請求書をPDFで作成してメールで送るのが当たり前になり、紙なら最後に押していた角印をどう付ければよいのか、手が止まる場面が増えています。いったん印刷して押印し、スキャンし直す二度手間になっている方も少なくありません。
テレワークで押印のためだけに出社したり、月末にまとまった枚数を処理したりする負担も、紙の押印から抜け出したい理由になっています。一方で、画像の電子印鑑で取引先に失礼にならないか、法的に問題はないのかという不安も残ります。
本記事では、PDFの請求書に印鑑（電子印鑑）を付ける具体的な方法を、無料でできるやり方から順に示します。あわせて、そもそも請求書に印鑑は必要なのか、画像の電子印鑑は法的に有効なのかを、法務省の見解や電子署名法の条文にもとづいて整理します。
押印の位置や改ざん対策、電子帳簿保存法・インボイス制度との関係といった注意点に加え、押印・PDF化・送付の手作業そのものをなくす請求書発行システムの活用まで取り上げます。自社に合った付け方を選ぶための判断材料としてご活用ください。
目次
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PDF請求書に印鑑（電子印鑑）を付ける4つの方法
ここからは、PDFの請求書に印鑑を付ける方法を4つ紹介します。無料で手早くできるものから、押印の作業そのものを自動化するものまであるので、自社の環境に合うやり方を選んでください。
どの方法が自社に向くかは、費用・自社の角印をそのまま使えるか・多数の請求書をまとめて発行できるかで見分けられます。まず4つの方法の違いを一覧で示します。
| 付け方 | 1. Acrobat Readerの電子印鑑スタンプ | 2. 印影画像（透過PNG）を貼る | 3. Word・Excelで画像を挿入 | 4. 請求書発行システムで自動付与 |
|---|---|---|---|---|
| 費用 | 無料 | 無料 | 無料 | 有料（一部に無料プランあり） |
| 自社の角印を使えるか | △氏名・会社名入りのスタンプ | ● | ● | ● |
| 多数の発行・送付 | ×1枚ずつ | ×1枚ずつ | △テンプレートで再利用 | ●発行〜送付を自動化 |
手元の会社の角印をそのまま載せたいなら方法2か方法3、毎月の押印・送付の手間をなくしたいなら方法4が向いています。なお方法1〜3の画像の印鑑は、いずれも後からの改ざんを検知する仕組みを持たない点は共通で、改ざんを防ぎたい場合の備えは後述の「付けるときの注意点」で説明します。
次の図のように、3つの質問に順番に答えていくと、自社に向く方法を1つに絞り込めます。
Adobe Acrobat Readerの電子印鑑スタンプで押す（無料）
すでにPDFになっている請求書に印鑑を押すなら、無料のAdobe Acrobat Readerに用意された電子印鑑（スタンプ）機能が手軽です。ソフトのインストールだけで、追加費用なく押印できます。
手順は次の4ステップです。メニューの名称はAcrobatのバージョンによって異なる場合があります。
- Acrobat Readerで請求書のPDFを開く
- 「環境設定」の「ユーザー情報」に会社名や姓名を登録する
- 「すべてのツール」から「スタンプを追加」を選び、「スタンプ」の「電子印鑑」で形式を選ぶ
- 押したい位置をクリックして配置する（ドラッグで移動、四隅のハンドルでサイズ調整）
この方法で作られるのは、登録したユーザー情報をもとにした氏名・会社名・日付入りの電子印鑑で、手元の会社の角印そのものではありません。実際の角印をそのまま使いたい場合は、次の方法2で印影を画像化して貼り付けてください。
出典・参考資料（1件）
- 参考資料：PDFに電子印鑑を押す方法（無料のAdobeツールで作成・編集も）｜アドビ株式会社
印影の画像（透過PNG）を作って貼り付ける
会社の角印をそのまま使いたい場合は、実際の印影を画像にしてPDFへ貼り付けます。まず押印した紙をスキャナーやスマートフォンで取り込み、角印の部分だけを切り出した画像を用意します。
そのままだと白い四角の背景が残るため、背景を透明にした透過PNGにしておくと、請求書の文字やレイアウトに重ねても自然に見えます。背景の透明化は、画像編集ソフトの「背景を削除」機能や、ブラウザで使える背景透過の無料オンラインツールで行えます。
用意した画像は、次の手順でPDFに貼り付けます。
- Acrobat Readerで「電子サイン」から「署名を追加」を開く
- 「画像」を選び、作成した印影のPNG・JPEGファイルを読み込む
- 「適用」して、押したい位置をクリックで配置する
一度作った透過PNGは保存しておけば、次回以降は読み込んで貼るだけで済みます。手元の角印の見た目を保ったまま電子化したいときに向いた方法です。
Word・Excelで作成する時点で印影画像を挿入する
