立て替えてもらったお金を返すときの仕訳｜従業員・個人事業主・取引先の相手別に勘定科目と精算例を解説

従業員が立て替えてくれた交通費を今まさに精算しようとして、会計ソフトの仕訳画面で手が止まっていませんか。立て替えたお金を返すときに、借方・貸方へどの勘定科目を入れればよいかは、「誰が立て替えてくれたか」で変わります。

従業員なのか、個人事業主本人や家族なのか、取引先なのかによって、使う勘定科目（未払金・事業主借・買掛金など）も、計上時とセットで必要になる仕訳も違ってきます。ここを取り違えると、残高が合わずに後から修正する手間が生まれます。

本記事では、立て替えてもらったお金を返すときの仕訳を、まず代表的な1本の形で示したうえで、立て替えてくれた相手ごとに「計上時」と「返すとき」の2本セットで解説します。勘定科目の使い分け、摘要の書き方、消費税やインボイスの扱い、精算を放置したときの税務上の注意まで、自社のケースに当てはめて確認できる構成です。

立て替えてもらったお金を返すときの仕訳【まず結論】

もっとも多いのは、従業員が会社の経費を立て替え、後日その分を会社が返す（精算する）ケースです。このとき、返すタイミングで使う仕訳は次の1本になります。

借方	金額	貸方	金額	摘要
未払金	50,000	普通預金	50,000	立替経費の精算

ポイントは、立て替えから精算まで日をまたぐ場合、返すときにいきなり経費の勘定科目（旅費交通費など）を使わないことです。経費そのものは立て替えてもらった時点（計上時）にすでに記帳しており、返すときは「立て替えてもらって残っている債務」を消す処理になります。その債務を表す勘定科目が、従業員への立て替え精算では未払金です。

立て替えてもらったその日のうちに現金で精算するときは、計上と精算を分けず「旅費交通費／現金」の1本で処理してかまいません。計上時と精算時が日をまたいで分かれるときに、この2本セットが必要になります。

このように精算の仕訳は、計上時に立てた貸方の勘定（未払金など）を、返すときに借方へ持ってきて消し込む形になります。この「計上時」と「返すとき」の2本をセットで押さえることが、残高を合わせる近道です。次章では、立て替えてくれた相手ごとにこの2本セットを示します。

【相手別】誰が立て替えたかで変わる勘定科目と精算仕訳

ここからは、立て替えてくれた相手ごとに、計上時と返すときの仕訳を2本セットで整理します。まずは全体像を1枚の表で確認し、自社のケースを特定してください。

立て替えてくれた相手	計上時の仕訳（借方／貸方）	返す（精算）ときの仕訳（借方／貸方）	使う勘定科目
従業員（会社が最終負担）	旅費交通費 50,000／未払金 50,000	未払金 50,000／普通預金 50,000	未払金
個人事業主本人（私的資金で事業の支払い）	消耗品費 50,000／事業主借 50,000	原則不要（事業用資金から返金するなら 事業主借 50,000／普通預金 50,000）	事業主借
家族など身内（事業の支払いを負担）	消耗品費 50,000／事業主借 50,000	家族への返済は事業外のため記帳不要	事業主借
取引先（自社の費用を一時負担）	仕入高・消耗品費など 50,000／買掛金・未払金 50,000	買掛金・未払金 50,000／普通預金 50,000	買掛金・未払金

金額は説明のための一例です。

従業員が立て替えた場合（未払金）

従業員が交通費や備品代を立て替えたときは、その費用を会社が最終的に負担します。立て替えてもらった時点で経費を計上し、相手方（従業員）へ後日支払う債務として未払金を立てます。

タイミング	借方	貸方
立て替えてもらった日（計上時）	旅費交通費 50,000	未払金 50,000
従業員へ返した日（精算時）	未払金 50,000	普通預金 50,000

給与と同じタイミングで現金払いせず振込精算する場合も、貸方が普通預金になるだけで考え方は変わりません。ただし、精算が給与支払いと混ざると源泉徴収の対象かどうかが分かりにくくなるため、経費精算と給与は分けて処理します。

個人事業主本人・身内が立て替えた場合（事業主借）

個人事業主が、事業用の支払いを事業用口座ではなく私的な財布やクレジットカードで済ませたときは、事業主借で処理します。事業の外から資金を借り入れて事業の支払いに充てた、という意味の勘定科目です。

