現金で支払ったのに領収書が手元にない経費を帳簿へ起こすとき、出金伝票を使えば支払いの記録を残せます。しかし、いざ記入しようとすると「この出費の勘定科目は何にすればよいのか」で手が止まりがちです。
電車代や文房具なら見当がついても、香典や自動販売機の飲み物、取引先との割り勘となると判断に迷う場面は少なくありません。摘要の書き方まで含めて、目の前の1件を正しく処理したいところです。
本記事では、領収書が出ない現金払いで起きやすい出費について、場面ごとの勘定科目を摘要の書き方例つきで一覧に整理します。あわせて、一覧にない出費の決め方、出金伝票への記入手順と仕訳の仕組み、領収書がない経費を処理するときの税務上の注意点まで解説します。
目次
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出費の場面別・勘定科目の一覧
ここからは、領収書が出ない現金払いで起きやすい出費について、場面別の勘定科目と摘要の書き方例を一覧で確認します。勘定科目は法令で科目名が定められているわけではなく会計実務の慣行で、支出の性質や目的（誰のために・何のために使ったお金か）に照らして性質の近い科目を選びます。下表は、その考え方で一般的に用いられる対応をまとめたものです。
| 出費の場面 | 電車・バス・タクシーでの移動 | 文房具・事務用品の購入 | 取引先との飲食・割り勘 | 会議でのお茶・弁当・茶菓 | 新聞・書籍・業界雑誌の購入 | 社外（取引先）への香典・ご祝儀 | 社内（従業員）への慶弔・見舞金 | 自動販売機の飲み物 | 取引先への手土産・お礼の品 | 各種団体・組合の年会費 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 勘定科目 | 旅費交通費 | 消耗品費 | 接待交際費 | 会議費 | 新聞図書費 | 接待交際費（交際費） | 福利厚生費（慶弔費でまとめる場合あり） | 福利厚生費（社内飲用）／会議費（会議の参加者用） | 接待交際費 | 諸会費 |
| 摘要の書き方例 | 「○○駅→△△駅 往復（取引先訪問）」など区間と用件 | 「ボールペン・コピー用紙代」など品目 | 「○○社 △△氏と会食（4名）」など相手先と人数 | 「社内会議用 飲料・弁当代」など用途 | 「業界紙 ○○ 購読料」など媒体名 | 「○○社 △△氏 ご逝去 香典」など相手先と名目 | 「従業員 ○○ 結婚祝い金」など対象者と名目 | 「事務所内 従業員用 飲料代」など用途 | 「○○社訪問 手土産代」など相手先 | 「○○協会 年会費」など団体名 |
摘要は、あとから見て「誰に・何のために・どこで」支払ったのかが分かるように書いておきます。相手先や用件を具体的に残しておくと、税務調査で支出の内容を問われたときにも説明しやすくなります。
レシートや領収書を受け取れた取引は、出金伝票を起こさずその原本を保管するのが基本です。出金伝票を使うのは、現金で払ったのに領収書が出ない取引や、受け取った領収書を失くした場合です。失くしたときも支出内容に応じて上表の科目で起票し、摘要に日付・相手・用件と「領収書なし」の旨を残しておきます。
迷いやすい支出は「誰のための支出か」で切り分ける
香典や自動販売機の飲み物のように、同じ品目でも科目が一つに定まらない支出があります。判断の手がかりは「この支出は誰のために、どんな目的で行ったのか」で、社外向けか社内向けかをたどると、性質の近い科目にたどり着けます。
慶弔に関する支出のように社外・社内で科目が分かれるものは、慶弔費という専用の科目を設けて社内外をまとめて管理する会社もあります。自社の処理の仕方に合わせて科目の立て方を決めておくと、担当者が替わっても扱いがぶれません。
一覧に無い・迷ったときの勘定科目の決め方
一覧で自分の出費が見つからない場合でも、拠りどころにできる順番があります。次の手順で確かめていくと、根拠を持って科目を決められます。
まず確認したいのは、過去の帳簿で同じような出費にどの科目を使っていたかです。同種の支出は毎回同じ科目で処理する（継続性を保つ）と、年度ごとに科目がぶれず、税務調査で内容を問われたときにも一貫した説明ができます。
過去の処理が見当たらないときは、社内に勘定科目表や経理規程があれば、それに従います。組織で使う科目をそろえておくと、担当者が替わっても処理が食い違いません。
基準になる帳簿も規程もない個人事業主や小規模の場合は、支出の目的に照らして近い科目を選びます。「誰のために・何のために使ったお金か」を手がかりにすると、旅費交通費や消耗品費など、性質の合う科目に行き着きやすくなります。
