従業員が業務で使った交通費や備品代を一時的に立て替え、後日その分を会社が精算する場面は、多くの企業で日常的に発生します。このとき従業員が提出するのが「立替経費精算書」です。
ところが、自社に決まった様式がなかったり、受け取った精算書をどう処理すればよいか判断に迷ったりするケースは少なくありません。立替金や仮払金との違い、仕訳、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応など、押さえるべき点も複数あります。
本記事では、立替経費精算書とは何かという定義から、記載項目と書き方、立替時・精算時の仕訳、精算の流れ、電子帳簿保存法・インボイス制度での扱い、実務でつまずきやすい注意点までを、自社で書いて処理できるレベルで解説します。手作業の負担を減らす経費精算システムについても、あわせて紹介します。
目次
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立替経費精算書とは
立替経費精算書とは、本来は会社が負担すべき費用を従業員が一時的に自分のお金で立て替えたときに、その金額を会社に返してもらうために提出する書類です。交通費や出張先での支払い、少額の備品購入などで発生した立替分を、領収書とともに申請し、経理の確認を経て従業員に払い戻します。
紙やExcelの所定様式で作成する企業もあれば、経費精算システム上で申請する企業もあります。呼び方は経費精算書・立替払い精算書などさまざまですが、役割は共通で、「誰が・いつ・何に・いくら立て替えたか」を証憑とともに記録し、正しく精算するための証拠書類です。
立替経費精算書の役割
立替経費精算書の役割は、大きく3つあります。1つ目は、従業員が立て替えた金額を正確に把握し、過不足なく払い戻すこと。2つ目は、その支出が業務に必要な経費であることを、領収書などの証憑とあわせて示すこと。3つ目は、会計処理（仕訳）と、税務・法令に沿った証憑保存の根拠にすることです。
精算書が整っていないと、払い戻しの遅れや金額の誤り、経費として認められるかの判断が難しくなるといった問題につながります。様式を定めておくことは、こうしたトラブルを防ぐ土台になります。
立替経費が発生する主な場面
立替経費は、会社の支払い手段が使えない場面や、その場で従業員が支払わざるを得ない場面で発生します。代表的なものは次のとおりです。
- 電車・バス・タクシーなどの交通費、出張先での宿泊費・日当
- 取引先との会食費・接待交際費、手土産などの購入費
- 文房具・書籍・少額の備品といった消耗品の購入費
- セミナー参加費や、業務に必要なソフトの購入費など
いずれも「会社の費用を従業員が先に支払った」状態です。この立替分を精算する手続きの入口が、立替経費精算書になります。
立替経費精算書と立替金・仮払金・未払金の違い
立替精算の実務でつまずきやすいのが、似た用語の使い分けです。「立替金」「仮払金」「未払金」は、いずれもお金の一時的なやり取りを表す勘定科目ですが、意味と使う場面が異なります。自社が扱っているのがどれなのかを、次の表で確認してください。
| 用語 | 意味 | 主に使う場面 | 精算の方向 |
|---|---|---|---|
| 立替経費 | 本来は会社が負担すべき費用を、従業員が一時的に立て替えた支出そのもの | 従業員が交通費・備品代などを自腹で支払ったとき | 会社が従業員へ払い戻す |
| 立替金 | 本来は取引先や従業員など他者が負担すべき金銭を、一時的に肩代わりしたときに使う資産の勘定科目 | 取引先負担の費用を自社が先に支払ったときなど | 立て替えた相手から回収する |
| 仮払金 | 出張費など、金額が確定する前に概算で前渡ししたお金を一時的に処理する勘定科目 | 出張・イベント前に概算額を先に渡すとき | 後日、実費との差額を精算する |
| 未払金 | 費用や購入は確定しているが、まだ支払っていない債務を表す勘定科目 | 経費を計上したが支払いが後日になるとき | 後日、会社が支払う |
ポイントは、精算の「向き」と「タイミング」です。仮払金は先にお金を渡してから精算するのに対し、立替経費は従業員が先に支払い、後から払い戻す点で逆になります。また、取引先が負担すべき費用を自社が肩代わりした場合は、経費ではなく資産として「立替金」で処理し、相手から回収します。
