音声ガイダンスの例文集｜場面別にそのまま使える文面と差し替え方・流し方・費用まで

電話が鳴るたびに作業が止まる、営業時間外や昼休みの着信を取りこぼす、用件に関係のない取次ぎに追われる——こうした負担を減らす手段のひとつが、電話に自動で流す音声ガイダンスです。ただ、いざ設定しようとすると「どんな文面を流せばいいのか」で手が止まりがちです。

この記事では、営業時間外・番号振り分け・混雑時のお待たせなど、場面別にそのまま読み上げられる例文を差し替え箇所つきでまとめ、あわせて良い文面にするコツ、録音とテキスト読み上げの違いや既存のビジネスフォンで使えるかといった流し方、費用の目安まで解説します。会社名や営業時間を直せばすぐ使え、どの手段で流すかの判断まで一気に進められます。

場面別のそのまま使える音声ガイダンス例文集

ここからは、電話対応でよく使う場面ごとに、そのまま読み上げられる音声ガイダンスの例文を紹介します。文中の〔　〕は差し替え箇所です。〔会社名〕〔営業時間〕〔番号〕〔部署名〕などを自社の内容に直してお使いください。自社の電話に流す案内は、まずこの中から近い場面を選び、言い回しを整えるところから始めると早く用意できます。

代表電話の基本の挨拶

最初に流れる挨拶です。社名を名乗り、このあとの案内につながる一言を添えます。長い前置きは避け、要点だけを短く伝えます。

「お電話ありがとうございます。〔会社名〕でございます。ただいま担当者におつなぎします。このまましばらくお待ちください。」

通話を録音する場合は、挨拶に続けて次の一文を加えます。

「なお、応対品質向上のため、通話内容を録音させていただく場合があります。あらかじめご了承ください。」

営業時間外・休日の案内

営業時間外の着信に流す案内です。「今は時間外であること」と「いつ・どうすればつながるか」を必ずセットで伝えると、かけた相手が次の行動に迷いません。

基本の例文（翌営業日・再開時刻を案内する）

「お電話ありがとうございます。〔会社名〕でございます。誠に恐れ入りますが、本日の営業は終了いたしました。営業時間は〔平日9時から18時まで〕です。恐れ入りますが、営業時間内にあらためておかけ直しいただくか、〔当社ホームページのお問い合わせフォーム〕よりご連絡ください。」

留守番電話で用件を録音してもらう例文

折り返しの連絡先を残してもらいたい場合は、録音を促す案内にします。

「お電話ありがとうございます。〔会社名〕でございます。ただいま営業時間外です。ピーという発信音のあとに、お名前・ご連絡先・ご用件をお話しください。〔翌営業日〕に、担当者より折り返しご連絡いたします。」

用件別に番号で振り分ける案内

用件ごとに担当窓口へ振り分ける案内です。聞き取りやすさを優先し、用件を先に、押す番号をそのあとに言うと、かけた相手が番号を覚えやすくなります。

基本の例文（用件が2〜3種類のとき）

「お電話ありがとうございます。〔会社名〕でございます。ご用件に応じて番号をお選びください。〔商品・サービスに関するお問い合わせ〕は1を、〔ご契約中のお客様〕は2を、〔その他のお問い合わせ〕は3を押してください。」

選択肢が多いときの例文（階層で分ける＋「その他は0番」の救済）

用件が多い場合は、最初に大きく3〜4つに分け、必要に応じて次の階層で細かく案内します。どの階層にも、迷ったときにオペレーターへつながる「逃げ道」を用意しておきます。

「お電話ありがとうございます。〔会社名〕でございます。〔新規のお申し込み〕は1を、〔ご利用中のサービスに関するお問い合わせ〕は2を、〔採用に関するお問い合わせ〕は3を押してください。その他のご用件、または担当者に直接おつなぎをご希望の方は0を押してください。」

混雑時（あふれ呼）のお待たせ案内

電話が混み合ってすぐに出られないときの案内です。「今は混み合っている」と伝えるだけでなく、待つ・かけ直す・折り返してもらう、のどれを選べるかを示すと、かけた相手の負担が減ります。

