取引で発行・受領した納品書や請求書を、法律上いつまで保管すればよいのか判断に迷う場面は少なくありません。税法では7年、会社法では10年と、根拠になる法律によって年数が変わるうえ、2024年1月からは電子取引データの保存ルールも変わりました。
本記事では、納品書・請求書の保管期間を法人・個人事業主それぞれについて整理し、起算点の数え方、紙と電子での保存方法、インボイス制度との関係までを解説します。保管ルールを正しく理解すれば、不要になった書類を安心して処分でき、電子保存への移行も判断しやすくなります。
目次
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納品書・請求書の保管期間は何年？【結論一覧表】
まず結論から整理します。納品書・請求書の保管期間は、事業者の区分（法人か個人事業主か）と、根拠になる法律によって次のように決まります。
| 書類の区分 | 納品書・請求書（受領・発行控え） | 総勘定元帳などの帳簿・決算関係書類 | 計算書類およびその附属明細書 |
|---|---|---|---|
| 法人 | 原則7年 （欠損金を繰り越す事業年度は10年） | 7年 | 会社法で10年 |
| 個人事業主 | 原則5年 （消費税の課税事業者は7年のケースあり） | 7年 | — |
法人の納品書・請求書は法人税法で原則7年、個人事業主は所得税法で原則5年の保存が求められます。これに加えて、法人は会社法で計算書類などを10年保存する義務があり、納品書・請求書そのものも長い方に合わせて管理しておくのが安全です。それぞれの根拠を順に見ていきます。
法人の場合は原則7年
法人は、取引に関して受領または作成した納品書・請求書などの書類を、原則として7年間保存する義務があります。青色申告法人は法人税法施行規則第59条第1項、青色申告以外の普通法人などは同規則第67条第2項にそれぞれ定められています。
青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地（第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地）に保存しなければならない。（法人税法施行規則第五十九条第一項）
出典：法人税法施行規則｜e-Gov法令検索
国税庁も、法人は帳簿と取引に関して作成・受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならないとしています。
出典・参考資料（1件）
個人事業主の場合は原則5年
個人事業主が受領・作成した納品書・請求書は、青色申告・白色申告のいずれでも原則5年の保存で足ります。7年の保存が必要なのは、収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿）や決算関係書類で、納品書・請求書とは区分が異なります。青色申告者は所得税法施行規則第63条第1項、白色申告者は同規則第102条第4項に定められています。
…青色申告者は、次に掲げる帳簿及び書類を整理し、起算日から七年間（第三号に掲げる書類のうち、現金預金取引等関係書類に該当する書類以外のものにあつては、五年間）、これを…保存しなければならない。（所得税法施行規則第六十三条第一項）
出典：所得税法施行規則｜e-Gov法令検索
国税庁の保存期間一覧でも、業務に関して作成・受領した請求書・納品書・送り状・領収書などは5年、収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は7年と区分されています。引用の「七年間（…五年間）」も、法定帳簿などは7年、納品書・請求書といった書類は5年という区分を示しています。
ただし、消費税の課税事業者が仕入税額控除（支払った消費税を差し引く仕組み）を受ける場合は注意が必要です。受領した適格請求書などは消費税法上7年間の保存が求められるため、個人事業主でも実質的に7年保存となるケースがあります（詳しくは後述のインボイス制度の項で解説します）。
出典・参考資料（2件）
会社法10年と税法7年、どちらに従えばよい？
法人の場合、税法の7年とは別に、会社法が計算書類の保存期間を10年と定めています。対象になるのは貸借対照表・損益計算書などの計算書類およびその附属明細書で、納品書・請求書そのものを直接指すものではありません。
株式会社は、計算書類を作成した時から十年間、当該計算書類及びその附属明細書を保存しなければならない。（会社法第四百三十五条第四項）
出典：会社法｜e-Gov法令検索
納品書・請求書は税法上7年保存すれば法令上の義務は満たせます。ただし、計算書類が10年保存である以上、その根拠となった証憑だけを7年で処分すると、後から取引内容を確認したいときに裏づけを欠く場合があります。保存年数を書類ごとに細かく分けて管理する手間を避ける意味でも、納品書・請求書を含めて10年間保管しておく運用が安全です。
欠損金を繰り越す事業年度は10年
法人が青色申告で欠損金（赤字）を翌期以降に繰り越す場合、その事業年度の帳簿書類の保存期間は10年に延びます。欠損金を繰り越して所得から控除するには、その事業年度の帳簿書類を保存していることが条件とされているためです（法人税法第57条第10項）。保存年数10年は法人税法施行規則第26条の3に定められています。
