取引先に商品やサービスを提供したとき、請求書を発行するのは多くの企業にとって当たり前の実務です。一方で、「そもそも請求書は法律で発行が義務づけられているのか」「出さないと違法になるのか」と問われると、答えに迷う担当者は少なくありません。
さらに、2023年10月に始まったインボイス制度(適格請求書等保存方式)によって、請求書の扱いがどう変わったのかも気になるところです。発行する側に新たな義務が生じたのか、生じるとすれば誰に・どんなときなのかは、自社の対応を決めるうえで欠かせません。
本記事では、請求書の発行に法的な義務があるのかをまず明確にしたうえで、インボイス制度での交付義務、記載すべき項目、発行した請求書の保存義務、電子で授受した請求書の電子保存義務までを整理します。自社が何に対応すべきかを判断する材料としてご活用ください。
目次
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請求書の発行に法的な義務はある?まず結論
結論から言うと、請求書の発行そのものに一般的な法的義務はありません(例外は、後述するインボイスの交付義務だけです)。民法や商法に、請求書の発行を事業者へ義務づける規定は見当たらず、発行するかどうかは当事者間の取り決めに委ねられています。実務上はほとんどの取引で発行されますが、それは法律上の義務ではなく、取引を円滑に進めるための慣行です。
参考として、同じ取引で使われる領収書は扱いが異なります。領収書は、代金を支払った側が求めれば、支払いを受けた側に交付の義務があるとされています(民法486条の受取証書の交付請求)。請求書については、こうした発行を義務づける規定が民法にも商法にもありません。
ただし一つだけ例外があります。インボイス制度のもとで、一定の条件を満たす事業者には「適格請求書(インボイス)」の交付義務が生じます。この点は後ほど詳しく解説します。
出典・参考資料(1件)
請求書を発行しなくても罰則はある?
請求書を発行しないこと自体を罰する規定はありません。発行は任意であり、出さなかったからといって法律違反になるわけではありません。
後述のとおり、インボイス制度では適格請求書と誤認させる書類を交付する行為に罰則がありますが、これは「請求書を発行しないこと」への罰則ではなく、「誤認させる書類を出すこと」への罰則です。両者を混同しないよう注意が必要です。
発行義務・保存義務・電子保存義務は別物
請求書をめぐる「義務」は、発行・保存・電子保存の3つが混同されがちです。何が任意で何が強制なのかを、先に整理しておきます。
| 請求書に関わる義務 | 請求書の発行そのもの | 適格請求書(インボイス)の交付 | 発行した請求書(控え・写し)の保存 | 電子で授受した請求書の電子保存 |
|---|---|---|---|---|
| 強制か任意か | 任意 | 条件付きで義務 | 義務 | 義務 |
| ポイント | 民法・商法に発行を義務づける規定はない。実務上は発行するのが一般的 | 適格請求書発行事業者が、課税事業者である相手から求められた場合に交付義務(消費税法57条の4第1項) | 法人は原則7年、個人事業主は原則5年。発行した適格請求書の写しは7年 | メール添付やクラウド授受などの電子取引データは、データのまま保存(電子帳簿保存法) |
※各義務の詳細と根拠は、本記事の該当セクションで解説します。
発行義務はなくても請求書を出すべき理由
ここからは、法的な義務がなくても請求書を発行したほうがよい理由を解説します。大きく4つあります。
1つ目は、商品やサービスの対価を明確に請求するためです。請求書があれば、いつ・何に対して・いくら支払うべきかが書面で示され、支払いを求める根拠になります。
2つ目は、取引が行われた事実の証明になることです。後日の確認や、経理処理・税務調査の際に、取引の内容と金額を裏づける資料として機能します。
3つ目は、取引先とのトラブルを防ぐためです。金額や取引内容の認識違いは、書面がないと「言った・言わない」になりがちです。請求書を残しておけば、双方の認識をそろえやすくなります。
4つ目は、取引相手(買い手)が消費税の仕入税額控除を受けるために請求書を必要とするためです。仕入税額控除を受けるには、帳簿とあわせて適格請求書などの請求書等を保存することが要件とされています。買い手がこの要件を満たせるよう、売り手の側に適格請求書を交付・発行する実務上の必要性が生じます。
出典・参考資料(1件)