請求書をWordやExcelで作っているなら、PDFに変換する前に、印影の画像をそのまま文書に挿入しておくやり方もあります。「挿入」から画像を選び、社名や住所に少し重なる位置へ配置して、できあがった文書をPDF形式で保存します。
この方法なら、請求書を作るたびに同じ位置へ印影を置いたテンプレートを使い回せます。毎回PDFに押印し直す手間を減らせるため、同じ書式で継続して発行する場合に便利です。
請求書発行システムで印影を登録して自動で付ける
毎月多くの請求書を発行するなら、印影をあらかじめ登録しておき、作成する請求書に自動で載せられる請求書発行システムを使う方法があります。会社情報として印影やロゴを設定しておけば、1枚ずつ押印する作業自体がなくなります。
発行から送付（メール・郵送）までをまとめて自動化できるため、押印・PDF化・送付を手作業で繰り返している場合は負担を減らせます。具体的なサービスは、記事後半の「押印・PDF化・送付の手間をなくすなら請求書発行システム」で紹介します。
そもそも請求書に印鑑は必要なのか
付け方を知ったうえで、「請求書に印鑑は本当に要るのか」と気になる方もいるはずです。結論から言うと、請求書への押印は法律上の義務ではありません。印鑑がない請求書でも、取引や経理処理が無効になることはありません。
内閣府・法務省・経済産業省が示した「押印についてのＱ＆Ａ」は、契約書への押印について次のように述べています。契約の成立に押印は必要な要件ではない、という見解です。
私法上、契約は当事者の意思の合致により、成立するものであり、書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない。
出典：押印についてのＱ＆Ａ（2020年（令和2年）6月19日｜内閣府・法務省・経済産業省）問1（https://www.moj.go.jp/content/001322410.pdf）
この見解が述べているのは契約書についてですが、請求書は契約書ですらなく、押印を義務づける法令もありません。契約書でさえ押印が必須でない以上、請求書に印鑑がなくても法律上の問題は生じない、という関係になります。
それでも角印を押す慣習が残っているのは、発行元が確かにその会社であることを示し、第三者による請求書のなりすましや改ざんを抑止する意味があるためです。取引先が押印を前提にしている場合もあるので、省く前に相手の運用を確認しておくと安心です。
画像の電子印鑑は法的に有効なのか
ここからは、画像で作った電子印鑑で取引先に出して問題ないのか、という不安に答えます。先に要点を示すと、請求書なら画像の電子印鑑で十分で、実印に相当する高度な仕組みまでは必要ありません。
電子印鑑とは｜印影画像タイプと電子署名付きタイプの違い
電子印鑑と呼ばれるものは、大きく2種類に分かれます。1つは、印影を画像にしただけのタイプです。見た目は本物の角印と変わりませんが、誰がいつ押したかという情報は持ちません。
もう1つは、電子署名やタイムスタンプと結びついたタイプです。押した人や時刻の情報を含み、後からの改ざんを検出できる点で、画像だけのものと区別されます。実印や契約書のように高い証明力が要る場面で使われます。
この違いは、電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）が定める「電子署名」の要件に照らすとはっきりします。同法第2条は、電子署名を次の2つの要件を満たすものと定義しています。
一 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
出典：電子署名及び認証業務に関する法律 第2条第1項｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/412AC0000000102）
二 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
印影を画像にしただけの電子印鑑は、改変を確認できる仕組み（第2号）を備えていないため、法律上の「電子署名」には当たりません。いわば認印をデータにしたもの、という位置づけになります。
請求書は認印相当で足りる｜実印相当の電子署名までは不要
電子署名法第3条は、本人による一定の電子署名が行われた電子文書について、真正に成立したものと推定すると定めています。この推定が働くのは、本人だけが行える電子署名が付された場合に限られます。
電磁的記録であって情報を表すために作成されたもの（略）は、当該電磁的記録に記録された情報について本人による電子署名（これを行うために必要な符号及び物件を適正に管理することにより、本人だけが行うことができることとなるものに限る。）が行われているときは、真正に成立したものと推定する。