基本のお待たせ例文

「お待たせしております。ただいま電話が大変混み合っております。順番におつなぎしておりますので、このまましばらくお待ちいただくか、恐れ入りますが時間をおいておかけ直しください。」

折り返し（コールバック）・かけ直しを案内する例文

待ち時間が長くなりそうなときは、折り返しの連絡を受け付ける案内に切り替えます。

「お待たせしております。担当者からの折り返しをご希望の方は〔1〕を押し、発信音のあとに、お名前とご連絡先の電話番号をお話しください。〔本日の営業時間内〕に、担当者より折り返しご連絡いたします。」

臨時休業・長期休暇の案内

臨時休業や年末年始・大型連休など、通常と違う休みのときの案内です。休業の期間と、再開日、急ぎの連絡手段を伝えます。

「お電話ありがとうございます。〔会社名〕でございます。誠に勝手ながら、〔○月○日から○月○日まで〕休業しております。〔○月○日〕より通常どおり営業いたします。お急ぎの方は、〔当社ホームページのお問い合わせフォーム〕よりご連絡ください。」

緊急・災害時の案内

システム障害や自然災害で通常の対応ができないときの案内です。状況と、分かっていれば復旧の見込み、代わりの連絡手段を簡潔に伝えます。

「お電話ありがとうございます。ただいま〔状況（例：システム障害、台風などの災害）〕の影響により、電話がつながりにくい状況となっております。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。復旧は〔本日中〕を見込んでおります。お急ぎの方は、〔当社ホームページ〕より最新の情報をご確認ください。」

SMS・Webフォーム／FAQへの誘導

電話がつながりにくいときや、手続き・予約を自分で進めてもらいたいときは、SMS や Web への誘導を案内に組み込みます。電話以外の窓口を示すことで、着信の集中をやわらげられます。

SMSで手続き・予約URLを送る例文

「スマートフォンや携帯電話からおかけのお客様には、〔各種お手続き〕ができる専用のURLをショートメッセージ（SMS）でお送りします。メッセージをご確認のうえ、記載のURLよりお進みください。」

Webフォーム・FAQ・チャットへ誘導する例文

「よくあるご質問や各種お手続きは、〔当社ホームページのお問い合わせページ〕で24時間受け付けております。お急ぎでない場合は、そちらもあわせてご利用ください。」

良い音声ガイダンスにするコツと失敗の避け方

例文をそのまま使う場合でも、自社向けに書き直す場合でも、次の点を押さえると、かけた相手が迷わず、最後まで聞いてもらえる案内になります。いずれも「聞く側が途中で離れないため」という狙いは共通です。

• 選択肢は3〜4つまでに絞る：一度に案内する番号が多いと、聞いた相手は覚えきれず、押す前に離れてしまいます。多いときは大きく3〜4つに分け、次の階層で細かく案内します。
• 最後に必ず「逃げ道」を用意する：どの番号にも当てはまらない人のために、「その他は0番」「担当者におつなぎするには0番」といった案内を残します。逃げ道がないと、用件に合う番号が無い人が行き止まりになり、切られてしまいます。
• 挨拶や前置きは短くする：かけた相手は用件を伝えたくて待っています。丁寧すぎる長い挨拶は離脱の原因になるため、社名を名乗ったらすぐ本題の案内に入ります。
• 社内用語・専門用語を避ける：部署名やサービス名で分けると、社内では分かっても、かけた相手には何を選べばよいか伝わりません。「何をしたいか」の言葉（新規の申し込み・契約中の相談など）で案内します。
• 次にどうすればよいかを明示する：「1を押してください」「このままお待ちください」のように、聞いた相手が次に取る行動を言い切ります。状況説明だけで終えると、相手は何をすればよいか分かりません。
• 否定語で終わらせない：「対応できません」「受け付けていません」だけで終えると、相手は次の手段を失います。できないことを伝えるときは、代わりにできること（フォーム・メール・営業時間内のかけ直し）を必ず添えます。

案内の作り込みが甘いと、かけた相手は途中で離れてしまいます。次に挙げるのはカスタマーサポートやコールセンターの運用担当者を対象にした調査ですが、少人数で電話を受ける一般のオフィスでも同じことが起こります。

