督促メールの書き方と例文｜状況・段階別のコピペ文例と失礼にならないポイント

取引先への請求書の入金が期日を過ぎている、送ったメールの返信が来ない、依頼した資料が届かない――こうした場面で、相手に督促のメールを送らなければならないことは珍しくありません。

ただ、督促は書き方を誤ると相手の心証を損ね、その後の取引や社内の関係に響きます。だからこそ、失礼にならず、それでいて確実に相手に動いてもらえる文面が求められます。

本記事では、入金・返信・提出・納品・社内といった状況別に、そのままコピー＆ペーストで使える督促メールの例文を最初に紹介します。あわせて、角が立たない書き方のポイント、送るタイミングと段階の踏み方、そしてメールを送っても動かないときの次の一手までを解説します。まずは自分の状況に近い例文を見つけて、今日送るメールを仕上げていきましょう。

状況・段階別 督促メールのコピペ例文（件名＋本文）

ここからは、状況別にそのまま使える督促メールの例文を紹介します。〔　〕の部分を自社の情報に置き換えれば、すぐに送信できます。督促は一度で終わらないこともあるため、同じ状況でも「1回目はやわらかく、回を重ねるごとに明確に」と段階を踏むのが基本です。

入金・支払いの督促（未入金）

請求書の支払期日を過ぎても入金が確認できないときの例文です。1回目は行き違いの可能性を残した丁寧な確認、反応がなければ2回目・最終催促と表現を強めていきます。

1回目（支払期日の翌日〜数日後）：やわらかく入金を確認する

件名：〔請求書番号〕お支払いのご確認のお願い（〔自社名〕）

〔取引先名〕
〔担当部署〕〔担当者名〕様

いつも大変お世話になっております。〔自社名〕の〔氏名〕でございます。

〔◯月◯日〕付でご請求申し上げました下記の件につきまして、本日時点でご入金の確認がとれておりません。

・請求書番号：〔　〕
・ご請求金額：〔金額〕円
・お支払い期日：〔◯月◯日〕
・お振込先：〔銀行名・支店名・口座番号〕

行き違いでご対応済みの場合は、何卒ご容赦ください。念のためご確認のうえ、お手数ですが状況をお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

〔　〕を自社の情報に置き換えると、たとえば次のように埋まります（架空の記入例）。
・件名：INV-2026-0158 お支払いのご確認のお願い（株式会社〇〇）
・請求書番号：INV-2026-0158
・ご請求金額：330,000円
・お支払い期日：9月30日
・お振込先：〇〇銀行 △△支店 普通 1234567
金額・番号・振込先まで具体的に書いておくと、相手は請求書を探し直さずに対応できます。

2回目（1回目から数日後）：期日を再提示して対応を促す

件名：【再送】〔請求書番号〕お支払いのお願い（〔自社名〕）

〔取引先名〕〔担当者名〕様

お世話になっております。〔自社名〕の〔氏名〕でございます。〔◯月◯日〕にご連絡いたしました下記のお支払いにつきまして、本日時点でも入金の確認がとれておりません。

・請求書番号：〔　〕／ご請求金額：〔金額〕円
・当初のお支払い期日：〔◯月◯日〕

つきましては、恐れ入りますが〔◯月◯日〕までにお振込みいただけますようお願い申し上げます。すでにお手続き済みの場合や、お支払いに関してご事情がある場合は、その旨をお知らせいただけますでしょうか。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

最終催促（それでも入金がないとき）：期限を明確にし、次の対応に触れる

件名：〔請求書番号〕お支払いに関する最終のご案内（〔自社名〕）

〔取引先名〕〔担当者名〕様

お世話になっております。〔自社名〕の〔氏名〕でございます。再三のご連絡となり恐縮ですが、下記のお支払いについて、本日時点でも入金を確認できておりません。

・請求書番号：〔　〕／ご請求金額：〔金額〕円
・当初のお支払い期日：〔◯月◯日〕

つきましては、〔◯月◯日〕までにお振込みくださいますようお願い申し上げます。同日までにご入金またはご連絡が確認できない場合は、あらためて書面でのご案内を差し上げるなど、次のご対応を検討せざるを得ません。

