エクセルで予算管理表を作る方法｜テンプレート・関数・見やすい予実管理表の手順

予算管理をエクセルで始めたい、あるいは今あるシートを作り直したいとき、まず知りたいのは「どんな表を、どう作ればよいか」という具体的な手順でしょう。予算管理表（予実管理表）は、項目ごとに予算・実績・差異・達成率を並べた1枚の表が基本の形で、無料のテンプレートと数種類の関数があれば自力で組み立てられます。

この記事では、完成形のレイアウトと無料テンプレートの入手先から、一から作る手順、差異や達成率を出す関数の式とセルの位置、見やすく使いやすくする工夫、月次で回すコツまでを順番に解説します。あわせて、エクセルでの管理に限界を感じたときに検討したい予算管理システムも紹介します。

手順どおりに進めれば、今日のうちに使える予実管理表を1枚組み上げられます。まずは、目指す完成形から確認していきましょう。

エクセル予算管理表の完成形と無料テンプレート

まず押さえたいのは、目指す完成形のレイアウトです。予算管理表は、縦に売上や費目などの項目を並べ、横に「予算・実績・差異・達成率」を並べた表が基本の形です。まずは下の見本で、どのセルに何が入るかを押さえてください。

項目（A列）	予算（B列）	実績（C列）	差異（D列）	達成率（E列）
売上高	5,000,000	4,800,000	-200,000	96%
仕入高	2,000,000	1,950,000	-50,000	98%
人件費	1,200,000	1,260,000	60,000	105%
広告宣伝費	400,000	520,000	120,000	130%
地代家賃	300,000	300,000	0	100%
営業利益	1,100,000	770,000	-330,000	70%

予算列（B列）に計画値、実績列（C列）に締め後の数字を入れると、差異列（D列）と達成率列（E列）は関数で自動計算されます。差異は「実績−予算」、達成率は「実績÷予算」で求めるのが基本で、式の作り方は後の章で具体的に解説します。

売上は実績が予算を上回るほど良く、費用は下回るほど良いため、差異の符号や達成率の見方は項目によって逆になります。特に費用項目では、達成率が100%を超えると予算オーバー（使いすぎ）を意味する点に注意してください。

無料テンプレートを使うか、一から作るか

ゼロから作る前に、配布されているテンプレートを土台にする方法もあります。Microsoftは、エクセルで使える予算テンプレートを無料で配布しており、各テンプレートには計算に必要な数式があらかじめ設定されています。まずは近い形のテンプレートをダウンロードし、自社の費目に合わせて項目を差し替えるところから始めると早く仕上がります。

ただし、無料テンプレートの多くは家計簿やイベント予算向けで、企業の予実管理（予算・実績・差異・達成率を月次で追う形）にそのまま使えるものは多くありません。近いテンプレートが見つからないときは、上の完成形の表をそのまま自分のシートに写し、費目を自社用に差し替えるところから始めるのが早道です。次章では、その一から作る手順を解説します。

出典・参考資料（1件）

• 参考資料：カスタマイズできる無料の予算テンプレート｜Microsoft Create（https://excel.cloud.microsoft/create/ja/budget-templates/）

エクセルで予算管理表を作る手順

ここからは、予算管理表を一から作る手順を、上から順に進めれば1枚完成する形で解説します。難しい操作はなく、表の枠組みを決めてから関数を入れる流れです。

1. シートの用意と期間の決定：新しいシートを開き、月次で管理するか年間で管理するかを決めます。まずは1か月分（または1年分）の1枚から始めると迷いません。
2. 費目の洗い出し：売上高・仕入高・人件費・地代家賃・広告宣伝費など、自社で管理したい項目をA列に縦に並べます。損益計算書の科目をベースにすると漏れが出にくくなります。
3. 見出しの配置：1行目に「項目・予算・実績・差異・達成率」の見出しを置きます。上の完成形どおり、予算をB列、実績をC列、差異をD列、達成率をE列に割り当てます。
4. 予算と実績の入力欄を用意：B列に計画値を入力します。実績（C列）は締め後に入れるため、この時点では空欄のままで構いません。
5. 差異・達成率の関数を設定：D列に差異、E列に達成率を求める式を入れます。式は次章で具体的に解説します。1行分の式を作ったら、下の行へコピーして全費目に展開します。
6. 合計行の設定：費目の縦計や、月をまたぐ横計をSUM関数で合計します。営業利益などの小計もこの段階で式にしておきます。
7. 月別・年間サマリーへ拡張：1か月分ができたら、同じレイアウトのシートを月ごとに複製し、各月のシートに実績を入れていくのが簡単です。年間で見たいときは集計用シートを1枚用意し、各月シートの合計をSUMやセル参照で足し合わせて年間サマリーにします。