それでも判断がつかない支出は、無理に決めず顧問税理士に確認するのが確実です。科目選択は最終的に税務上の扱いにも関わるため、判断に迷う支出や金額の大きい支出は、専門家の確認を取っておくと安心して処理できます。
出金伝票への書き方
科目が決まったら、出金伝票に記入します。出金伝票に書く項目は、日付（支払日）・支払先・勘定科目・摘要・金額の5つが基本です。消費税の税率が混在する場合は、税率区分もあわせて記載しておく必要があります。
出金伝票は現金で支払った取引を記録する伝票なので、貸方は必ず「現金」で固定され、借方に先ほど決めた費用科目だけを記入します。たとえば電車代なら、借方に「旅費交通費」、貸方に「現金」が立ちます。現金が出ていくことが前提のため、簿記に自信がなくても、借方の費用科目を選ぶだけで迷わず記入できます。
場面別の記入例
よく出てくる場面について、実際の記入例を示します。手元の出金伝票に、日付・支払先・勘定科目・摘要・金額を当てはめて書き写せる形にしています。
電車・バスの交通費：取引先を訪問するために電車を使い、往復800円を支払った場合は、日付「2026年10月5日」、支払先「○○鉄道」、勘定科目「旅費交通費」、摘要「△△駅→□□駅 往復（取引先訪問）」、金額「800円」と記入します。
取引先への香典：取引先の関係者の葬儀で香典30,000円を包んだ場合は、支払先を相手先の名目、勘定科目「接待交際費」、摘要「○○社 △△氏 ご逝去 香典」、金額「30,000円」とします。会葬礼状など、支出を裏づける資料も一緒に保管しておきます。
取引先との割り勘：取引先との会食を割り勘にし、自社負担分5,000円を現金で支払った場合は、勘定科目「接待交際費」、摘要「○○社 △△氏と会食（4名・自社負担分）」、金額「5,000円」と記入します。社内の人だけの飲食なら会議費など、参加者に応じて科目を選びます。
文房具の購入：事務用のボールペンを現金500円で買った場合は、支払先「○○文具店」、勘定科目「消耗品費」、摘要「ボールペン 購入」、金額「500円」とします。レシートが出たときは、出金伝票に頼らずレシートを保管するのが基本です。
取引先との飲食費は、1人あたり1万円以下（令和6年4月1日以後の支出。従来は5,000円以下）など一定の要件を満たせば、法人税法上の交際費等から除いて会議費などとして扱えます。金額は消費税の経理方式に応じて判定するため、現行の基準は国税庁の案内で確認してください。
また、交際費等には法人税法上の損金算入限度があり、中小法人には年800万円までを損金に算入できる特例があります。香典や手土産を接待交際費とする場合も、この限度の範囲内かどうかを確認しておくと安心です。
出典・参考資料（1件）
記載項目ごとの細かな書き方や出金伝票の入手方法、入金伝票・振替伝票といった他の伝票との違いまで確認しておきたい場合は、以下の記事で詳しく解説しています。
ここまでの科目の判断や伝票の記入を毎回手作業で行うのは、件数が増えるほど負担の大きい業務です。費用の種類に応じた勘定科目の割り当てや仕訳を自動化できる経費精算システムを使えば、この手間を減らせます。詳しくは記事後半で紹介します。
領収書がない経費を出金伝票で処理するときの税務上の注意
科目を決めて伝票に記入できても、「領収書なしのこの処理で、経費や仕入税額控除は認められるのか」という不安は残ります。ここでは、消費税の仕入税額控除・税率区分・帳簿の保存期間について、押さえておきたい点を整理します。
消費税の仕入税額控除と帳簿のみ保存の例外（インボイス制度）
消費税の仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書（インボイス）などの保存が必要です。適格請求書は適格請求書発行事業者が交付する書類であり、自社で作成する出金伝票はこれに当たりません。出金伝票そのものは適格請求書の代わりにはなりません。
出典・参考資料（1件）
ただし、適格請求書の交付を受けることが難しい取引については、一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる例外があります。領収書が出ない公共交通機関の運賃や自動販売機での購入などは、この例外に含まれます。国税庁はこの例外を10類型定めており、以下の引用は本記事に関係する3つ（公共交通機関・自動販売機・出張旅費等）を抜粋したものです。
1 請求書等の交付を受けることが困難であると認められる次の取引（課税仕入れ）については、一定の事項を記載した帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。