インボイス制度では「交付義務」が生じる(例外)
ここからは、インボイス制度(適格請求書等保存方式)で生じる「交付義務」について解説します。請求書の発行そのものは任意ですが、適格請求書(インボイス)については、一定の事業者に交付の義務が生じます。国税庁は、適格請求書発行事業者の交付義務を次のように示しています。
適格請求書発行事業者には、国内において課税資産の譲渡等(注1、2)を行った場合に、相手方(課税事業者に限ります。)からの求めに応じて適格請求書を交付する義務が課されています(消法 57 の4①)。
出典:消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A 問23|国税庁
ポイントは、義務が生じるのが「適格請求書発行事業者」であり、かつ相手方が「課税事業者」で、その相手から交付を「求められた」場合に限られる点です。免税事業者や、適格請求書発行事業者の登録をしていない事業者には、この交付義務は生じません。
また、適格請求書の交付に代えて、適格請求書に係る電磁的記録(電子インボイス)を提供することも認められています(消費税法57条の4第5項)。紙での交付に限られるわけではありません。
立場別:自分に交付義務が生じるか
交付義務が生じるかどうかは、自社の立場と取引相手の状況で決まります。自分に当てはめて確認してみてください。
交付義務が生じるのは、次の3つの条件をすべて満たすときです。

| 自社の立場 | 適格請求書発行事業者(登録済み) | 免税事業者・登録していない事業者 |
|---|---|---|
| 相手が課税事業者で交付を求めた | 交付義務あり | 適格請求書は交付できない(通常の請求書の発行は任意) |
| 相手が免税事業者・消費者など | 交付義務は生じない(求めに応じて交付は可能) | 適格請求書は交付できない(通常の請求書の発行は任意) |
※適格請求書発行事業者の交付義務(消費税法57条の4第1項)にもとづく整理です。
適格請求書の交付義務が免除される取引(5類型)
適格請求書発行事業者であっても、事業の性質上、適格請求書を交付することが難しい取引については交付義務が免除されます。国税庁は、次の5つの取引を挙げています。
ただし、次の取引は、適格請求書発行事業者が行う事業の性質上、適格請求書を交付することが困難なため、適格請求書の交付義務が免除されます(消令 70 の9②)
出典:消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A 問23|国税庁
- ① 3万円未満の公共交通機関(船舶、バス又は鉄道)による旅客の運送
- ② 出荷者等が卸売市場において行う生鮮食料品等の販売(出荷者から委託を受けた受託者が卸売の業務として行うものに限ります。)
- ③ 生産者が農業協同組合、漁業協同組合又は森林組合等に委託して行う農林水産物の販売(無条件委託方式かつ共同計算方式により生産者を特定せずに行うものに限ります。)
- ④ 3万円未満の自動販売機及び自動サービス機により行われる商品の販売等
- ⑤ 郵便切手類のみを対価とする郵便・貨物サービス(郵便ポストに差し出されたものに限ります。)
適格請求書と誤認させる書類の交付には罰則
インボイス制度では、適格請求書発行事業者でない者が、適格請求書だと誤認させる書類を交付する行為が禁止され、罰則の対象とされています。
ただし、適格請求書発行事業者以外の者が、適格請求書発行事業者が作成した適格請求書又は適格簡易請求書であると誤認されるおそれのある表示をした書類(注2)を交付することや、当該書類の記載事項に係る電磁的記録を提供することは禁止されており、罰則(1年以下の拘禁刑又は 50 万円以下の罰金)の適用対象となります(消法 57 の5、65)。
出典:消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A 問26-2|国税庁
この罰則は「適格請求書と誤認させる書類を交付すること」に向けられたものです。免税事業者が通常の請求書に消費税相当額を記載すること自体が、ただちに罰則の対象になるわけではありません。
請求書・適格請求書に記載する項目
ここからは、請求書に記載する項目を解説します。通常の請求書で書く項目と、インボイス制度で新たに必要になった項目を分けて見ていきます。
すべての請求書に記載する項目(実務上の慣行)