1枚のシートに12か月分を横に並べると、月ごとに予算・実績・差異・達成率の列が増えて式が煩雑になります。月ごとにシートを分ければ、ここで作った1枚と同じ形のまま運用でき、年間の集計はサマリーシートに寄せられます。

枠組みができたら、あとは毎月の実績を入力するだけで差異と達成率が自動で更新されます。次章では、その要になる関数の式とセルの位置を具体的に見ていきます。

差異・達成率・合計を出す関数と入力するセル

予算管理表で使う関数は、そのまま打てる式とセルの位置をセットで見ていきましょう。使うのは主に、引き算・SUM・IF・SUMIFの4つです。前章の完成形（予算＝B列、実績＝C列、差異＝D列、達成率＝E列、データは2行目から）を前提に読み進めてください。

差異を出す（実績−予算）

差異は実績から予算を引くだけなので、D2セルに次の式を入れます。

=C2-B2

入力したらD2セルをコピーし、費目の行数分だけ下へ貼り付けます。売上ならプラスが予算超過（好調）、費用ならプラスが予算オーバー（超過）を意味します。マイナスの表示を赤くしたい場合は、後述の条件付き書式やセルの表示形式で設定できます。

達成率を出す（実績÷予算・ゼロ除算を避ける）

達成率は実績を予算で割って求めます。ただし予算が未入力（0）の行をそのまま割ると「#DIV/0!」というエラーが出るため、IF関数でゼロのときは空欄を返すようにしておくのが実務的です。E2セルに次の式を入れます。

=IF(B2=0,"",C2/B2)

この式は「予算（B2）が0なら空欄、そうでなければ実績÷予算を表示する」という意味です。IF関数は「IF(論理式, 真の場合, 偽の場合)」の形で条件分岐を作る関数で、条件を満たすときに空文字（””）を返す使い方はMicrosoftの公式ドキュメントでも示されています。計算結果は小数で表示されるので、E列を選択して表示形式をパーセントに変えると「96%」のように読めます。

予算に対して実績が超過したかどうかを言葉で表示したいときも、同じIF関数が使えます。たとえば =IF(C2>B2,"予算超過","予算内") と入れると、実績が予算を超えた行に「予算超過」と表示されます。表示する文字は自由に決められるので、日本語のラベルでそのまま運用できます。

達成率の見方は、項目の性質で逆になります。売上などの収益項目は100%を超えると目標達成（望ましい）ですが、経費などの費用項目は100%を超えると予算オーバー（使いすぎ）を意味します。

合計を出す（SUM関数）

費目の縦計や月次の横計は、SUM関数でまとめて合計します。たとえばB2からB15までの予算を合計するなら、合計を表示したいセルに次の式を入れます。

=SUM(B2:B15)

かっこの中に合計したいセル範囲を指定するだけです。営業利益のような小計行は、二重計上を避けるため合計範囲に含めません。実績の合計ならC列、差異の合計ならD列というように、列を変えて同じ形で使えます。

費目・部門ごとに集計する（SUMIF・SUMIFS）

ここまで作ってきた費目を縦に並べる表は、費目数が少なく金額を直接入力する場合の基本形です。これに対して、日々の取引を1件ずつ記録した明細から費目別・部門別に自動集計したい場合に向くのがSUMIF・SUMIFSです。二者択一ではなく、扱うデータ量や集計の細かさで使い分けられます。

取引の明細を1行ずつ入力していく形の表で、「販促費だけ」「営業部だけ」のように特定の条件に合う行を合計したいときは、SUMIF関数を使います。式の形は次のとおりです。

=SUMIF(範囲, 検索条件, 合計範囲)