ご事情がある場合はご相談を承りますので、まずはご連絡いただけますようお願い申し上げます。

返信・回答の督促（返信がない）

問い合わせや確認依頼への返信が来ないときは、相手が多忙で見落としている前提で、要件と期日をあらためて明確に伝えます。

件名：〔案件名〕ご確認のお願い（〔◯月◯日〕までにご返信いただけますと幸いです）

〔取引先名〕〔担当者名〕様

お世話になっております。〔自社名〕の〔氏名〕でございます。〔◯月◯日〕にお送りした〔案件名・依頼内容〕につきまして、その後のご状況はいかがでしょうか。

行き違いでしたら申し訳ございません。恐れ入りますが、〔◯月◯日〕までに一度ご返信いただけますと、以降の進行がスムーズになり助かります。ご不明な点があれば、あわせてお知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

資料・提出物の督促

見積書や必要書類など、依頼した提出物が届かないときの例文です。相手が着手しやすいよう、何を・いつまでにお願いしたいかを具体的に示します。

件名：〔書類名〕ご提出のお願い（期日〔◯月◯日〕）

〔取引先名〕〔担当者名〕様

お世話になっております。〔自社名〕の〔氏名〕でございます。先日ご依頼いたしました〔書類名〕につきまして、ご準備の状況はいかがでしょうか。

恐れ入りますが、社内での〔手続き名〕の都合上、〔◯月◯日〕までにお送りいただけますと幸いです。すでにご送付いただいている場合は、当方で確認できていない可能性がございますので、あらためてお知らせいただけますでしょうか。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

納品の督促（納品遅延）

発注した商品やサービスの納品が予定日を過ぎているときは、まず現状を確認しつつ、あらためて希望納期を伝えます。

件名：〔発注番号・案件名〕納品状況のご確認

〔取引先名〕〔担当者名〕様

お世話になっております。〔自社名〕の〔氏名〕でございます。〔◯月◯日〕納品予定でお願いしておりました〔発注番号・案件名〕につきまして、本日時点で納品を確認できておりません。

現在の進捗と、納品可能な見込み日をお知らせいただけますでしょうか。当方でも後工程の調整がございますので、〔◯月◯日〕までに一度ご状況をご共有いただけますと助かります。

ご対応のほど、何卒よろしくお願いいたします。

社内の相手への督促（上司・他部署）

上司の承認や他部署の作業を待っているときは、相手の負担を気づかいつつ、期日と背景（なぜ急ぐのか）を添えると動いてもらいやすくなります。

件名：〔案件名〕ご承認のお願い（〔◯月◯日〕まで）

〔宛先〕さん

お疲れさまです。〔氏名〕です。先日ご依頼した〔案件名〕のご承認について、その後いかがでしょうか。

お忙しいところ恐れ入りますが、〔取引先への提出期限が◯月◯日のため〕、〔◯月◯日〕までにご確認いただけると助かります。判断に必要な情報が不足していましたら、すぐにご用意しますのでお申し付けください。

よろしくお願いします。

返信・資料・納品・社内の督促でも、1通目で反応がないときは、上の入金の督促の2回目・最終催促と同じ要領で書き換えます。件名に【再送】を付け、「〔◯月◯日〕まで」と新しい期日を具体的に示し、表現を一段はっきりさせます。それでも動かないときは、後述の電話やSMSなど別の手段に切り替えます。

失礼にならない督促メールの書き方

ここからは、例文をそのまま使うだけでなく、自分の状況に合わせて微調整できるよう、督促メールで角が立たない書き方のポイントを解説します。いずれも「相手を責める」のではなく「行き違いの可能性を残しながら事実を確認する」という姿勢が土台です。

件名は用件と期日を端的に示す

件名は、開かなくても何の連絡かがわかるように、用件を端的に示します。「ご確認のお願い」「お支払いのご確認」のように依頼内容を明示し、必要に応じて請求書番号や期日を添えると、相手が優先度を判断しやすくなります。