出典：No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存｜国税庁
- ① 適格請求書の交付義務が免除される税込価額3万円未満の公共交通機関による旅客の運送
- ⑧ 適格請求書の交付義務が免除される税込価額3万円未満の自動販売機または自動サービス機からの商品の購入等
- ⑩ 従業員等に支給する通常必要と認められる出張旅費等（出張旅費、宿泊費、日当および通勤手当）
3万円未満という金額基準が付くのは①の公共交通機関や⑧の自動販売機で、⑩の出張旅費等には金額の上限はありません。自分の出費がこの例外に当てはまるかを確認したうえで、帳簿に必要事項を記載しておく必要があります。
このほか、一定規模以下の事業者が対象期間内に行う税込1万円未満の課税仕入れについては、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる「少額特例」もあります。
2 基準期間における課税売上高が1億円以下または特定期間における課税売上高が5,000万円以下の事業者が、令和5年10月1日から令和11年9月30日までの間に行った課税仕入れについて、その金額が税込1万円未満であるものについては、一定の事項が記載された帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。
出典：No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存｜国税庁
消費税の税率区分（10%・8%）の記載
軽減税率8%と標準税率10%が混在する取引を扱う場合は、出金伝票や帳簿にも税率ごとの区分を記載しておく必要があります。仕入税額控除を受けるには、税率ごとに区分して経理した帳簿と請求書等の保存が必要とされているためです。
区分の対象になるのは、飲食料品や定期購読契約に基づく新聞など軽減税率8%の取引と、標準税率10%の取引です。たとえば自動販売機で買うお茶やジュースなどの飲料は飲食料品として8%、酒類は10%と分かれます。帳簿のみの保存で控除が認められる例外に当てはまる取引でも、何が8%で何が10%かを帳簿から分かるようにしておくと、消費税の計算で誤りが生じにくくなります。
香典やご祝儀は、相手への贈与で対価性がないため消費税の課税対象外（不課税）で、税率区分の対象にはなりません。接待交際費として出金伝票を起こす場合も、消費税の区分は不要です。
出典・参考資料（1件）
帳簿・証憑の保存期間（原則7年・会社法は10年）
出金伝票を含む帳簿や証憑には、法律で定められた保存期間があります。法人の場合、法人税法上は原則7年です。
法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。
（注3）青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）となります。
出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
欠損金が生じた事業年度では、保存期間が10年に延びます。あわせて、会社法でも会計帳簿の保存期間が定められており、こちらは一律10年です。
株式会社は、会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。
出典：会社法 第432条第2項｜e-Gov法令検索
個人事業主の場合、青色申告では帳簿や決算関係書類を原則7年保存し、書類によっては5年でよいものもあります。
これらの帳簿および書類などは、原則として7年間保存することとされていますが、書類によっては5年間でよいものもあります。
5年間の保存でよい書類には、例えば、請求書、見積書、納品書、送り状などがあります。
出典：No.2070 青色申告制度｜国税庁
白色申告の個人事業主は、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿を7年、それ以外の任意帳簿や請求書・領収書などの書類を5年保存します。出金伝票で処理した経費も、これらの保存期間に従って捨てずに残しておくのが基本です。
出典・参考資料（1件）
勘定科目の手入力をなくす経費精算システムの活用
ここまで見てきたように、領収書が出ない現金経費は、科目の判断から伝票の記入、税務上の確認まで一つひとつ手作業が発生します。件数が多いほど負担は重く、科目の付け間違いや、現金の取り扱いに対する不正の懸念もつきまといます。