「範囲」で条件を探す列を、「検索条件」で費目名や部門名などの条件を、「合計範囲」で実際に足す金額の列を指定します。たとえば費目名の列（A列）から「広告宣伝費」を探して金額列（C列）を合計するなら、=SUMIF(A2:A15,"広告宣伝費",C2:C15) と書きます。

「営業部かつ広告宣伝費」のように条件を2つ以上重ねたい場合は、SUMIFS関数を使います。ここで注意したいのが引数の順番です。SUMIFは 範囲・検索条件・合計範囲 の順ですが、SUMIFSは合計する範囲を先頭に置く 合計対象範囲・条件範囲・条件… の順で、両者は引数の順番が逆になります。混同すると意図しない集計になるため、複数条件のときだけSUMIFSに切り替えると覚えておくと安全です。

出典・参考資料（4件）

• 出典：SUM 関数｜Microsoft サポート（https://support.microsoft.com/ja-jp/office/sum-関数-043e1c7d-7726-4e80-8f32-07b23e057f89）
• 出典：SUMIF 関数｜Microsoft サポート（https://support.microsoft.com/ja-jp/office/sumif-関数-169b8c99-c05c-4483-a712-1697a653039b）
• 出典：SUMIFS 関数｜Microsoft サポート（https://support.microsoft.com/ja-jp/office/sumifs-関数-c9e748f5-7ea7-455d-9406-611cebce642b）
• 出典：IF 関数｜Microsoft サポート（https://support.microsoft.com/ja-jp/office/if-関数-69aed7c9-4e8a-4755-a9bc-aa8bbff73be2）

見やすく・使いやすくする工夫（条件付き書式・入力規則）

作った表を実務で使い続けるには、見やすさと入力ミスの防止を高める工夫が効きます。予算オーバーの自動色分け、誤入力を防ぐ入力規則とシート保護、差異をひと目で掴むグラフの3つを取り上げます。当月と累計を1画面で追いたい場合は、表示タブの「ウィンドウ枠の固定」で見出し行を固定しておくとスクロールしても項目名が見えて便利です。

条件付き書式で予算オーバーを自動で色分けする

条件付き書式を使うと、実績が予算を超えた行や、差異率が一定を超えた行を自動で色分けできます。数式でルールを作る手順は次のとおりです。

［ホーム］ タブの ［スタイル］ グループで ［条件付き書式］ の横にある矢印をクリックし、［ルールの管理］ をクリック（中略）［新規ルール］ をクリック（中略）［ルールの種類を選んでください］ の ［数式を使用して、書式設定するセルを決定］ をクリック（中略）［次の数式を満たす場合に値を書式設定］ ボックスの一覧に数式を入力

出典：条件付き書式を使用して Excel 内の情報を強調表示する｜Microsoft サポート

この数式欄に、たとえば実績が予算を超えたら色を付けたいなら =C2>B2 を、差異率が20%を超えたら警告したいなら =D2/B2>0.2 のような式を入れ、塗りつぶしの色を指定します。金額を目で追わなくても、超過した行が一目でわかるようになります。

入力規則・シート保護で転記ミスと数式上書きを防ぐ

エクセル運用でよく起きるのが、費目名の表記ゆれや、数式セルの誤った上書きです。これらは入力規則とシート保護で構造的に防げます。まず、費目名や部門名をドロップダウンから選ばせるには、対象セルを選んでデータの入力規則を設定します。

［データ］ ＞ ［データの入力規則］ を選択します（中略）［設定］ タブの ［入力値の種類］ でオプションを選択します（中略）［エラー メッセージ］ タブでエラーメッセージをカスタマイズし、［スタイル］ を選択します

出典：セルにデータの入力規則を適用する｜Microsoft サポート

入力値の種類で「リスト」を選び、費目の一覧を指定すれば、決めた選択肢からしか入力できなくなり、表記ゆれが消えます。数値の範囲を「整数」で縛れば、桁違いの入力も防げます。

次に、差異や達成率の数式を誤って消してしまわないよう、数式セルを保護します。手順は校閲タブから行います。

［校閲］ タブで ［シートの保護］ を選択します（中略）［このシートのすべてのユーザーに許可する操作］ ボックスの一覧で、ユーザーが変更できるようにする要素をオンにします（中略）ロックは、シートの保護を有効にした場合にのみ動作します。

