出金伝票とは？書き方・記入例から領収書がない場合の扱い・インボイス制度まで解説

現金で支払いをしたときに作成する「出金伝票」は、領収書が手元にない支出でも取引の記録を残せる、経理実務で身近な書類です。ただ、いざ書こうとすると「何を記入すればよいのか」「領収書の代わりとして本当に認められるのか」と迷う場面は少なくありません。

本記事では、出金伝票の定義と役割から、他の伝票・領収書との違い、記入項目と記入例、仕訳、保存期間、インボイス制度・電子帳簿保存法での扱いまでを整理します。

あわせて、紙の出金伝票の起票や現金精算にかかる手間を減らす手段として、経費精算システムという選択肢も紹介します。

出金伝票とは？現金の支出を記録する伝票

出金伝票とは、会社や個人事業主が現金で支払いをしたときに、その支出を記録するために作成する伝票です。いつ・誰に・何のために・いくら支払ったかを1枚にまとめ、帳簿づけの根拠として残す役割を持ちます。

取引ごとに伝票を起こし、それをもとに総勘定元帳へ転記していく記帳方法を伝票式会計と呼びます。出金伝票は、このうち現金が出ていく取引を担当する伝票にあたります。領収書が発行されない支払いや、領収書を紛失した支払いでも、出金伝票を作成しておくことで取引の事実を社内に残せる点が特徴です。

出金伝票と入金伝票・振替伝票・領収書との違い

ここからは、出金伝票と混同しやすい他の伝票・書類との違いを整理します。役割の違いを押さえておくと、目の前の取引をどの書類で記録すべきか判断しやすくなります。

出金伝票と入金伝票の違い

入金伝票は、現金が入ってきた取引（売上の現金回収や立替金の返金など）を記録する伝票です。現金の増減という同じ軸で対になっており、現金が出ていくときは出金伝票、入ってくるときは入金伝票を使います。

出金伝票と振替伝票の違い

振替伝票は、現金の動きを伴わない取引を記録する伝票です。掛けでの仕入れや売上、預金口座からの振込、経費の未払い計上などが該当します。現金が動かない取引は振替伝票、現金が出ていく取引は出金伝票、と切り分けると迷いにくくなります。

出金伝票と領収書の違い

領収書と出金伝票は、作成する主体が異なります。領収書は支払いを受け取った相手（店舗や取引先）が発行する証憑であるのに対し、出金伝票は支払った側が自分で作成する社内の記録です。相手が発行する外部の証憑か、自社が起こす内部の記録か、という性質の違いがあります。

この性質の違いから、「領収書がないとき出金伝票が経費の証明として認められるのか」という疑問が生まれます。その点は次のセクションで扱います。

領収書がないとき、出金伝票は経費の証明になる？

出金伝票は、領収書や請求書のように相手が発行する法定の証憑ではなく、支払いの事実を自社で記録する社内の伝票です。そのため、領収書が手元にない支出でも、出金伝票に支払先・日付・目的・金額を記録することで、帳簿づけの根拠として扱えます。

ただし、出金伝票さえ作れば無条件に経費として認められるわけではありません。支払いの事実を裏づける情報をあわせて残しておくことが求められます。たとえば、慶弔費なら案内状や式次第、交通費なら経路や訪問先の記録、会食なら参加者や目的のメモなど、その支出が実際に業務のために生じたと第三者が確認できる材料を添えておくと安心です。

ただし、消費税の仕入税額控除については、出金伝票の作成だけでは要件を満たさない場合があります。控除の可否はインボイス制度のルールに沿って判断する必要があるため、詳しくは後述の「インボイス制度での扱い」で解説します。

出金伝票を使う主な場面

先ほど触れた「領収書がない支払い」を、具体的な場面で見ていきます。出金伝票が活躍するのは、次のように領収書がそもそも発行されない、または受け取れない現金支払いです。それぞれ、なぜ領収書が手に入らないのかとあわせて確認しましょう。

• 領収書を紛失したとき：受け取った領収書をなくしてしまった場合に、支払いの事実を記録として残すために作成します。
• 自動販売機や券売機での支払い：そもそも領収書が発行されない支払いを記録します。
• 電車・バスなどの公共交通機関の運賃：切符やICカードでの少額の移動など、領収書を受け取りにくい交通費を精算します。
• 慶弔費（祝儀・香典など）：結婚祝いや弔慰金のように、性質上領収書を求めにくい支払いを記録します。
• 取引先との会食を割り勘にしたとき：1枚の領収書を分けられない支払いを、自社負担分だけ記録します。

