせて整理しています。
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電子で送る手段の選び方と送付先アドレスの回収
ここからは、案内文を用意した次のステップとして、実際に請求書を電子で送る手段を整理します。大きく分けて、メールにPDFを添付して送る方法と、請求書発行・送付システムを使う方法があります。
メール添付は特別な準備がいらず、手軽に始められます。一方で、送ったメールが取引先に届いて開かれたかを確認しづらく、送付先メールアドレスを自分たちで集めて管理し続ける手間も残ります。取引先が増えるほど、この管理の負担は見過ごせません。
請求書発行・送付システムを使うと、取引先ごとにWeb送付・メール・郵送を振り分けて一括で送れるうえ、開封や到達の状況を画面で確認できます。送付先メールアドレスを取引先自身に登録してもらう仕組みを備えるものもあり、アドレスの回収・管理を仕組みに任せられます。紙を希望する取引先が残っていても、郵送代行と組み合わせて一つの仕組みで運用できる点も利点です。
以下は、請求書の電子発行・送付に対応する主なクラウドサービスの比較表です。送付方法や郵送代行の有無、料金の目安を並べています。
| サービス名 | 請求管理ロボ | マネーフォワード クラウドインボイス | 楽楽明細 | invox発行請求書 | MakeLeaps | @Tovas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 送付方法 | メール・郵送 | Web・メール・郵送 | Web・メール・郵送・FAX | メール・郵送・FAX・SMS | Web・メール・郵送・Peppol | Web・FAX・郵送 |
| 郵送代行 | ●オプション（150円/通） | ●オプション | ● | ●白黒172円〜／カラー190円〜（税抜） | ●1通195円（税抜・5ページまで） | ● |
| 入金消込 | ●自動消込（標準搭載） | × | ●債権管理オプション | ●ベーシック以上・従量（1件50円） | ●口座連携／バーチャル口座 | × |
| 初期費用 | 要お問い合わせ | 要お問い合わせ | 100,000円（税抜） | 要お問い合わせ | 要お問い合わせ | 要お問い合わせ |
| 月額費用 | 要お問い合わせ（月額＋請求件数従量、2026年6月時点） | 要お問い合わせ（発行件数連動、2026年6月時点） | 25,000円（税抜）〜（2026年7月時点） | フリー0円／1,980円〜29,800円（税抜、2026年6月時点） | 個人1,000円・法人1,300円/ユーザー〜（無料プランあり、2026年7月時点） | 要お問い合わせ（2026年6月時点） |
| 詳細情報 | 公式資料を見る | オンライン相談を予約 | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る |
※上記は各社が公表する情報をもとに作成しており、料金・機能・提供形態（標準・オプション等）は変更される場合があります。最新の内容は各社の公式情報・資料でご確認ください。
1. 請求管理ロボ（株式会社ROBOT PAYMENT）
株式会社ROBOT PAYMENTが提供する、請求書の発行・送付から集金・入金消込・催促までを一つの画面で自動化するクラウドサービスです。取引先ごとに請求書をメールや郵送で発行でき、紙と電子が混在する移行期にもそのまま対応できます。
単発や毎月の定期など請求のパターンを登録しておけば、請求書を自動で作成・送付できるため、電子化に伴う発行作業そのものの手間も同時に減らせます。銀行の入金データと請求を自動で照合する消込機能も備えます。料金は月額費用と請求件数に応じた従量課金で、詳細は資料で確認できます。
2. マネーフォワード クラウドインボイス（株式会社マネーフォワード）
帳票の送付に特化したマネーフォワードのクラウドサービスです。CSV・PDF・API経由で取り込んだ請求書を、取引先ごとにWeb送付・メール送付・郵送代行へ自動で振り分けて一括送付できます。
自社の販売管理システムなどで請求書を作る仕組みはそのままに、送付業務だけを切り出して電子化したい企業に向いています。開封状況の確認やリマインド送信にも対応しており、送った請求書が読まれているかを把握しやすい点も特徴です。
3. 楽楽明細（株式会社ラクス）
既存の販売管理システムが出力するCSVを取り込み、請求書・納品書・支払明細などをWeb発行・メール・郵送代行・FAXで自動配信できる電子帳票発行システムです。運営は株式会社ラクスで、発行の仕組みを大きく作り替えずに、経理部門だけで導入を始めやすい点が特徴です。
宛先ごとに送付方法を振り分けられるため、電子で受け取りたい取引先と紙のままがよい取引先が混在していても、一つのシステムで運用できます。初期費用100,000円（税抜）、月額25,000円（税抜）からで、発行件数やオプションにより変動します（2026年7月時点）。
4. invox発行請求書（株式会社invox）
請求データを取り込んで送信方法を指定するだけで、メール・郵送代行・FAX・SMSと多彩な経路で請求書を送れる発行システムです。運営元は株式会社invoxで、紙・電子を問わず、インボイス制度に対応した請求書を発行できます。
標準レイアウトの請求書であれば毎月15件までは無料で発行できるため、まず小さく電子送付を試したい企業にも向いています。発行だけでなく、売上計上や入金消込まで自動化できる点も特徴です。