立替金・仮払金に加えて、預り金や小口現金との違い、それぞれの仕訳やインボイス制度・電子帳簿保存法での扱いまで踏み込んで整理したい場合は、次の記事で実務論点をまとめています。
立替経費精算書の書き方と記載項目
ここからは、立替経費精算書に何を書くか、どう整えるかを具体的に見ていきます。自社の様式づくりの参考にしてください。
記載項目の一覧
立替経費精算書には、精算に必要な情報と、経費として認めるための情報の両方を盛り込みます。一般的な記載項目は次のとおりです。
- 申請日、精算の対象期間
- 申請者の氏名・所属部署
- 立替日（実際に支払った日）
- 支払先（店舗名・事業者名）と利用目的
- 費目（旅費交通費・消耗品費・接待交際費などの区分）と内容
- 金額（税率区分・適格請求書かどうかがわかると経理処理がスムーズです）
- 合計金額
- 払い戻しの振込先口座
- 承認欄（上長・経理）と、領収書などの証憑の添付
書き方の基本ルール
記入のしやすさと、後の確認のしやすさを両立させるために、いくつかの基本ルールを決めておくと運用が安定します。
- 支出は日付順に並べて記載すると、領収書との突き合わせが容易になります
- 費目ごとに分けて金額を集計し、勘定科目の判断を経理任せにしすぎないようにします
- 領収書・レシートは番号を振って精算書と対応づけ、原本を添付します
- 利用目的を具体的に書く（「打ち合わせ（○○社）」など）と、業務との関連が示しやすくなります
テンプレート・様式の整え方
自社に決まった様式がない場合は、上記の記載項目を一覧化した表形式のテンプレートを用意すると、記入漏れを防げます。Excelやスプレッドシートでもよいですが、金額の集計を自動化しておくと計算ミスが減ります。会計ソフトや経費精算システムを使うと、申請フォーム自体がテンプレートの役割を果たし、承認・仕訳・保存まで一体で扱える点が利点です。
実際の記入イメージは、次のように支出を1行ずつ並べる形が基本です。
| 立替日 | 支払先 | 費目 | 内容・目的 | 金額（税区分） |
|---|---|---|---|---|
| 5/10 | ○○タクシー | 旅費交通費 | △△社訪問の移動 | 1,200円（10%） |
| 5/12 | ××文具店 | 消耗品費 | 打ち合わせ用ノート | 660円（10%） |
| 5/15 | □□レストラン | 接待交際費 | ◇◇社との会食 | 8,800円（10%・適格請求書あり） |
この明細に加えて、精算書の下部に合計金額・振込先口座・申請者名（所属部署）・承認欄（上長／経理）を設けます。領収書はそれぞれの行に対応づけて添付すると、確認がスムーズです。
立替経費精算の流れ
立替経費精算書は、申請から払い戻しまでの一連の流れの中で使われます。誰が・いつ・何をするかを、標準的な5つのステップで整理します。
- 従業員が経費を立て替え、領収書を受け取る：業務に必要な支払いを従業員が自分のお金で行い、証憑を保管します。
- 立替経費精算書を作成し、領収書を添えて申請する：記載項目に沿って内容を記入し、証憑とともに提出します。
- 上長が申請内容を確認・承認する：業務との関連や金額の妥当性をチェックします。
- 経理担当者が内容と証憑を確認し、会計処理（仕訳）を行う：費目・税区分を確認して記帳します。
- 会社が従業員へ精算金を支払う：給与とは分けて振り込むなど、社内ルールに沿って払い戻します。
この流れのうち、4番目の「経理処理（仕訳）」でどのような勘定科目を使うのかを、次に具体例で見ていきます。
立替経費の仕訳
立替経費の仕訳は、「従業員が会社の経費を立て替えた場合」と「取引先が負担すべき費用を自社が立て替えた場合」で処理が変わります。それぞれ具体例で見ていきます。
従業員が経費を立て替えた場合
従業員が消耗品5,500円を立て替え、後日精算するケースです。立て替えた時点では会社はその支出をまだ把握していないため、原則として会社側の仕訳は発生しません。仕訳は、精算書が申請・承認されて経費を計上する時点と、従業員へ払い戻す時点の2段階で処理します。