カスタマーサポート・コンタクトセンター部門の責任者や運用担当者1,005人に聞いたFoonz株式会社の調査（2025年10月）でも、自動音声応答の運用課題として「ユーザーが途中で離脱しやすい」が48.1%、「メニュー階層が複雑でユーザーが迷いやすい」が39.0%で上位に挙がりました。

利用者が不満を感じる点としては「長時間待たされる（担当者にたどり着くまでに時間がかかる）」が50.4%で最多でした。選択肢を絞り、案内を短くし、逃げ道を用意するのは、こうした離脱を防ぐためです。

出典・参考資料（1件）

• 出典：IVR（自動音声応答システム）の導入実態とユーザー離脱の要因に関する実態調査｜Foonz株式会社（PR TIMES）

公開したあとも、どの番号で切られやすいか・最後まで聞かれているかを定期的に見直し、選択肢の並びや言い回しを調整すると、案内の精度が上がっていきます。

作った文面を実際にどう電話に流すか

ここからは、用意した文面を実際に電話へ流す方法を整理します。音声の作り方には「録音して吹き込む」と「テキストを入れて自動で読み上げる」の2通りがあり、さらに今の電話機でそのまま使えるのか、専用のサービスが必要なのかで導入の手間が変わります。

録音して吹き込む方法

自社の担当者やナレーターが原稿を読み上げ、その音声を電話機やサービスに登録する方法です。人の声ならではの自然な抑揚が出せるため、会社の第一印象を大切にしたい場合に向いています。静かな環境で、原稿を用意してはっきりと読み上げると、聞き取りやすい音声になります。

一方で、文面を変えるたびに録り直しが必要になります。営業時間や休業日の案内をこまめに切り替えたい場合は、次に説明するテキスト読み上げのほうが手間がかかりません。

テキストを入れると音声になる（音声合成・TTS）

管理画面に文面を入力すると、その場で読み上げ音声を自動生成する方法です。音声合成（TTS：Text To Speech）と呼ばれ、録音のように読み上げる人を手配する必要がありません。文面を書き換えればすぐに反映できるため、営業時間外や臨時休業の案内を状況に応じて切り替えたい場合に向いています。

この記事で紹介する例文も、テキスト読み上げに対応したサービスなら、〔　〕を自社の内容に直して入力するだけで音声にできます。録音と読み上げの両方に対応し、用途で使い分けられるサービスもあります。

今のビジネスフォンでそのまま使えるか

音声ガイダンスを流せるかどうかは、今使っている電話環境によって変わります。大きく分けて、次の3つのケースがあります。

• 今の電話機の標準機能で使えるケース：ビジネスフォンの主装置が音声ガイダンスに対応していれば、設定だけで時間外アナウンスなどを流せる場合があります。まずは電話機の型番と主装置の仕様を確認しておくとよいでしょう。
• 機器の追加が必要なケース：標準では対応していなくても、音声応答用のユニットを追加すれば使えることがあります。追加費用と工事の要否は販売店への確認が必要です。
• クラウド型のサービスを使うケース：今の電話機の対応状況にかかわらず、インターネット経由で音声ガイダンスや用件別の振り分けを導入できます。番号を発行して着信を受けたり、既存の番号を引き継いだりでき、機器の入れ替えをせずに始めやすいのが特長です。

音声ガイダンスとIVRの違い

音声ガイダンスは、あらかじめ用意した案内を電話口で流す仕組みです。これに対してIVR（自動音声応答システム：Interactive Voice Response）は、流した案内に対して相手が番号を押す（または用件を話す）と、その内容に応じて担当窓口へ振り分けたり、自動で応答したりするところまでを担います。

「営業時間外の案内を流したい」だけなら音声ガイダンスの機能で足りますが、「用件別に担当へ振り分けたい」「混雑時に折り返しを受け付けたい」まで自動化したい場合は、IVRに対応したサービスが必要になります。この記事の番号振り分けの例文を活かすなら、IVRまで対応した手段を選ぶことになります。

番号のプッシュではなく、発信者が話した用件をAIが聞き取って応対する仕組みは「ボイスボット」と呼ばれます。発話で受け答えする自動応対まで視野に入れて比べたい場合は、以下の記事でIVRとの違いや主要サービスの料金・選び方を整理しています。