一般的な請求書には決まった様式がなく、記載項目を定めた法律もありません。実務上は、次のような項目を記載するのが一般的です。
- 発行者(請求者)の名称
- 取引年月日
- 取引内容(品目・数量など)
- 取引金額(消費税額を含む)
- 請求先(宛名)の名称
- 支払期日・振込先などの支払条件
適格請求書(インボイス)で加わる記載項目
適格請求書には、法令で定められた記載事項があります。国税庁は、適格請求書の様式と記載事項を次のように示しています。
適格請求書の様式は、法令等で定められていません。適格請求書として必要な次の事項が記載された書類(請求書、納品書、領収書、レシート等)であれば、その名称を問わず、適格請求書に該当します(消法57の4①、基通1-8-1)。
出典:消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A 問25|国税庁
- ① 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
- ② 課税資産の譲渡等を行った年月日
- ③ 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容(課税資産の譲渡等が軽減対象課税資産の譲渡等である場合には、資産の内容及び軽減対象課税資産の譲渡等である旨)
- ④ 課税資産の譲渡等の税抜価額又は税込価額を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率
- ⑤ 税率ごとに区分した消費税額等
- ⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
このうち、インボイス制度で新たに必要になったのは、①の登録番号、④の適用税率、⑤の税率ごとに区分した消費税額等です。これらが漏れると適格請求書として認められないため、発行時に特に注意が必要です。
発行した請求書の保存義務は何年?
発行する義務はなくても、発行した請求書(控え・写し)を保存する義務はあります。保存期間は、法人か個人事業主か、適格請求書の写しかによって異なります。
| 保存の対象 | 法人が取引で作成・受領した書類(請求書の控えを含む) | 個人事業主が作成・受領した請求書等の書類 | 発行した適格請求書の写し |
|---|---|---|---|
| 保存期間 | 原則7年(欠損金が生じた事業年度は10年) | 原則5年(青色申告の帳簿などは7年) | 7年 |
| 起算点 | 確定申告書の提出期限の翌日から | その年の翌年3月15日の翌日から | 交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から |
発行した適格請求書については、その写しの保存義務が消費税法で定められています。国税庁は次のように示しています。
適格請求書発行事業者には、交付した適格請求書の写し及び提供した適格請求書に係る電磁的記録の保存義務があります(消法57の4⑥)。この適格請求書の写しや電磁的記録については、交付した日又は提供した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間、納税地又はその取引に係る事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地に保存しなければなりません(消令70の13①)
出典:消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A 問79|国税庁
保存する「写し」は、発行した請求書そのものに限られません。記載事項が確認できる程度の記載があれば、一覧表や明細表などの保存でも差し支えないとされています。システムで発行履歴を管理していれば、それが写しの保存を兼ねられる場合があります。
個人事業主の場合も、適格請求書を発行するなら、その写しは申告区分を問わず7年間の保存が必要です。それ以外の帳簿・請求書等の保存期間は、申告方法と消費税の課税状況によって変わります。
所得税では、白色申告では請求書などの書類を5年、青色申告では帳簿を原則7年・請求書などの書類を5年の保存が必要です。加えて、課税売上高が1,000万円を超えるなどで消費税の課税事業者になっている場合は、仕入税額控除に関わる帳簿・請求書等を7年間保存する必要があります。自社の申告区分と課税状況にあわせて確認してください。
請求書に有効期限(消滅時効)はある?