| タイミング | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 精算書を承認し経費を計上したとき | 消耗品費 5,500円 | 未払金 5,500円 |
| 従業員へ精算金を支払ったとき | 未払金 5,500円 | 普通預金 5,500円 |
その場で現金精算する場合は、2段階に分けず「消耗品費 5,500円／現金 5,500円」と一度で処理することもあります。会社の運用に合わせて選びます。
上の例は税込経理を前提としています。税抜経理の場合は、経費を計上する時点で消費税分を「仮払消費税」として分けます。たとえば消費税10%の消耗品5,500円なら〈借方：消耗品費 5,000円・仮払消費税 500円／貸方：未払金 5,500円〉と計上します（払い戻しの仕訳は税込経理と同じです）。
取引先が負担すべき費用を立て替えた場合
本来は取引先が負担すべき費用10,000円を、自社が先に支払ったケースです。この場合は経費ではなく、資産の「立替金」で処理し、後日相手から回収します。
| タイミング | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 自社が立替払いをしたとき | 立替金 10,000円 | 普通預金 10,000円 |
| 取引先から回収したとき | 普通預金 10,000円 | 立替金 10,000円 |
従業員の立替分は最終的に「経費」になりますが、取引先の立替分は「資産（立替金）」として回収する点が大きな違いです。精算書を処理するときは、どちらのケースかを最初に見極めることが必要です。
立替経費精算書と電子帳簿保存法・インボイス制度
立替経費の精算では、添付する領収書の保存方法（電子帳簿保存法）と、消費税の仕入税額控除に関わる確認（インボイス制度）の2つが実務に影響します。それぞれ、何を・どう扱えばよいかを整理します。
電子帳簿保存法での保存
メールやWebサイトからPDF等で受け取った領収書は「電子取引」に当たり、電子データのまま保存することが義務づけられています。電子帳簿保存法は、この点を次のように定めています。
第七条 所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。
電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 第7条｜e-Gov法令検索
2023年（令和5年）12月末までは、電子取引データを紙に出力して保存する「宥恕（ゆうじょ）措置」が認められていました。しかし2024年（令和6年）1月以降は、出力書面のみの保存では対応できず、電子データそのものの保存が必要です。国税庁の一問一答でも、次のように説明されています。
令和６年１月以降に行う電子取引を対象とした猶予措置では、出力書面のみを保存することで対応することは認められておらず、出力書面の提示等に加え、電子データそのものも保存しておき、提示等ができるようにしておく必要があります。
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和7年6月）｜国税庁
電子データを保存する際は、真実性の確保（タイムスタンプの付与、または訂正・削除の防止に関する事務処理規程の整備など、いずれかの措置）と、検索機能の確保（取引年月日・取引金額・取引先で検索できること）が求められます。紙で受け取った領収書をスキャナ保存する場合も、タイムスタンプや検索機能などの要件があります。
紙で受け取った領収書と、メールやWebで受け取った電子データとで、保存の手順や保存期間が具体的にどう変わるのかを1件ずつ確認したい場合は、次の記事で法令・保存区分別に整理しています。
出典・参考資料（3件）
インボイス制度での確認
2023年（令和5年）10月に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、仕入税額控除を受けるために、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。立替経費に付いてくる領収書についても、適格請求書発行事業者の登録番号（「T」＋13桁）、税率ごとに区分した金額と適用税率、消費税額などが記載されているかを確認することが重要です。
