受発注業務を効率化する方法まとめ｜6つの手段と課題別の打ち手・始め方

電話やFAX、メール、Excelでの受発注業務に、転記ミスや納期の問い合わせ対応で追われていないでしょうか。受注や発注を人の手でさばく体制は、担当者への負担が集中しやすく、ミスや属人化の温床になりがちです。取引が増えるほど、この非効率は経営の足かせになっていきます。

受発注業務を効率化する手立ては、業務フローの見直しからシステム化、アウトソーシング（BPO）、RPAやAI-OCRの活用まで、いくつもあります。ただ、選択肢が多いぶん「結局どれが自社に効くのか」「何から手を付ければよいのか」がつかみにくいのも事実です。

本記事では、受発注業務を効率化する6つの手段を一覧で見渡せる形に整理し、それぞれが何を解決し、コスト感や向き不向きはどうかを解説します。「よくある課題から打ち手を逆引きする対応表」「何から始めるかの手順」「受発注システムを選ぶときのチェックリスト」まで、自社の改善の判断材料として使える形でまとめました。

受発注業務の効率化とは？まず押さえる全体像

受発注業務の効率化とは、注文を受ける「受注」と、仕入れや外注を依頼する「発注」の一連の作業から、手作業やムダを減らし、ミスなく速く処理できる状態をつくることを指します。まずは全体像を短く押さえてから、具体的な手段の一覧に進みます。

一般的な受発注業務は、見積り、注文（受注・発注）、在庫や納期の確認、出荷・納品、請求・支払いという流れで進みます。この各段階が電話・FAX・メール・Excelに分散していると、情報の転記が繰り返し発生し、担当者しか手順を把握していない状態にもなりがちです。

効率化の狙いは、こうした転記や確認の手間を減らし、ミスと属人化を解消することにあります。そのための手段は1つではありません。次のセクションで、代表的な6つの手段を一覧で見渡してみましょう。

受発注業務を効率化する6つの手段【一覧】

ここからは、受発注業務を効率化する代表的な6つの手段を、「何が楽になるか」「向いている状況」「導入の重さ・コスト感」で一覧にまとめます。自社の状況に近いものから読み進めてください。

手段	何が楽になるか	向いている状況	導入の重さ・コスト感
業務フローの見直し・標準化	ムダな工程・二重入力の削減、属人化の解消	まず現状を整理したい／システム導入の前段階	軽い（社内工数のみ・費用は原則不要）
受発注システム・Web受発注の導入（EDI・API連携を含む）	注文受付から在庫・出荷までのデータ一元化、転記ゼロ化	脱FAX・脱手入力を本格的に進めたい	幅広い（無料〜月数千円のSaaSから初期数百万円規模まで）
BPO（アウトソーシング）の活用	受発注の処理そのものを外部に委託し、社内工数を削減	人手不足・繁忙期の負荷を外に出したい	中〜重い（月額委託費。業務量に応じる）
RPAによる自動化	受注データの転記・基幹入力などの定型作業を自動実行	既存システムを活かしつつ手作業だけ減らしたい	中程度（ライセンス費＋シナリオ構築の工数）
AI-OCRの活用	FAX・手書き注文書の文字をデータ化し、入力の手間を削減	紙・FAX注文が多く、当面はそれを残したい	中程度（月額利用料。読み取り精度の検証が必要）
FAX電子化サービスの導入	FAX受発注をデータで送受信し、印刷・仕分けの手間を削減	取引先にオペレーション変更を求めにくい	軽〜中程度（月額利用料。取引先側の変更が不要）

6つの手段は、どれか1つを選ぶというより、組み合わせて使うのが一般的です。たとえば「まずフローを標準化し、そのうえで受発注システムを導入する」「当面はFAX電子化やAI-OCRで手を打ちつつ、段階的にシステム化する」といった進め方が現実的です。次のセクションで、それぞれを詳しく見ていきます。

