領収書の但し書きの書き方｜費目別の記入例一覧とお品代などNG例・インボイス対応

領収書を受け取ったとき、あるいは自分で発行するとき、「但し書き」の欄に何と書けばよいか迷った経験は少なくないはずです。「〇〇代として」と書くことは何となく分かっていても、自分のケースで正確にどう書くのが正解なのか、判断に迷う場面は多いものです。

但し書きは、その支払いが何に対するものかを示す項目です。書くのは通常、領収書を発行する側（店舗や取引先）ですが、内容を正しく伝えるためにも、自分で発行するときのためにも、費目に合った正解を知っておくと迷いません。ここが曖昧だと、経費として認められなかったり、消費税の仕入税額控除（支払った消費税を差し引く仕組み）の要件を満たさなかったりするおそれがあります。

この記事では、費目別・シーン別の記入例を一覧でまず示します。そのうえで、「お品代」などのNG例・書き方の基本ルール・インボイス制度での書き方・収入印紙の要否・書き間違えたときの訂正方法まで整理します。

費目別・シーン別の但し書き記入例一覧

まずは、費目（勘定科目）やシーンごとの記入例を一覧で示します。自分の状況に近い行を探し、そのまま書き写せる形にまとめました。ポイントは、右端の「避けたい例」のように何の代金か特定できない書き方を選ばないことです。

「避けたい例」がすべて禁止されるわけではありませんが、何を買ったか・何のための支払いかが第三者にも伝わる粒度まで具体化しておくと、経費処理でも税務調査でも説明しやすくなります。飲食を伴う支出は、会議費か接待交際費かで扱いが変わるため、参加人数や目的まで添えておくと安全です。

「お品代」など避けるべきNG例と正しい書き換え

ここからは、実際によく見かける避けたい書き方を、正しい書き換えとあわせて示します。共通する問題は「何の代金か特定できない」ことです。

• 「お品代（品代）として」 → 何を買ったか分かりません。「事務用品代として」「書籍代として」のように費目や品目を書きます。
• 「雑費として」「その他として」 → 用途が不明です。実際の支出内容に合わせて「消耗品費として」などに置き換えます。
• 「飲食代として」だけ → 会議費か接待交際費か判別できません。「会議用飲食代として（4名）」のように場面を添えます。

取引内容が具体的に書かれていない領収書は、インボイス制度（適格請求書等保存方式）のもとで仕入税額控除の要件を満たさないおそれがあります。適格請求書・適格簡易請求書には「取引内容」の記載が求められており、但し書きはこの取引内容に相当するためです（詳しくはインボイス制度下での但し書きの書き方で解説します）。

もう一つ注意したいのが、但し書きが空欄の領収書を受け取ったときに、受け取った側が自分で書き足すことです。他人が発行した領収書に後から書き込む行為は、私文書の変造にあたるおそれがあります。空欄や記載ミスがあった場合は、自分で直さず発行者に書き直し・再発行を依頼してください。

領収書の但し書きとは（意味と役割）

但し書きとは、その領収書で受け取った金銭が「何に対する支払いか」を示す項目です。「但し 〇〇代として」という形で、金額だけでは分からない取引の内容を補う役割を持ちます。

金額・日付・宛名がそろっていても、但し書きが空欄では「何を買ったのか」が証明できません。経費の正当性を客観的に示し、後から取引を確認できるようにするために、具体的な内容を書いておく必要があります。

なぜ正しく書く必要があるのか（経費計上・仕入税額控除・不正防止）

但し書きを具体的に書く理由は、大きく3つあります。

• 経費として正しく計上するため：何のための支出かが分かって初めて、適切な勘定科目で処理できます。
• 消費税の仕入税額控除を受けるため：インボイス制度のもとでは、記載事項を満たした適格請求書等の保存が仕入税額控除の要件です。取引内容が不明だと要件を満たせないおそれがあります。
• 不正利用や書き換えを防ぐため：内容が具体的なほど、用途の偽りや後からの改ざんがしにくくなります。