経費精算システムを使うと、費用の種類と勘定科目を連動させ、申請から仕訳までを自動化できます。手入力と科目判断の手間を減らしながら、処理の記録も残せるため、現金経費の管理を楽にする手段になります。ここでは、代表的な経費精算システムを3つ紹介します。
| サービス名 | Bill One経費 | 弥生経費 Next | マネーフォワード クラウド経費 |
|---|---|---|---|
| 勘定科目の自動連動・自動仕訳 | ●費用タイプを勘定科目に連動し仕訳入力まで進む | ●申請タイプごとに科目を設定、弥生会計 Nextへ自動で仕訳連携 | ●条件で借方科目を自動振り分け、クラウド会計へAPI仕訳連携 |
| 会計ソフト連携 | ●CSV・OpenAPIで既存の会計システムに連携（対応ソフト名は非公表） | ●弥生シリーズに自動連携（他社会計ソフトはCSV連携） | ●クラウド会計のほか他社会計ソフトにもCSV・APIで連携 |
| 電子帳簿保存法対応 | ●機能ページに対応を明記（要件ごとの詳細は要問い合わせ） | ●アップロード時に対応形式を自動チェック | ●スキャナ保存・電子取引に対応（上位プラン） |
| インボイス（適格請求書）対応 | ●適格請求書を自動で判定 | △登録番号の有効性確認は弥生証憑 Next側の機能 | ●登録番号を国税庁APIで自動判定 |
| 料金目安 | 初期費用＋年額費用（処理件数に応じ個別設定）／要問い合わせ | セット版は初期0円・追加1名月400円〜／単体版は年28,000円〜（税抜） | 初期0円・月2,480円〜（年払い、クラウド経費単体プラン） |
| 詳細情報 | 公式資料を見る | 公式資料を見る | オンライン相談を予約 |
1. Bill One経費（Sansan株式会社）
Bill One経費は、Sansan株式会社が提供するクラウド経費精算サービスです。専用のビジネスカードで経費を支払わせることで、従業員による立替払いそのものをなくす点を特徴としています。
費用タイプを勘定科目と連動させて設定でき、アップロードされた領収書はデータ化されてカード利用明細と自動で突き合わされ、仕訳の入力まで進みます。領収書のデータ化精度は99.9%（同社が規定する条件下）と公式の機能ページに記載されています。機能ページには電子帳簿保存法への対応や適格請求書の判定も掲げられており、要件ごとの詳細は公式への確認が必要です。
2. 弥生経費 Next（弥生株式会社）
会計ソフトでおなじみの弥生株式会社が手がける弥生経費 Nextは、申請から承認・精算までをスマートフォン1台で完結できるクラウド経費精算ソフトです。会計セット版と、経費精算を単体で使うエキスパートプランの両方が用意されています。
申請タイプごとに勘定科目を設定でき、スマホ撮影した領収書はAIが読み取って取引先名や科目を提案します。承認済みの経費データは弥生会計 Nextへ自動で仕訳連携されるため、科目の割り当てから会計処理までの流れがつながります。領収書のアップロード時には、電子帳簿保存法に対応した形式かどうかの自動チェックも働きます。
適格請求書の登録番号（T＋13桁）が有効かどうかの確認は、連携できる弥生証憑 Next側の機能で、弥生経費 Next単体の機能としては公式ページに記載がありません。インボイス対応を重視する場合は、証憑 Nextとの併用を前提に確認するとよいでしょう。
3. マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）
マネーフォワード クラウド経費は、領収書のOCR入力から会計ソフトへの仕訳連携までを一つの流れで扱うクラウド型の経費精算システムです。提供元は、クラウド会計などバックオフィス向けサービスを展開する株式会社マネーフォワードです。
設定した条件に基づいて借方の経費科目を自動で振り分けられ、仕訳データはマネーフォワード クラウド会計・会計PlusへAPI連携できます。弥生会計・勘定奉行・PCA会計といった他社の会計ソフトとも、CSVやAPIで接続できます。電子帳簿保存法のスキャナ保存・電子取引や、適格請求書発行事業者番号の読み取りにも対応しています。
紙中心の経費処理をシステムに切り替えると、現場の作業量がどの程度変わるのか。同社の栗本氏は、MCB FinTechカタログの取材で具体的な導入事例に触れています。
紙ベースの煩雑な経費精算フローが店舗と本社双方の業務時間を圧迫していて、毎月60店舗中50店舗で申請の差し戻しが発生している企業がいらっしゃいました。しかし、クラウドの導入後は、月初の作業時間が最大60時間から約6時間へ削減されたとのお声をいただいています。
