給与明細を紙からWeb配信へ切り替えようとして、「従業員から同意を取らないと違法になるのでは」と不安に感じていませんか。電子化の方針は固まっていても、いざ配付を切り替える段になると、同意は本当に必要なのか、必要なら何を書いて配ればよいのかで手が止まりがちです。
本記事では、給与明細の電子交付に従業員の同意が必要な理由を所得税法の条文で確認したうえで、そのままコピーして自社用に整えれば配れる同意書（承諾書）のひな形と記載項目を示します。あわせて、返事をしない従業員への「みなし承諾」の使い方や、同意しない従業員への対応まで整理しました。
読み終えるころには、同意が必要な根拠を社内や社労士に説明でき、自社の同意書をその日のうちに用意して、同意取得の運用を設計できる状態になります。
目次
給与明細の電子化に同意書は必要？結論と法的根拠
給与明細の交付は、もともと所得税法が事業主に義務づけているものです。電子交付はその原則の例外として、従業員の承諾を条件に認められています。以下で、この関係を条文で確認します。
なぜ同意が必要か（231条1項の交付義務とその例外）
給与を支払う事業主には、給与明細（支払明細書）を従業員に交付する義務があります。所得税法第231条第1項が、次のように定めています。
居住者に対し国内において給与等…の支払をする者は、財務省令で定めるところにより、その給与等…の金額その他必要な事項を記載した支払明細書を、その支払を受ける者に交付しなければならない。
出典：所得税法 第231条第1項｜e-Gov法令検索
この交付は本来、紙の書面で行うことが前提です。電子データで交付できるのは、同条第2項が「支払を受ける者の承諾を得て」電磁的方法により提供できると、例外として認めているためです。
前項の給与等…の支払をする者は、同項の規定による給与等…の支払明細書の交付に代えて、政令で定めるところにより、当該給与等…の支払を受ける者の承諾を得て、当該給与等…の支払明細書に記載すべき事項を電磁的方法により提供することができる。ただし、当該給与等…の支払を受ける者の請求があるときは、当該給与等…の支払明細書を当該給与等…の支払を受ける者に交付しなければならない。
出典：所得税法 第231条第2項｜e-Gov法令検索
ここから2つのことが読み取れます。1つは、電子交付には「承諾を得て」という条件が付くこと。もう1つは、承諾を得ていても「請求があるときは」書面で交付しなければならないことです。前者が同意書を用意する根拠であり、後者は後半の「同意しない・撤回した従業員への対応」で扱う書面請求への対応義務の根拠になります。
給与明細の電子化に使う同意書の記載項目とひな形
同意書に決まった様式はありません。国税庁も「記載事項や書式等について、法令上定めはありません」としており、必要な事項を従業員に示して承諾を得られれば、自社の運用に合わせた書式で構いません。まず、承諾を得る前に従業員へ示す事項を確認します。
同意書に記載する項目
国税庁のQ&Aは、承諾にあたって従業員に示す事項として次を挙げています。同意書は、この各項目を満たす形で作成できます。
| 記載項目 | 電子交付する書類の名称 | 電磁的方法の種類やその具体的な方法 | 受信者ファイルへの記録方法 | 交付予定日 | 交付開始日 | 承諾欄（従業員が入力・記入する項目） |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 記載内容・記載例 | 給与所得の源泉徴収票、給与等の支払明細書の別など（例: 給与明細書・賞与明細書） | 社内ポータルの専用ページで閲覧、メール添付など、実際の受け取り方 | PDF形式、XML形式など。暗号化する場合はその旨と復号方法 | 給与支給日に交付、毎月○日までに交付 など | ○年○月支給分から電子交付を開始 など | 電子交付について承諾する旨・承諾日・受給者（従業員）の氏名 |
国税庁は、承諾を得る方法として次のように説明しています。示す事項と承諾欄の組み合わせが、そのまま同意書の骨格になります。
受給者等から電子交付に関する承諾を得る場合の記載事項や書式等について、法令上定めはありませんが、次のような事項を受給者等に対して電磁的方法により示し、「電子交付について承諾する旨、承諾日、受給者等の氏名」などを入力してもらうことによって、承諾を得ることが考えられます。