とくに仕入税額控除は、国税庁が要件を明確に示しています。

適格請求書等保存方式の下では、一定の事項が記載された帳簿及び「適格請求書（インボイス）」等の保存が仕入税額控除の要件となります。

出典：国税庁 タックスアンサー No.6498「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」

但し書きの書き方の基本ルール

費目ごとの記入例を押さえたら、どの費目にも共通する3つの型を確認しておきましょう。この型さえ守れば、一覧にない支出でも迷わず書けます。

「〇〇代として」と最後まで書く（追記・改ざんを防ぐ）

但し書きは「〇〇代として」と、語尾の「として」まで書き切ります。文字を途中で止めず余白を残さないことで、後から品目を書き足されるのを防げます。金額欄も同様に、先頭に「¥」、末尾に「-」や「也」を付けると数字の改ざんを防ぎやすくなります。

他人が作成した領収書を無断で書き換えたり、空欄に後から書き込んだりする行為は、刑法上の私文書偽造・変造に問われるおそれがあります。

行使の目的で、次の各号に掲げるいずれかの行為をした者は、三月以上五年以下の拘禁刑に処する。（略）他人が押印し若しくは署名した権利、義務若しくは事実証明に関する文書等（略）を変造した者も、前項と同様とする。

出典：刑法（明治四十年法律第四十五号）第159条（私文書偽造等）｜e-Gov法令検索

具体的な品目・用途を書く（何の代金か特定できる粒度）

但し書きは、第三者が読んでも何の代金か分かる粒度まで具体化するのが基本です（避けたい書き方と正しい書き換えは前掲のNG例を参照）。飲食を伴う支出では、会議か接待かで勘定科目が変わるため、参加人数や目的を添えておくと処理に迷いません。

この粒度が求められる背景には、インボイス制度で「取引内容」の記載が必須とされていることがあります（記載事項の詳細は次章で解説します）。宛名についても「上様」は誰への発行か不明になるため、可能な範囲で正式名称を記載してもらうのが無難です。

複数の品目を買ったときの書き方（代表＋「他〇点」）

1枚の領収書に複数の品目が含まれる場合は、金額の大きいものや点数の多いものを代表として記載し、「他〇点」と付け加えると分かりやすくなります。たとえば文房具をまとめて買ったときは「事務用品代として（ファイル他3点）」のように書きます。

代表以外の品目も後から確認できるよう、明細やレシートを領収書とあわせて保管しておくと安心です。品目ごとに勘定科目が分かれる場合は、レシートを見ながら分けて計上しましょう。

インボイス制度下での但し書きの書き方（適格簡易請求書の記載事項）

インボイス制度（適格請求書等保存方式）のもとでは、領収書も要件を満たせば「適格請求書」や「適格簡易請求書」として扱えます。買い手が仕入税額控除を受けるには、次の記載事項がそろった書類の保存が必要です。

①適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号 ②取引年月日 ③取引内容（軽減税率の対象品目である旨） ④税率ごとに区分して合計した税込対価（又は税抜対価）の額及び適用税率 ⑤税率ごとに区分した消費税額等 ⑥書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

（注1）小売業、飲食店業、タクシー等を営む事業者が交付する書類については、④の適用税率又は⑤の消費税額等は、いずれかの記載で差し支えありません。また、この場合⑥の記載は不要となります。

出典：国税庁 タックスアンサー No.6625「適格請求書等の記載事項」

但し書きは、このうち③の「取引内容」にあたります。ここが「お品代」のように不明確だと、記載事項を満たさず適格請求書等として認められないおそれがあります。軽減税率（8%）の対象品目が含まれる場合は、その品目に「※」などの記号を付け、欄外に「※は軽減税率対象」と添えるなど、対象だと分かるように記載しましょう。

小売店・飲食店・タクシーなど不特定多数を相手にする事業者が発行する領収書は「適格簡易請求書」に該当します。この場合は注1のとおり、適用税率か消費税額等のいずれかの記載でよく、宛名（交付を受ける事業者の氏名・名称）も省略できます。受け取る側は、登録番号と取引内容がきちんと記載されているかを確認しておきましょう。