ここで取り上げた3つ以外にも経費精算システムは数多くあり、料金体系や自動仕訳・会計連携の仕組みは製品ごとに異なります。勘定科目の判断や現金経費の手入力をシステムで減らそうと考えている方は、以下の記事で料金・機能・選び方まで比較できます。
まとめ
領収書が出ない現金払いの経費も、出費の場面ごとに勘定科目を当てはめれば、迷わず出金伝票を起こせます。交通費は旅費交通費、取引先との飲食は接待交際費というように、まずは場面と科目の対応を押さえるのが近道です。
香典や自動販売機のように科目が分かれる支出は「誰のための支出か」で判断し、一覧にない支出は過去の帳簿・経理規程・支出の目的の順に確かめます。仕訳は借方に費用科目、貸方は現金で固定されるため、科目さえ決まれば記入は難しくありません。
領収書なしの経費でも、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる例外や、税率区分の記載、保存期間といった税務上のルールを押さえておけば安心です。処理の手間や科目判断の負担が大きいと感じたら、科目連動や自動仕訳に対応した経費精算システムの活用も検討してみてください。
よくある質問（FAQ）
Q. 出金伝票とは何ですか？
A. 出金伝票とは、現金で支払った取引を記録するための伝票です。領収書が出ない、または領収書を紛失した現金払いの経費でも、支払日・支払先・勘定科目・摘要・金額を記入しておくことで、支払いの記録を帳簿に残せます。
Q. 出金伝票の勘定科目はどうやって決めればいいですか？
A. 出金伝票の勘定科目は、「誰のために・何のために使ったお金か」という支出の目的に照らして、性質の近い科目を選びます。交通費なら旅費交通費、文房具なら消耗品費のように、場面と科目の対応を押さえるのが基本です。
一覧で見つからない支出は、過去の帳簿で同じ支出に使った科目に合わせる（継続性を保つ）→社内の勘定科目表・経理規程に従う→支出の目的で判断する、の順に確かめると根拠を持って決められます。判断がつかない支出や金額の大きい支出は、顧問税理士に確認すると確実です。
Q. 香典やご祝儀の勘定科目は出金伝票でどう書けばいいですか？
A. 香典やご祝儀の勘定科目は、支払う相手が社外か社内かで分かれ、取引先など社外へのものは接待交際費（交際費）、従業員やその家族へのものは福利厚生費として処理するのが一般的です。摘要には「○○社 △△氏 ご逝去 香典」など相手先と名目を残し、会葬礼状など支出を裏づける資料もあわせて保管しておきます。社内外の慶弔をまとめて「慶弔費」という専用科目で管理している会社もあります。
Q. 自動販売機で買った飲み物代の勘定科目は何になりますか？
A. 自動販売機で買った飲み物代の勘定科目は、事務所に置いて従業員が飲むものなら福利厚生費、会議の参加者に出すものなら会議費と、用途によって分けて処理するのが一般的です。同じ飲み物でも「誰のために・どんな目的で」買ったのかで科目が変わります。判断に迷ったら、その支出の目的に立ち返ると近い科目を選びやすくなります。
Q. 出金伝票の借方・貸方はどう書けばいいですか？
A. 出金伝票は現金で支払った取引を記録する伝票なので、貸方は必ず「現金」で固定され、借方に決めた費用科目だけを記入します。たとえば電車代なら、借方に「旅費交通費」、貸方に「現金」が立ちます。現金が出ていくことが前提になっているため、簿記に自信がなくても、借方の費用科目を選ぶだけで迷わず記入できます。
Q. 領収書がない経費でも消費税の仕入税額控除は受けられますか？
A. 領収書がない経費でも、公共交通機関の運賃や自動販売機での購入など、請求書等の交付を受けることが難しい一定の取引は、帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合があります。自社で作成する出金伝票は適格請求書（インボイス）の代わりにはなりません。
税込3万円未満の公共交通機関の運賃・自動販売機での購入や、通常必要と認められる出張旅費などは、この例外に含まれます。対象や金額基準は取引によって異なるため、自分の出費が当てはまるかは国税庁の案内で確認してください。
出典・参考資料（1件）
Q. 出金伝票はいつまで保存すればよいですか？
A. 出金伝票を含む帳簿や書類は、法人税法・所得税法上は原則7年間、会社法では会計帳簿を10年間保存するよう定められています。法人は欠損金が生じた事業年度では保存期間が10年に延び、個人事業主も青色申告では帳簿や決算関係書類を原則7年（請求書など書類によっては5年）保存します。決算が終わった後も、保存期間が過ぎるまでは捨てずに残しておきます。
出典・参考資料（1件）
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