請求書という書面そのものに有効期限はありませんが、請求の対象となる売掛金などの債権には時効があります。債権は、権利を行使できることを知った時から5年間行使しないと、時効によって消滅するとされています(民法166条1項)。
支払いが滞っている場合、督促(催告)を行うと、その時から6か月を経過するまでの間は時効の完成が猶予されます(民法150条1項)。回収が長期化しそうなときは、時効の管理にも注意が必要です。
出典・参考資料(1件)
電子で受け取った・送った請求書は電子保存が義務
請求書の保存に関しては、電子帳簿保存法による電子保存の義務にも注意が必要です。メールに添付されたPDFの請求書や、クラウドサービス・EDI(電子データ交換)を通じてやり取りした請求書など、電子的に授受した取引データは「電子取引」に該当します。国税庁は、こうした電子的な授受の例(下記引用の⑴〜⑺)を挙げたうえで、電子取引のデータ保存について次のように示しています。
⑴~⑺のいずれも「電子取引」(法2五)に該当すると考えられますので、所定の方法により取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータを保存しなければなりません(令和3年度の税制改正前はそのデータを出力した書面等により保存することも認められていましたが、令和3年度の税制改正後は、当該出力した書面等の保存措置が廃止され、当該出力した書面等は、保存書類(国税関係書類以外の書類)として取り扱わないこととされました。)。
出典:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問5|国税庁
この電子保存は、2021年度(令和3年度)の税制改正で、紙に出力して保存する方法が廃止されたものです。その後、2022年1月から2023年末までは移行のための経過的な措置(宥恕措置)が設けられていました。
2024年(令和6年)1月以降に行う電子取引については、改正後の要件に従って保存することとされています。「紙に印刷して保存すればよい」という扱いは、電子取引のデータについては認められなくなりました。
保存にあたっては、改ざんを防ぐ措置(タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用など)という真実性の確保と、検索できる状態で保存するなどの可視性の確保が求められます。一方で、取引先から紙の請求書を原本として受け取っている場合は、その紙の原本を保存すれば足り、電子化は義務ではありません(任意でスキャンして電子保存することも選べます)。
出典・参考資料(1件)
電子保存の義務に対応しないとどうなる
電子取引のデータを要件に従って保存していない場合、国税庁は次のように示しています。
災害その他やむを得ない事情又は税務署長が相当の理由があると認める事由がなく、その電磁的記録が保存時に満たすべき要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ます。なお、青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうかを検討した上、その適用を判断しています。
出典:電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問98|国税庁
要件を満たさないと直ちに取消しになるわけではなく、違反の程度などを総合的に勘案して判断されます。とはいえ、青色申告の取消しは控除や繰越などに影響するため、要件に沿った保存を整えておくことが重要です。
請求書の発行・保存をめぐる実務の補足
最後に、発行と保存の実務でよく出てくる論点を補足します。
請求書の発行方式には、取引のたびに発行する「都度方式」と、一定期間の取引をまとめて請求する「掛売り方式(締め請求)」があります。取引先との取り決めに応じて使い分けます。送付方法は、郵送のほか、PDFをメールで送る方法や、電子請求書システムを通じて送る方法が一般的です。
発行方式や送付方法を取引先ごとに手作業で切り替えると、記載漏れや送付の抜けが起きやすくなります。発行・送付・保存を一つの仕組みで扱えると、こうした抜け漏れを防ぎやすくなります。
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請求書の発行・インボイス・電子保存を正しく楽に回す
ここまで見てきたように、請求書の発行は任意でも、適格請求書の交付義務や記載要件、発行した請求書の保存義務、電子取引データの電子保存義務には、事業者として対応する必要があります。これらを手作業やばらばらのツールで漏れなく満たすのは負担が大きいため、記載要件への対応・インボイス対応・電子保存をまとめて満たせるクラウド請求書発行システムを使うのが現実的な選択肢です。
以下はご紹介するクラウド請求書発行システムの比較表です。
| サービス名 | Bill One(ビルワン) | 請求管理ロボ | マネーフォワード クラウド請求書Plus |
|---|---|---|---|
| インボイス制度対応 | ● | ● | ● |
| 電子帳簿保存法対応 | ●(JIIMA認証取得) | ● | ●(JIIMA認証取得) |