再送の際は【再送】を付けると、行き違いへの配慮を示しつつ、過去の連絡があったことを穏やかに伝えられます。逆に「至急」「なぜ未対応ですか」といった強い言葉を件名に置くと、本文を読む前に身構えさせてしまうため避けます。

クッション言葉で印象をやわらげる

「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」「行き違いでしたら申し訳ございません」といったクッション言葉は、督促の事実そのものは変えずに、相手が受け取ったときの印象をやわらげます。

これらを入れるのは、単なる形式的な丁寧さのためではありません。督促の時点では、相手がすでに対応済みで通知が行き違っている可能性が残っています。その可能性を前提にした言葉を添えることで、万一こちらの確認漏れだった場合でも角が立たず、関係を保ったままやり取りを続けられます。

請求内容・期日・振込先を具体的に書く

相手にすぐ動いてもらうには、確認や支払いに必要な情報を本文にそろえておきます。入金の督促であれば、請求書番号・金額・当初の支払期日・振込先を明記すると、相手は請求書を探し直さずに対応できます。

あわせて、いつまでに対応してほしいかという新しい期日も具体的な日付で示します。「なるべく早く」ではなく「〔◯月◯日〕まで」と伝えることで、相手も予定を立てやすくなり、対応が先延ばしになりにくくなります。

送る時間帯は営業時間内の午前中が届きやすい

督促メールは、相手の営業時間内、とくに午前中に送ると、その日のうちに気づいて対応してもらいやすくなります。始業前や深夜に送ると他のメールに埋もれやすく、休日をまたぐと確認が遅れがちです。

急ぎの用件でも、相手が対応を検討できる時間に届くよう配慮することが、結果的に早い反応につながります。

避けたい表現・NG例

相手を責める断定や、感情的な表現は避けます。督促の目的は非難ではなく、相手に対応してもらうことだからです。

• 「なぜ入金されていないのですか」「お約束が守られていません」など、未対応を決めつける表現
• 「至急」「今すぐ」を多用し、一方的にプレッシャーを与える表現
• 期日や金額を書かず、「例の件」「先日の請求」など曖昧なまま催促すること
• 1回目から法的措置に言及するなど、段階を飛ばして相手を追い込む表現

行き違いの可能性が残る1回目ほど、事実の確認にとどめ、判断や非難を持ち込まないことが、その後のやり取りを円滑にします。

督促メールを送る前に確認すること

督促メールを送る前に、相手を催促する前提が本当に正しいかを、自分側で確認しておきます。行き違いのまま督促すると、かえって信頼を損ねかねないためです。

• すでに入金・返信・納品が済んでいて、こちらが見落としていないか（口座の入金明細、迷惑メールフォルダ、受領記録を確認）
• 最初の請求書や依頼メールが、そもそも正しく届いているか（送信済みか、宛先やアドレスに誤りがないか）
• 支払期日や納期の認識に、相手との食い違いがないか（当初の取り決めを見直す）

これらを確認したうえで督促すれば、万一の行き違いを防げるだけでなく、本文でも「念のためご確認のうえ」と自然に添えられ、相手への配慮が伝わります。

督促メールを送るタイミングと段階

ここからは、督促メールをいつ・どの順序で送るかを整理します。督促は一度で解決しないこともあるため、段階ごとに間隔と表現を変えるのが基本です。

入金や返信の督促では、次のような段階が目安になります。ただし、これはあくまで一般的な目安で、実際の間隔は取引先との関係や契約上の支払条件によって調整します。

• リマインド（期日前）：支払いや提出を控えている相手に、期日が近いことを事前に知らせる。督促ではなく案内のトーンで送る
• 1回目（期日の翌日〜数日後）：期日を過ぎた事実を、行き違いの可能性を残しながらやわらかく確認する
• 2回目（1回目から3日程度あけて）：反応がなければ、新しい期日を再提示して対応を促す
• 最終催促（2回目からさらに数日〜1週間後）：期限を明確にし、対応がない場合の次のステップ（書面での連絡など）にも触れる

間隔を空けるのは、相手の対応や行き違いの時間を見込むためです。前の連絡から日をおかずに繰り返すと、相手を急かしている印象が強まります。反対に、期日を過ぎても長く放置すると回収や対応が遅れるため、段階を決めておき、機械的にでも次の連絡に進める体制にしておくと確実です。