出典：ワークシートを保護する｜Microsoft サポート

ポイントは、セルのロックはシートの保護を有効にして初めて効くことです。実務では、実績を入力するセルだけロックを外し、数式が入ったセルはロックしたままシートを保護すると、「入力欄は編集できるが、数式は上書きできない」状態を作れます。

グラフで予算と実績の差異を可視化する

数字の並びだけでは差異の大きさが伝わりにくいときは、グラフにすると一目で掴めます。予算と実績を並べた棒グラフ、月別の推移を示す折れ線グラフが定番です。作り方はデータを選んでメニューから選ぶだけです。

グラフに使用するデータを選択してから、［挿入］ ＞ ［おすすめグラフ］ をクリックします（中略）好きなグラフが表示されない場合は、［すべてのグラフ］ タブを選択して、すべてのグラフの種類を表示できます

出典：おすすめグラフでグラフを作成する｜Microsoft サポート

予算と実績の項目を選んで棒グラフにすれば、どの費目で差が開いているかが視覚的にわかります。会議や経営報告にそのまま貼れる資料にもなります。

エクセル予算管理の月次運用の回し方

表ができても、更新が滞ると予算管理は形だけになってしまいます。ここからは、無理なく続けるための月次運用の回し方を解説します。

基本は、実績が固まるタイミングで数字を入れ、差異が大きい項目だけを短時間で振り返る流れです。たとえば週に一度15分ほど実績の速報値を追い、月末に前月を振り返って原因と対策をメモしておくと、翌月の予算精度が少しずつ上がります。頻度や時間はあくまで一例なので、自社の締めのリズムに合わせて決めてください。

振り返りでは、差異の数字を眺めるだけで終わらせないことが大切です。「なぜ広告宣伝費が予算を超えたのか」「売上未達の要因は何か」といった原因を一言添えておくと、分析が目的化せず、次のアクションにつながります。担当者を決め、更新のタイミングをカレンダーに固定しておくと、属人化や更新漏れを防げます。

エクセル予算管理の限界と移行を検討すべきサイン

エクセルは手軽で自由度が高い一方、管理が大きくなるほど負担も増えていきます。ここからは、どこまでならエクセルで十分か、どこから専用ツールを検討すべきかの判断材料を整理します。次のような状況が増えてきたら、移行を考えるサインです。

• 部門や拠点ごとのシートを集約するのに毎月時間がかかり、集計ミスも起きている
• 複数人で同時に編集したい、または最新版がどれか分からなくなることがある
• 数式が壊れる、ファイルが重い・破損するなど、ファイル管理そのものにリスクを感じる
• 予算の申請・承認のフローを記録に残したい
• 会計システムの実績を手作業で転記しており、二重入力が負担になっている

これらは、単票の予実管理から、複数部門・複数人・承認フローを伴う管理へと段階が変わったサインです。当てはまる項目が増えるほど、エクセルの作り込みで対処するより、予算管理システムに移したほうが結果的に手間もリスクも下がります。次章では、その選択肢となる予算管理システムを比較します。

限界を感じたら検討したい予算管理システム

エクセルからの移行先となる、代表的な予算管理システムを紹介します。会計システムと連携して実績取り込みを自動化し、複数部門・複数人での予実管理を一元化できる点が、エクセルとの違いです。

予算管理システムで解決できること

予算管理システムに移すと、会計ソフトから実績データをAPIで自動取得し、手作業の転記をなくせます。予算の申請・承認をシステム上で記録でき、複数部門・複数人が同じ画面で予実を確認しながら、着地見込みの更新やKPIとの連動分析まで行えます。エクセルで手作業だった集計・共有・バージョン管理の負担を、まとめて軽くできるのが利点です。

以下は、ご紹介する予算管理システムの比較表です。自社の規模や運用に合うものを見つける手がかりにしてください。

※料金は2026年9月時点の各社公式情報にもとづきます。最新の情報は各社の公式サイトをご確認ください。

ここで取り上げたのは代表的な4サービスです。19サービスをタイプ別に比較し、自社の規模や運用に合う選び方まで詳しく知りたい場合は、以下の記事もあわせてご覧ください。