出典：電子署名及び認証業務に関する法律 第3条｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/412AC0000000102）
この強い推定力が要るのは、契約書など争いになったときに成立を証明したい文書です。請求書は、前に見たとおり押印そのものが義務ではなく、取引の信頼を示すために角印を添える程度の役割にとどまります。
したがって、請求書に押す印鑑は画像の電子印鑑（認印相当）で足り、実印に相当する電子署名まで用意する必要はありません。取引先から電子署名を求められていないかぎり、画像の角印を載せて送っても失礼には当たらないと考えて差し支えありません。
PDF請求書に印鑑を付けるときの注意点
印鑑を付けられるようになったら、後で困らないように押さえておきたい点が4つあります。押印の位置、改ざん対策、保存の仕方、そしてインボイス制度との関係です。
押印位置は社名・住所に少し重ねる
角印は、発行元の会社名や住所の末尾に少し重なるように押すのが一般的です。社名に重ねることで、印影だけを切り取って別の書類に転用されるのを防ぐ狙いがあります。
文字が完全に隠れて読めなくならない程度に、右端へ軽く重ねる位置が目安です。請求書のレイアウトに決まった押印欄がある場合は、その枠内に収めれば問題ありません。
改ざんを防ぐ（PDFの編集制限・電子署名）
画像の電子印鑑は見た目を複製しやすいため、送った後にPDFを書き換えられないよう備えておくと安心です。Acrobatなどで編集やコピーを制限するパスワードを設定しておくと、金額や宛名の改変を抑えられます。
より確実に改ざんを検出したい場合は、画像の印鑑ではなく、電子署名やタイムスタンプを使う方法があります。前の章で触れたとおり、これらは改変の有無を確認できる仕組みを備えており、請求書で必須ではないものの、取引先との取り決めで求められるときに選択肢になります。
電子帳簿保存法に沿って保存する
PDFの請求書をメールで送受信した場合は、電子帳簿保存法のルールに沿って、そのデータを電子のまま保存する必要があります。印刷して紙で保管すれば足りる、というわけではない点に注意してください。
同法は、注文書・契約書・送り状・領収書などの取引情報を電子でやり取りする取引を「電子取引」と定め、その電磁的記録を保存しなければならないと定めています。PDFの請求書をメールで授受する行為はこれに当たります。
保存にあたっては、改ざん防止の措置や、日付・金額・取引先で検索できる状態にすることなどが求められます。具体的な要件は国税庁の資料で確認できます。
保存区分ごとに求められる真実性の確保や検索できる状態の作り方をまとめて確認したい場合は、以下の記事で詳しく解説しています。
出典・参考資料（2件）
- 出典：電子帳簿保存法 第7条・第2条第5号｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/410AC0000000025）
- 参考資料：電子帳簿保存法関係｜国税庁
インボイス制度でも適格請求書に印鑑は不要
インボイス制度（適格請求書等保存方式）に対応した請求書でも、印鑑は記載が必要な項目には含まれていません。適格請求書として求められるのは、発行事業者の名称と登録番号・取引年月日・取引内容（軽減税率の対象ならその旨）・税率ごとに区分した金額と適用税率・消費税額等・交付を受ける事業者の名称の6項目です。
国税庁も、適格請求書の様式は定められておらず、必要な事項が記載されていれば名称や形式を問わないと説明しています。
様式は、法令又は通達等で定められておらず、必要な事項が記載されたものであれば、名称を問わず、また、手書きであっても、適格請求書に該当します。
出典：適格請求書等保存方式の概要 ―インボイス制度の理解のために―｜国税庁（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0020006-027.pdf）
インボイス制度に合わせて印鑑を増やしたり、押し方を変えたりする必要はありません。記載すべき6項目がそろっているかどうかを優先して確認してください。
出典・参考資料（1件）
- 出典：消費税法 第57条の4第1項｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/363AC0000000108）
押印・PDF化・送付の手間をなくすなら請求書発行システム
ここまで手作業での付け方を見てきましたが、毎月の請求で押印・PDF化・送付を繰り返しているなら、その作業自体をなくす方法があります。請求書発行システムに印影を一度登録しておけば、作成する請求書へ自動で載せ、発行から送付までまとめて行えます。