青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた事業年度または青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた事業年度においては、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）となります。（国税庁No.5930 注3）
出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
2018年（平成30年）4月1日より前に開始した事業年度は9年間でした。赤字を繰り越している事業年度については、納品書・請求書も10年を目安に保管しておくと安心です。
納品書と請求書の違いと、受領側・発行側それぞれの保存義務
保管期間を確認したら、「何を・誰が」保存するのかも押さえておきましょう。納品書と請求書は役割が異なり、受け取った書類だけでなく自社が発行した控えにも保存義務があります。
納品書は、商品やサービスを納品した際に、その内容や数量・金額を取引先に伝える書類です。これに対して請求書は、取引の代金を請求するために発行する書類です。どちらも取引の事実を証明する証憑書類にあたり、税法上の保存義務の対象になります。
保存義務は、取引先から受け取った書類だけにとどまりません。国税庁は保存の対象を「取引に関して作成し、又は受領した書類」としており、自社が発行した納品書・請求書の控え（写し）も保存しておく必要があります。受領分だけを保管して発行控えを残していないと、売上側の取引内容を確認できなくなるため注意が必要です。
保管期間の起算点はいつから数える？（計算例つき）
保管期間でつまずきやすいのが、年数を「いつから」数えるかです。起算点は書類を発行・受領した日ではなく、確定申告書の提出期限の翌日から数えます。法人税法施行規則第59条第2項は、書類について「その作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日」を起算日と定めています。
たとえば3月決算の法人が2026年5月に受け取った納品書は、その事業年度（2026年4月1日〜2027年3月31日）の終了日の翌日から2か月を経過した2027年6月1日が起算日です。ここから7年間保存するため、2034年5月31日まで保管する必要があります。受領月（2026年5月）から単純に7年後と数えると、保存期間を1年以上短く見積もってしまうため注意しましょう。
個人事業主の場合は、書類を作成・受領した日の属する年の翌年3月15日の翌日が起算日です（所得税法施行規則第63条第4項）。たとえば2026年中に受け取った請求書は、2027年3月16日が起算日となり、5年後の2032年3月15日まで保存します。法人と同じく、受領した日から単純に数えるわけではない点に注意しましょう。
ここまでの起算日の数え方と保存満了までの流れを、法人・個人事業主それぞれの例で時系列に整理すると次のとおりです。
出典・参考資料（3件）
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紙と電子の保存方法｜電子帳簿保存法のルール
ここからは、納品書・請求書を実際にどう保存するかを、紙と電子に分けて見ていきます。2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、電子でやり取りしたデータの扱いが大きく変わりました。
紙で受領・発行した場合の保管方法
紙でやり取りした納品書・請求書は、そのまま紙で保管できます。税務調査などで必要なときにすぐ取り出せるよう、月別や取引先別にファイリングして整理しておくのが一般的です。保存期間が長いため、保管スペースと検索のしやすさを両立できる方法を決めておくと、後の運用が楽になります。
電子取引データは電子保存が義務（2024年1月〜）
メールやダウンロードなど電子的に受け取った・送った納品書・請求書（電子取引データ）は、電子帳簿保存法第7条により、データのまま保存することが義務づけられています。
所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行つた場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。（電子帳簿保存法第七条）
出典：電子帳簿保存法｜e-Gov法令検索
2023年12月末までは、電子取引データを紙に印刷して保存することも認められていました（宥恕措置）。この措置は終了し、2024年1月以降は電子データそのものを原本として保存する必要があります。印刷した紙だけを残してデータを削除する運用は、原則として認められません。
ただし、2024年1月以降も猶予措置は設けられています。所轄税務署長が相当の理由があると認め、かつ税務調査などでデータのダウンロードや書面での提示に応じられる場合は、検索要件などを満たさなくてもデータ保存のみで足ります。事前申請は不要です。この猶予措置はデータ保存そのものを免除するものではない点に注意しましょう。