出典：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）に係るQ&A 問5｜国税庁
【文例】給与明細 電子交付 同意書（承諾書）のひな形
上記の記載項目を満たした同意書の文例です。枠内をコピーし、会社名・日付・交付方法を自社の運用に合わせて差し替えれば、そのまま配布できます。紙で回す場合は署名・押印欄を、システム上で取得する場合は承諾ボタンと氏名・承諾日の記録に置き換えて運用します。
「書面での交付を希望する場合はいつでも申し出られる」という一文は、後述の撤回・書面請求への対応義務（所得税法第231条第2項ただし書）を運用に織り込むためのものです。省略せず入れておくと、あとから紙を希望する従業員が出ても運用に迷いません。
給与明細電子化の同意の取り方（口頭不可・画面クリック可・毎月不要）
同意書の中身が決まったら、次は取り方です。ここでよく迷うのが、口頭でよいのか、紙でなくシステム上の操作でもよいのか、毎月取り直す必要はあるのか、という3点です。順に確認します。
承諾は書面または電磁的方法で（口頭は法的根拠にならない）
承諾の取り方は、所得税法施行令第356条第1項が定めています。あらかじめ電磁的方法の種類と内容を示したうえで、「書面又は電磁的方法による承諾」を得ることが求められます。
居住者に対し国内において給与等…の支払をする者は、法第二百三十一条第二項本文（給与等…の支払明細書）の規定により同項に規定する給与等…の支払明細書に記載すべき事項を提供しようとするときは、財務省令で定めるところにより、あらかじめ、当該給与等…の支払を受ける者に対し、その用いる電磁的方法の種類及び内容を示し、書面又は電磁的方法による承諾を得なければならない。
出典：所得税法施行令 第356条第1項｜e-Gov法令検索
承諾の手段は「書面又は電磁的方法」に限られます。裏を返せば、口頭でのやり取りだけでは要件を満たしません。「朝礼で説明して反対がなかったから同意を得た」という運用では、後から証拠を示せず、承諾を得たとは認められないおそれがあります。
システム画面上の承諾クリックでも法的に有効
承諾は「電磁的方法」でもよいため、紙の同意書に限られません。電子明細システムの初回ログイン時に同意事項を表示し、従業員が承諾ボタンを操作する形でも、承諾日と氏名が記録されていれば有効です。紙の回収に比べて手間が少なく、承諾状況をシステム上でまとめて管理できる利点があります。
決まった書式はある？毎月必要？
前述のとおり、書式は法令上定められておらず、自社の運用に合わせて作成できます。頻度についても、国税庁のQ&Aは、事前に承諾を得ていれば交付のたびに取り直す必要はないと説明しています。
国税庁のQ&Aでは、次のように示されています。
受給者等から、事前に電子交付について承諾を得ている場合には、電子交付を行う都度、承諾を得る必要はありません。ただし、一旦承諾を得た受給者等から電磁的方法又は書面により電子交付を受けない旨の申出があった場合には、その申出以後、改めて電子交付を受ける旨の申出があるまでの間、その受給者等に対して電子交付はできません
出典：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）に係るQ&A 問6｜国税庁
このため、入社時などに一度承諾を得ておけば、毎月あらためて同意を取り直す必要はありません。ただし、あとから「紙で受け取りたい」という申し出があれば、その従業員への電子交付は止める必要があります。
返事がない従業員は「みなし承諾」で対応できる
同意を求めても、期限までに返事をしない従業員は一定数出ます。この場合、あらかじめ「期限までに回答がなければ承諾したものとみなす」旨を通知しておけば、承諾を得たものとして扱える仕組みがあります。「みなし承諾」と呼ばれるものです。
実務では、全従業員に同意書（承諾書）を配り、署名または承諾ボタンで承諾を集めるのが基本です。みなし承諾は、この案内に期限と「回答がなければ承諾とみなす」旨を添えておくことで、期限までに返事をしない従業員を承諾扱いにできる補完的な仕組みです。両者は別々の運用ではなく、同意書の内容を案内文に含めて配れば、署名を返さなかった従業員もみなし承諾で拾えます。
みなし承諾の根拠と条件（事前通知・十分な検討期間）
みなし承諾は、令和5年度および令和6年度の税制改正で整備され、給与明細（給与等の支払明細書）も対象に含まれます。国税庁のQ&Aは次のように説明しています。