出金伝票の書き方と記入例

出金伝票に決まった法定の様式はなく、市販の伝票用紙・無料のExcelテンプレート・会計ソフトのいずれで作成してもかまいません。書式によって細部は多少異なりますが、記入する項目はおおむね共通しています。それぞれの項目に何を書くかを一覧で確認しましょう。

記入項目	書く内容
日付	実際に支払いをした日を記入します。伝票を書いた日ではなく、現金が出ていった日を書きます。
支払先	支払った相手の店名・会社名・氏名を記入します。
勘定科目	支出の内容に応じた費用科目（旅費交通費・消耗品費など）を記入します。
摘要	取引の内容を具体的に書きます。「誰と・何のために」まで書くと後から用途を確認できます。
金額	実際に支払った金額を記入します。
起票者・係印	伝票を作成した担当者名や押印欄です。承認者の確認印を求める運用もあります。

実際に記入すると、たとえば領収書が手元にないケースを含めて、次のようになります。摘要には「誰と・何のために」が伝わる内容を書いておきます。

日付	支払先	勘定科目	摘要	金額
2026年9月10日	○○交通（タクシー）	旅費交通費	△△商事への訪問にともなう移動	1,320円
2026年9月8日	□□電鉄	旅費交通費	◇◇社訪問の電車運賃（現金払い・領収書なし）	640円
2026年9月5日	△△斎場	接待交際費	取引先△△社 会長ご葬儀の香典	10,000円

摘要欄は空欄や「交通費」だけで済ませず、目的や相手先まで書いておくと、後日の確認や税務調査の際に支出の正当性を説明しやすくなります。

上記のうちタクシー代のケースを、実際の出金伝票に記入すると次のようなイメージになります。

出金伝票の仕訳と勘定科目

ここからは、出金伝票をもとにした仕訳の考え方を確認します。出金伝票は現金の支出を記録する伝票なので、仕訳では必ず貸方に「現金」が入ります。

たとえば、先ほどのタクシー代1,320円を精算する場合の仕訳は次のとおりです。

借方	金額	貸方	金額
旅費交通費	1,320円	現金	1,320円

借方に支出の内容を表す費用科目、貸方に現金を置くのが基本の形です。どの費用科目を使うかは支出の内容で決まります。支払いの場面ごとに、代表的な勘定科目を整理します。

• 旅費交通費：電車・バス・タクシーなどの移動にかかった費用。
• 消耗品費：文具や少額の備品など、業務で使う消耗品の購入費用。
• 接待交際費：取引先との会食や手土産、慶弔費など、取引関係の維持にかかった費用。慶弔費は接待交際費として処理するのが一般的です。
• 通信費：切手・はがきなど、通信にかかった費用。

出金伝票の保存期間とインボイス・電子帳簿保存法での扱い

ここからは、出金伝票が法律・税務上どう扱われるかを、保存期間・インボイス制度・電子帳簿保存法の3つに分けて解説します。いずれも自社の申告や記帳に直結するため、根拠となる制度を確認しながら押さえておきましょう。

出金伝票の保存期間（法人税法7年・会社法10年）

出金伝票は、他の帳簿書類と同じく一定期間の保存が必要です。保存期間には法人税法と会社法という2つの根拠があり、それぞれ年数が異なります。

法人税法では、帳簿書類は原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が求められます。国税庁は次のように説明しています。

（帳簿書類は）その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度……においては、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）となります。

出典：タックスアンサー No.5930「帳簿書類等の保存期間」｜国税庁（原文ママ・抜粋）

一方、会社法では会計帳簿とその事業に関する重要な資料について、10年間の保存が定められています（会社法第432条第2項）。株式会社の場合は、法人税法上の7年と会社法上の10年のいずれも満たすよう、実務では10年間保存しておくと確実です。

出典・参考資料（2件）

• 出典：タックスアンサー No.5930「帳簿書類等の保存期間」｜国税庁（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm）
• 参考：会社法 第432条（会計帳簿の作成及び保存）｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/417AC0000000086）