以下は、会社情報に登録した印影を請求書に反映でき、発行・送付まで自動化できる代表的な3サービスの比較です。料金や送付方法、インボイス・電子帳簿保存法への対応を見比べて、自社の規模に合うものを検討してください。
| サービス名 | 請求管理ロボ | マネーフォワード クラウド請求書Plus | Misoca |
|---|---|---|---|
| 印影・ロゴの設定 | ●標準機能でロゴ・印影を設定し請求書へ反映 | ●帳票ごとに設定（請求書は設定画面で登録） | ●会社情報の印影を帳票に引き継ぎ |
| 送付方法 | メール・郵送 （取引先ごとに設定可。郵送は印刷・封入・投函が不要） | メール・郵送 （一括送付に対応） | メール（無料）・郵送代行 （郵送は1通210円・税抜） |
| インボイス制度対応 | ● | ● | ● |
| 電子帳簿保存法対応 | ● | ●JIIMA電子取引ソフト法的要件認証を取得 | ● |
| 料金（初期費用／月額） | 初期費用・月額とも要問い合わせ （月額＋請求件数の従量制） | 初期費用・月額とも要問い合わせ （発行件数に応じた従量制） | 初期費用0円／月10通まで無料 有料プランは年8,800円（税抜）から（月15通〜） |
| 無料プラン・トライアル | 無料トライアルあり （期間・条件は非公開） | ×（無料プラン・トライアルの記載なし） | 無料プランあり （月10通まで恒常無料） |
| 詳細情報 | 公式資料を見る | オンライン相談を予約 | サービス詳細を見る |
ここで取り上げた3サービスは一例です。送付方法や料金、機能の違いで請求書発行システムをより広く比べたい場合は、以下の記事でタイプ別の選び方とあわせて確認できます。
1. 請求管理ロボ（株式会社ROBOT PAYMENT）
請求管理ロボは、株式会社ROBOT PAYMENTが提供するクラウド型の請求管理システムです。請求書の発行・送付から集金、入金消込、未入金の催促までを自動化し、毎月の請求業務をまとめて効率化できます。
帳票は標準機能でロゴや印影、レイアウトを変更でき、登録した印影を請求書に反映できます。送付はメールと郵送の両方に対応し、郵送の場合も印刷・封入・投函の作業が不要です。適格請求書の発行や電子帳簿保存法の要件に沿ったデータ管理にも対応しています。
料金は月額費用と請求件数に応じた従量課金で、具体額は資料請求で確認する形です。東証グロース市場に上場する企業が運営し、情報セキュリティの国際規格ISMS（ISO/IEC 27001）の認証を取得している点も、取引先に関わる請求データを扱ううえで安心材料になります。
2. マネーフォワード クラウド請求書Plus（株式会社マネーフォワード）
中堅・上場企業やIPO準備企業を主な対象とした請求管理システムが、マネーフォワード クラウド請求書Plusです。CRMや販売管理システムと連携して受注データを取り込み、手入力なしで請求書を作成できます。
印影とロゴは帳票ごとに設定でき、請求書の設定画面で登録すると、以降に作成する帳票へ反映されます。締日単位の合算請求や契約月数に応じた分割請求、サブスクリプション型の売上按分といった複雑な請求にも対応し、承認ワークフローも備えています。
会計システムへのワンクリック連携により、請求から仕訳までをつなげられるのも特徴です。料金は発行件数に応じた体系で、専任担当者による個別案内となっています。導入前に要件を相談したい場合は、ミーティング予約から問い合わせられます。
3. Misoca（弥生株式会社）
Misocaは、弥生会計などの業務ソフトを展開する弥生株式会社のクラウド請求書作成ソフトです。見積書・納品書・請求書・領収書などを入力フォームに記入するだけで作成でき、スマートフォンアプリからの発行にも対応しています。
会社情報に登録した印影は、受注情報から変換して作成した請求書・納品書に引き継がれます。請求書は月10通まで無料で作成でき、個人事業主や小規模な事業者が費用をかけずに始めやすいのが利点です。メール送付は無料、郵送は代行サービスを利用できます。
弥生会計などの弥生製品と連携し、請求から記帳・仕訳までを自動化できます。インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しており、まず無料の範囲から電子化を試したい場合に向いた選択肢です。
まとめ
PDFの請求書に印鑑を付けるには、無料のAdobe Acrobat Readerで電子印鑑を押す、印影の画像を貼る、Word・Excelで作成時に画像を入れる、請求書発行システムで自動付与する、という4つの方法があります。手軽さを優先するか、毎月の手間をなくすかで選ぶとよいでしょう。
請求書への押印は法律上の義務ではなく、画像の電子印鑑（認印相当）で足ります。実印に相当する電子署名まで用意する必要はなく、インボイス制度でも印鑑は求められていません。押印位置や改ざん対策、電子帳簿保存法に沿った保存に気をつければ、安心して送付できます。