手段別に詳しく：何を解決し、コスト感・向き不向きはどうか

ここからは、6つの手段それぞれについて、解決できる課題と導入の重さ・コスト感を掘り下げます。自社に当てはめながら読み進めてください。

業務フローの見直し・標準化

最初の一手は、システム導入ではなく、いまの受発注の流れを書き出して整理することです。誰が・いつ・どの手段で注文を受け、どこに転記しているかを可視化すると、二重入力やムダな確認作業が浮かび上がります。

手順や判断基準を文書化して標準化すれば、担当者しか分からない状態（属人化）が解消され、引き継ぎや欠員時の対応もしやすくなります。費用は原則かからず社内工数だけで着手できるため、他の手段の効果を高める土台としても有効です。

受発注システム・Web受発注の導入（EDI・API連携を含む）

受発注システムは、取引先がWeb上で発注し、受注から在庫・納期の確認、出荷までを1つのデータでつなぐ仕組みです。FAXや電話で受けた注文を基幹システムに手入力する工程がなくなり、転記ミスと確認の手間を根本から減らせます。

取引先の基幹システムと自動でデータ交換するEDIや、自社の販売管理・在庫・会計システムとつなぐAPI連携も、この手段に含まれます。得意先ごとに価格や掛率が異なるBtoB特有の商習慣にも、システム側で対応できます。

コスト感は幅広く、発注側が無料で使えるものや月額数千円のクラウドサービスから、基幹連携まで作り込む初期数百万円規模のシステムまであります。脱FAX・脱手入力を本格的に進めたい場合の中心的な選択肢です。具体的なサービスは記事後半のサービス比較で紹介します。

BPO（アウトソーシング）の活用

BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、受発注の処理そのものを外部の専門会社に委託する手段です。注文受付・入力・在庫確認・問い合わせ対応といった作業を任せられるため、人手不足や繁忙期の負荷を外に出せます。

自社にノウハウや人材が足りない場合の現実的な選択肢ですが、委託範囲や品質基準をあらかじめ取り決めておくことが欠かせません。費用は業務量に応じた月額委託費が中心で、システム化と組み合わせて使うケースもあります。

RPAによる自動化

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、パソコン上の定型作業をソフトウェアのロボットに代行させる仕組みです。受注メールやWeb-EDIからのデータ取得、基幹システムへの入力といった繰り返し作業を、人が手を動かさずに処理できます。

既存のシステムをそのまま活かしながら、手作業の部分だけを自動化できるのが利点です。一方で、自動化する作業の手順（シナリオ）を作り込む必要があり、ライセンス費と構築の工数が発生します。業務フローが安定している定型作業ほど効果が出やすい手段です。

AI-OCRの活用

AI-OCRは、FAXや手書きの注文書に書かれた文字を読み取り、データに変換する技術です。紙やFAXで届く注文をシステムに手入力していた作業を減らせるため、脱FAXまでは踏み切れないものの入力の手間だけは減らしたい、という段階に適しています。

費用は月額利用料が中心です。読み取りの精度は帳票のレイアウトや文字の状態に左右されるため、導入前に自社の注文書で認識精度を検証しておくと、運用後のギャップを防げます。

FAX電子化サービスの導入（取引先の変更が要らない移行）

FAX電子化サービスは、送受信するFAXを紙ではなくデータで扱えるようにする仕組みです。受信したFAXがそのままデータ化されるため、印刷・仕分け・保管の手間が減り、テレワークや外出先でもFAX業務に対応できるようになります。

最大の利点は、取引先側のオペレーションを変えずに済む点です。取引先が従来どおりFAXで発注できるため、Web受発注への移行に難色を示す取引先が多い場合でも導入のハードルが低く、脱・紙処理の第一歩として取り入れやすい手段です。費用は月額利用料が中心です。