音声ガイダンス導入にかかる費用の目安

ここでは、導入を社内で検討する際の費用の桁感を示します。金額はプランや通話量で変わるため、あくまで目安として捉え、最新の料金は各サービスの公式情報で確認してください。

クラウド型のサービスは、初期費用を0円に抑えたプランが多く、月額は提供形態によって数千円程度から始められます。たとえば2026年10月時点で、fondesk IVRは初期費用なし・月額2,980円（税別、専用番号込み）に通話の従量料金が加わる形、IVRyは初期費用0円でスターター月額3,980円（税抜）からの料金体系です。

用件別の振り分けや同時着信の数が増えるほど、上位プランや追加のチャネル費用がかかります。

出典・参考資料（2件）

• 出典：料金｜fondesk IVR（公式サイト）
• 出典：料金プラン｜IVRy（公式サイト）

一方、今あるビジネスフォンに音声応答のユニットを追加したり、専用の音声応答装置を買い切りで導入したりする方法は、電話機の機種や主装置の構成によって対応の可否と費用が変わります。導入できるか・いくらかかるかは、利用中の電話機メーカーや販売店に確認するのが確実です。こまめに文面を変えたい、短期間で始めたいという場合は、初期費用を抑えやすいクラウド型のほうが向いています。

文面を流す・用件別の振り分けを自動化できるサービス

用意した文面を実際に電話へ流し、用件別の振り分けまで自動化したい場合は、クラウド型のIVR・音声ガイダンスサービスを使うと、今の電話環境を大きく変えずに始められます。ここでは、テキスト入力で案内を自動生成できるか、番号や発話で用件別に振り分けられるか、文面を即日変更できるかといった、「流し方」の観点で使えるサービスを紹介します。

このあと、流し方の観点で代表的な4社を個別に紹介します。ほかのサービスも下の表で比べられるので、自社の使い方に近いものから資料を見比べてみてください。

費用やタイプ、選び方まで含めてIVR・音声ガイダンスのサービスをもっと広く比較したい場合は、以下の記事で主要サービスを横並びに整理しています。

1. IVRy（アイブリー）／株式会社IVRy

株式会社IVRyの「IVRy（アイブリー）」は、電話の一次受付を自動化するAI電話応答サービスです。作成した案内文はテキストで入力するとAIが音声で読み上げるほか、録音した音声をそのまま流すこともでき、用件に合わせたガイダンスを無人で再生できます。

用件別の振り分けは、発信者に番号を押してもらうプッシュ式のIVR分岐と、発信者が自由に話した内容を音声認識で聞き取るAI受付の2方式に対応し、同じプラン内で併用できます。営業時間内と夜間・休日でガイダンスを自動で切り替え、用件に応じて担当者の端末へ転送したり、Slack・LINE・Teams・メールへ通知したりできる点が、作った文面を運用につなげるうえで使いやすい部分です。

月30着電まで使えるフリープランが用意されており、初期費用をかけずに音声ガイダンスの試作と動作確認から始められます。有料プランは月額制で、通話料や電話番号維持費などの従量料金が別途かかるため、具体的な費用は公式サイトで確認することをおすすめします。

2. fondesk IVR（株式会社うるる）

fondesk IVR は、電話代行サービス「fondesk」で知られる株式会社うるるが2024年12月に提供を開始した電話自動応答サービスです。入力した案内文をAI音声または録音で読み上げる仕組みで、手持ちの業務にあわせた音声ガイダンスを画面から作成できます。

コールフローは「見た目通りに入力するだけ」のノーコード設計で、発信者が選んだ番号や営業時間に応じて案内を分岐させ、指定の番号へ転送します。設定画面からは従量課金のかからないテスト発信をワンクリックで試せるため、作ったガイダンスが意図どおり流れるかをその場で確認できます。

録音は自動で文字起こしされ、Slack・Teams・Chatwork・LINEなど9種のツールへ通知されます。発信（アウトバウンド）には対応しない受信専用のサービスです。

料金は初期費用なし・月額2,980円（税別、専用番号込み）で、着信は3円/分の従量課金という構成です（2026年10月時点）。音声案内や分岐の設定、テストコールは無料で利用できます。