インボイス制度での扱い（原則不可と少額の特例）

消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として帳簿と請求書等（適格請求書＝インボイス）の両方を保存する必要があります（消費税法第30条第7項）。出金伝票は自社が作成する帳簿側の記録であり、売り手が発行するインボイスではありません。そのため、出金伝票を作成しても、それだけでは仕入税額控除の証憑にはならないのが原則です。

ただし、インボイスの交付を受けることが困難な一定の取引については、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。国税庁のQ&Aでは次のように示されています。

適格請求書等保存方式の下では、帳簿及び請求書等の保存が仕入税額控除の要件とされます（消法30⑦）。ただし、請求書等の交付を受けることが困難であるなどの理由により、次の取引については、一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます（消令49①、消規15の４）。

① 適格請求書の交付義務が免除される３万円未満の公共交通機関による旅客の運送……⑧ 適格請求書の交付義務が免除される３万円未満の自動販売機及び自動サービス機からの商品の購入等……⑩ 従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当及び通勤手当）

出典：「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」問104｜国税庁（原文ママ・抜粋）

ここで注意したいのは、「3万円未満」という金額基準が付くのは公共交通機関による運送と自動販売機・自動サービス機からの購入に限られる点です。従業員に支給する出張旅費等には金額の基準はありません。原則と例外を整理すると次のようになります。

区分	仕入税額控除に必要な保存
原則の課税仕入れ	帳簿＋インボイス（適格請求書）。出金伝票だけでは要件を満たさない
3万円未満の公共交通機関の運賃	一定事項を記載した帳簿のみで可
3万円未満の自動販売機・自動サービス機での購入	一定事項を記載した帳簿のみで可
従業員に支給する通常必要と認められる出張旅費等	一定事項を記載した帳簿のみで可（金額基準なし）
税込1万円未満の課税仕入れ（少額特例の対象事業者・令和11年9月30日まで）	一定事項を記載した帳簿のみで可

また、税込1万円未満の課税仕入れについては、インボイスの保存がなくても帳簿の保存のみで仕入税額控除ができる「少額特例」があります。対象は基準期間の課税売上高が1億円以下などの要件を満たす事業者で、令和5年10月1日から令和11年9月30日までの期間限定です。少額の現金払いを出金伝票で処理する場面では、上記の限定列挙よりもこの少額特例が実務上効くこともあります。

いずれにしても、インボイス制度の開始前にあった「3万円未満なら請求書不要で控除できる」という一般的な扱いは廃止されています。「3万円未満の現金払いは出金伝票さえあれば控除できる」と一律に考えるのではなく、上記の限定列挙か少額特例に当てはまるかを取引ごとに確認することが大切です。

出典・参考資料（2件）

• 出典：「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」問104｜国税庁（PDF）
• 出典：「少額特例（一定規模以下の事業者に対する事務負担の軽減措置）の概要」｜国税庁（https://www.nta.go.jp/publication/pamph/shohi/kaisei/202304/02.htm）

電子帳簿保存法での扱い

出金伝票を電子的に扱う場合は、電子帳簿保存法の保存区分を確認しておきます。同法の保存方法は、大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」の3つに分かれます。

• 電子帳簿等保存：会計ソフトなどで最初から電子的に作成する帳簿書類を、電子データのまま保存する方法（一定要件のもとで任意）。ソフト上で作成する出金伝票はここに含まれます。
• スキャナ保存：紙で作成・受領した書類をスキャンして電子データで保存する方法（一定要件のもとで任意）。紙の出金伝票をスキャンして保存する場合が該当します。
• 電子取引データ保存：メール添付やダウンロードなど電子的に授受した取引情報を、電子データのまま保存する方法（保存が義務）。

国税庁は電子取引データ保存について、次のように義務づけています。

所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の要件の下で、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないこととされています（電子帳簿保存法7）。

出典：「電子帳簿保存法の概要」｜国税庁（原文ママ・抜粋）

出金伝票そのものの電子保存は任意で、紙のまま保存してもかまいません。ただし、メールなどで電子的に受け取った領収書・請求書のデータは、電子のまま保存することが義務づけられています。

出金伝票は自社が作成する社内の記録で、相手と授受する取引情報とは異なるためです。制度は改正が続いているため、実際の要件は最新の国税庁の資料で確認してください。

出典・参考資料（1件）

• 出典：「電子帳簿保存法の概要」｜国税庁（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/02.htm）