収入印紙が必要になる場合（5万円未満は非課税・税抜判定・クレジット/電子）

紙の領収書は、記載金額によって収入印紙の貼付が必要になります。領収書は印紙税額一覧表の第17号文書にあたり、記載金額が5万円未満のものは非課税です。

記載金額が1,000万円を超える場合は、金額に応じてさらに高い印紙税額が定められています（詳しくは国税庁の印紙税額一覧表を参照してください）。あわせて、事業に関係しない個人間の受け取り（営業に関しない受取書）は非課税です。フリーランスや個人が私的な取引で発行する領収書は、金額にかかわらず印紙が不要になる場合があります。

出典・参考資料（1件）

• 出典：No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書｜国税庁（タックスアンサー）

消費税額を区分記載すれば税抜金額で判定できる

5万円の判定は、消費税額等を区分して記載すれば税抜（本体価格）で行えます。国税庁は具体例を示しています。

売上代金の領収書に、「商品販売代金48,000円、消費税額等4,800円、合計52,800円」と記載したとします。この場合、消費税額等の4,800円は記載金額に含めませんので、記載金額48,000円の第17号の1文書となります。したがって、記載金額が50,000円未満の領収書は非課税文書となりますので、印紙税は課税されません。

出典：国税庁 タックスアンサー No.7124「消費税額等が区分記載された契約書等の記載金額」

税込金額だけを書いた領収書では税込額で判定されるため、この例のように税抜価格と消費税額を分けて書いておくことで、印紙が不要になる場合があります。手書きの領収書なら、金額欄や但し書き欄の近くに「本体48,000円 消費税4,800円」のように区分して書き添えておくと判定しやすくなります。

クレジットカード払い・電子領収書は印紙が不要

クレジットカードで支払われた際の領収書は、その場で金銭を受け取っていない（信用取引）ため、第17号の1文書に該当せず印紙が不要です。ただし、国税庁の質疑応答事例では「クレジットカード利用の旨を領収書に記載する」ことが条件とされています。この記載がないと課税文書と扱われるため、「クレジットカード利用」と明記しておきましょう。

また、メールなどで送る電子的な領収書は、印紙税の課税対象である「文書」に当たらないため、金額にかかわらず印紙が不要です。印紙税は紙の課税文書を作成したときに課される税であり、電磁的記録はその対象外とされています。電子データを紙に印刷して交付する場合は、その紙が課税文書になり得る点には注意が必要です。

出典・参考資料（2件）

• 出典：質疑応答事例《印紙税》クレジット販売の場合の領収書｜国税庁（質疑応答事例）
• 出典：質疑応答事例《印紙税》取引先にメール送信した電磁的記録に関する印紙税の取扱い｜国税庁（質疑応答事例）

書き間違えたときの訂正方法（通常の領収書 vs インボイス対応領収書）

但し書きや宛名を書き間違えたときの直し方は、通常の領収書とインボイス対応の領収書で異なります。いずれの場合も、修正液や修正テープでの訂正は改ざんを疑われやすいため避けます。

• 通常の領収書：発行者が誤った箇所に二重線を引き、訂正印を押して正しい内容を書き直します。誤りを消さずに残すことで、誰が訂正したかを追えるようにします。
• インボイス対応の領収書：訂正では記載事項の要件を満たさなくなるおそれがあるため、発行者による再発行が原則です。受け取った側は自分で修正せず、発行者に再発行を依頼します。

先に触れたとおり、受け取った領収書を自分で書き換えることは避けてください。書き間違いに気づいたら、発行者に連絡して訂正または再発行してもらうのが確実です。再発行に応じてもらえない場合は、支払いを証明する銀行の振込明細やカード利用明細などの客観的な資料をあわせて保管しておきます。

但し書き・費目判定の手間を仕組みで減らすには

ここまで見てきたように、但し書きは費目に応じて具体的に書き、インボイスや印紙の要件も確認する必要があります。毎回この判断を人の目で行うと手間がかかり、申請の差し戻しも起きがちです。

経費精算システムを使うと、こうした作業の一部を自動化できます。領収書をスマートフォンで撮影すると記載内容を読み取ってデータ化し、勘定科目の候補を提示したり、社内規程に反する申請にアラートを出したりする機能があります。適格請求書発行事業者の登録番号を読み取り、インボイスの要件を満たすかを確認できるものもあります。手入力と目視チェックが減るぶん、但し書きや費目の判断にかかる負担を小さくできます。

