Wordで契約書や誓約書、申込書を作っていると、最後に「署名欄」を入れる段になって手が止まりがちです。下線を引いて空白を作っても、文字を打つと線がずれてしまい、きれいな署名欄がなかなか作れません。
Wordで作れる署名欄には、印刷して手書きしてもらうための「線」と、Word上で署名者名や役職を入れる「署名欄（署名行）」、手書き署名を画像で貼り付ける方法など、いくつかの種類があります。自分の用途がどれなのかがはっきりすると、作り方は意外とシンプルです。
本記事では、Wordで署名欄を作る4つの方法を操作手順とあわせて整理します。あわせて、印刷して手書きするかWord上で電子署名するかの選び方や、Word単体の電子署名が契約としてどこまで有効か、その限界までを解説します。
目次
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Wordで契約書の署名欄を作る4つの方法（手順）
Wordで署名欄を作る方法は、大きく4つに分かれます。印刷して手書きしてもらうための「線」を作る方法が2つ、Word上で署名者名や役職を入れる「署名欄（署名行）」を挿入する方法、そして手書き署名を画像で貼り付ける方法です。まずはどの方法が自分の用途に合うかを、下の一覧で確認してください。
| 署名欄の作り方 | ① 下線とTab | ② 1×1表の罫線 | ③ 署名欄（署名行）の挿入 | ④ 手書き署名の画像 |
|---|---|---|---|---|
| 作る署名欄 | 印刷して手書きする線 | 入力してもずれない線 | 署名者名・役職入りの署名欄 | スキャンした署名画像の貼り付け |
| 主な用途 | 印刷して手書き署名 | 印刷して手書き署名 | Word上でのデジタル署名 | 社内文書・簡易な確認 |
| Windows | 対応 | 対応 | 対応 | 対応 |
| Mac | 対応 | 対応 | 公式手順の案内なし | 対応 |
| 手軽さ | 最も手軽 | 手軽 | 中（証明書が必要） | 中（スキャンが必要） |
※操作手順はWord for Microsoft 365など、Windowsのデスクトップ版Wordを基準としています。2026年10月時点のMicrosoft公式ヘルプの記載に基づきます。方式③のMac対応は後半の「MacのWordで署名欄を作るときの違い」で解説します。
【方式①】下線とTabで署名欄の線を作る（印刷して手書きする欄）
印刷した契約書に手書きで署名してもらう場合は、下線を使った署名欄が最も手軽です。Microsoftの公式ヘルプでは、次の手順が案内されています。
- 署名欄を追加したい場所にカーソルを置きます。
- Ctrl+Uキーを押して、下線の書式をオンにします。
- Tabキーを1回以上押して、必要な長さの署名欄を作成します。
- もう一度Ctrl+Uキーを押して、下線の書式をオフにします。
スペースキーではなくTabキーで空白を作るのがポイントです。スペースだと長さがそろいにくく、印刷したときに線が不ぞろいになりがちです。
出典・参考資料（1件）
【方式②】1×1の表の罫線で署名欄を作る（入力してもずれない）
下線で作った署名欄は、下線が文字書式として扱われるため、あとから日付や宛名を入力すると入力した分だけ線が右に押し出され、位置がずれてしまいます。スペースの代わりにTabを使っても、この押し出しは完全には防げません。入力しても位置が動かない署名欄にしたい場合は、1×1の表の罫線を使う方法が確実です。
- 署名欄を入れたい場所をクリックします。
- 「挿入」タブの「表」を選び、左上のボックスをクリックして1×1の表を挿入します。
- 表の右端をドラッグして、署名欄として使う長さに調整します。
- 表全体を選択し、「表のデザイン」タブにある「罫線」ボタンの下向き矢印（▼）を開いて「枠なし」を選びます。続けてもう一度「罫線」の▼を開き、「下罫線」を選ぶと、下の線だけが残った署名欄になります。
この方法が下線方式と違うのは、罫線が表の枠として固定される点です。Microsoftの公式ヘルプでも「誰かが行に入力しても、行は所定の位置に留まる」と説明されており、署名欄の上に文字を入れても線がずれません。申込書やアンケートのように、記入欄と署名欄が混在する文書に向いています。
出典・参考資料（1件）
【方式③】「署名欄（署名行）の挿入」機能で署名者名・役職入りの欄を作る
署名者の氏名や役職を添えた正式な署名欄を作りたい場合は、Wordの「署名欄（署名行）の挿入」機能を使います（この機能はWordのメニュー上では「署名線」と表示されます）。単なる線ではなく、署名者情報が記載された署名ブロックが文書に挿入されます。
- 署名欄が必要な場所をクリックします。
- 「挿入」タブから「署名線」を選び、「Microsoft Office 署名欄」を選択します。