出典・参考資料（1件）
紙を電子化して保存するスキャナ保存の要件
紙で受け取った納品書・請求書をスキャンして電子データで保存する方法は「スキャナ保存」と呼ばれ、電子帳簿保存法第4条第3項に定められています。
…保存義務者は、国税関係書類…の全部又は一部について、当該国税関係書類に記載されている事項を財務省令で定める装置により電磁的記録に記録する場合には、財務省令で定めるところにより、当該国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもつて当該国税関係書類の保存に代えることができる。（電子帳簿保存法第四条第三項）
出典：電子帳簿保存法｜e-Gov法令検索
スキャナ保存を行うには、大きく分けて真実性と可視性の確保が求められます。真実性の確保では、不当な訂正・削除を防ぐための事務処理規程を定めて運用します。可視性の確保では、モニターや操作説明書などを備え付け、日付・金額・取引先で検索できる状態にしておく必要があります。解像度などの具体的な技術要件は、電子帳簿保存法施行規則や国税庁の一問一答で定められています。
出典・参考資料（1件）
スキャナ保存の解像度などの技術要件や、スキャン後に紙の原本を廃棄できる具体的な条件は、以下の記事で詳しく解説しています。
電子保存のメリット
電子での保存に切り替えると、紙の保管スペースやファイリングの手間を減らせます。保存期間が7年・10年と長い書類ほど、紙のまま保管し続ける負担は大きくなります。日付や取引先で検索できるようにしておけば、税務調査や過去の取引確認の際にも目的の書類をすぐ取り出せます。紙のように紛失・汚損する心配も抑えられ、離れた拠点やテレワーク環境からでも必要な書類を確認できます。
納品書・請求書はインボイス（適格請求書）に該当する？保存義務の判定
2023年10月に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）との関係も、よくある疑問です。「納品書はインボイスの対象か」で迷いやすいのですが、適格請求書かどうかは書類の名称ではなく、記載されている事項で判定します。消費税法第57条の4第1項は、適格請求書を「請求書、納品書その他これらに類する書類」と定めています。
適格請求書発行事業者は、…次に掲げる事項を記載した請求書、納品書その他これらに類する書類（…「適格請求書」という。）の交付を求められたときは、当該課税資産の譲渡等に係る適格請求書を当該他の事業者に交付しなければならない。（消費税法第五十七条の四第一項）
出典：消費税法｜e-Gov法令検索
そのため、納品書であっても、次の記載事項を満たせば適格請求書に該当します。
- 登録番号を含む発行者の氏名または名称
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象ならその旨）
- 税率ごとに区分した対価の額と適用税率
- 税率ごとに区分した消費税額
- 交付を受ける事業者の氏名または名称
また、国税庁は、請求書に納品書番号を記載するなど、複数の書類の組み合わせで記載事項を満たす扱いも認めています。
買い手が仕入税額控除を受けるには、帳簿とあわせて適格請求書などの保存が要件になります（消費税法第30条第7項）。適格請求書に該当する書類の保存期間は、交付・受領した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間です。
第一項の規定は、事業者が当該課税期間の課税仕入れ等の税額の控除に係る帳簿及び請求書等（…）を保存しない場合には、当該保存がない課税仕入れ、特定課税仕入れ又は課税貨物に係る課税仕入れ等の税額については、適用しない。（消費税法第三十条第七項）
出典：消費税法｜e-Gov法令検索
出典・参考資料（1件）
保管義務を守らないとどうなる？（罰則・税務リスク）
納品書・請求書を適切に保存しなかった場合、実務で大きな不利益につながりやすいのは税務面です。
まず、仕入税額控除を受けられなくなるおそれがあります。前述のとおり、消費税の仕入税額控除は帳簿および請求書等の保存が要件とされており、保存がないと該当する仕入れについて控除が認められません。その分、納める消費税額が増えることになります。
また、所得税・法人税の税務調査で取引を裏づける書類を提示できないと、経費や取引の事実が認められず、追徴課税につながる可能性があります。帳簿書類の保存が適切に行われていない場合、青色申告の承認が取り消されることもあります。
会社法でも、帳簿や書類を備え置かなかった場合などには100万円以下の過料が定められています（会社法第976条第8号）。保存を軽視すると税務・会社法の両面でリスクを抱えることになるため、保管ルールを整えておくことが重要です。
出典・参考資料（2件）
保管期間を過ぎた書類の正しい処分方法
保存期間を満了した納品書・請求書は処分できます。ただし、取引先名・金額・取引内容といった情報を含むため、そのまま廃棄するとトラブルの原因になりかねません。紙の書類はシュレッダーで裁断するか、溶解処理サービスを利用して、第三者が内容を読み取れない形で処分します。