よくある課題から引く：困りごとに効く打ち手

ここからは、受発注業務でよくある4つの課題を起点に、どの手段が効くかを逆引きできる形で整理します。自社の困りごとに近い行から読んでください。

よくある課題	何が起きているか	効く打ち手
人為的なミスが多い	FAX・電話・メールの注文を手入力する過程で、数量・品番・宛先の転記ミスや聞き間違いが起きる	受発注システム・Web受発注、AI-OCR、RPA
入力の手間・工数がかかる	同じ注文情報を受注簿・基幹システム・出荷伝票へ何度も転記している	受発注システム・Web受発注（データ一元化）、RPA、FAX電子化
業務が属人化している	手順や取引先ごとのルールが特定の担当者の頭の中にあり、休みや退職で回らなくなる	業務フローの見直し・標準化、受発注システム、BPO
関連部門・システムとの連携不足	受注・在庫・出荷・請求の情報が分断され、確認の電話や行き違いが発生する	受発注システム・Web受発注（EDI・API連携）

1つの課題に打ち手が複数あるのは、どこまで踏み込むかで選択肢が変わるためです。たとえば「入力の手間」なら、当面はFAX電子化やAI-OCRで手を打ち、将来的に受発注システムでデータ一元化する、という段階的な進め方ができます。次のセクションで、その進め方の順番を整理します。

何から始める？受発注効率化の進め方

効率化は、いきなりシステムを導入するのではなく、順を追って進めると失敗しにくくなります。ここでは3つのステップに分けて進め方を示します。

STEP1　現状フローの棚卸し・標準化

まず、いまの受発注の流れを書き出しましょう。どの取引先が・どの手段で注文し・誰がどこに転記しているかを洗い出すと、ムダな工程や属人化している箇所が見えてきます。この段階で手順を標準化しておくと、後のシステム化やアウトソーシングもスムーズに進みます。

いきなりツールを選び始めると、非効率な業務のままシステムに載せ替えるだけになりかねません。現状把握と標準化を先に済ませることが、効率化の土台になります。

STEP2　システム化・自動化

整理したフローをもとに、受発注システム・RPA・AI-OCRなどの手段を選びましょう。課題が「転記の手間・連携不足」なら受発注システムでデータを一元化する、「紙・FAXが残る」ならFAX電子化やAI-OCRを併用する、というように、STEP1で見えた課題と手段を対応づけて選ぶのがポイントです。

このとき、取引先への影響も見落とせません。Web受発注への切り替えは取引先にも操作の変更を求めるため、難色を示す取引先が多い場合は、取引先側の変更が要らないFAX電子化から段階的に進める選択肢もあります。

STEP3　可視化・継続的な改善

導入して終わりではなく、受注件数・処理時間・ミスの発生状況などをデータで振り返り、改善を続けることが大切です。システム化でデータが一元化されると、こうした数値の把握そのものが容易になり、次の打ち手の判断材料になります。

なぜ今、受発注業務の効率化が求められるのか

ここまで手段と進め方を見てきましたが、そもそもなぜ今、受発注の効率化が求められているのでしょうか。社内提案の根拠にも使える、公的統計にもとづく市場背景を押さえておきます。

経済産業省の調査によると、企業間の電子商取引（BtoB-EC）は年々拡大しています。2024年のBtoB-EC市場規模は514.4兆円に達し、ここ数年伸び続けています。取引の電子化が進むなかで、受発注をアナログのまま続けることは、取引先との足並みの面でも負担になりつつあります。

2024年の日本国内のBtoB-EC（企業間電子商取引）市場規模は514.4兆円（前年465.2兆円、前々年420.2兆円、前年比10.6%増）に増加しました。また、EC化率は、BtoC-ECで9.8%（前年比0.4ポイント増）、BtoB-ECで43.1%（前年比3.1ポイント増）と増加傾向にあり、商取引の電子化が引き続き進展しています。