主要な経費精算システムの機能・料金や、自社に合うサービスの選び方は、以下の記事で詳しく比較しています。導入を具体的に検討する場合は、あわせてご覧ください。

まとめ

但し書きは、「〇〇代として」と最後まで書き、何の代金かが第三者にも伝わる粒度で具体的に記載するのが基本です。費目別の記入例を手元に置き、「お品代」などの曖昧な表現を避ければ、経費処理でも税務調査でも説明に困りません。

インボイス制度では但し書きが「取引内容」にあたり、収入印紙は記載金額5万円が一つの基準です。書き間違えたときは自分で直さず発行者に訂正・再発行を依頼します。毎回の記入や費目判定の手間が大きいと感じたら、経費精算システムで自動化する方法もあわせて検討してみてください。

よくある質問（FAQ）

Q. レシートでも経費精算に使えますか？但し書きは必要ですか？

A. レシートは但し書きがなくても経費精算に使えます。レシートには購入した品目・金額・店名が印字されており、但し書きがなくても取引内容を確認できるためです。インボイス制度の登録番号や税率ごとの区分が記載されていれば、手書きの領収書と同様に適格簡易請求書として仕入税額控除にも利用できます。

Q. 但し書きが空欄や「お品代」の領収書を受け取ったらどうすればいいですか？

A. 自分で書き足さず、発行者に書き直しか再発行を依頼してください。他人が発行した領収書に後から書き込む行為は私文書の変造にあたるおそれがあり、また取引内容が不明なままでは経費や仕入税額控除で否認されるリスクがあります。再発行が難しい場合は、購入明細やレシートを添えて、何のための支払いかを補足して保管しておきます。

Q. 宛名が「上様」の領収書でも経費として認められますか？

A. 「上様」でも直ちに無効になるわけではありませんが、正式名称で発行してもらうのが確実です。「上様」は誰に発行されたかを特定できず、税務調査で説明を求められる可能性があるためです。可能な範囲で会社名や屋号を記載してもらいましょう。ただし、小売店・飲食店・タクシーなど不特定多数を相手にする事業者が発行する適格簡易請求書は、そもそも宛名（交付を受ける事業者の氏名・名称）の記載が不要とされています。

出典・参考資料（1件）

• 出典：No.6625 適格請求書等の記載事項｜国税庁（タックスアンサー）

Q. 領収書をもらい忘れた場合はどうすればいいですか？

A. 後日でも発行者に領収書の発行・再発行を依頼できます。その場でもらい忘れても、購入日や金額を伝えれば対応してもらえるのが一般的です。どうしても入手できない場合は、出金伝票を作成したうえで、クレジットカードの利用明細や銀行の振込明細など支払いを客観的に示す資料をあわせて保管しておきます。出金伝票に記載する項目や記入例、領収書がないときの処理は出金伝票の書き方で詳しく解説しています。

Q. 領収書は紙のまま保管しなければいけませんか？

A. 電子帳簿保存法の要件を満たせば、領収書を電子データで保存でき、紙原本の保存は必須ではありません。紙で受け取った領収書は、スキャナ保存の要件を満たせばスキャンして電子データで保存でき、一定の場合は紙原本を破棄できます。

一方、メールなどで電子的に受け取った領収書（電子取引）は、原則として電子データのまま保存することが求められます。紙・電子それぞれの具体的な保存手順や保存期間、満たすべき要件は領収書の保存方法で詳しく解説しています。

出典・参考資料（1件）

• 参考資料：電子帳簿保存法関係｜国税庁（電子帳簿保存法特設サイト）

Q. 個人事業主やフリーランスでも但し書きは必要ですか？

A. 個人事業主やフリーランスでも、経費として計上する支払いの領収書には但し書きが必要です。確定申告で必要経費を証明する際、何に対する支払いかが分かる記載がないと経費性を説明しにくくなるためです。受け取る側としては空欄や「お品代」を避け、発行する側としては費目が伝わる具体的な但し書きを書くよう心がけましょう。

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