タイミング	借方	貸方
私的資金で支払った日（計上時）	消耗品費 50,000	事業主借 50,000

私的資金で立て替えたままにするなら、事業主本人への「返す」仕訳は原則として必要ありません。事業主借の残高は事業と事業主個人のお金のやり取りを表し、期末に元入金へ振り替えられて整理されるためです。帳簿に載せるのは、事業の支払いを計上する1本だけです。

ただし、事業用の口座から本人の口座へ実際に返金したときは、計上時に貸方へ立てた事業主借を「事業主借／普通預金」で消し込みます。計上時と同じ勘定を借方に戻して消す、という本記事共通の考え方どおりの処理です。

私的資金のまま精算しない場合と、事業資金から返金する場合で扱いが分かれる点に注意してください。家族など身内が立て替えてくれた分を後日、本人が返すときは、事業の外のお金の動きになるため、事業の帳簿には記帳しません。

取引先に立て替えてもらった場合（買掛金・未払金）

取引先が自社の費用を一時的に負担してくれ、後でまとめて返すケースでは、取引先への支払債務として買掛金または未払金を使います。仕入や外注費など営業取引に直結する費用なら買掛金、備品代や事務用品費などそれ以外の費用なら未払金が目安です。

タイミング	借方	貸方
立て替えてもらった日（計上時）	仕入高・消耗品費など 50,000	買掛金・未払金 50,000
取引先へ返した日（精算時）	買掛金・未払金 50,000	普通預金 50,000

立て替えてくれた取引先の側では、自社のために払った金額を立替金（資産）で処理しています。立替金という勘定科目は「他人が負担すべき費用を一時的に立て替えた側」が使うもので、返す側である自社は使わない点に注意してください。取引先に立て替えてもらった費用の消費税の扱いには、インボイス制度特有の注意点があります（後述）。

必ず「計上時と同じ勘定」で消し込む

相手が誰であっても共通する原則は、返すときに消し込む勘定科目を、計上時に立てた勘定科目とそろえることです。計上時に未払金で立てたなら返すときも未払金、買掛金で立てたなら買掛金で消し込みます。ここがずれると、未払金や買掛金の残高が実際には精算済みなのに帳簿上は残り続け、決算で原因を追う手間につながります。

立替金・未払金など似た勘定科目の使い分け

立替・精算の場面では、似た性質の勘定科目が複数登場します。どれを使うかは「誰が・何のために・いつ払うお金か」で決まります。ここでは中心となる立替金を定義したうえで、混同しやすい勘定科目との違いを一覧で整理します。

立替金とは

立替金とは、本来は他人（取引先・従業員など）が負担すべき費用を、自社が一時的に代わりに支払ったときに使う資産の勘定科目です。後で相手から回収する「受け取る権利」を表すため、資産に分類されます。立て替えてもらった側（返す側）ではなく、立て替えた側が使う勘定である点が、このあと整理する未払金との大きな違いです。

混同しやすい勘定科目の性質と使う場面を、次の表で見比べてください。

勘定科目	分類	どんなときに使うか	主に使う立場
立替金	資産	他人が負担すべき費用を一時的に立て替えた	立て替えた側
未払金	負債	営業の主目的以外の費用で、代金の支払いが後になる	返す側
買掛金	負債	仕入・外注など営業取引で生じた代金の支払いが後になる	返す側
事業主借	（個人事業の資本取引）	個人事業主が私的資金で事業の支払いをした	個人事業主（返す側）
仮払金	資産	金額が未確定のまま経費を概算で前渡しした	前渡しした側
預り金	負債	源泉所得税や社会保険料などを一時的に預かり後で納める	預かった側
貸付金	資産	返済期日を定めてお金を貸し付けた	貸した側

精算の実務でとくに迷いやすいのは、未払金と立替金の向きです。「立て替えてもらって、これから返す」自社は未払金（負債）、「立て替えてあげて、これから回収する」相手は立替金（資産）と、同じ取引を逆の立場から見ていると捉えると整理しやすくなります。

立替金そのものの定義や、仮払金・預り金・小口現金との違い、精算フローやインボイス制度・電子帳簿保存法を踏まえた立替実務の全体像まで確認したい場合は、1枚の比較表で整理した次の記事が参考になります。