紙で受け取った書類をスキャナ保存した場合は、電子帳簿保存法の要件を満たして保存していれば、保存期間の満了を待たずに紙の原本を廃棄できます。電子データを原本として扱えるようになるためで、紙を減らしたい場合に有効な方法です。
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法令を満たしつつ紙の保管をなくすには｜電帳法対応の請求書発行・受領サービス
保存要件を満たしながら紙の保管や検索の手間をなくしたい場合は、電子帳簿保存法に対応した請求書の発行・受領サービスの活用が選択肢になります。発行した控え（サービスによっては受領した証憑も）を電子で保存でき、インボイス制度にも対応したサービスを紹介します。サービスによって発行側に強いもの・受領側に強いものがあるため、自社が電子化したい業務に合わせて選ぶことが大切です。
1. Bill One（ビルワン）（Sansan株式会社）
請求書の受領と発行・送付を1つのプラットフォームで扱えるクラウドサービスです。提供元はSansan株式会社で、受け取った請求書をオンラインで一元管理し、電子帳簿保存法に対応した形で電子保存できます。
2025年5月末時点で20万社を超える企業が同社のネットワーク上で請求書を取り交わしており、取引先が同じサービスを使っていれば電子のまま受け渡せます。電子帳簿保存法のソフト要件を満たすものとして、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けています。利用ユーザー数による追加料金はなく、年額は発行する請求書の件数に応じて設定される料金体系です（金額は要お問い合わせ）。
2. マネーフォワード クラウドインボイス（株式会社マネーフォワード）
請求書や納品書などの帳票を送付する業務に特化したクラウドサービスです。CSV・PDF・API で取り込んだ帳票データを、取引先ごとにWeb送付・メール送付・郵送代行へ自動で振り分けて一括送付できます。
既存の販売管理システムはそのまま使い、送付業務だけを切り出して効率化したい企業に向いています。40万以上のマネーフォワードID事業者（2025年10月時点）と電子で請求書を送受信でき、電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しています。料金は発行件数に応じた個別見積りで、導入相談はオンラインのミーティングで受け付けています。
電子でのやり取りは、紙の保管の手間だけでなく、日々の送付業務の負担も軽くします。同社は導入企業での成果を次のように説明しています。
船井総研デジタル様では請求書発行コストの30%削減、メイコー様では債権関連業務の約3割の工数削減、奈良機械製作所様では月間33時間以上の郵送業務削減といった成果が出ています。一番わかりやすい効果は、郵送や紙で行っていた送付業務をデジタルに置き換えることによる業務コストと郵送コストの削減です。送付していた帳票の件数が多いほど、導入効果は大きくなります。
3. Misoca（弥生株式会社）
見積書・納品書・請求書・領収書などを入力フォームに記入するだけで作成できる、弥生株式会社のクラウド請求書作成ソフトです。スマートフォンアプリからの作成・送付にも対応します。
月10通までの請求書作成を恒常的に無料で使えるため、個人事業主や小規模の事業者が始めやすいサービスです。「スマート証憑管理」機能で、発行した控えや受領した証憑を電子保存でき、改正電子帳簿保存法の検索要件・訂正削除の処置に対応します。弥生会計など弥生製品と連携すれば、請求から記帳・仕訳までを自動化できます。
4. MakeLeaps（メイクリープス株式会社）
株式会社リコーの子会社であるメイクリープス株式会社が提供する請求管理クラウドです。見積書・納品書・請求書・支払通知書など10種類の書類を作成・送付でき、入金消込までを1つのサービスでカバーします。
電子帳簿保存法に対応し（無料プランは対象外）、2022年6月には電子帳簿保存法対応システムとしてJIIMAの認証を取得しています。デジタルインボイスの国際規格であるPeppol（ペポル）での送信にも対応します（法人プラン以上）。30日間すべての機能を試せる無料トライアルがあり、取引先の少ない個人事業主から取引先の多い法人まで段階的なプランを選べます。
以下は、ご紹介した電子帳簿保存法対応サービスの比較表です。
| サービス名 | Bill One（ビルワン） | マネーフォワード クラウドインボイス | Misoca | MakeLeaps |
|---|---|---|---|---|
| 電子帳簿保存法対応 | ●（JIIMA認証取得） | ● | ● | ●（JIIMA認証取得／無料プランは対象外） |
| インボイス制度対応 | ● | ● | ● | ● |
| 対応範囲 | 発行・受領の一体運用 | 発行・送付が中心 受領は別プラン | 発行（作成）中心 受領証憑も電子保存 | 発行・請求管理 入金消込まで対応 |
| 対象規模 | 中堅〜大手 | 中小〜中堅 | 個人・小規模〜 | 個人〜法人 |
| 初期費用 | あり（要問い合わせ） | 要問い合わせ | 0円 | 0円 |
