契約書管理台帳をエクセルで作る方法｜必要項目・テンプレート・更新期限の管理まで

締結した契約書が紙・PDF・各部署のフォルダに散らばり、「どこに何があるのか分からない」「自動更新の解約通告期限を危うく見落とすところだった」。専任の法務担当がいない中小企業の管理部門では、こうした状態が起こりがちです。まずは費用をかけず、手元のExcel（エクセル）で契約書の管理台帳を作って回したい、と考える方は少なくありません。

契約書管理台帳とは、締結済みの契約書を一覧にまとめ、契約先・契約期間・更新条件・保管場所を一元管理する台帳です。台帳があれば契約の所在をすぐ把握でき、更新・解約通告の期限切れや、台帳の記録と実際の原本の所在がずれる「情物不一致」を防げます。作成は法令上の義務ではありませんが、保存義務のある契約書を確実に管理する実務として多くの企業が整備しています。

この記事では、Excelでそのまま使える台帳の作り方から、更新・解約通告期限の見落としを防ぐ工夫、保存期間の法令チェック、そしてExcelでの管理が難しくなってきたときの選択肢までを、実務に沿って順に解説します。

契約書管理台帳の必要項目一覧【表】

ここでは、Excelで契約書管理台帳を作るときにまず並べたい項目（列）を整理します。自分でゼロから列を考えると抜けが出やすく、とくに更新・解約通告の期限に関わる項目が漏れると、気づかないうちに不利な条件で契約が続いてしまいます。まずは下の基本項目をそろえるところから始めると、管理の抜けを防げます。

基本項目（まず入れておきたい列）

列名	入れる内容	必須／任意	なぜ必要か
契約番号（管理番号）	台帳内で契約を一意に識別する通し番号	必須	原本・関連文書との突合、重複・抜けの防止
契約書名（件名）	契約書のタイトル・名称	必須	一覧での識別のしやすさ
契約の種類	業務委託・売買・秘密保持・賃貸借などの契約類型	必須	絞り込みや保存期間の判断に使う
相手方（契約先）	締結相手の会社名・部署	必須	取引先単位での契約把握
締結日	契約を締結した日付	必須	履歴・時系列の把握
契約期間（開始日・終了日）	契約の有効期間	必須	期限管理の基礎となる情報
自動更新の有無	自動更新条項があるか（有／無）	必須	更新の見落とし防止
解約通告期限	更新を止める場合の通告期限（例：満了の3か月前まで）	必須	解約したいときのタイミングを死守する
契約金額・支払条件	金額、支払方法・サイト	任意	費用管理・稟議の参照
担当部署・担当者	社内の管理責任者	必須	問い合わせ先の明確化、引き継ぎ
保管場所	原本の保管場所（電子契約はファイルパス・URL）	必須	情物一致・原本の追跡
ステータス	有効・終了・更新済などの現況	任意	現在有効な契約の把握

業種・契約類型に応じて足したい項目

基本項目に加えて、自社の業種や契約の内容に応じて次のような列を足すと管理が安定します。ただし列を増やしすぎると入力・維持の負担が増えるため、実際に見返す項目に絞るのが運用のコツです。

• 機密保持条項の有無・再委託の可否（下請けに出す業務がある場合）
• 電子／紙の別、電子契約の保存場所（電子帳簿保存法への対応を意識する場合）
• 関連契約の紐付け（基本契約と個別契約・覚書など、親子関係のある契約）
• 管轄裁判所・印紙税額・特記事項（備考）

そのまま使えるExcel契約書管理台帳テンプレート【列＋入力例】

下の表は、契約書管理台帳の完成イメージです。この列構成と入力例をそのままExcelにコピーし、次章の数式・条件付き書式を加えれば、自分の台帳として使えます（配布用のファイルではなく、コピーして組む形です）。金額など任意の列は省いた簡易版です。

Excelの1行目に列名を並べ、2行目以降に契約を1件ずつ入力していくイメージです。日付は「2026/04/01」のように西暦で統一し、後述の期限アラートの数式が使えるよう日付として入力するのがポイントです。