出金伝票とあわせて保存する領収書そのものについては、紙・電子それぞれの保存のやり方や保存期間、電子帳簿保存法・インボイス制度で満たすべき要件を、以下の記事で詳しく整理しています。

出金伝票を作成・運用するときの注意点

最後に、出金伝票を使ううえで押さえておきたい運用上の注意点を整理します。いずれも、税務調査で支出の正当性を問われたときに困らないための備えです。

• 出金伝票の多用は避ける：領収書やレシートが受け取れる支払いは、まず領収書を保存します。出金伝票は領収書が得られないやむを得ない場合の補完手段と位置づけ、常用しないようにします。
• 改ざんを防ぐ：金額や日付を後から書き換えられる状態は、記録の信頼性を損ないます。訂正する場合は元の記載を残して二重線と訂正印で直すなど、改ざんが疑われない運用にします。
• 消費税の税率を区分する：軽減税率（8%）の対象となる飲食料品などと、標準税率（10%）の支払いが混在する場合は、消費税法にもとづき税率ごとに区分して記録します。軽減税率の対象は酒類・外食を除く飲食料品や定期購読契約の新聞などです。

出典・参考資料（1件）

• 参考：タックスアンサー No.6102「消費税の軽減税率制度」｜国税庁（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6102.htm）

出金伝票の手間を減らす経費精算システム

ここまで見てきたように、出金伝票は現金支払いを記録する便利な書類ですが、手書きでの起票、領収書との突き合わせ、税率区分や電子帳簿保存法への対応まで含めると、経理の手間は小さくありません。現金での立替や領収書のない支払いを電子的に処理したい場合は、経費精算システムの導入も選択肢になります。

経費精算システムを使うと、領収書のスマートフォン撮影による読み取り、申請から承認までのワークフロー、電子帳簿保存法・インボイス制度に対応した証憑の電子保存、会計ソフトへの仕訳連携までを一つの流れで扱えます。ここでは、出金伝票を使う場面と関わりの深い機能を軸に、2つのサービスを紹介します。

※料金・仕様は2026年9月時点の各社公式サイト等の情報にもとづきます。最新の内容は各社公式サイトでご確認ください。

出典・参考資料（2件）

• 参考：弥生経費 Next 公式サイト｜弥生株式会社（https://www.yayoi-kk.co.jp/keihi/）
• 参考：マネーフォワード クラウド経費 公式サイト｜株式会社マネーフォワード（https://biz.moneyforward.com/expense/）

1. 弥生経費 Next（弥生株式会社）

会計ソフト「弥生シリーズ」を提供する弥生株式会社が手がける、スマートフォン1台で経費の申請・承認・精算まで完結できるクラウド経費精算ソフトです。領収書をスマホで撮影するとAIが勘定科目の候補を予測し、アップロード時には電子帳簿保存法に対応した形式かどうかを自動でチェックします。

現金で立て替えた経費も、申請から承認、弥生会計 Nextへの仕訳連携までをデータで扱えるため、紙の出金伝票を起こして転記する手間を減らせます。弥生会計 Nextとのセットのほか、経費精算機能を単体で使うエキスパートプランも用意されており、規模に応じて選べる点も特徴です。

2. マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）

株式会社マネーフォワードが提供するクラウド型の経費精算システムです。領収書のスマホ撮影による自動入力に加え、電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引に対応（JIIMA認証を取得）し、インボイス制度では適格請求書発行事業者番号の読み取りや特例区分の設定にも対応しています。

現金での立替精算の申請・承認から、振込データの作成、会計ソフトへの仕訳連携までを一気通貫で扱えるため、領収書のない支払いを紙で処理する二重の手間を解消しやすいサービスです。料金は、その月に経費精算をおこなったユーザー分だけを対象とするアクティブユーザー課金を採用しています。

紙の出金伝票をはじめとする現金精算を電子化する動きの背景には、電子帳簿保存法への対応があります。制度対応の現場で何が起きているかについて、株式会社マネーフォワードの栗本氏は次のように述べています。

ここで取り上げた2サービスのほかにも、経費精算システムは数多くあります。以下の記事では、主要な経費精算システムを料金・機能・使いやすさ・導入方法の観点から比較し、選び方まで解説しています。自社に合うサービスを幅広く見比べたい方は、あわせてご覧ください。