出典：令和6年度電子商取引に関する市場調査｜経済産業省（2025年8月26日公表）

ここでいうEC化率とは、すべての商取引金額に対する電子商取引の割合を指します。BtoB-ECのEC化率が43.1%ということは、裏を返せば企業間商取引のなお半分以上が電子化されていないということでもあり、受発注業務を効率化する余地は依然として大きいと読み取れます。

とりわけ卸売業では、大手小売を中心に流通BMS（流通ビジネスメッセージ標準）と呼ばれるEDIの標準化が進み、電子化を後押ししています。取引先が電子化に対応しているなら、自社の受発注をシステム化する土台も整いつつあるといえます。

業種別に見る受発注効率化の方向性

効率化の効果は、業種によって現れ方が異なります。ここでは、受発注の非効率が課題になりやすい製造業・卸売業・物流業の3業種で、典型的な課題と効率化の方向性を整理します。自社の業種に近い行から、どの手段が効くかの当たりをつけてください。

業種	典型的な課題	効率化の方向性
製造業	部品・資材の発注が担当者ごとにExcel・電話で管理され、発注漏れや二重発注が起きやすい	Web受発注・EDIで発注を一元化し、在庫・生産計画と連動させる
卸売業	多数の得意先から異なる価格・掛率でFAX注文が届き、受注入力と価格確認に工数がかかる	得意先別価格に対応した受発注システムで受注をデータ化し、基幹に自動連携する
物流業	荷主からの依頼が電話・メールに分散し、出荷・納期の情報連携にタイムラグが生じる	受発注システムで受注から出荷・納期管理までを一元化し、部門間の連携を可視化する

いずれの業種にも共通するのは、注文を受ける入り口をデータ化し、在庫・出荷・請求といった後工程とつなぐことで効果が大きくなる点です。自社の業種に近い課題から、どの手段が効くかを考えてみてください。

また、受発注システムをさらに広げ、販売・在庫・会計まで一体化した統合基盤（ERP）に受発注を取り込む選択肢もあります。受注から後工程までを一つの基盤に集約すると工数削減の規模はどの程度になるのか、その一例として、MCB FinTechカタログの独自インタビューで統合基盤（Oracle NetSuite）を導入した物流業の現場から聞いた声を紹介します。

受発注システムを選ぶときのチェックリスト

手段の中でも受発注システムの導入を検討する場合、何を基準に選べばよいかを整理します。以下の観点を自社の状況に当てはめて確認してください。

自社の業務要件と必要な機能が合っているか

まず、自社の受発注で必要な機能を洗い出しましょう。得意先ごとの価格・掛率設定、見積・承認のワークフロー、CSVによる一括発注、複数配送先の指定など、BtoB特有の要件に対応しているかを確認しましょう。必要な機能が欠けていると、結局アナログ作業が残ってしまいます。

自社の業種・取引形態に合うか

受発注システムには、業種を問わず使える汎用型と、飲食・建設・生鮮など特定業種に最適化されたものがあります。自社の商習慣（発注単位、単価変動、納品サイクルなど）に合ったタイプかを見極めると、導入後の運用ギャップを防げます。

会計・在庫・EDIなど既存システムと連携できるか

受発注システム単体で完結させるのではなく、既存の販売管理・在庫・会計システムと連携できるかを確認しましょう。API連携やCSV連携、取引先とのEDIに対応していれば、受注データを後工程まで手入力なしで流せます。連携が弱いと、システム間の転記という新たな手作業が生まれます。

取引先が無理なく使えるか

Web受発注は、発注する取引先側の協力があって初めて機能します。取引先がアプリやログイン不要で発注できるか、従来のFAX・メールと併用できるかなど、取引先の負担を抑えられる仕組みかを確認しましょう。取引先のDXへの温度差が大きい場合は、この観点が導入の成否を分けます。