契約番号	契約書名	種類	相手方	締結日	開始日	終了日	自動更新	解約通告期限	担当	保管場所	ステータス
2026-001	業務委託基本契約書	業務委託	株式会社ABC	2026/04/01	2026/04/01	2027/03/31	有	2026/12/31	総務部・田中	キャビネットA-1／PDF: 共有\契約\2026-001.pdf	有効
2026-002	賃貸借契約書（本社オフィス）	賃貸借	XYZ不動産株式会社	2026/03/15	2026/05/01	2028/04/30	有	2028/01/31	総務部・佐藤	キャビネットA-2	有効
2026-003	秘密保持契約書（NDA）	秘密保持	合同会社DEF	2026/02/20	2026/02/20	2029/02/19	無	—	法務・鈴木	PDF: 共有\契約\2026-003.pdf	有効

解約通告期限の列には、契約書に「更新を拒む場合は満了の◯か月前までに通知する」と定められている場合に、その通告期限の日付を入れます。終了日から自動で求めたいときは、=EDATE(終了日のセル,-3)のようにEDATE関数で「終了日の3か月前」を計算できます（満了の3か月前が通告期限の場合。月数は契約に合わせて変えます）。この日付をもとに、次章の数式で「あと何日で通告期限か」を自動計算できます。

Excelで更新・解約通告期限のアラートを作る方法（条件付き書式・数式）

ここからは、契約書管理でもっとも見落としが起きやすい「更新・解約通告の期限」を、Excelの数式と条件付き書式で自動的に目立たせる方法を解説します。手作業で毎回カレンダーと突き合わせるのではなく、台帳を開けば期限が近い契約が一目で分かる状態を作ります。

ただし、Excelだけでは期限が来たときに自動でメールを送るような通知はできません。ここで作るのは「ファイルを開けば期限が近い契約が色で分かる」仕組みなので、月に一度など定期的に台帳を開いて確認する運用とセットにします。開き忘れをなくしたい場合は、通告期限を共有カレンダーの予定として登録しておく方法もあります。

残日数を出す数式（TODAY・DATEDIF）

まず、期限までの残り日数を計算する列を末尾に1つ追加します。今日の日付を返すTODAY関数を使い、解約通告期限との差を求めます。上のテンプレートでは解約通告期限がI列にあるので、追加した残日数の列（この例ではM列）に次の式を入れます。

• 残日数（解約通告期限まで）: =I2-TODAY() … 期限の日付から今日を引くと残り日数が出ます。結果が「1900/1/10」のような日付表示になったら、そのセルの表示形式を「標準」または「数値」に変えると数字で表示されます
• 契約の残り年数や残り月数を見たいとき: =DATEDIF(TODAY(),I2,"M")（残り月数）や"Y"（残り年数）… ただし期限を過ぎた行ではエラーになるため、残日数の把握は上の引き算を使います

TODAY関数はファイルを開くたびに今日の日付へ自動更新されるため、残日数も毎日自動で計算し直されます。期限を過ぎた契約はマイナスの数値になるので、期限切れも同じ列で見分けられます。解約通告期限が空欄（自動更新なしなど）の行でエラーを避けたい場合は、=IF(I2="","",I2-TODAY())のように空欄チェックを添えます。

期限が近い行を色分けする条件付き書式

残日数の列ができたら、条件付き書式で「期限が近づいた行を自動で色付け」します。設定の手順は次のとおりです。

1. 色を付けたい範囲（残日数の列、または台帳の行全体）を選択します
2. 「ホーム」タブ →「条件付き書式」→「新しいルール」→「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます
3. 追加した残日数がM列にある場合、「30日以内」を目立たせるなら数式に=$M2<=30を入力し、書式で赤の塗りつぶしを指定します
4. 同様に「60日以内」を=$M2<=60で黄色にするなど、段階を分けてルールを追加します（厳しい条件を上に置くと優先されます）