メールで動かないときの次の一手

何度メールを送っても入金や返信が得られないときは、メール以外の手段へ段階的に切り替えます。ここからは、その順序と各手段の位置づけ、そして督促そのものを仕組みで回すための選択肢を解説します。

電話・SMS・書面・内容証明・法的手段の順序

次の一手は、相手への負担が軽い手段から順に強めていくのが基本です。おおむね次の順序で考えます。

1. 電話・SMS：メールを見落としている相手には、電話やSMSで直接連絡します。SMSはメールより開封されやすく、短い支払い案内やリマインドの再送に向いています。
2. 書面（督促状）：郵送の督促状で、あらためて支払いの意思を明確に伝え、記録として残します。
3. 内容証明郵便：自力で行う書面督促の最終段階にあたる手段です。
4. 法的手段：それでも支払われないときは、裁判所を通じた手続きに進みます。

このうちSMSは、メールより開封されやすい一方で、送ってよい時間帯や表現を誤ると法令に触れるおそれもあります。違法にならない送り方・時間帯のルールと、そのまま使える例文は次の記事で解説しています。

内容証明郵便は、「いつ、いかなる内容の文書を誰から誰あてに差し出されたか」を郵便局（日本郵便）が証明する制度です。ただし、内容証明そのものに支払いを強制する力はなく、証明されるのは文書の存在や差出日であって、支払義務の正当性ではありません。実務上の意味は、督促した事実と日付を証拠として残すこと、そして相手に本気度を伝えることにあります。配達証明を付ければ、相手に届いた事実も証明できます。

あわせて押さえておきたいのが、内容証明による「催告」には、その時から6か月間は時効の完成を猶予する効果がある点です（民法150条）。売掛金などの債権は、権利を行使できると知った時から5年間放置すると時効で消滅します（民法166条）。回収の可能性を残すためにも、督促は段階を踏みながら、放置せず進めることが大切です。

法的手段の代表例には、簡易裁判所の書記官を通じて金銭の支払いを求める「支払督促」や、60万円以下の金銭請求を対象に原則1回の期日で審理する「少額訴訟」があります。

また、支払いが遅れた分については、契約に定めがなければ法定利率（2026年9月時点で年3%。3年ごとに見直される変動制です）による遅延損害金を請求できます（民法404条・419条）。個別の対応を判断する際は、必要に応じて弁護士など専門家に相談すると安心です。

出典・参考資料（7件）

• 出典：内容証明｜日本郵便株式会社（https://www.post.japanpost.jp/service/send/domestic/option/syomei/）
• 出典：配達証明｜日本郵便株式会社（https://www.post.japanpost.jp/service/send/domestic/option/haitatsu/）
• 出典：民法 第百五十条（催告による時効の完成猶予）｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089）
• 出典：民法 第百六十六条（債権等の消滅時効）｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089）
• 出典：民法 第四百四条（法定利率）・第四百十九条（金銭債務の特則）｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/129AC0000000089）
• 出典：令和８年４月１日以降の法定利率について｜法務省（https://www.moj.go.jp/MINJI/minji07_00366.html）
• 出典：民事訴訟法 第三百八十二条（支払督促）・第三百六十八条（少額訴訟）｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/408AC0000000109）

内容証明や法的手段まで含めて、売掛金を実際に回収するときの初動から、時効や「どうしても回収できないとき」の対処までを一連の流れで確認したい場合は、次の記事が参考になります。

督促を自動化・代行するという選択肢

督促を毎回手作業で行うと、担当者の工数がかかるうえ、電話や書面での催促には心理的な負担も伴います。件数が増えて属人化していると感じるなら、督促のメール・SMS・電話・郵送を自動で回す仕組みや、請求から回収・督促までを外部に任せるサービスを取り入れる方法があります。ここでは、督促の「次の一手」として使える代表的なサービスを紹介します。

ここで取り上げるのは代表的な4サービスですが、依頼先のタイプ（回収代行・請求代行・SaaSツール）ごとの選び方や費用相場も含め、全体像から比較して自社に合う依頼先を選びたい場合は、次のまとめ記事が役立ちます。