3. ソクコム（Foonz株式会社）

ソクコムは、IVRやクラウドPBX（インターネット経由で使える電話交換機）、CTI（電話とパソコンの情報を連携させる仕組み）を1つのクラウド基盤に束ねるFoonz株式会社のコミュニケーション基盤です。電話を軸に受電・架電の双方を自動化するサービスで、音声ガイダンスによる一次受付もこの基盤の機能の1つとして利用します。

用件別の振り分けでは、発信者の音声を認識して回答内容ごとに応答フローを分ける「キーワード分岐機能」と、事前に設定した設問を音声で投げかけて回答を取得する「ヒアリング機能」を備えます。現在使っている電話番号を引き継ぐか、新しく専用番号を発番するかを選べるため、既存の番号で流している案内をそのまま移行しやすい点も実務では扱いやすい部分です。通話録音・文字化・要約にも対応します。

料金は使いたい機能を組み合わせて契約する設計で、通話料やSMS送信などの従量単価、初期費用は公式サイトでは「お問い合わせ」とされています。導入を検討する際は公式サイトで見積もりを取ることをおすすめします。

4. コールナビゲーター（コスモバリュー株式会社）

コールナビゲーターは、低価格帯を打ち出すコスモバリュー株式会社のクラウドIVRです。流す音声ガイダンスは、AI音声・自社で収録した音声・プロのナレーターによる収録音声（有料）の3種類から選べるため、作成した案内文の仕上がりを用途や予算に合わせて調整できます。

営業時間内と時間外でガイダンスを自動で切り替えられ、お昼休み用のガイダンス（スタンダードプランのみ）も設定できます。用件別の振り分けは番号のプッシュ操作で行い、一斉転送・順次転送（最大第10転送先まで）やテレワーク向けのグループ転送に対応します。録音されたメッセージや文字起こしメールを確認し、必要な用件だけを折り返す「折り返し希望受付」も利用できます。

初期費用は無料（予約機能プランを除く）で、月額2,728円（税込）のシンプルプランから利用できます（2026年10月時点）。7日間の無料トライアルが用意されています。

まとめ

音声ガイダンスの文面は、ゼロから考えるより、使う場面を決めてから例文を当てはめるほうが早く用意できます。この記事の例文を、〔　〕の部分を自社の会社名・営業時間・番号・部署名に直してお使いください。選択肢は3〜4つに絞り、最後に「その他は0番」などの逃げ道を残し、案内は短くまとめるのが、最後まで聞いてもらうコツです。

文面が決まったら、次は流し方です。録音して吹き込むか、テキストを入れて自動で読み上げるか、今の電話機で足りるかを確認し、用件別の振り分けまで自動化したい場合はクラウド型のIVRサービスが選択肢になります。各サービスの対応機能や料金は、資料を取り寄せて見比べると判断しやすくなります。

よくある質問（FAQ）

Q. 音声ガイダンスとは何ですか？

A. 音声ガイダンスとは、電話をかけてきた相手に、あらかじめ用意した案内を自動で流す仕組みです。

代表電話の挨拶、営業時間外の案内、用件別の番号振り分けなどに使われ、担当者がすぐに出られないときでも電話の一次対応を自動化できます。流した案内に対して相手が押した番号などで担当窓口へ振り分けるところまで行う場合は、IVR（自動音声応答システム）と呼ばれます。

Q. 音声ガイダンスとIVRの違いは何ですか？

A. 案内を流すだけでよいか、用件別の振り分けまで要るかで選ぶのが目安です。

営業時間外や休業の案内を自動で流したいだけなら、音声ガイダンスの機能で足ります。番号を押してもらって担当窓口へ振り分けたい、混雑時に折り返しを受け付けたいなど、相手の操作に応じた処理まで自動化したいときは、IVR対応のサービスを選びます。