- 「署名のセットアップ」ボックスで、提案する署名者の名前や役職を入力します。
- 「OK」を選択すると、文書に署名欄が表示されます。
この署名欄に実際にデジタル署名を行うには、別途、電子証明書（デジタルID）が必要です。証明書と有効性については後半の「Word単体の電子署名は契約として有効か」で解説します。Microsoftの公式ヘルプでこの署名欄の挿入手順が案内されているのはWindowsのデスクトップ版Wordで、Mac版の手順については後述します。
署名欄を受け取った側が実際に署名するときは、文書内の署名欄をダブルクリックして「署名」ダイアログを開き、署名者名を入力するか手書き署名の画像を選んで「署名」を押します。電子証明書がない場合はこの操作の途中で作成を促されます。署名したあとに文書の内容を編集すると、その署名は無効になります。
挿入した署名欄を取引先に送って署名してもらうには、相手方にも対応するWordと電子証明書の準備を求めることになり、手軽とは言えません。相手の署名までオンラインで完結させたい場合は、後述する電子契約サービスを使うほうが現実的です。
出典・参考資料（1件）
【方式④】手書き署名の画像を取り込んで貼り付ける
自分の手書き署名をそのまま文書に載せたい場合は、署名を画像にして貼り付ける方法があります。社内の確認書や簡易な書類で、本人が署名を入れておきたいときに使えます。
- 白い紙に署名を書き、スキャナーまたはスマートフォンのカメラで取り込みます。
- 画像をパソコンに保存し、「挿入」タブの「画像」から文書に挿入します。
- 画像をトリミングして、署名部分だけが残るようにサイズと位置を調整します。
- 繰り返し使う場合は、署名の画像を選択し、Windowsなら「挿入」タブの「クイックパーツ」→「選択範囲をクイックパーツギャラリーに保存」（Macは「挿入」→「定型句」）で登録しておくと、次回から呼び出して再利用できます。
手軽な一方で、画像の署名は誰でもコピーして流用できてしまうため、取引先との契約のように改ざんやなりすましを防ぎたい文書には向きません。あくまで内部文書や軽微な確認用と考えるのが安全です。スキャンした署名の白い背景を透明にする方法は、記事末尾のよくある質問で解説します。
出典・参考資料（1件）
署名欄に「署名」「日付」「役職」などのラベルを添えて整える
どの方式で線や署名欄を作る場合も、欄の左や下に「署名」「日付」「役職」「会社名」といったラベルを添えると、記入漏れを防げて体裁も整います。線だけが並んでいると、相手がどこに何を書けばよいか迷いやすいためです。
ラベルと線の位置をきれいにそろえたい場合は、方式②の1×1の表を複数行・複数列の表に広げると整えやすくなります。左の列に「署名」「日付」「会社名」などのラベル、右の列に記入欄を置くと、行ごとに位置がそろいます。
日本の契約書で多い、署名と押印をセットにした「署名捺印欄」も、同じ表の応用で作れます。表の右端に幅の狭い列を1つ足し、「㊞」や「印」と小さく入れておくと、押印の位置が明確な捺印欄になります。罫線の太さや列幅を調整すれば、署名・日付・押印が一列に並んだ体裁の良い欄に仕上がります。
MacのWordで署名欄を作るときの違い
Mac版のWordでも、方式①の下線とTab、方式②の表の罫線、方式④の手書き署名画像の貼り付けは同じように行えます。一方で、方式③の「署名欄（署名行）の挿入」機能は、Microsoftの公式ヘルプではWindowsのデスクトップ版Word向けに案内されており、Mac版の手順としては掲載されていません。
そのため、Macで署名者名・役職入りの署名欄やWord上のデジタル署名を使いたい場合は、文書をPDFに書き出してからプレビューなどで署名する、または後述する電子契約サービスを利用する方法が現実的です。印刷して手書きしてもらう線を作るだけなら、Macでも方式①・②で問題なく対応できます。
出典・参考資料（1件）
印刷して手書き vs Word上で電子署名、どちらを選ぶか
署名欄の作り方が分かったら、次に決めるのは「印刷して手書きしてもらうか」「Word上で電子的に署名するか」です。どちらが向くかは、文書の重要度と相手方とのやり取りの仕方で変わります。
社内の確認書や、相手がすぐ目の前にいて紙でやり取りできる場面では、方式①・②で作った線を印刷し、手書きで署名してもらうのが簡単です。特別なソフトも証明書も要らず、受け取る側の負担もありません。
一方で、遠隔地の取引先と契約を結ぶ場合や、郵送と押印の往復をなくしたい場合は、Word上でのデジタル署名や電子契約サービスの利用が候補になります。ただし、Word標準のデジタル署名を「契約として有効な電子署名」にするには、後述するとおり電子証明書などの条件を満たす必要があります。見た目の署名欄をPDFにして送るだけでは、法的な証拠力の面で手書き署名と同等とはいえません。