列を固定する$（絶対参照）を付けて$M2とすることで、行ごとに残日数を判定しつつ、行全体を色付けできます。これで、台帳を開いた瞬間に「赤い行＝通告期限が迫っている契約」と分かるようになります。

「期限が近い契約」だけを抜き出すビューの作り方

契約件数が増えたら「期限が近い契約だけ」を抜き出せると便利です。見出し行を選んで「データ」タブの「フィルター」をオンにし、残日数の列を昇順に並べ替えると期限が近い順に並びます。「残日数が60以下」だけを表示すれば、当面対応が必要な契約だけのビューになります。毎月これを開く運用にすると、更新・解約の判断が後手に回りにくくなります。

契約書管理台帳の作成〜運用の進め方

台帳の形が決まったら、実際に作って運用に乗せるまでの流れを押さえます。作って終わりにせず、誰が・いつ・何を入力するかのルールまで決めておくと、台帳が形骸化せずに続きます。全体の流れは次の6ステップです。

①管理の責任者を決める

まず、台帳を管理する責任者（部署・担当者）を決めます。契約書は各部署がそれぞれ締結するため、誰が全体を取りまとめるかを最初に定めないと、入力の抜けや二重管理が起こります。専任の法務がいない場合は、総務や管理部門が兼任するケースが一般的です。

②管理対象の契約書を把握する

次に、社内にどんな契約書があるかを棚卸しします。各部署に締結済みの契約書を洗い出してもらい、紙・PDF・電子契約が混在している場合はその所在も確認します。この段階で、現在有効な契約と終了済みの契約を切り分けておくと、台帳への入力範囲を決めやすくなります。

③項目を決めて台帳を作る

本記事の項目一覧・テンプレートを参考に、自社に必要な列を決めて台帳の枠を作ります。列は最初から多くしすぎず、確実に運用できる基本項目から始め、必要に応じて足していくのが続けるコツです。残日数の数式と条件付き書式もこの段階で設定しておきます。

④既存の契約書を入力する

棚卸しした契約書を1件ずつ台帳に入力します。件数が多い場合は、まず現在有効な契約から入力し、終了済みの契約は保存義務の残っているものを優先すると、負担を抑えつつ実用的な台帳になります。原本の保管場所（電子はファイルパス）を必ず記録し、台帳と原本が食い違わないようにします。

⑤運用ルールを決めて周知する

台帳を継続的に使うために、運用ルールを決めて関係者に周知します。具体的には、新しい契約を締結したら誰がいつ入力するか、記入の書き方（日付の形式・必須項目）、原本の保管方法、台帳を編集・閲覧できる人の範囲（アクセス権）を決めます。ファイルの共有場所と編集権限を絞っておくと、上書きや情報漏れのリスクを下げられます。

⑥定期的に見直す

運用を始めたら、定期的に台帳を見直します。期限が近い契約の対応状況を月次で確認し、終了した契約のステータス更新や、入力漏れのチェックを行います。見直しのタイミングを決めておくと、台帳が最新の状態に保たれ、いざというときに使える管理になります。

契約書の保存期間と台帳項目の関係（法令チェック）

台帳に「締結日」「契約期間」「保管場所」の列を設けるのは、契約書に法令上の保存義務があり、いつまで・どこに保管しているかを追えるようにするためです。ここでは保存期間に関わる主な法令を確認します。法令が義務づけるのは契約書という書類そのものの保存であって、管理台帳の作成ではありません。台帳は保存義務のある契約書を確実に管理し、期限切れや情物不一致を防ぐ実務上の手段です。

税務の面では、法人税法（施行規則）が、取引に関して受け取った契約書などの書類を原則7年間保存するよう定めています。次に引用するのは青色申告法人を対象とする条文ですが、青色申告以外の普通法人等も同施行規則67条により同様に7年間の保存が必要です。