1. DIGGLE（ディグル株式会社）

予算・実績・見込をクラウド上で一元管理する、予実管理に特化したサービスです。「脱エクセルの予実管理」を掲げ、会計システムからのデータ取り込みと予実突合を自動化することで、エクセル運用で起こりがちな属人化や集計の手間を減らせます。freee会計・マネーフォワード クラウド・勘定奉行クラウド・弥生会計などとAPIやCSVで連携し、勘定科目より細かい粒度での損益管理にも対応します。

予算策定では事業部と経営企画が非同期に連携しながら数字を持ち寄れ、見込管理は明細レベルでのバージョン管理に対応します。料金はStandardとEnterpriseの2プラン構成で、いずれも見積制です。無料トライアルも用意されているため、まずは自社の運用に合うか試したい企業に向きます。

2. X-KPI（株式会社パブリックアイデンティティ）

クラウド型のKPI・予実管理ツールで、複数部門・拠点・プロジェクトごとのKPIと予実データを集約し、リアルタイムに可視化します。予算と実績のズレや異常値を自動で検知し、原因とともにチャットツールへ通知できるため、差異分析を担当者の手作業に頼らずに回せる点が特徴です。

KPI項目・レポート・ダッシュボードは専門知識がなくても設計でき、会計ソフトやグループウェアとのAPI連携でデータの二重入力も避けられます。公式サイトでは最短2週間での導入が可能とされ、無料トライアルにも対応します。予実管理にKPI管理まで一体で取り組みたい企業に向く選択肢です。

3. Scale Cloud（株式会社Scale Cloud）

財務数値（PL・BS・CF）と非財務数値（KPI）を関連づけて一元管理する経営管理クラウドです。各KPIの数値をもとにPLをシミュレーションでき、複数パターンでの予算作成や着地見込みの更新がしやすい設計になっています。経営層・管理部・事業部がそれぞれの視点のダッシュボードで同じ数字を見ながら議論できる点を、中心的な価値として掲げています。

勘定奉行クラウドやfreee会計、Salesforce、Googleスプレッドシートなどと連携し、実績データの取り込みや異常指標の自動抽出に対応します。公認会計士である代表のコンサルティング知見を背景に、KPI設計から運用まで伴走支援が受けられるのも特徴です。上場企業・上場準備企業や、複数事業・子会社管理が必要な企業に向きます。

エクセルやスプレッドシートからシステムへ移行すると、日々の作業量はどの程度変わるのでしょうか。同社代表は、独自インタビューで導入企業の工数の変化に触れています。

4. Manageboard（マネーフォワードコンサルティング株式会社）

マネーフォワードグループのマネーフォワードコンサルティングが提供する、クラウド型の予算管理・経営管理プラットフォームです。エクセルやスプレッドシートに散在するデータを一元管理し、予算編成・予実管理・着地見込み・業績シミュレーションまでをクラウド上で完結できます。累計利用企業数は10,000社を突破したと公式に発表されています。

マネーフォワード クラウド会計・freee会計・勘定奉行クラウドとのAPI連携やCSV・Googleスプレッドシート連携で、実績データの取り込みを自動化します。PL項目から配下のKPIへドリルダウンできる分析機能を備え、少人数の事業から1,500名以上のグループ規模まで対応します。標準で約3か月の導入プログラムが用意されており、成長企業・中堅企業に向く選択肢です。

実際に予算管理システムへ移行した企業が、どんな課題を抱え、導入後に何が変わったのかを知っておくと、自社に置き換えて検討しやすくなります。業種・規模別の導入事例は、以下の記事にまとめています。

まとめ

エクセルでの予算管理表は、項目ごとに予算・実績・差異・達成率を並べた1枚の表が基本形です。差異は=C2-B2、達成率は=IF(B2=0,"",C2/B2)、合計はSUM、条件別集計はSUMIF・SUMIFSと、使う関数は限られています。条件付き書式・入力規則・シート保護を組み合わせれば、見やすく壊れにくい表に仕上がります。

一方、部門横断の集計や複数人での同時編集、承認フローの記録が必要になってきたら、エクセルの限界を感じるサインです。会計連携や複数人運用を前提とした予算管理システムに移すと、集計と共有の負担を減らせます。まずは気になるサービスの資料を取り寄せ、自社の規模や運用に合うものを比較検討してみてください。