Word単体の電子署名は契約として有効か（法的効力と限界）
結論から言えば、Wordで作った「見た目の署名欄」や手書き署名の画像は、印刷して手書きしてもらう前提のものであり、それ自体が法的な電子署名として効力を持つわけではありません。
Word上で契約として有効な電子署名を行うには、電子証明書（デジタルID）を使って本人性と改ざんの有無を確認できる状態にする必要があります。ここでは日本の電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）に沿って、その要件と限界を整理します。
電子署名法が定める有効な電子署名の要件（第2条・第3条）
電子署名法は、法律上の「電子署名」を次のように定義しています。単に名前を入力したり署名画像を貼ったりすることではなく、本人が行ったものであること（本人性）と、改ざんされていないか確認できること（非改ざん性）の2つを満たす措置を指します。
この法律において「電子署名」とは、電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。以下同じ。）に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。
出典：電子署名及び認証業務に関する法律 第2条｜e-Gov 法令検索
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
さらに同法第3条は、一定の要件を満たす電子署名が行われた電子文書について、真正に成立したもの（本人の意思で作成されたもの）と推定すると定めています。重要なのは、この推定が働くのは「本人だけが行うことができる」電子署名に限られる点です。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（公務員が職務上作成したものを除く。）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
出典：電子署名及び認証業務に関する法律 第3条｜e-Gov 法令検索
Wordに名前を入力しただけの署名欄や、スキャンした手書き署名の画像は、他人でも同じように入力・貼り付けができてしまうため、「本人だけが行うことができる」という条件を満たしません。契約の証拠力を重視する文書では、この要件を満たす仕組みが別途必要になります。
Word標準のデジタル署名で足りないこと（証明書・有効期限・改ざん）
Wordの「デジタル署名」は、電子証明書を使って文書に技術的に署名する機能の呼び名です。この機能を使えば自動的に契約で有効な電子署名になるわけではなく、前項の本人性・非改ざん性の要件を満たして初めて、法的に有効な電子署名と認められます。
方式③の署名欄にデジタル署名を行うには、電子証明書（デジタルID）が必要です。この証明書を自分で用意した自己署名証明書だけで済ませると、第三者が本人性を検証できず、社内文書など限定的な用途にとどまります。
取引先との契約で証拠力を持たせたい場合は、信頼できる認証局が発行した証明書が前提になります。認証局での証明書の取得方法や費用はサービスにより異なるため、本記事では証明書の管理まで任せられる電子契約サービスを後半で紹介します。
証明書には有効期間もあります。電子署名法の施行規則が定める認定認証業務の基準では、電子証明書の有効期間は「五年を超えないものであること」とされています。
これは認定を受けた認証業務が満たすべき基準であり、すべての電子証明書が一律に5年で失効するという意味ではありませんが、証明書には期限があり、期限が切れると署名の検証に支障が出うる点は押さえておく必要があります。長期保存が必要な契約では、タイムスタンプの付与や署名の長期保存の仕組みで対応するのが一般的です。
四 電子証明書の有効期間は、五年を超えないものであること。
出典：電子署名及び認証業務に関する法律施行規則 第6条第4号｜e-Gov 法令検索
本格的な電子署名には認証局の電子証明書（デジタルID）が要る
ここまでをまとめると、Word単体でできるのは「印刷して手書きしてもらう署名欄を作る」ことと、「電子証明書を用意してデジタル署名を行う」ことの2つです。前者は紙の運用が前提で、後者は認証局の証明書の取得・管理という手間が発生します。
取引先に署名してもらう契約を、証明書の管理まで含めてWordだけで完結させるのは現実的ではありません。相手方にも同じ証明書の準備を求めることになり、導入のハードルが高くなるためです。次の章では、こうした手間を抱えずに証拠力のある電子契約を結べる電子契約サービスを紹介します。
署名欄の手作業・紙のやり取りをなくすなら電子契約サービス