令和５年度及び令和６年度税制改正において、源泉徴収票等のうち、次の書類については、支払者が受給者から電子交付の承諾を得ようとする際に、「支払者が定める期限までに承諾に係る回答がない時は承諾があったものとみなす」旨の通知をあらかじめ受給者に行い、上記期限までに受給者からの回答がなかった場合には、電子交付の承諾があったものとみなされます
出典：給与所得の源泉徴収票等の電磁的方法による提供（電子交付）に係るQ&A 問1｜国税庁
引用文にある「次の書類」には、国税庁のQ&Aで給与所得の源泉徴収票と給与等の支払明細書（給与明細）が挙げられています。給与明細もみなし承諾の対象です。
みなし承諾を使うには、「期限までに回答がなければ承諾とみなす」旨をあらかじめ通知しておくことが条件です。この通知なしに、返事がないことをもって承諾扱いにはできません。
回答期限の日数については、法令に具体的な定めはなく、「支払者が定める期限」とされています。日数が自由に決められる一方、従業員が内容を確認して判断するには相応の時間が必要です。数日といった短すぎる期限は避け、十分な検討期間を設けるのが実務上望ましい対応です。
この仕組みの法令上の根拠は、所得税法施行規則第95条の2第2項（給与明細については同規則第100条第4項が準用）にあります。
出典・参考資料（1件）
【文例】回答がない場合に承諾とみなす旨の通知文
みなし承諾を使う場合は、同意を求める案内文に次のような一文を含めておきます。期限と、期限までに回答がなければ承諾とみなす旨を、あわせて示すのがポイントです。
同意しない・撤回した従業員への対応
電子化を進めても、同意しない従業員や、一度同意した後に紙へ戻したいという従業員は出てきます。ここでの対応を誤ると、法令上の交付義務を果たせなかったり、従業員との関係を損ねたりします。
ここまでを整理すると、従業員の同意状況ごとに給与明細の交付方法は次のように分かれます。
同意しない・返答しない主な理由
同意が得られない背景には、いくつかの典型的な理由があります。理由が分かれば、説明や運用の工夫で解消できるものも少なくありません。
- スマートフォンやパソコンを持たず、電子化された明細を確認する端末がない
- 紙の明細を家計管理のために家族と共有している
- 操作が難しそう、セキュリティが不安といった漠然とした抵抗感
- 案内に気づかず、単に回答を返していない
端末がない従業員には社内の共有端末やオフィスのプリンターでの出力手段を用意する、不安がある従業員には人事部が操作をフォローするなど、理由に応じた対応をとることで同意につながることがあります。
同意がない従業員には書面交付を続ける
説明を尽くしても同意しない従業員には、従来どおり書面で交付します。給与明細の交付は所得税法第231条第1項の義務であり、承諾がない従業員に一方的に電子交付だけで済ませることはできません。大半が電子交付になっても、一部だけ紙で出力する運用が必要になります。
一度同意しても書面請求・撤回には応じる義務
一度電子交付に同意した従業員でも、あとから書面での交付を求めることができます。所得税法第231条第2項ただし書は「請求があるときは……交付しなければならない」と定めており、請求があれば書面で交付する義務があります。
また、所得税法施行令第356条第2項は、電子交付を受けない旨の申し出があったときは、その従業員へ電磁的方法で提供してはならないと定めています。撤回の申し出があれば、以後は書面交付に切り替える運用が必要です。
無理強い・不利益な扱いはしない
電子化への同意はあくまで従業員の任意です。同意しないことを理由に不利益な扱いをほのめかしたり、繰り返し強く求めたりすると、従業員との信頼関係を損ないます。同意を得られない従業員には書面交付で対応する前提を持ち、電子化のメリットを丁寧に伝えて理解を促すのが基本の姿勢です。
給与明細電子化の同意取得〜導入の流れ
ここまでの内容を、電子化を始めるときの手順に沿って整理します。同意取得は導入プロセスの最後の段階に位置づけられます。
導入ステップ（交付方法の決定→制度設計→セキュリティ対策→同意取得の4段階）
電子化は、次の4段階で進めるのが一般的です。
- 交付方法を決める：メール添付・社内ポータルでの閲覧・専用システムなど、どの方法で交付するかを選びます。