| 料金の目安 | 年額制・発行件数に応じて設定 （要問い合わせ） | 発行件数に応じた個別見積り （要問い合わせ） | 有料プランは年8,800円＋税〜 （月15通） | 個人1,000円〜/ユーザー 法人1,300円〜/ユーザー（月額・税抜） |
| 無料プラン・トライアル | 記載なし | 記載なし | 無料プランあり（月10通まで） | 無料プランあり 30日間無料トライアル |
| 詳細情報 | 公式資料を見る | オンライン相談を予約 | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る |
ここで取り上げた4サービスのほかにも、請求書発行システムは対応する業務範囲や料金体系がさまざまです。タイプ別の選び方や各社の機能・料金をまとめて比較したい場合は、以下の記事もあわせてご覧ください。
まとめ
納品書・請求書の保管期間は、法人が原則7年（欠損金を繰り越す事業年度は10年）、個人事業主が原則5年です。法人は会社法で計算書類を10年保存する義務もあるため、証憑も10年を目安に保管しておくと安全です。
年数は発行・受領した日ではなく確定申告書の提出期限の翌日から数えます。電子でやり取りしたデータは2024年1月以降データのまま保存することが必要で、記載事項を満たす納品書・請求書は適格請求書として7年保存の対象になります。保存期間を過ぎた書類は要件を満たせば処分でき、電子帳簿保存法に対応したサービスを使えば、保存と検索の負担を抑えながら法令に沿った管理ができます。
自社の取引書類について、何を・何年・どの形式で保存するかをいま一度整理し、法令に沿った保管体制を整えてください。
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よくある質問（FAQ）
Q. 納品書・請求書は何年保管すればよいですか？
A. 納品書・請求書の保管期間は、法人が原則7年、個人事業主が原則5年です。法人は会社法で計算書類を10年保存する義務があるため、その証憑となる納品書・請求書も10年を目安に保管しておくと安全です。また、青色申告で欠損金を翌期以降に繰り越す事業年度は、帳簿書類の保存期間が10年に延びます。
出典・参考資料（2件）
Q. 納品書と請求書は、両方とも保管する必要がありますか？
A. 納品書と請求書は、どちらも取引の事実を証明する証憑書類として、両方とも保管が必要です。保存義務の対象は「取引に関して作成し、又は受領した書類」とされており、取引先から受け取った分だけでなく、自社が発行した納品書・請求書の控え（写し）も残しておく必要があります。一方だけを処分すると、税務調査で取引内容を裏づけられなくなるおそれがあります。
出典・参考資料（1件）
Q. 納品書をスキャナ保存した後、紙の原本は破棄してもよいですか？
A. 紙で受け取った納品書をスキャナ保存した場合、電子帳簿保存法の要件を満たして保存していれば、保管期間の満了を待たずに紙の原本を破棄できます。要件は、不当な訂正・削除を防ぐ事務処理規程を定める「真実性の確保」と、モニターや操作説明書の備付け・検索性を確保する「可視性の確保」に大きく分かれます。
要件を満たさないまま原本を破棄すると、書類の保存がないものと扱われるおそれがあるため注意しましょう。
出典・参考資料（2件）
Q. メールで受け取った納品書を、紙に印刷して保存してもよいですか？
A. メールやダウンロードなど電子的に受け取った納品書は、2024年1月以降、紙に印刷した書面だけで保存することは原則認められず、電子データのまま保存する必要があります。電子取引データの紙出力保存を認めていた宥恕措置は2023年12月末で終了しました。
所轄税務署長が相当の理由を認め、ダウンロードや書面での提示に応じられる場合の猶予措置はありますが、これはデータ保存そのものを免除するものではありません。
出典・参考資料（2件）
Q. 保管期間内に納品書や請求書を紛失したら、どうすればよいですか？
A. 保管期間内に納品書や請求書を紛失した場合は、まず発行元に再発行を依頼するのが基本です。発行者側に再発行へ応じる法的義務はありませんが、取引関係を保つために応じてもらえるのが一般的です。再発行が難しいときは、契約書や発注データ、入出金記録など取引を裏づける他の資料で補完します。紛失を放置すると、税務調査で取引の事実を示せず不利益を受けるおそれがあるため、早めに対応しましょう。
Q. 個人事業主も、電子取引データを電子のまま保存する義務がありますか？
A. 個人事業主も、所得税の保存義務者として、電子取引データを電子のまま保存する義務があります。電子帳簿保存法第7条は所得税・法人税に係る保存義務者を対象としており、法人だけでなく個人事業主も含まれます。メールやダウンロードで受け取った・送った納品書・請求書は、印刷した紙ではなく電子データを原本として保存してください。
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マネックス証券 フィナンシャル・インテリジェンス部 暗号資産アナリスト
松嶋真倫
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