「毎回Wordで署名欄を作って印刷・郵送するのが手間」「Word上の電子署名では効力が不安」と感じたら、電子契約サービスの利用が選択肢になります。これらのサービスは、契約書をアップロードして署名欄や入力欄を配置し、相手方へ送信して署名してもらうまでをオンラインで完結させます。
本人性の確認やタイムスタンプの付与を仕組みとして備えているため、Word単体では難しい証拠力の確保を、専門知識なしに実現できます。
社内の確認書や、対面で紙に署名してもらう場面であれば、ここまでに紹介したWordの署名欄で十分です。ここでは、取引先とオンラインで契約を結びたい場面に絞って、候補になる代表的な電子契約サービスを紹介します。
| サービス名 | クラウドサイン | 電子印鑑GMOサイン |
|---|---|---|
| 署名方式 | 立会人型（事業者署名型）が標準 当事者型（マイナンバーカード署名）にも対応 | 立会人型（契約印タイプ）・当事者型（実印タイプ）に対応 両者を組み合わせるハイブリッド署名も可 |
| 相手方のアカウント要否 | 立会人型なら不要 （当事者型のマイナンバーカード署名を使う場合は相手方にカードが必要） | 立会人型なら不要 （当事者型どうしは相手方も契約・電子証明書が必要。ハイブリッド署名なら相手方は不要） |
| 対応ファイル形式 | PDFをアップロードして送信 （Word文書はPDFに書き出して利用） | PDFをアップロードして送信 （Word文書はPDFに書き出して利用） |
| タイムスタンプ・長期保存 | ●認定タイムスタンプを全プランで標準付与。長期署名で有効期間を10年に延長 | ●認定タイムスタンプを全プランで標準付与。延長タイムスタンプで真正性をさらに10年担保（有料プラン） |
| 無料で試せるか | ●フリープラン（1ユーザー・月2件まで。立会人型で署名＋タイムスタンプ可） | ●お試しフリープラン（1ユーザー・月5件まで。立会人型のみ） |
| 提供会社 | 弁護士ドットコム株式会社 | GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社 |
| 詳細情報 | 公式資料を見る | 公式資料を見る |
※署名方式・相手方の要件・タイムスタンプ対応・無料プランの条件は、2026年10月時点の各社公式サイトの情報に基づきます。最新の提供内容は各社公式サイトでご確認ください。
電子契約サービスはここで挙げた2つ以外にも数多くあり、料金体系や対応する署名方式、サポート体制はサービスごとに異なります。自社の契約業務に合う一社を、料金やタイプ別の選び方から腰を据えて比較検討したい場合は、以下の記事もあわせてご覧ください。
クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）
クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が運営する電子契約サービスです。契約書のアップロードから署名欄の配置、相手方への送信、電子署名とタイムスタンプの付与、締結後の保管・検索までをオンラインで完結できます。
標準は事業者署名型（立会人型）で、契約当事者の指示に基づいてクラウドサインの電子署名と認定タイムスタンプを付与します。相手方は認証局での本人確認が不要なため、受け取る側のハードルが低いのが特徴です。あわせて、マイナンバーカードの電子証明書を使って契約当事者自身が署名する当事者署名型（マイナンバーカード署名）にも対応しており、本人確認を厳格にしたい重要契約でも使い分けられます。
電子印鑑GMOサイン（GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社）
電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が提供するクラウド型の電子契約・電子署名サービスです。契約書の送信・締結・管理に加え、テンプレート登録や承認フローの設定など、作成から締結までを一つの画面で進められます。
立会人型（契約印タイプ）と当事者型（実印タイプ）の両方に対応し、契約の重要度に応じて使い分けられる「ハイブリッド署名」が使えます。日常的な発注書や注文請書は手軽な立会人型、重要な契約は電子証明書を用いる当事者型、といった運用が1つのサービスで完結します。GMOインターネットグループは認証局のGlobalSignを自社で運営しており、コストと信頼性のバランスを取りたい企業に向いています。
上記のサービスにも無料プランはありますが、月に数件までといった件数の上限があります。まずはコストをかけずに試したい、無料で使える範囲を基準に幅広く比べたいという場合は、以下の記事で各サービスの無料枠の件数や、上限を超えたときの費用を比較しています。
まとめ