毎月の押印・PDF化・送付を手作業で続けているなら、印影を登録して自動で付けられる請求書発行システムの導入が、負担を減らす近道です。自社の規模や業務に合うサービスを、資料で比較して検討してみてください。
よくある質問（FAQ）
Q. 電子印鑑とは何ですか？
A. 電子印鑑とは、印鑑の印影をデータ化し、PDFなどの電子文書にそのまま押せるようにしたものです。印影を画像にしただけのタイプと、電子署名やタイムスタンプと結びつけて押した人や時刻の情報を持たせたタイプの2種類があり、請求書では前者の画像タイプが広く使われています。
Q. 請求書に印鑑は必ず押さなければいけませんか？
A. 請求書への押印は法律上の義務ではなく、印鑑がなくても請求書は有効です。契約の成立に押印は必須ではないとする国の見解（内閣府・法務省・経済産業省「押印についてのＱ＆Ａ」）があり、契約書ですら必須でない以上、請求書も同様に考えられます。ただし取引先が押印を前提にしている場合もあるため、省く際は相手の運用を確認しておくと安心です。
Q. PDF請求書に無料で電子印鑑を押せますか？
A. 無料のAdobe Acrobat Readerの電子印鑑（スタンプ）機能や、印影画像を貼り付ける方法で、費用をかけずに押せます。会社の角印をスキャンして背景を透明にした透過PNGを用意すれば、手持ちの印影をそのまま使えます。一方、毎月多数の請求書に印影を自動で付けたり、発行から送付までまとめて自動化したりしたい場合は、請求書発行システムなど有料の仕組みが向いています。
Q. Word・ExcelでもPDF請求書に電子印鑑を付けられますか？
A. WordやExcelで請求書を作っているなら、PDFに変換する前に印影の画像を文書へ挿入しておけます。「挿入」から画像を選び、社名や住所に少し重なる位置へ置いてPDF形式で保存するだけです。同じ位置に印影を入れたテンプレートを使い回せば、発行のたびに押印し直す手間を省けます。
Q. スマホだけでPDF請求書に電子印鑑を押せますか？
A. スマートフォンのAdobe Acrobatアプリでも、PDF請求書に電子印鑑を押せます。外出先やテレワーク中でも、パソコンを使わずに押印から送付まで完結できます。あらかじめ印影の画像を用意しておくと、手持ちの角印の見た目を保ったまま押せます。
Q. 画像の電子印鑑で取引先に失礼になりませんか？
A. 請求書に画像の電子印鑑（認印相当）を押して送るのは一般的な実務で、取引先に失礼には当たりません。請求書はもともと押印が義務ではなく、角印は取引の信頼を示すために添える程度の役割だからです。請求書の電子化による効率化も一般的になりつつあり、取引先から電子署名を求められていないかぎり、画像の角印を載せて送っても差し支えありません。
Q. PDFに押した電子印鑑の背景が白く残ったり黒く表示されたりするのはなぜですか？
A. 印影画像の背景が透明になっていないと白い四角が残るため、背景を消した透過PNGを使うのが基本の対処です。角印をスキャン・撮影したら、画像編集ソフトで背景を透明にしてから貼り付けると、請求書の文字やレイアウトに重ねても自然に見えます。黒く表示されたり印影が出なかったりするときは、PDFを開くソフトやスマホアプリを変えて表示を確認すると改善することがあります。
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出典・参考資料（5件）
- 出典：押印についてのＱ＆Ａ（2020年（令和2年）6月19日）｜内閣府・法務省・経済産業省（https://www.moj.go.jp/content/001322410.pdf）
- 出典：電子署名及び認証業務に関する法律 第2条・第3条｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/412AC0000000102）
- 出典：電子帳簿保存法 第7条・第2条第5号｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/410AC0000000025）
- 出典：消費税法 第57条の4｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/363AC0000000108）
- 出典：適格請求書等保存方式の概要 ―インボイス制度の理解のために―｜国税庁（https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/0020006-027.pdf）
マネックス証券 フィナンシャル・インテリジェンス部 暗号資産アナリスト
松嶋真倫
監修の範囲は記事の一般的な解説部分であり、比較表および各製品・サービスの紹介内容は監修の対象外です。