料金・提供形態が自社の規模に見合うか

料金は、無料プランや月額数千円から始められるクラウド型と、基幹連携まで作り込む初期数百万円規模のものまで幅があります。まずスモールスタートしたいのか、基幹と密に連携させたいのかによって適した提供形態（クラウド型かオンプレミス型か）が変わります。導入後の運用費まで含めて、自社の規模に見合うかを確認しましょう。

受発注業務の効率化に役立つサービス

ここからは、効率化手段の中でもシステム化を選ぶ読者に向けて、業種を問わず使えるBtoB受発注システムを比較します。BPO・RPA・AI-OCR・FAX電子化といった他の手段は、適した提供会社が業務内容によって大きく変わるため、前半の「手段別に詳しく」を参照してください。

まずは下の比較表で全体像をつかみ、気になったサービスの資料を数社集めて、料金と機能を見比べてみてください。注文を受ける自社は、比較表の「受注側の料金」欄を中心に見ると選びやすくなります。

受注側の料金は個別見積りで「要問い合わせ」となる場合も多く、その際は資料請求で自社の取引規模に応じた見積り条件を確認するとよいでしょう。販売・購買までまとめて効率化したい場合は、販売管理型のサービスや前述の統合基盤（ERP）も選択肢になります。

1. DX BtoB Web受発注システム（株式会社マルウェブ）

Adobe Commerce（Magento）の構築を15年以上手がけてきた株式会社マルウェブが、卸・製造業の得意先向けに提供するのが、DX BtoB Web受発注システムです。FAX・電話・メールで回っていた注文を、得意先ごとの価格・掛率・与信を反映したクローズドサイトに載せ替えられます。

Adobe Experience Cloud の Bronze Partner として、業務フローに合わせたカスタマイズを前提に組み上げる点が持ち味です。料金は2026年8月時点で初期費用1,500,000円〜、年間クラウド利用料3,000,000円（いずれも税抜）が目安です。オープンソースERP「Odoo」との連携や越境BtoBまで見据える企業に向いています。

2. CO-NECT（CO-NECT株式会社）

CO-NECTは、発注する側は無料で使えるフリーミアム型のクラウド受発注システムです。累計55,000社以上が利用し、卸・小売・飲食・製造など業種を問わず、FAX・電話・LINE・メールからの注文を1画面にまとめられます。

iOS・Android向けの専用アプリを配布しており、スマホカメラでのバーコード発注や履歴からの再注文まで手元で完結する点が強みです。受注側は有料プラン（Standard／Business）での契約となり、月額は2026年8月時点で公式に要問い合わせ、導入前には2週間の全機能トライアルが用意されています。

3. COREC（株式会社ラクーンコマース）

掛け払いサービスで知られるラクーンホールディングス傘下の株式会社ラクーンコマースが運営するのが、COREC（コレック）です。注文書・発注書・見積書・納品書の作成をブラウザだけで済ませられ、ファッションや食品、カフェ・レストランなど幅広い業種で使われています。

料金は2026年8月時点で発注側が月額1,480円、受注側が月額2,980円、初期費用は無料と、小さく始めたい事業者向けの価格帯です。スマホからFAXやメールでも送信できるため、取引先がまだ紙運用でも移行を進めやすいのが利点です。累計88,000社以上が導入しています。

4. MARUGOAT（leafworks, Inc.）

発注側・受注側の両方の視点から設計された点が、MARUGOAT（マルゴート、leafworks, Inc.）の出発点です。相手先が非会員でも招待リンクから注文できるゲストユーザー機能を備え、取引先ごとのDXの温度差が導入の壁になりにくい点を独自の切り口としています。

フリープランは2026年8月時点で月額0円（明細200件/月まで）から使い始められ、取引が増えればビジネスプラン月額5,980円〜へ切り替えられます。チャットや注残・分納の管理、費用をどちら側が負担するかの設定まで含むため、まず無料で試してみたい中小事業者に向いています。