- 制度を設計する：交付予定日・対象書類・書面希望者への対応といった運用ルールを決めます。
- セキュリティ対策を整える：明細を安全に閲覧・保管できる環境と、電子交付の要件（次項）を満たします。
- 同意を得る：示す事項をまとめた同意書で、従業員から承諾を取得します。
同意取得を最初に持ってこず、交付方法と運用が固まってから行うと、従業員に示す内容を具体的に書けます。
セキュリティ対策と電子交付の要件遵守（ステップ3の詳細）
電子交付には、所得税法施行規則が定める技術的な要件もあります。従業員が明細の内容を「映像面への表示および書面への出力」ができること、そして明細を記録した旨を従業員に通知することが求められます。
受信者ファイルに記録されている記載情報について、提供を受ける者が電子計算機の映像面への表示及び書面への出力ができるようにするための措置を講じていること。／提供を受ける者に対し、記載情報を受信者ファイルに記録する旨又は記録した旨を通知するものであること。ただし、提供を受ける者が当該記載情報を閲覧していたことを確認したときは、この限りでない。
出典：所得税法施行規則 第92条の2第2項｜e-Gov法令検索
実務上は、明細を確認できる環境を全従業員に用意し、必要なときにダウンロード・印刷できるようにしておくことが該当します。あわせて、PDFのパスワード設定やアクセス権限の管理など、給与情報の漏えいを防ぐ対策も講じておくと安心です。
同意取得・管理・配付を一元化できる電子明細システム
ここまでの同意取得・管理・書面希望者への対応を手作業で回すと、承諾状況の管理や紙との二重運用が負担になります。電子明細システムの中には、初回ログイン時の承諾取得から、承諾状況の管理、明細の配信までを一つの仕組みで完結できる製品があります。ここでは、そうした承諾取得から配信までをまかなえる代表的な2製品を見ていきます。
以下は、紹介する電子明細システムの比較表です。
| 比較項目 | S-PAYCIAL with 電子給与明細 | Edge Tracker 給与明細参照 |
|---|---|---|
| 従業員同意のシステム取得 | ● | ● |
| 対応帳票 | 給与明細・賞与明細 源泉徴収票・支払調書 | 給与明細・賞与明細 |
| 交付方法 | Web閲覧・PDF出力 一括メール配信 | Web閲覧・PDF出力 スマホ専用アプリ |
| スマホ閲覧 | ● | ● |
| 初期費用 | 要お問い合わせ | 要お問い合わせ |
| 月額費用 | 1,500円〜 （発行1帳票40円） | 要お問い合わせ |
| 詳細情報 | 公式サイト | 公式サイト |
※2026年9月時点の各社公式情報に基づきます。最新の料金・仕様は各サービスの公式サイトをご確認ください。
1. S-PAYCIAL with 電子給与明細（鈴与シンワート株式会社）
鈴与シンワートの人事給与ソリューション「S-PAYCIAL」に付帯する電子給与明細サービスです。給与明細書・賞与明細書・源泉徴収票・支払調書といった各種帳票をWeb配信し、従業員は給与・賞与明細をPC・スマートフォン・タブレットから、源泉徴収票・支払調書はPCから、それぞれ閲覧・PDF出力できます。
従業員の同意管理機能を備えており、電子交付の承諾取得と状況管理を仕組みの中で行えます。英語表示にも対応するため、拠点が分散していたり外国人従業員が多かったりする企業にも向いています。既存の給与計算結果を取り込んで配信に特化したタイプとして使えるほか、S-PAYCIALの給与計算と組み合わせた運用もできます。
2. Edge Tracker 給与明細参照（株式会社ミロク情報サービス）
会計・給与ソフトを手がけるミロク情報サービス（MJS）が提供する、クラウド型の給与明細参照サービスです。従業員はPCの対応ブラウザやスマートフォン専用アプリからログインし、給与明細・賞与明細などを確認できます。
電子交付に関する同意確認機能を標準で持ち、所得税法上の従業員同意の取得に対応している点が特徴です。スマートフォンアプリでの閲覧に強く、営業・在宅・現場勤務など紙の受け取りが難しい従業員が多い職場に適しています。MJSの給与ソフトと連携して使う、給与明細の配信・閲覧に特化したタイプです。