1. 請求まるなげロボ（株式会社ROBOT PAYMENT）

請求まるなげロボは、企業間取引の請求業務を丸ごと引き受けるサービスです。与信審査から請求書の発行・送付、代金回収、入金消込、そして未入金時の督促までを株式会社ROBOT PAYMENTが代行するため、督促を含む請求業務そのものを社外に任せられます。

督促はメール・電話に加え、弁護士法人による対応まで用意されています。さらに、同社の審査で適格債権と判断され、与信を通過した債権については、売掛金が100%保証されます（与信を通過しなかった取引先は保証の対象外で、請求書の発行・送付などは同じ画面で自社管理できます）。料金は月額利用料に手数料1.0%〜が加わる形です。督促の手間そのものを減らしつつ、回収できないリスクにも備えたい場合に向いています。

2. DHKクラウドオートコール（株式会社電話放送局）

電話での督促に手が回らないときに使えるのが、株式会社電話放送局のDHKクラウドオートコールです。あらかじめ用意したリストへ自動で一斉架電し、合成音声や録音音声で入金案内・支払いリマインドを流す、自動架電（オートコール）サービスです。

1時間に5,000件以上の架電に対応し、在宅率の高い時間帯にまとめて連絡できます。料金は月額50,000円〜（月1,000件までの応答を含む）で、応答があった分にのみ課金される仕組みのため、郵送のように全件へコストがかかりません。クレジットカードのライフカードやEC通販向け後払い決済のAGミライバライなど、未収金の督促架電を自動化した導入事例があります。

督促を自動化するとき、機械的な連絡が相手の心証を損ねないかは気がかりになりやすい点です。この点について、同サービスを提供する電話放送局の前田氏は、督促業務で自動化を考える際の勘どころを次のように語っています。

3. SMSマルチPay（株式会社ネクスウェイ）

メールが読まれない相手にはSMSという手もあります。株式会社ネクスウェイのSMSマルチPayは、到達率の高いSMSで支払い通知を届け、受け取った相手が本人認証を経て、その場で決済まで完了できる請求・未収金回収サービスです。

クレジットカード・コンビニ・銀行振込など複数の決済手段から選べるため、支払い方法が手間で後回しにされるのを防ぎやすくなります。管理画面ではSMSの送達状況や入金状況を確認でき、未収の検知にも役立ちます。初期費用20,000円〜・月額0円・送信単価20円〜で導入でき、督促の連絡と支払いの受け取りをひとつの流れにまとめたい場合に適しています。

4. 債権回収ロボ（株式会社ROBOT PAYMENT）

督促の連絡そのものを仕組みにしたいなら、株式会社ROBOT PAYMENTの債権回収ロボが選択肢になります。未入金の督促・回収を自動化するサービスで、メール・SMS・オートコール（自動音声）・郵送の4つのチャネルを組み合わせた督促シナリオを設計し、債務者の属性に応じて自動で実行します。

督促の状況や送受信の履歴は一元管理され、これまで人手と心理的な負担がかかっていた電話・郵送の督促を標準化できます。メールだけでは反応が得られない相手にも、チャネルを変えながら継続的に働きかけられる点が特長です。資料請求ではなく、オンラインの導入相談から検討を進められます。

まとめ

督促メールは、自分の状況・段階に合った文面を、相手を責めずに送ることが基本です。件名は用件と期日を端的に示し、クッション言葉で印象をやわらげ、請求内容や期日を具体的に書けば、相手はすぐに動きやすくなります。

送る前には自分側の見落としや行き違いを確認し、反応がなければ1回目・2回目・最終催促と段階を踏みます。メールで動かないときは、電話・SMS・書面・内容証明・法的手段へと順に進めます。督促の手間や属人化が課題であれば、督促を自動化・代行する仕組みも検討するとよいでしょう。まずは、今日送るメールを仕上げるところから始めてみてください。