精算実務でまず必要なのは、この登録番号の有無と税率区分を確認することです。そのうえで、免税事業者など適格請求書を発行できない相手からの課税仕入れについては、仕入税額相当額の一定割合を控除できる経過措置が設けられています。令和8年度の税制改正により、この経過措置は期限が延長され、控除できる割合が段階的に見直されました。現行のスケジュールは次のとおりです。
| 期間 | 控除できる割合（仕入税額相当額に対して） |
|---|---|
| 2023年10月1日〜2026年9月30日 | 80% |
| 2026年10月1日〜2028年9月30日 | 70% |
| 2028年10月1日〜2030年9月30日 | 50% |
| 2030年10月1日〜2031年9月30日 | 30% |
2026年9月30日で80%控除の期間が終わり、2026年10月1日からは70%に変わります。立替経費の精算でも、相手が適格請求書発行事業者かどうかで控除の扱いが変わるため、精算書の段階で登録番号の有無を確認しておくと、経理処理がスムーズになります。
出典・参考資料（4件）
立替経費精算書でよくある注意点
立替精算は件数が多く、実務では細かなつまずきが起こりがちです。あらかじめルールを決めておくと、差し戻しやトラブルを減らせます。
申請期限と月またぎに注意する
精算の申請が遅れると、月次や年度の締めに間に合わず、計上月がずれる原因になります。「支出から○日以内に申請する」といった期限を社内規程で定め、月またぎ・年度またぎの立替については扱いを明確にしておくと、経理の負担が軽くなります。
領収書がない場合の対処
領収書を紛失した場合は、再発行を依頼するのが基本です。難しい場合は、レシートやクレジットカードの利用明細を代わりの証憑とする、出金伝票に日付・金額・目的・支払先を記録するといった方法があります。ただし、証憑の扱いは社内規程や税務上の観点に沿って運用します。
領収書がない現金支出を記録する出金伝票について、記載項目や記入例、インボイス制度との関係まで詳しく知りたい場合は、次の記事で解説しています。
立替経費精算書に収入印紙は必要か
結論として、社内で使う立替経費精算書には、原則として収入印紙は必要ありません。金銭の受取書（第17号文書）は印紙税の課税対象ですが、従業員は印紙税法上の「営業者」に当たらないため、従業員が作成する受取書は「営業に関しないもの」として非課税とされています。また、同一法人内で事務整理のために作成する受取書は、課税文書に当たらないと整理されています。
一方で、会社が外部に対して金銭の受取を証明するために作成する受取書は、印紙税の対象になり得ます。その場合、記載金額が5万円以上であれば200円の印紙が必要です（5万円未満は非課税）。誰が・誰に対して作成する書面かによって扱いが変わる点に注意してください。
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立替経費精算の手間を減らすには
ここまで見てきたように、立替経費精算には、申請・承認・証憑チェック・仕訳・払い戻し、さらに電子帳簿保存法やインボイス制度への対応と、多くの手作業が伴います。件数が増えるほど、経理担当者の負担や処理ミス、月またぎの管理といった課題も大きくなります。
こうした手間を減らす代表的な手段が、経費精算システムの導入です。領収書のAI-OCR読み取りや自動仕訳、ワークフローによる承認、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応した保存までを一体で扱えます。ここでは、負担の軽減という観点でアプローチの異なる代表的なサービスを紹介します。
| サービス名 | マネーフォワード クラウド経費 | 楽楽精算 | バクラク経費精算 | TOKIUM経費精算 |
|---|---|---|---|---|
| 提供会社 | 株式会社マネーフォワード | 株式会社ラクス | 株式会社LayerX | 株式会社TOKIUM |