5. MOS（株式会社アクロスソリューションズ）

MOS（モス）は、株式会社アクロスソリューションズが提供するモバイルWeb型の受発注システムです。スマホやタブレットのブラウザから発注できるだけでなく、FAXで届いた注文書もデータ化して受注に取り込めるため、取引先がシステムを使わなくても運用に乗せやすい設計になっています。

販売管理・在庫・会計と自動連携し、受注から出荷指示、請求までを手入力なしでつなげます。2023年9月時点で650社以上が導入し、2025年の同社調査では利用満足度93.7%を記録しています。SaaS版「MOS Lite」とカスタマイズ版の2系統があり、料金は2026年8月時点で要問い合わせです。

6. TS-BASE 受発注（竹田印刷株式会社）

1924年創業の竹田印刷株式会社が、自社の通販・物流事業で培った運用ノウハウをもとに外部提供しているのが、TS-BASE 受発注です。発注者向けの注文サイト、物流拠点向けの倉庫システム（WMS）、管理者向けの管理画面という3層構成で、受注から在庫・出荷までを一つにまとめます。

承認フローや在庫管理方式など50種類以上の機能から必要なものを選ぶ構成で、象印マホービンなど15社以上の導入事例を公開しています。料金は2026年8月時点でプラン別に初期費用290,000〜500,000円・月額100,000〜140,000円（いずれも税抜、最低契約1年）、注文サイトは最大2ヶ月の無料トライアルが可能です。

7. Bカート（株式会社Dai）

Bカートは、株式会社Daiが提供するBtoB EC・Web受発注のプラットフォームです。得意先ごとの商品表示や単価、掛率、与信といったBtoB特有の取引条件を標準で扱え、クローズドサイト型のBtoB ECを比較的手早く立ち上げられます。

月額は2026年8月時点で9,800円〜とスモールスタートしやすく、受注側2,500社以上・延べ発注企業135万社という利用ベースを持ちます。CSVやAPIで販売管理・在庫と連携でき、掛け払いやカードなど複数の決済にも対応するのが特徴です。

8. アラジンEC（株式会社アイル）

基幹業務パッケージ「アラジンオフィス」で知られる東証プライム上場の株式会社アイルが手がけるのが、BtoB専用Web受発注のアラジンECです。得意先ごとに購入できる商品・単価・決済方法を細かく制御し、注文データを基幹システムへ自動で取り込む使い方を前提としています。

標準機能に業界ごとのカスタマイズを重ねる個別見積り型で、料金は2026年8月時点でカスタマイズ規模に応じ初期費用400万円〜・月額7万円〜です。取引件数によらない月額固定の料金体系で、導入企業にメインSEを固定配置する体制を敷き、売上増や作業負荷削減といった事例を公開しています。

9. 楽楽B2B（スマレジEC・B2B）（株式会社ネットショップ支援室）

楽楽B2B（現・スマレジEC・B2B）は、株式会社ネットショップ支援室が提供するBtoB受発注・ECカートのSaaSです。得意先別の価格・掛率・与信や、CSV・フォームからの大量発注といったBtoBならではの要件に対応し、スマレジブランドへの移行に伴ってPOS・小売基盤との連携が強まっています。

料金は2026年8月時点で受注側がStandard 月額39,800円〜、Professional 月額69,800円〜の2プランで、初期費用は無料です。まとめ払いの年払いプランも選べるため、スマレジのPOSをすでに使う小売・卸事業者と相性のよいサービスです。

ここで取り上げた以外にも受発注システムは数多く提供されています。以下の記事では、主要な受発注システムを費用・機能・取引先の使いやすさといった観点で幅広く比較し、タイプ別の選び方まで解説しています。システム化を本格的に検討する際の比較材料として、あわせてご覧ください。

まとめ

受発注業務の効率化には、業務フローの見直し・標準化、受発注システムの導入、BPO、RPA、AI-OCR、FAX電子化という6つの手段があります。どれか1つで解決するというより、自社の課題と取引先の状況に合わせて組み合わせるのが現実的です。