まとめ

出金伝票は、現金で支払った支出を記録し、領収書が手元にない取引でも帳簿づけの根拠を残せる社内の伝票です。日付・支払先・勘定科目・摘要・金額を正確に記入し、支払いの事実を裏づける情報をあわせて残しておくことが基本になります。

保存期間は法人税法で7年・会社法で10年、インボイス制度では原則としてインボイスの保存が必要で帳簿のみで控除できるのは限定的、電子帳簿保存法では作成・授受の方法に応じた保存区分がある、という制度上のポイントも押さえておきましょう。紙での運用に手間を感じる場合は、経費精算システムによる電子化も検討してみてください。

出金伝票に関するよくある質問（FAQ）

Q. 出金伝票とは何ですか？

A. 出金伝票とは、会社や個人事業主が現金で支払いをしたときに、その支出を記録するために作成する社内の伝票です。いつ・誰に・何のために・いくら支払ったかを1枚にまとめ、帳簿づけの根拠として残します。領収書が発行されない支払いや、領収書を紛失した支払いでも取引の事実を記録できる点が特徴です。

Q. 出金伝票は領収書がなくても経費にできますか？

A. 出金伝票は、領収書がない支出でも、支払先・日付・目的・金額を記録することで帳簿づけの根拠として経費計上に使えます。ただし、出金伝票さえあれば無条件に認められるわけではありません。慶弔費なら案内状、交通費なら経路や訪問先の記録など、その支出が業務のために生じたと第三者が確認できる材料をあわせて残しておくことが大切です。

Q. 出金伝票だけでインボイス（消費税）の仕入税額控除はできますか？

A. 出金伝票は自社が作成する帳簿側の記録で、売り手が発行するインボイスではないため、原則として出金伝票だけでは仕入税額控除の証憑になりません。例外として、3万円未満の公共交通機関の運賃や自動販売機での購入、従業員に支給する通常必要と認められる出張旅費等は、一定事項を記載した帳簿のみの保存で控除できます。

また、一定規模以下の事業者には、税込1万円未満の課税仕入れを帳簿のみで控除できる少額特例（令和11年9月30日までの期間限定）もあります。インボイス制度の開始前にあった「3万円未満は請求書不要で控除できる」という一般的な扱いは廃止されているため、取引ごとに特例に当てはまるかを確認してください。

Q. 出金伝票の保存期間は何年ですか？

A. 出金伝票の保存期間は、法人税法では原則7年、会社法では10年です。青色申告で欠損金が生じた事業年度は法人税法上も10年（一部の過去事業年度は9年）となります。株式会社の場合は、両方の要件を確実に満たすよう10年間保存しておくと安心です。

Q. 出金伝票のテンプレートやエクセルの様式はありますか？

A. 出金伝票は、市販の伝票用紙のほか、無料で配布されているExcelのテンプレートや、会計・経費精算ソフトの入力画面でも作成できます。決まった法定様式はなく、日付・支払先・勘定科目・摘要・金額・起票者といった項目がそろっていれば問題ありません。継続して多くの伝票を扱う場合は、転記や集計を自動化できる会計ソフトや経費精算システムを使うと効率的です。

Q. 出金伝票は多用してもよいですか？

A. 出金伝票は、領収書やレシートが受け取れる支払いにまで常用するのは避け、領収書が得られないやむを得ない場合の補完手段と位置づけるのが基本です。出金伝票が多すぎると支出の裏づけが弱く見え、税務調査で正当性を問われやすくなります。領収書が出る支払いはそちらを優先して保存し、出金伝票は必要な場面に絞って使いましょう。

経費精算システムの料金・資料を一括チェック

MCB FinTechカタログでは、出金伝票の起票や現金精算を効率化する経費精算システムの最新資料を無料で一括請求できます。領収書の電子保存や電子帳簿保存法・インボイス制度への対応可否を、各社の資料でまとめて比較できます。

MCB FinTechカタログに掲載しませんか？

MCB FinTechカタログでは、掲載企業様を募集しています。マネックスグループの金融実務ノウハウを活かした独自の評価軸と検索設計により、導入検討者が最適なサービスを効率的に発見できる法人向け比較プラットフォームです。掲載後は管理画面から料金表や導入事例を随時更新でき、常に最新の情報を訴求可能。まずは下記フォームより、お気軽にお問い合わせください。