三　取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

出典：法人税法施行規則 第59条第1項第3号｜e-Gov法令検索

保存期間は原則7年ですが、欠損金が生じた事業年度の帳簿書類は10年間の保存が必要です。国税庁も次のように解説しています。

青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）となります

出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

会社法も、株式会社に対して会計帳簿と事業に関する重要な資料を10年間保存するよう定めています。重要な契約書はこの「事業に関する重要な資料」に該当し得るため、長期にわたって保存できるよう台帳で所在を管理しておくと安全です。

株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。

出典：会社法 第432条第2項｜e-Gov法令検索

さらに、電子でやり取りした契約書には電子帳簿保存法（電帳法）が関わります。メールやクラウドで授受した契約書などの電子データは、紙に印刷して保存するのではなく、要件を満たした形で電子データのまま保存することが求められます。令和5年（2023年）12月末までは電子データを印刷して保存する扱いも認められていましたが、令和6年（2024年）以降の電子取引は、保存要件に従った電子データ保存が必要です。

請求書・領収書・契約書・見積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。

出典：電子帳簿等保存制度（電子取引関係）｜国税庁

このため、台帳には「電子／紙の別」と「電子データの保存場所（ファイルパス・URL）」の列を持たせておくと、電子取引データの保存にも対応しやすくなります。具体的な保存年数や適用は自社の状況で異なるため、判断に迷う場合は顧問税理士など専門家に確認してください。

電子取引データを電子データのまま保存する際に求められる具体的な要件（タイムスタンプの要否や、それに代わる訂正・削除履歴の残るシステム・事務処理規程の整備など）は、次の記事で条文をもとに整理しています。電帳法対応を仕組みで固めたい方はあわせてご確認ください。

Excelで契約書管理をするメリット・デメリットと限界

ここでは、Excelで契約書を管理する利点と、契約件数が増えたときに表面化しやすい限界を整理します。どこまでExcelで対応でき、どこから苦しくなるのかを把握しておくと、次の一手を判断しやすくなります。

Excelで管理するメリット

• 追加費用がかからず、すでに使い慣れたソフトですぐ始められる
• 列の追加や条件付き書式など、自社の運用に合わせて自由にカスタマイズできる
• 特別な学習コストが少なく、少人数・少件数のうちは手軽に運用できる

デメリット・件数が増えると表面化する限界

一方で、契約件数が増えると次のような限界が見えてきます。これらは、後述する「システムへ切り替える目安」を判断する材料になります。

• 期限管理が煩雑になる: 数式や条件付き書式で色分けしても、確認そのものは人が定期的に行う必要があり、担当者が変わると引き継ぎ漏れが起きやすい
• 同時編集に弱い: 複数人が同時に更新すると上書きや競合が起こりやすく、最新版がどれか分からなくなる
• 検索性の限界: 台帳には契約情報しか入らず、契約書の本文（条項）まで横断検索することはできない
• セキュリティ・アクセス管理が難しい: ファイル単位の権限管理には限界があり、誰がいつ変更したかの履歴も残りにくい
• 情物不一致が起きやすい: 原本の保管場所が更新されないと、台帳の記録と実際の原本の所在が食い違う

Excelでの管理に限界を感じたら｜契約書管理システムという選択肢

Excel台帳で運用を続けるうちに、前項の限界が実務の負担として現れてきたら、契約書管理システムへの切り替えを検討するタイミングです。ここでは、切り替えを考える目安と、締結済みの契約書を台帳化・一元管理できる代表的なサービスを紹介します。

システムに切り替える判断の目安

次のような状態になったら、Excelでの管理が限界に近づいているサインです。1つでも当てはまり、運用の手間やリスクが無視できなくなってきたら、システム化を具体的に検討する価値があります。

• 管理する契約が数百件を超え、期限確認や検索に時間がかかるようになった
• 複数部署・複数人で台帳を更新する必要があり、同時編集や版管理で混乱が起きている
• 更新・解約通告の期限を、担当者の確認任せにするのが不安になってきた
• 契約書の本文（条項）まで検索したい、原本の所在をシステムで確実に追跡したい
• 電子帳簿保存法など、保存要件への対応を仕組みで担保したい