よくある質問（FAQ）

Q. 督促メールとは何ですか？

A. 督促メールとは、支払い・返信・提出・納品などが期日を過ぎても得られないときに、相手にあらためて対応を促すために送るメールです。取引先や社内の相手に対し、行き違いの可能性を残しながら事実を確認し、いつまでに何をしてほしいかを伝えます。「催促メール」もほぼ同じ意味で使われます。

Q. 督促メールを送る時間帯はいつがよいですか？

A. 督促メールは、相手の営業時間内、とくに午前中に送ると気づかれやすく効果的です。始業前や深夜に送ると他のメールに埋もれやすく、休日をまたぐと確認が遅れがちです。相手がその日のうちに気づき、対応を検討できる時間帯に届くよう配慮することが、結果的に早い反応につながります。

Q. 督促メールに反応がないとき、再送はどのくらい間隔を空ければよいですか？

A. 督促メールの再送は、前回の連絡から数日（3日程度）空けてから送るのが目安です。間隔を空けるのは、相手の対応や行き違いの時間を見込むためで、日をおかず繰り返すと急かしている印象が強まります。ただし長く放置すると回収や対応が遅れるため、反応がなければ2回目・最終催促と段階を踏みます。実際の間隔は取引先との関係や契約上の支払条件によって調整します。

Q. 督促メールの件名はどう書けばよいですか？

A. 督促メールの件名は、開かなくても用件がわかるよう、依頼内容と期日を端的に示すのが基本です。「お支払いのご確認のお願い」のように用件を明示し、請求書番号や期日を添えると、相手が優先度を判断しやすくなります。再送時は【再送】を付けて行き違いへの配慮を示し、「至急」「なぜ未対応ですか」といった強い言葉は避けます。

Q. 督促メールで角が立たない・失礼にならないようにするには？

A. 督促メールは、「相手を責める」のではなく「行き違いの可能性を残しながら事実を確認する」姿勢で書くと角が立ちません。「恐れ入りますが」「行き違いでしたら申し訳ございません」といったクッション言葉を添え、請求内容・期日・振込先など相手が動くのに必要な情報を具体的にそろえます。とくに1回目は事実の確認にとどめ、非難や決めつけを持ち込まないことが、その後のやり取りを円滑にします。

Q. 督促メールを送る前に確認すべきことは何ですか？

A. 督促メールを送る前に、自分側に入金・返信・納品の見落としや行き違いがないかを確認します。口座の入金明細や迷惑メールフォルダ、受領記録を見直し、最初の請求書・依頼メールが正しく届いているか、支払期日や納期の認識に相手との食い違いがないかを確かめます。行き違いのまま督促すると、かえって信頼を損ねかねません。

Q. 督促メールを何度送っても支払われないときはどうすればよいですか？

A. メールで動かないときは、電話・SMS→書面（督促状）→内容証明郵便→法的手段の順に、相手への負担が軽い手段から段階的に切り替えます。SMSはメールより開封されやすく、書面や内容証明は記録として残せます。法的手段には、簡易裁判所を通じた支払督促や少額訴訟があります。

督促の手間や属人化が課題であれば、督促のメール・SMS・電話・郵送を自動で回す仕組みや、請求から回収・督促までを外部に任せるサービスを取り入れる方法もあります。

Q. 内容証明郵便を送れば、相手に支払いを強制できますか？

A. 内容証明郵便そのものに、相手に支払いを強制する力はありません。証明されるのは「いつ・どんな内容の文書を誰から誰あてに差し出したか」であって、支払義務の正当性ではありません。実務上の意味は、督促した事実と日付を証拠として残し、相手に本気度を伝えることにあります。あわせて、内容証明による「催告」にはその時から6か月間、時効の完成を猶予する効果があります（民法150条）。

Q. 売掛金は、いつまで請求できますか？

A. 売掛金などの債権は、権利を行使できると知った時から5年間放置すると、時効によって消滅します（民法166条）。回収の可能性を残すためにも、督促は段階を踏みながら、放置せず進めることが大切です。あわせて、支払いが遅れた分については、契約に定めがなければ法定利率（2026年9月時点で年3%。3年ごとに見直される変動制です）による遅延損害金を請求できます（民法404条・419条）。

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