また、給与計算ソフトの中には、毎月の給与計算に加えて、給与明細の電子配布や従業員の同意管理までを一つでまかなえる製品もあります。明細の電子交付だけでなく給与計算のしくみごと見直したい場合は、専用の電子明細システムに限らず、給与計算ソフトも選択肢に入ります。次の記事で、電子明細配布に対応した製品を含めて比較しています。
まとめ
給与明細の電子交付には、従業員から書面または電磁的方法による事前の承諾が必要で、口頭では要件を満たしません。同意書に決まった様式はなく、書類の名称・交付方法・記録方法・交付予定日・交付開始日・承諾欄を満たせば、自社の書式で作成できます。
返事がない従業員には、期限と「回答がなければ承諾とみなす」旨をあらかじめ通知しておくみなし承諾で対応できます。同意しない従業員や、あとから書面を請求した従業員には、書面交付を続けます。
これらの同意取得・管理・配付を仕組みで一元化すれば、紙との二重運用の負担を抑えられます。自社の運用に合うシステムを比較して、電子化の第一歩を進めてみてください。
給与明細電子化の同意書に関するよくある質問（FAQ）
Q. 給与明細の電子交付における「電磁的方法」とは何ですか？
A. 電磁的方法とは、給与明細のデータを社内システムやメール、Webページなどの電子的な手段で従業員に提供する方法のことです。所得税法上、この方法で電子交付するには、従業員が明細を画面に表示して確認でき、書面に出力（印刷）でき、かつ明細を記録した旨の通知を受けられることが要件とされています。
出典・参考資料（1件）
Q. 給与明細の電子化の同意書に決まった書式はありますか？
A. 給与明細の電子化の同意書に、法令上定められた書式はありません。電子交付する書類の名称・交付方法・ファイルの記録方法・交付予定日・交付開始日と、承諾する旨・承諾日・氏名を記入する承諾欄を満たしていれば、自社の運用に合わせた自由な書式で作成できます。
出典・参考資料（1件）
Q. 給与明細の電子化の同意は毎月取り直す必要がありますか？
A. 給与明細の電子化の同意は、交付のたびに毎月取り直す必要はありません。入社時などに一度、書面または電磁的方法で事前の承諾を得ておけば、その後は継続して電子交付できます。ただし、従業員から電子交付を受けない旨の申し出があった場合は、以後その従業員には電子交付できません。
出典・参考資料（1件）
Q. 給与明細の電子化の同意は口頭で取れますか？
A. 給与明細の電子化の同意を口頭で取ることはできません。所得税法は、承諾を「書面又は電磁的方法」によるものと定めており、口頭でのやり取りだけでは要件を満たしません。同意書への署名・押印や、給与明細閲覧システム上での承諾クリックなど、承諾した記録が残る形で取得する必要があります。
出典・参考資料（1件）
Q. 就業規則を変更すれば、給与明細の電子化に従業員の同意は不要になりますか？
A. 就業規則を変更しても、給与明細の電子化に必要な従業員の同意を不要にすることはできません。電子交付には所得税法にもとづく従業員一人ひとりの個別の承諾が必要で、就業規則の変更や労使協定でこれに代えることはできません。全社一律で電子化する場合も、各従業員から書面または電磁的方法で承諾を得る必要があります。
出典・参考資料（1件）
Q. 給与明細の電子化に一度同意した従業員は、あとから紙の交付に戻せますか？
A. 一度電子交付に同意した従業員でも、あとから書面での交付を申し出れば紙の給与明細に戻せます。所得税法は、承諾を得ていても従業員から請求があるときは書面で交付しなければならないと定めています。電子交付を受けない旨の申し出があった以後は、その従業員に電子交付はできず、企業は撤回・書面請求に応じる義務があります。
出典・参考資料（1件）
Q. 電子交付された源泉徴収票は確定申告のときどう扱えばよいですか？
A. 給与所得の源泉徴収票は、平成31年（2019年）4月1日以降、確定申告書への添付が原則不要になりました。書面・電子申告（e-Tax）のいずれで提出する場合も、源泉徴収票そのものを添付する必要はありません。金融機関への提出など、別の場面で書面の源泉徴収票が必要になったときは、勤務先に書面での交付を請求できます。
出典・参考資料（1件）
- 参考資料：国税関係手続が簡素化されました｜国税庁
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松嶋真倫
監修の範囲は記事の一般的な解説部分であり、比較表および各製品・サービスの紹介内容は監修の対象外です。