契約書管理システムは、締結済みの契約書をアップロードするとAIが管理項目を自動で読み取って台帳化し、更新期限のアラート通知や契約書本文の全文検索、アクセス権限の管理までを備えるのが一般的です。ここでは、Excel台帳からの移行に向く代表的なサービスを、締結後の台帳管理という観点で紹介します。

1. Hubble mini（株式会社Hubble）

Hubble miniは、Excelやスプレッドシートでの契約書管理から乗り換える最初の一歩として設計された、締結後の契約管理に特化したツールです。締結済みの契約書PDFをアップロードすると、AIが相手方・契約期間・自動更新の有無といった項目を読み取って台帳を自動で作成します。手作業での台帳入力を自動化できるため、まずスモールスタートで契約管理を仕組み化したい中小企業に向いています。

更新期限が近づくとメールで通知が届くため、Excelのように自分で確認する運用から離れられます。紙の契約書もOCRで取り込んで台帳に加えられるので、紙とデータが混在した状態からの整理にも対応します。

Excelでの期限管理がなぜ抜け漏れにつながりやすいのかについて、Hubble miniを提供する株式会社Hubbleの安田氏は、契約書管理の現場で見られる運用の実態を次のように話しています。

2. OPTiM Contract（株式会社オプティム）

東証プライム上場の株式会社オプティムが提供するOPTiM Contractは、AIによる契約書の台帳化を軸にした契約書管理システムです。締結済みの契約書をアップロードすると、AI-OCR（画像から文字を読み取るAI）が紙・画像PDF・手書き・ゴム印にも対応して読み取り、締結日・終了日・自動更新の有無・解約通知期限などの項目を自動抽出して台帳を生成します。

契約終了日を基準に担当者や上長へ期限アラートを送る機能や、契約書本文の全文検索を備えており、Excelでは難しかった条項単位の検索にも対応します。電子帳簿保存法の要件を満たすソフトの第三者認証（JIIMA認証）も取得しています。ソフト内で台帳化を完結させたい場合の選択肢になります。

3. 契約管理DX ConPass（コンパス）

ConPass（コンパス）は、AIによる台帳の自動生成・更新期限アラート・全文検索といったシステム機能に加えて、紙の原本をセキュリティ保管庫で物理的に預けられる点が特徴です。スキャンによるデータ化から、倉庫での原本保管、廃棄までをまとめて委託でき、「原本がどこにあるか分からない」という情物不一致の課題に物理面から応えます。

台帳のデータ管理だけでなく、紙の契約書の保管そのものを社外に一元化したい企業に向いています。料金はライトプランが月額3万円〜と公式に明示されており（2026年9月時点）、小さく始めたい企業が費用を見通しやすいサービスです。

4. Contract One（Sansan株式会社）

名刺管理サービスを提供するSansan株式会社のContract Oneは、契約書を高精度にデータ化し、契約同士の関係性まで管理できるサービスです。紙・PDF・電子契約を形式を問わず取り込み、AIとオペレーターの手入力補正を組み合わせてデータ化するため、過去に蓄積した紙の契約書資産をまとめてデータベース化したい企業に適します。

基本契約と個別契約・覚書などを親子関係で紐付ける契約ツリーや、契約先の名寄せ機能を備えており、「関連する契約がどこにあるか」「同じ取引先の契約はどれか」を追跡しやすくなります。Excel台帳では表現しづらかった契約同士のつながりを整理したい場合の選択肢です。

ここで取り上げたのは、締結後の台帳管理に向くサービスの一例です。料金の実額やタイプ別の選び方、電子帳簿保存法への対応まで含めて契約書管理システム全体を見比べたい場合は、次の記事もあわせてご覧ください。

まとめ

Excelで契約書管理台帳を作るときは、まず契約番号・契約先・契約期間・自動更新の有無・解約通告期限・保管場所といった基本項目をそろえることが出発点になります。本記事のテンプレートをもとに列を組み、TODAY関数と条件付き書式で期限を自動的に目立たせる仕組みまで用意すれば、更新・解約の見落としを大きく減らせます。