| 請求書の自動発行・送付 | 作成・テンプレート管理から メール送付・郵送代行で一括発行 | 単発/定期定額/定期従量で 自動発行。メール・郵送に対応 | CRM・販売管理と連携し受注から 自動作成。メール・郵送で一括送付 |
| 特徴(楽に回せるポイント) | 受領と発行を同一基盤で一体運用。 ユーザー数課金なしの年額制 | 発行〜集金〜入金消込〜催促まで自動化。 継続・定期の請求に強い | CRM・会計を前後で連携し一気通貫。 サブスク請求・売上按分、承認フローに対応 |
| 初期費用 | あり(要問い合わせ) | あり(導入・運用支援費用、要問い合わせ) | 要問い合わせ |
| 月額費用 | 年額制・発行件数に応じて設定 (要問い合わせ) | 月額+請求件数の従量 (要問い合わせ) | 発行件数に応じた従量制 (要問い合わせ) |
| 詳細情報 | 公式資料を見る | 公式資料を見る | オンライン相談を予約 |
ここで取り上げた3サービスのほかにも、請求書発行システムは対応できる業務範囲や料金体系がさまざまです。以下の記事では主要なサービスをタイプ別に比較し、発行件数や任せたい業務の範囲に応じた選び方を解説しています。より多くの選択肢から自社に合うものを選びたい方は、こちらもご覧ください。
請求書発行システムおすすめ比較22選|タイプ別の選び方とインボイス・電帳法対応を解説
毎月の請求書を紙やExcelで作成し、印刷・封入・郵送まで手作業で対応していませんか。発行件数が増えるほど経理担当者の負担は重くなり、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応、郵便料金の値上げといった環境変化も加わって、従来の請求業務の進め方…
1. Bill One(Sansan株式会社)

Bill Oneは、名刺管理サービスで知られるSansan株式会社が提供するクラウド請求書プラットフォームです。請求書の受領と発行・送付の両方を同じ基盤で扱える点が特徴で、発行側では請求書の作成・テンプレート管理から、メール送付・郵送代行による一括発行までを行えます。
発行する請求書はインボイス制度に対応し、電子帳簿保存法のソフト要件を満たすものとして日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の認証を受けています。料金は利用ユーザー数による追加料金がない年額制で、発行する請求書の件数に応じて設定される仕組みです。受領側の機能とあわせて使えば、受け取った請求書と発行した請求書を一つの基盤で管理できます。
2. 請求管理ロボ(株式会社ROBOT PAYMENT)

請求管理ロボは、株式会社ROBOT PAYMENTが提供するクラウド型の請求管理サービスです。請求書の発行・送付から集金、入金消込、未入金の催促までを自動化できます。単発・定期定額・定期従量といった請求タイプを設定し、決まった周期で請求書を自動で発行できる点が、継続的な取引の多い事業に向いています。
適格請求書等保存方式の要件に沿った適格請求書の発行・保存に対応し、電子帳簿保存法の電子取引データ保存の要件に沿った管理も可能です。会計ソフトとのデータ連携により、請求から入金確認までの一連の作業を効率化できます。初期費用・月額費用は公式サイトに金額の記載がなく、資料請求または問い合わせで確認する形です。
3. マネーフォワード クラウド請求書Plus(株式会社マネーフォワード)

マネーフォワード クラウド請求書Plusは、株式会社マネーフォワードが中堅・上場企業向けに提供する請求管理システムです。売上管理から請求書の発行・送付までを、承認の仕組みを備えた内部統制を意識した運用で行える点が特徴です。
適格請求書の要件を満たす請求書を発行でき、自社が発行する請求書の電子データ保存について、JIIMAの「電子取引ソフト法的要件認証」「電子書類ソフト法的要件認証」を取得しています。料金は発行件数に応じた体系で、具体額は要問い合わせです。同社には中小企業向けの「マネーフォワード クラウド請求書」や、帳票の発行・送付に特化した「マネーフォワード クラウドインボイス」もあり、規模や用途に応じて選べます。
まとめ
請求書の発行そのものに、一般的な法的義務はありません。出さなくても違法ではなく、罰則もありません。ただし、取引の証明や仕入税額控除の観点から、実務上はほとんどの取引で発行されています。
例外は、適格請求書(インボイス)の交付義務です。適格請求書発行事業者が、課税事業者である相手から求められた場合には、適格請求書を交付する義務があります。発行する際は、登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額等といったインボイスの記載事項に注意が必要です。
また、発行した請求書の控え・写しには保存義務があり、メールやクラウドで授受した請求書は、2024年1月以降データのまま保存することが求められます。記載要件・インボイス対応・電子保存を正しく楽に回すには、クラウド請求書発行システムの活用が有効です。自社の課題に合うサービスを、資料で比べてみてください。
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よくある質問(FAQ)