| 手間削減の特徴・強み | 会計・給与・法人カードまで一気通貫。交通系IC・カード・金融機関との連携で入力を自動化 | 申請〜承認〜仕訳〜保存を1本に集約するオールインワン型。汎用ワークフローに対応 | AI-OCRに加え過去仕訳のAI学習・AI申請レビュー・二重申請検知で入力とチェックを削減 | 領収書のデータ入力と原本回収をオペレーターが代行。証憑の確認・保管の手間を外部化できる |
| 領収書のAI-OCR・入力自動化 | ● | ● | ● | ● |
| 電子帳簿保存法対応 | ● | ● | ● | ● |
| インボイス制度対応 | ● | ● | ● | △姉妹サービス「TOKIUMインボイス」が担当 |
| 初期費用 | 0円 | 100,000円（税抜） | 0円 | 要お問い合わせ |
| 月額費用（目安） | 2,480円〜（年払い時／月あたり） | 30,000円〜（税抜） | 30,000円〜（料金表DL制） | 10,000円〜（従量課金・アカウント数無制限） |
| 詳細情報 | オンライン相談を予約 | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る |
※2026年9月時点の各社公式情報にもとづきます。料金はプラン・利用人数・オプションにより変動し、税抜表示を含みます。TOKIUM経費精算のインボイス制度対応は、姉妹サービス「TOKIUMインボイス」が担う構成です。
1. マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）
マネーフォワード クラウド経費は、会計・給与・法人カードまでを含むマネーフォワード クラウドの一部として、立替経費の申請から会計処理、従業員への振込までを一気通貫で扱えるサービスです。領収書のAI-OCR読み取りに加え、交通系ICカードやクレジットカード、金融機関などとの連携で入力を自動化できます。電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応しています。
2. 楽楽精算（株式会社ラクス）
楽楽精算は、交通費・旅費・立替経費などの申請から承認、仕訳、保存までを一元管理するクラウド型の経費精算システムです。領収書のAI-OCR読み取りや自動仕訳、柔軟に組めるワークフローで、紙やExcelでの精算業務を効率化します。電子帳簿保存法（スキャナ保存・電子取引）とインボイス制度に対応した、申請から保存までを1つで扱うオールインワン型です。
3. バクラク経費精算（株式会社LayerX）
AI技術で入力とチェックの手間を減らすことに強みを持つのが、バクラク経費精算です。領収書をスマホで撮影するとAI-OCRが内容を読み取り、過去の仕訳をAIが学習して入力を補助します。二重申請の検知やAIによる申請レビューで、確認作業の負担を軽減できる点が特徴です。電子帳簿保存法（タイムスタンプ・改ざん検知）やインボイス制度（登録番号の読み取り・照合）にも対応します。
4. TOKIUM経費精算（株式会社TOKIUM）
TOKIUM経費精算は、領収書のデータ入力と原本の回収を代行してくれる点が、他のサービスと異なるアプローチです。AI-OCRとオペレーターの目視によるダブルチェックでデータ化し、紙の原本はTOKIUMが預かるため、「証憑のチェックや保管の手間そのものを外に出したい」というニーズに直接応えます。電子帳簿保存法に対応し、インボイスの受領・処理は姉妹サービスのTOKIUMインボイスが担う構成です。
以下の記事では、経費精算システム全体を対象に、選び方や機能、料金、導入方法までを詳しく比較・解説しています。ここで挙げた以外のサービスも含めて検討したい方は、あわせてご覧ください。
まとめ
立替経費精算書は、従業員が会社の費用を一時的に立て替えたときに、その金額を精算するための証拠書類です。立替金・仮払金・未払金との違いを押さえ、記載項目を漏れなく整え、立替時・精算時の仕訳を正しく処理することが、スムーズな運用の基本になります。
あわせて、電子帳簿保存法での電子データ保存や、インボイス制度での登録番号の確認といった法令対応も欠かせません。件数が多く手作業の負担が大きい場合は、経費精算システムの導入で、申請から保存までをまとめて効率化できます。自社の運用に合った仕組みを、資料で具体的に比較してみてください。