Wordで契約書の署名欄を作る方法は、印刷して手書きしてもらう「下線とTab」「1×1の表の罫線」、Word上で署名者名・役職入りの欄を作る「署名欄の挿入」、手書き署名を貼る「画像の挿入」の4つに整理できます。下線で線がずれて困る場合は、表の罫線を使うと入力してもずれない署名欄を作れます。
一方で、Wordで作った見た目の署名欄や署名画像は、それ自体が法的に有効な電子署名になるわけではありません。契約として証拠力を持たせるには、本人性と改ざんの有無を確認できる電子署名が必要で、認証局の電子証明書やタイムスタンプが関わってきます。
取引先との契約を証明書の管理まで含めてWordだけで完結させるのは手間が大きいため、本人性の確認やタイムスタンプを仕組みとして備えた電子契約サービスの利用も検討してみてください。気になるサービスの資料は、MCB FinTechカタログで無料でまとめて請求できます。
よくある質問（FAQ）
Q. Wordの署名欄とは何ですか？
A. Wordの署名欄とは、契約書などの文書で署名者が名前を書き込むための線や欄のことで、印刷して手書きしてもらう「線」と、署名者名・役職を添えてWord上で署名する「署名欄（署名行）」の2種類があります。本記事で紹介した4方式のうち、①下線とTab・②1×1の表の罫線は前者の線を作る方法、③「署名欄（署名行）の挿入」機能は後者にあたり、④手書き署名の画像は署名そのものを貼り付ける方法です。
Q. Wordで下線を引いた署名欄に文字を打つと線がずれるのはなぜですか？
A. 下線はカーソル位置に適用される文字書式のため、あとから日付や宛名を入力すると、その分だけ線が押し出されてずれてしまいます。文字を入れても位置が動かない署名欄にしたい場合は、方式②の1×1の表の罫線を使うと、線が表の枠として固定され、欄の上に文字を入れてもずれません。記入欄と署名欄が混在する申込書などに向いています。
Q. MacのWordでも契約書の署名欄を作れますか？
A. MacのWordでも、下線とTab（方式①）・表の罫線（方式②）・手書き署名画像の貼り付け（方式④）は、Windowsと同じように作れます。一方、署名者名・役職入りの「署名欄（署名行）の挿入」（方式③）は、Microsoftの公式ヘルプがWindowsのデスクトップ版向けに案内しており、Mac版の手順は掲載されていません。
Macで署名者情報入りの署名欄やWord上のデジタル署名を使いたい場合は、PDFに書き出してから署名するか、電子契約サービスを利用する方法が現実的です。
Q. スマートフォンのWordでも契約書に署名できますか？
A. スマートフォンのWordアプリは表示・編集が中心で、パソコン版のような署名欄の挿入やデジタル署名の機能は限られます。外出先で署名まで済ませたい場合は、文書をPDFに書き出して署名アプリで署名するか、スマホからでも相手方に署名依頼を送れる電子契約サービスを使うほうが確実です。手書き署名を画像として挿入するだけなら、スマホのカメラで撮った署名画像をWordに取り込んで貼り付けることもできます。
Q. Wordに貼り付けた手書き署名画像の背景を消すには？
A. 署名画像の白い背景は、画像を選択すると表示される「図の形式」タブの色メニューから、透明色の指定または背景の削除で消せます。スキャンした署名は背景が白く残るため、文書の罫線や色付き部分に重ねると不自然になりがちです。背景を透明にしておくと、署名部分だけがきれいに重なります。より確実にしたい場合は、あらかじめ背景を透過させたPNG画像を用意してから挿入する方法もあります。
Q. Wordの署名欄に追加した署名は後から変更・削除できますか？
A. 手書き署名の画像（方式④）は画像を選んで削除・差し替えができ、署名欄（署名行）も署名前なら欄ごと削除できますが、デジタル署名を施したあとに文書を編集すると、その署名は無効になります。これは、デジタル署名が「署名後に文書が改変されていないこと」を保証する仕組みのためです。内容の修正が必要になったときは、編集を終えてから署名し直す流れになります。
Q. Wordで作った署名欄は契約として法的に有効ですか？
A. Wordで作った見た目の署名欄や貼り付けた署名画像は、それ自体が法的に有効な電子署名になるわけではなく、印刷して手書きで署名してもらう前提のものです。電子署名法が求める本人性（本人が行ったこと）と非改ざん性（改変の有無を確認できること）を満たすには、認証局が発行した電子証明書を用いるデジタル署名などが必要になります。
取引先との契約で証拠力を持たせたい場合は、本人性の確認やタイムスタンプの付与を仕組みとして備えた電子契約サービスの利用が確実です。詳しくは本文「Word単体の電子署名は契約として有効か」をご覧ください。
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松嶋真倫
監修の範囲は記事の一般的な解説部分であり、比較表および各製品・サービスの紹介内容は監修の対象外です。