Q. 適格請求書(インボイス)とは何ですか?
A. 適格請求書(インボイス)とは、正確な適用税率や消費税額等を伝えるために、法令で定められた事項を記載した書類です。売り手が買い手に発行するもので、登録番号・適用税率・税率ごとに区分した消費税額等を記載します。請求書・納品書・領収書・レシートなど名称は問わず、必要な記載事項が書かれていれば適格請求書に該当します(消費税法57条の4第1項)。
買い手は、原則としてこの適格請求書を保存することで、消費税の仕入税額控除を受けられます。
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Q. 請求書と領収書は発行義務の点でどう違いますか?
A. 請求書の発行には法的な義務がない一方、領収書は代金を支払った側が求めれば、支払いを受けた側に交付する義務があります(民法486条の受取証書の交付請求)。請求書は支払いを「請求する」書類、領収書は代金を「受け取った」ことを証明する書類で、役割も異なります。ただし請求書も、取引の証明や仕入税額控除の観点から、実務上はほとんどの取引で発行されています。
出典・参考資料(1件)
Q. 請求書と支払通知書は何が違いますか?
A. 請求書は商品やサービスを提供した売り手が発行するのに対し、支払通知書は代金を支払う買い手が発行する書類です。支払通知書は、主に事業者間取引で、買い手が支払う金額を相手にあらかじめ通知するために使われます。どちらも発行は法律上の義務ではなく、取引の管理を円滑にするために用いられる書類です。
Q. 免税事業者が発行する請求書はインボイス制度開始後どう扱われますか?
A. 免税事業者は適格請求書を発行できないため、その請求書を受け取った買い手は、原則としてその取引について仕入税額控除を受けられません。免税事業者が通常の請求書を発行すること自体は問題なく、これまでどおり取引の請求に使えます。ただし買い手側の控除に影響するため、取引先から適格請求書発行事業者への登録を求められる可能性があります。
また、制度開始後の一定期間は、免税事業者等からの仕入れについても、仕入税額相当額の一定割合を控除できる経過措置が設けられています。
Q. 取引先が適格請求書発行事業者かどうかを確認する方法はありますか?
A. 国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で、13桁の登録番号を入力して確認できます。登録番号に該当する事業者の氏名・名称などが表示されます。会社名だけでは検索できないため、取引先から登録番号を教えてもらう必要があります。受け取った請求書に記載された登録番号が有効かを確かめたいときにも利用できます。
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Q. 課税事業者は適格請求書発行事業者に必ず登録しなければなりませんか?
A. 適格請求書発行事業者への登録は任意で、課税事業者であっても必ず登録しなければならないわけではありません。ただし、登録しなければ適格請求書を発行できず、取引先(買い手)は原則としてその取引で仕入税額控除を受けられません。取引先に課税事業者が多い場合は、登録しておくことで取引先の控除に支障が出ないという実務上のメリットがあります。
Q. 請求書は必ず電子化しなければなりませんか?
A. 請求書そのものの電子化は義務ではなく、紙で受け取った請求書は紙の原本のまま保存すれば問題ありません。ただし、メール添付のPDFやクラウド・EDIなど電子的に授受した請求書(電子取引データ)は、2024年1月以降、紙に印刷した保存では足りず、データのまま電子帳簿保存法の要件に沿って保存する義務があります。
「請求書を電子化する義務」と「電子取引データを電子のまま保存する義務」は別物である点に注意が必要です。
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マネックス証券 フィナンシャル・インテリジェンス部 暗号資産アナリスト
松嶋真倫
監修の範囲は記事の一般的な解説部分であり、比較表および各製品・サービスの紹介内容は監修の対象外です。


