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よくある質問（FAQ）
Q. 立替経費精算書とは何ですか？
A. 立替経費精算書とは、本来は会社が負担すべき費用を従業員が一時的に立て替えたときに、その金額を会社に返してもらうために提出する書類です。交通費や出張費、少額の備品代などで発生した立替分を、領収書とともに申請し、経理の確認を経て払い戻します。「誰が・いつ・何に・いくら立て替えたか」を証憑とともに記録する証拠書類で、正しく精算するための土台になります。
Q. 立替経費精算書に収入印紙は必要ですか？
A. 社内で使う立替経費精算書には、原則として収入印紙は必要ありません。従業員は印紙税法上の「営業者」に当たらず、従業員が作成する受取書は「営業に関しないもの」として非課税とされ、同一法人内で事務整理のために作成する受取書も課税文書に当たらないためです。
ただし、会社が外部に対して金銭の受取を証明するために作成する受取書は印紙税の対象になり得て、記載金額が5万円以上であれば200円の印紙が必要です（5万円未満は非課税）。誰が・誰に対して作成する書面かで扱いが変わります。詳しい根拠は本文「よくある注意点」の出典を参照してください。
Q. 立替経費精算書は領収書がない場合でも精算できますか？
A. 立替経費精算書は、領収書を紛失した場合でも、代わりの証憑をそろえれば精算できることがあります。まずは支払先に再発行を依頼するのが基本で、難しい場合はレシートやクレジットカードの利用明細を証憑とする、出金伝票に日付・金額・目的・支払先を記録するといった方法があります。
ただし、証憑の扱いは社内規程や税務上の観点に沿って運用する必要があるため、代替手段を認める条件をあらかじめ決めておくと運用が安定します。
Q. 立替経費精算書の申請期限を過ぎた場合はどうなりますか？
A. 立替経費精算書の申請期限を過ぎた場合の扱いは、社内規程によって異なりますが、原則は期限内の申請が求められます。申請が遅れると月次や年度の締めに間に合わず、費用の計上月がずれる原因になります。「支出から○日以内に申請する」といった期限をあらかじめ社内規程で定め、期限を過ぎたときの取り扱いも決めておくと、経理の負担や差し戻しを減らせます。
Q. 個人のクレジットカードで立替払いをしても問題ありませんか？
A. 個人のクレジットカードでの立替払いは、利用明細を証憑として精算できますが、運用ルールを整えておくことが前提です。カード明細だけでは何を購入したか分からない場合があるため、領収書やレシートもあわせて保管します。私的な支出との混在や不正を防ぐ観点から、対象範囲や証憑の提出方法を社内規程で明確にしておくと、後の確認がスムーズになります。
Q. 立替経費精算書に添付する領収書の宛名は、会社名と個人名のどちらにすべきですか？
A. 立替経費に添付する領収書の宛名は、会社名で受け取るのが望ましいものの、従業員の個人名でも経費精算は可能です。業務上の支出であることを精算書の利用目的の記載などで示せれば、宛名が個人名でも経費として扱えます。また、小売・飲食・タクシーなどが発行する適格簡易請求書（簡易インボイス）は宛名（買手の氏名・名称）の記載を省略でき、こうした領収書でも仕入税額控除の要件を満たします。
Q. 月をまたいで申請された立替経費は、どの月の費用になりますか？
A. 月をまたいで申請された立替経費は、原則として支出が発生した日（立替日）が属する月の費用として計上します。費用は実際に取引や支払いがあった時点で認識するのが基本だからです。ただし申請が遅れて締め後に判明した場合の扱いは会社によって異なるため、月またぎ・年度またぎの立替については、どの月に計上するかを社内規程であらかじめ決めておくと、計上月のずれや修正の手間を防げます。
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マネックス証券 フィナンシャル・インテリジェンス部 暗号資産アナリスト
松嶋真倫
監修の範囲は記事の一般的な解説部分であり、比較表および各製品・サービスの紹介内容は監修の対象外です。
