インタビュイー：
株式会社いえらぶGROUP 流通商品部 次長 坂野 氏

「いえらぶサイン」は、不動産会社のどのような契約を電子化できますか？

「いえらぶサイン」は、不動産業に特化した電子契約サービスです。賃貸借や売買、管理委託の契約に加え、工事の受発注にもご利用いただけます。契約を締結する場面だけでなく、賃貸借契約の更新・解約への対応や、締結済みの書類の保管まで、契約に関わる一連の業務をオンラインで進められるようにしています。

不動産の契約には、借主様、貸主様、仲介会社、管理会社など、多くの関係者が関わります。書類の種類も手順も契約ごとに異なりますので、単に紙の契約書を電子化するだけでは、現場の負担は十分には減りません。私たちは、その前後にある実務まで含めて使える仕組みを目指しています。

開発のきっかけとなった、不動産契約の課題を教えてください

従来の契約業務では、印刷、押印、郵送、返送確認、保管と、紙を前提にした作業が積み重なっていました。郵送費や事務作業の負担だけでなく、書類の行き来によって締結までに時間がかかることも課題でした。「いえらぶサイン」は、そうした手間やコスト、期間を減らすために開発しました。

2022年には不動産取引に関わる法制度の変更を受け、電子契約を活用できる場面が広がりました。その後も、賃貸借契約だけに対象を限定せず、不動産会社が日常的に扱う契約種別や関連業務へ対応を広げています。

  

汎用的な電子契約サービスとの違いは、どこにありますか？

私たちは契約を「署名して終わり」の点ではなく、準備から締結後の管理まで続く線として捉えています。たとえば賃貸借契約なら、送付前の社内ワークフロー、電子的な方法で交付するための事前承諾、署名依頼、締結済み書類の格納まで、実務の流れに沿って進められます。契約の前後で別の管理台帳を作ったり、締結後の書類を探したりする負担を減らせる点が大きな特徴です。

また、署名依頼にはSMSも利用できます。借主様が普段使う携帯電話に案内を届けられるため、メールだけでは確認していただきにくい場面でも選択肢になります。「クラウドサイン」や「GMOサイン」との連携も活用しながら、不動産特有の手順を当社のサービス側で扱えるようにしています。

「いえらぶCLOUD」や「いえらぶBB」とは、どうつながりますか？

当社の基幹システムである「いえらぶCLOUD」や、業者間流通プラットフォームの「いえらぶBB」を導入するタイミングで、契約も電子化したいとご相談いただくことが多いです。締結した書類を基幹システムへ自動で格納し、契約に関する情報を日々の業務とつなげられることを重視しています。

一方で、すでに別の電子契約サービスを使っていても、社内の運用にうまく乗らないというご相談もあります。そうした場合は、署名機能の比較だけでなく、実際の契約手順や書類の管理方法を伺いながら、不動産業務に合う運用を検討します。

汎用的なサービスを選ぶ際にも、私たちがお伝えしているのは、その会社で必要な契約の流れを最後まで回せるかということです。たとえば、契約前の承諾をどのように取得するか、社内で誰が確認するか、締結した書類をどこに保管するか。署名の画面だけでは見えにくい部分まで、導入前に整理しておくことが重要です。

導入後、どのくらいで効果を実感する会社が多いですか？

もちろん契約件数や導入範囲によって異なりますが、当社の感覚では、早い会社で1カ月ほど、平均すると3カ月ほどで効果を感じていただいています。紙の郵送や返送待ちがなくなると、契約にかかる時間の変化は比較的見えやすいですね。ただ、効果が出る時期を一律にお約束できるものではありません。どの契約から始め、現場にどう定着させるかが大切です。

最初からすべての契約を電子化する必要はありますか？

いいえ。むしろ一部の契約種別から小さく始めた会社のほうが、運用に乗るのが早いと感じています。たとえば賃貸借契約の更新、駐車場の利用契約、サブリース物件の賃貸借契約など、まず対象を絞って始める方法です。実際の手順を確認しながら社内で経験を積み、扱う契約の種類を増やしていけます。

会社の規模を問わずご検討いただけますが、何を最初の対象にするかは、現在の契約フローや社内体制によって変わります。電子化そのものを目的にするのではなく、現場で無理なく使い続けられるところから始めていただきたいですね。

最初の対象を絞ると、担当者の方が署名依頼から書類の保管までを一通り経験できます。そこで見つかった疑問を解消してから次の契約種別に広げるほうが、社員の皆様にも説明しやすくなります。特に紙の契約が長く続いている会社では、現在の手順を一度棚卸しすることが、結果として定着への近道になると感じています。

契約書の見直しや社内への定着は、どこまで支援していますか？

操作方法に関する電話や訪問でのサポートに加え、社内で運用に乗せるための支援も行っています。電子化に合わせた契約書の修正、社内規程の改定案の作成、社員向け説明会、初期設定の代行などがその例です。契約の種類が多い会社ほど、ツールを導入するだけでは現場が迷ってしまいますので、実務の流れを一緒に整理することを大切にしています。

必要に応じて、当社グループのBPOサービス「らくなげ」と組み合わせる方法もあります。自社でどこまで運用し、どこを任せるかを含めて検討できるようにしています。

料金の見積もりでは、何が基準になりますか？

まず、SMSによる署名依頼を使うかどうかでプランが決まります。そのうえで、導入する店舗数や月間の契約件数を伺い、実際のお見積もりを作成します。会社ごとに契約の扱い方や対象店舗が違いますので、単純に一つの数字だけで決めるのではなく、想定する運用を踏まえてご案内しています。

今後、いえらぶサインで力を入れていきたい領域は何ですか？

売買契約と、工事の受発注における電子契約の利用を、さらに広げていきたいと考えています。いずれも関係者や確認事項が多く、現場の流れに沿った仕組みが求められる領域です。制度や実務の変化にも対応しながら、契約する方にも不動産会社にも、安心して使っていただけるサービスに育てていきます。

まとめ・編集部コメント

「いえらぶサイン」は、賃貸借や売買などの契約を電子化するだけでなく、送付前の社内手続きから締結後の書類管理までを、不動産会社の実務に沿って進められるサービスです。紙の郵送や返送待ちが多い契約業務を見直したい企業にとって、検討しやすい選択肢です。

特に、「いえらぶCLOUD」や「いえらぶBB」を利用する会社では、契約に関する情報を日常業務とつなげられる点が特徴です。一部の契約から導入し、契約書の見直しや社内説明も含めて運用を整えていけます。

契約の電子化を検討しながら、現場への定着方法に悩んでいる不動産会社は、自社の契約フローと照らし合わせて相談してみる価値のあるサービスです。