よくある質問（FAQ）

Q. 予実管理表とは何ですか？

A. 予実管理表とは、項目ごとに予算（計画値）と実績を並べ、その差異と達成率を確認するための表です。差異や達成率を見ることで、計画と実際のズレがどこで生じたかを把握し、翌月以降の軌道修正につなげます。エクセルでは、縦に売上や費目などの項目、横に「予算・実績・差異・達成率」を並べた1枚の表が基本の形になります。

Q. 予算管理表をエクセルで作るのに最低限必要な関数は何ですか？

A. 予算管理表は、「実績−予算」の引き算・SUM・IF・SUMIF（SUMIFS）の4つを押さえれば十分に作れます。差異は =C2-B2、達成率はゼロ除算を避ける =IF(B2=0,"",C2/B2)、費目や月の合計は =SUM(B2:B15) で計算できます。

費目・部門ごとの集計は =SUMIF(範囲, 検索条件, 合計範囲) を使い、条件を2つ以上重ねるときだけ、引数の順番が異なるSUMIFSに切り替えます。

Q. 予算管理表のエクセルテンプレートはどこで無料で手に入りますか？

A. エクセルの予算テンプレートは、Microsoftが「Microsoft Create」で無料配布しており、各テンプレートには計算に必要な数式があらかじめ設定されています。近い形のテンプレートをダウンロードし、自社の費目に合わせて項目を差し替えると早く仕上がります。

ただし無料テンプレートの多くは家計簿やイベント予算向けで、企業の予実管理（予算・実績・差異・達成率を月次で追う形）にそのまま合うものは多くありません。見つからないときは、完成形を参考に一から組んだほうが早い場合もあります。

Q. 予算管理はGoogleスプレッドシートでも同じように作れますか？

A. 予算管理表は、Googleスプレッドシートでもエクセルとほぼ同じように作れます。SUM・IF・SUMIFなどの基本的な関数や条件付き書式が同様に使え、複数人での同時編集が容易でソフトの購入も不要な点が利点です。ただし、マクロによる自動化はエクセルのVBAではなくGoogle Apps Scriptが必要で、両者に互換性はないため、既存のVBAをそのまま移すことはできません。

Q. エクセルの予算管理表を複数人で同時に編集したい場合はどうすればいいですか？

A. 複数人で編集したい場合は、ファイルをOneDriveやSharePointに保存して共同編集するか、同時編集がしやすいGoogleスプレッドシートに移す方法があります。あわせて「入力担当と確認担当を分ける」「更新のタイミングを決める」といった運用ルールを決めておくと、最新版がどれか分からなくなる事態を防げます。

日常的に多人数が同じ表を編集する環境では、複数人運用を前提とした予算管理システムの検討も選択肢に入ります。

Q. 予算をオーバーした行を自動で目立たせるにはどうすればいいですか？

A. 予算をオーバーした行は、条件付き書式を使えば自動で色分けできます。［ホーム］タブの［条件付き書式］から「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、実績が予算を超えたら色を付けるなら =C2>B2、差異率が20%を超えたら警告するなら =D2/B2>0.2 のような式を入れて塗りつぶし色を指定します。

ルールとして保存されるため、毎月の実績を入れ替えても、超過した行が自動で判定されます。

Q. 予算管理（予実管理）で陥りがちな失敗にはどのようなものがありますか？

A. 予実管理でよくある失敗は、細かい差異の分析自体が目的になってしまうことや、達成しやすいよう予算を低めに設定してしまうことです。差異の数字を眺めるだけで終わらせず、「なぜ広告宣伝費が予算を超えたのか」といった原因と対策を一言添えることが大切です。予算にこだわりすぎて現場が萎縮しないよう、実態に合った適正な予算を置くことも、形骸化させないためのポイントになります。

Q. エクセルの予算管理に限界を感じたら何を検討すべきですか？

A. 限界を感じたら、現在のエクセル運用を棚卸ししたうえで、予算管理システムへの移行を検討します。部門横断の集計に毎月時間がかかる、複数人での同時編集や最新版の管理が難しい、承認フローを記録に残したい、会計システムの実績を手作業で転記している、といったサインが目安です。

こうした状況が増えているほど、エクセルの作り込みで対処するより専用ツールに移したほうが、集計・共有・バージョン管理の負担を減らせます。

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