進め方としては、いきなりシステムを選ぶのではなく、まず現状フローの棚卸しと標準化から始め、課題に合った手段を段階的に導入するのが失敗しにくい道筋です。システム化を検討する際は、機能・業種適合・既存システムとの連携・取引先の負担・料金という観点で比較すると、自社に合うサービスを見極めやすくなります。

まずは気になる受発注システムの資料を数社分集め、自社の課題に照らして機能と料金を見比べるところから始めてみてください。

よくある質問（FAQ）

Q. 受発注業務の効率化とは何ですか？

A. 受発注業務の効率化とは、注文を受ける「受注」と、仕入れや外注を依頼する「発注」の一連の作業から手作業やムダを減らし、ミスなく速く処理できる状態をつくることです。業務フローの見直しやシステム化などを通じて、電話・FAX・メール・Excelに分散した情報の転記や確認の手間を減らし、ミスと属人化を解消することを狙います。

Q. 受発注業務を効率化する方法にはどのようなものがありますか？

A. 受発注業務を効率化する方法は、業務フローの見直し・標準化、受発注システム（Web受発注・EDI・API連携）の導入、BPO、RPA、AI-OCR、FAX電子化の大きく6つに整理できます。どれか1つで解決するより、自社の課題と取引先の状況に合わせて複数を組み合わせるのが一般的です。まずフローを標準化してから受発注システムを導入する、といった進め方が現実的です。

Q. 受発注業務の効率化は、何から始めればよいですか？

A. 受発注業務の効率化は、いきなりシステムを導入するのではなく、まず現状フローの棚卸しと標準化から始めるのが失敗しにくい進め方です。誰が・どの手段で注文を受け・どこに転記しているかを洗い出すと、ムダな工程や属人化している箇所が見えてきます。非効率な業務のままシステムに載せ替えると効果が出にくいため、現状把握と標準化を先に済ませることが効率化の土台になります。

Q. 受発注システムの導入にはどれくらいの費用がかかりますか？

A. 受発注システムの費用は、発注側が無料で使えるものや月額数千円のクラウド型から、基幹連携まで作り込む初期数百万円規模のものまで幅広いのが実情です。スモールスタートしたいのか、基幹システムと密に連携させたいのかによって適した提供形態（クラウド型かオンプレミス型か）が変わります。初期費用だけでなく導入後の運用費まで含めて、自社の規模に見合うかを確認しましょう。

Q. 取引先にシステムの利用をお願いしにくい場合でも、受発注業務を効率化できますか？

A. 取引先の協力を得にくい場合でも、取引先側のオペレーション変更が要らないFAX電子化やAI-OCRから始めれば、自社の受発注業務を効率化できます。取引先が従来どおりFAX・電話で発注できるため移行のハードルが低く、脱・紙処理の第一歩になります。将来的に取引先の理解が得られた段階で、Web受発注へ段階的に切り替える進め方も可能です。

Q. RPAやAI-OCRと受発注システムは、どう使い分ければよいですか？

A. 受発注システムは注文の入り口からデータ化する抜本策、RPAとAI-OCRは入力の手間だけを減らす対症策です。当面は紙・FAX注文が多いならAI-OCRやRPAで手を打ち、脱FAX・脱手入力を本格的に進める段階で受発注システムへ移行する、という段階的な組み合わせが現実的です。

Q. 受発注システムはどのような基準で選べばよいですか？

A. 受発注システムは、自社の業務要件との適合、業種・取引形態との相性、既存システムとの連携、取引先の使いやすさ、料金・提供形態の5つの観点で選ぶと、自社に合うものを見極めやすくなります。特にBtoBでは、得意先ごとの価格・掛率設定や既存システムとの連携が欠けると、結局アナログ作業が残ってしまう点に注意が必要です。

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