一方で、契約件数が増え、同時編集・全文検索・原本追跡・保存要件への対応が負担になってきたら、契約書管理システムへの切り替えを検討する目安です。締結済みの契約書をAIで台帳化し、期限アラートや全文検索を仕組みで担保できるサービスを比べて、自社の課題に合うものを選ぶとよいでしょう。

よくある質問（FAQ）

Q. 契約書管理台帳とは何ですか？

A. 契約書管理台帳とは、締結済みの契約書を一覧にまとめ、契約先・契約期間・更新条件・保管場所などを一元管理するための台帳です。台帳があると契約の所在をすぐに把握でき、更新・解約通告の期限切れや、原本と記録が食い違う「情物不一致」を防げます。法令で作成が義務づけられているわけではありませんが、多くの企業がリスク管理・内部統制の実務として整備しています。

Q. 契約書管理台帳の作成は法律で義務づけられていますか？

A. 契約書管理台帳の作成そのものは、法律で義務づけられているわけではありません。ただし、契約書という書類自体には会社法や法人税法などで保存義務があり、台帳は保存義務のある契約書を確実に管理し、期限切れや情物不一致を防ぐための実務上の手段という位置づけです。義務ではなくても、契約の所在把握や更新期限の管理を安定させるために整備しておくことをおすすめします。

Q. 契約書は何年間保存する必要がありますか？

A. 契約書の保存期間は、税務上は原則7年間（欠損金が生じた事業年度は10年間）、会社法上の重要な資料としては10年間が目安です。電子でやり取りした契約書は、電子帳簿保存法により電子データのまま保存する必要があります。各法令の条文は本文「契約書の保存期間と台帳項目の関係」で引用しています。適用は状況で異なるため、迷う場合は顧問税理士など専門家に確認してください。

Q. 契約書管理台帳はExcelとGoogleスプレッドシートのどちらで作るのがよいですか？

A. 契約書管理台帳は、同時編集や共有のしやすさを重視するならGoogleスプレッドシート、使い慣れた関数や既存のExcel運用に合わせたいならExcelが向いています。本記事の項目（列）や残日数の数式・条件付き書式による色分けの考え方は、どちらでもほぼ同じように使えます。契約情報は機密性が高いため、いずれも閲覧・編集できる範囲（アクセス権）を絞る点に注意してください。

Q. 無料のExcel契約書管理台帳テンプレートを使うときの注意点は何ですか？

A. 無料テンプレートを使うときは、自社に不要な列を削り、必要な項目（とくに自動更新の有無・解約通告期限）が抜けていないかを必ず確認しましょう。日付が計算できる形式（西暦）で入力されているか、配布元が信頼できるかも確かめます。まず基本項目からそろえ、運用しながら自社に必要な列を足していくと無理なく続けられます。

Q. Excelの契約書管理台帳で更新・解約通告期限の見落としを防ぐにはどうすればよいですか？

A. 更新・解約通告期限の見落としは、TODAY関数で残日数を自動計算し、条件付き書式で期限が近い行を色分けすると防げます。TODAY関数はファイルを開くたびに今日の日付へ更新されるため、期限が迫った契約が一目で分かります。具体的な数式（=解約通告期限のセル-TODAY()）や設定手順は、本文「Excelで更新・解約通告期限のアラートを作る方法」で解説しています。

Q. 契約書管理システムに切り替えると、Excel台帳と比べて何ができるようになりますか？

A. 契約書管理システムに切り替えると、締結済みの契約書をアップロードするとAIが管理項目を読み取って台帳を自動作成し、更新期限アラート・全文検索・アクセス権限管理まで仕組みで担保できます。Excelで人手に頼っていた期限確認や入力の負担を減らせ、同時編集や版管理の混乱、条項まで検索できない限界も解消しやすくなります。自社の件数や課題に合うか、複数サービスの資料で見比べて判断しましょう。

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