迷うときは、あとから振り分けを足せるIVR対応を選んでおくと、必要になったときに広げやすくなります。

Q. この記事の音声ガイダンス例文は、そのまま自社の電話で使ってもいいですか？

A. 自由に使って問題ありません。〔会社名〕〔営業時間〕〔番号〕〔部署名〕などの差し替え箇所を自社の内容に直し、録音用の原稿やテキスト読み上げ用の文面としてそのままご活用ください。

業種や応対の方針によって自然な言い回しは変わるため、近い場面の例文を土台にして、自社の案内に合わせて細かく整えると、より違和感のない音声ガイダンスになります。

Q. 音声ガイダンスは自分で録音する必要がありますか？

A. 必須ではありません。テキスト読み上げ（TTS）に対応したサービスなら、文面を入力するだけで録音せずに用意できます。

自社の声で吹き込みたい場合も、録音したデータの取り込みやナレーター収録に対応するサービスがあります。まずは無料プランやテスト発信で読み上げの仕上がりを一度聞いてみると、録音まで必要かどうかを判断しやすくなります。

Q. 音声ガイダンスの長さはどれくらいが適切ですか？

A. 明確な秒数の決まりはありませんが、1つの案内は要点だけを一息で伝えられる長さにまとめ、できるだけ短くするのが基本です。

案内が長かったり選択肢が多かったりすると、かけた相手は最後まで聞かず途中で離れてしまいます。番号が多くなるときは一度に読み上げず、大きく3〜4つに分けて、必要に応じて次の階層で細かく案内すると、迷わせずに済みます。

Q. 音声ガイダンスは今使っているビジネスフォンでそのまま使えますか？

A. 今の電話環境によって異なり、主装置が対応していれば設定だけで使えますが、対応していない場合は機器の追加やクラウド型サービスの利用が必要になります。

まずは電話機の型番と主装置の仕様を確認しておくと、どのケースに当てはまるか判断できます。機器を増やさずに始めたい場合は、インターネット経由で導入でき、既存の電話番号も引き継ぎやすいクラウド型のIVR・音声ガイダンスサービスが選択肢になります。

Q. 音声ガイダンスの内容は導入後に変更できますか？

A. 変更できます。多くのクラウド型サービスは、管理画面から文面や分岐をその場で直せます。

反映までにかかる時間や、変更を操作できる担当者の人数・権限の設定はサービスごとに差があります。案内をこまめに見直す予定があるなら、申し込み前に変更のしやすさと反映の速さを確認しておくと安心です。

Q. 営業時間に合わせて音声ガイダンスを自動で切り替えられますか？

A. 多くのクラウド型IVR・音声ガイダンスサービスは、営業時間内と時間外・休日でガイダンスを自動で切り替えられます。

スケジュールやタイマーを設定しておけば、昼休みだけ別の案内に切り替える、曜日ごとに営業時間を変える、といった運用も手作業なしで行えます。切り替えの細かさはサービスごとに差があるため、自社に必要な時間帯設定ができるかを事前に確認しておくと安心です。

Q. 音声ガイダンスの導入にはいくらくらいかかりますか？

A. 料金は、選ぶプラン・通話の従量料金・同時に受けられる着信数（回線数）、そして録音型かクラウド型かで変わります。

クラウド型は月額の基本料金に通話の従量料金が加わる形が一般的で、用件別の振り分けや同時着信数を増やすと上位プランや追加のチャネル費用がかかります。今あるビジネスフォンに機器を追加・買い切りで導入する方法は、機種や構成で費用が変わります。

具体的な金額の目安は、本記事の費用の節や各サービスの公式情報でご確認ください。

Q. 小規模オフィスでも音声ガイダンスを導入する意味はありますか？

A. 少人数のオフィスほど、音声ガイダンスで電話の一次対応を自動化する効果は大きくなります。

人数が少ないと、電話が鳴るたびに作業が止まり、全員が外出・接客中だと取りこぼしが起きやすくなります。営業時間外の案内や用件別の振り分けを自動化しておけば、限られた人数でも取次ぎの手間と機会損失を減らせます。初期費用のかからないクラウド型なら、小規模でも始めやすい料金です。

Q. 音声ガイダンスを導入すれば話中（話し中）を防げますか？

A. 音声ガイダンス単体で話中がなくなるわけではありませんが、IVRで複数の着信を同時に受けたり、混雑時に折り返し予約へ案内したりすれば、話中による取りこぼしを大きく減らせます。

「このままお待ちいただくか、折り返しをご希望の方は番号を押してください」と案内すれば、全員が電話に出られない時間帯でも用件を取りこぼしにくくなります。同時に受けられる着信数（回線数）は契約プランで変わるため、想定する通話量に合うかを確認しておくと安心です。

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