5. MakeLeaps（メイクリープス株式会社）
見積書から請求書、領収書まで複数の書類をまとめて作成・発行できる請求管理クラウドです。リコーグループのメイクリープス株式会社が運営しており、作成した書類は、Web上の取引ポータルでの共有、メールでのセキュア送信、郵送代行で送付できます。
デジタルインボイスの国際規格であるPeppol（ペポル）送信にも対応しており（法人プラン以上）、電子での請求書送付を先々まで見据えたい企業にも選択肢になります。取引先3社まで使える無料プランやユーザー単位の料金設計で、小規模から始めやすい料金体系です。
6. @Tovas（コクヨ株式会社）
請求書や納品書などの帳票を、宛先ごとに「Web・FAX・郵送」から送付方法を選んで配信できる電子帳票配信システムです。提供するのは文具・オフィス用品で知られるコクヨ株式会社で、受け手の環境に合わせて送り方を使い分けられるため、FAXや郵送が残る取引先を抱える企業にも対応しやすい点が強みです。
印刷から封入・投函までを任せられる郵送代行にも対応しており、郵便料金の値上げを背景に郵送から電子への移行を段階的に進めたい場合にも活用できます。kintoneなど既存システムとの連携もうたっています。
ここで挙げたほかにも、請求書を電子で発行・送付できるサービスは多く、送付方法や料金の幅も広がります。より多くの選択肢からタイプ別の選び方まで比較検討したい場合は、次の記事で主要な請求書発行システムを整理しています。
まとめ
取引先への案内は、請求書を電子化するうえで最初の関門です。角の立たない案内文を用意し、切り替えの2〜3ヶ月前を目安に早めに送り、紙を希望する取引先にも配慮すれば、行き違いを避けながらスムーズに移行できます。この記事の文例は、会社名や開始日を差し替えるだけでそのまま使えます。
あわせて、実際にどの手段で電子送付するか——メール添付で始めるか、Web発行や郵送代行まで任せられるシステムを使うか——を決めておくと、案内文に書く送付方法も具体的に示せます。自社の請求件数や取引先の状況に合わせて、送付方法を比較検討してみてください。
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よくある質問（FAQ）
Q. 請求書電子化の案内文とは何ですか？
請求書電子化の案内文とは、紙で郵送していた請求書をメールやWebでの電子送付に切り替えることを、事前に取引先へ知らせる文書です。書面のお知らせ文書やメールで送り、切り替えの開始時期・送付方法・問い合わせ先などを伝えます。送付方法が変わることを前もって共有し、請求書の見落としや「紙で欲しい」との行き違いを防ぐ役割があります。
Q. 取引先に案内せず請求書を電子化してもよいですか？
請求書の電子化は、取引先へ事前に案内してから切り替えるのが基本です。案内をせずに送付方法を変えると、送った請求書に気づいてもらえなかったり、これまでどおり紙で欲しいと求められたりと、行き違いや信頼関係の低下につながりかねません。電子化への対応状況は取引先ごとに異なるため、開始時期や送付方法を前もって知らせておきましょう。
Q. 請求書電子化の案内文は何ヶ月前に送ればよいですか？
案内文は、切り替えの2〜3ヶ月前を目安に送るのが基本です。取引先が社内で受け取り方法を調整する時間を確保する必要があるためです。あわせて切り替えの1〜2週間前にリマインドを送っておくと、対応漏れを防げて丁寧な印象になります。切り替え直前の急な案内は、相手の業務に支障が出たり承諾が間に合わなかったりするため避けましょう。
Q. 請求書電子化の案内文をメールで送るときの注意点は？
メールで送るときは、件名で用件が一目で伝わるようにし、本文の冒頭で目的・背景を簡潔に示すのがポイントです。件名は「【ご案内】請求書の電子化について（〇月ご請求分より）」のように、目的が明確な表現にします。
本文はいきなり詳細に入らず、まず電子化の背景を一言添えたうえで、開始時期・送付方法・問い合わせ先を箇条書きで整理すると伝わりやすくなります。あわせて送付先メールアドレスの確認をお願いしておくと、その後の送付がスムーズです。
Q. 取引先が電子化に対応できず紙を希望する場合はどうすればよいですか？
社内の仕組みや方針で紙を必要とする取引先には、これまでどおり郵送を続けられるよう、紙と電子の併用で応じるのが無難です。すべての取引先を一律に電子へ移そうとせず、案内文にも「電子でのお受け取りが難しい場合は郵送でも差し支えございません」と一言添えておくと安心感につながります。宛先ごとに送付方法を振り分けられる請求書発行・送付システムを使えば、紙と電子が混在していても一つの仕組みで運用できます。
Q. 案内文に取引先のメリットは書いたほうがよいですか？
案内文には、受け取りが早くなる・保管しやすくなるといった取引先側のメリットを添えるのがおすすめです。電子化は送る側の都合と受け取られがちなので、相手にとっての利点を一言示すことで、取引先が電子化を前向きに受け入れてくれやすくなります。ただし長々と説明する必要はなく、1〜2行で簡潔に触れれば十分です。
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MCB FinTechカタログでは、クラウド請求書発行システムの資料をまとめて取り寄せ、料金や送付方法を横並びで比較できます。電子送付の手段を検討し始めた段階でも、各社の資料を一度に集めれば選定がはかどります。
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