精算仕訳で間違えないための注意点

仕訳の形が決まっても、摘要・消費税・精算の遅れの3点でつまずくと、あとから修正や税務上の指摘につながります。順番に確認します。

摘要は「計上時と同じ内容」で消し込む

摘要には、いつ・誰の・何の立て替えを精算したのかが後から追える情報を書きます。計上時に「10/1 ○○さん 交通費立替」と記録したなら、精算時も「10/1 ○○さん 交通費立替分の精算」のように同じ相手・同じ対象を指す摘要にそろえると、未払金のどの残高を消したのかが一目で分かります。相手名や日付が抜けると、未払金の残高照合で手が止まる原因になります。

立替金に消費税はかかるか（課税・不課税の分かれ目とインボイス）

「立て替え分に消費税はかかるのか」は迷いやすい論点ですが、分けて考えると整理できます。前提として、消費税の課税の対象は国税庁が次のように定めています。

国内において事業者が事業として対価を得て行う資産の譲渡や貸付け、役務の提供（以下「資産の譲渡等」といいます。）は、消費税の課税の対象となります。

出典：国税庁 タックスアンサー（消費税）No.6157「課税の対象」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6157.htm

このNo.6157が定める課税対象の定義に当てはめると、立替・精算で動くお金は2つに分けられます。1つ目は、立替分を返す「お金の授受そのもの」です。これは物やサービスの提供を伴わない資金のやり取りで、資産の譲渡等には当たらないため、消費税の課税対象にはなりません。精算で未払金や買掛金を消し込む仕訳に消費税を上乗せしないのはこのためです。

2つ目は、立て替えてもらった「費用そのもの」です。電車賃や備品代などはもともと消費税を含む課税取引で、立て替えてもらった側がその消費税分も含めて精算します。「お金を返す行為」に消費税はかからない一方、「立て替えてもらった費用」には最初から消費税が含まれている、という二段構えで捉えると混乱しません。

この「費用そのもの」の消費税を、立て替えてもらった側が仕入税額控除するときに、インボイス制度特有の注意が出てきます。とくに取引先に立て替えてもらった場合、取引先宛に発行された適格請求書をそのまま受け取るだけでは足りず、取引先からの立替金精算書などの保存が必要です。国税庁は次のように示しています。

立替払を行ったＢ社から、立替金精算書等の交付を受けるなどにより、経費の支払先であるＣ社から行った課税仕入れが貴社のものであることが明らかにされている場合には、その適格請求書及び立替金精算書等の書類の保存をもって、貴社は、Ｃ社からの課税仕入れに係る請求書等の保存要件を満たすこととなります。

出典：国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」問94（立替金）【令和6年4月改訂】https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/94.pdf

ここでいうB社が立て替えてくれた取引先、C社が実際の支払先（仕入先）、貴社が立て替えてもらった自社にあたります。立て替えてくれた取引先が免税事業者であっても、実際の支払先が適格請求書発行事業者であれば仕入税額控除は可能です。

この立替金精算書の論点は、主に取引先間の立て替えで生じます。従業員が会社の経費を立て替える場合は支払先の適格請求書を会社宛で受け取るのが基本ですが、従業員名義や宛名なしで上がってくることもあります。その場合の扱いは取引の内容によって変わるため、インボイス対応の詳細は税理士など専門家に確認すると確実です。

精算を放置すると貸付金扱い・税務指摘につながりうる

立て替えてもらったお金の精算を長期間放置すると、税務の実務では、実質的な貸し付けとみなされうる・税務調査で指摘されうると言われます。これは実務上の一般的な注意で、国税庁が明文で「放置した立替金は貸付金とする」と定めているわけではありません。

とくに相手が役員や従業員で、会社との間でお金の貸し借りが生じている形になると、税務上は貸付金として扱われる可能性が出てきます。

仮に役員や従業員への貸付とみなされた場合には、無利息や低い利息のままだと、適正な利率で計算した利息との差額が給与として課税される点に注意が必要です。国税庁は次のように示しています。

役員または使用人に無利息または低い利息で金銭を貸し付けた場合には、次の「金銭を無利息または低い利息で貸し付けたとき」の場合を除き、上記の利率により計算した利息の額と実際に支払う利息の額との差額が、給与として課税されることになります。

出典：国税庁 タックスアンサー（源泉所得税）No.2606「金銭を貸し付けたとき」【令和8年4月1日現在法令等】https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2606.htm

こうした余計な論点を生まないためにも、立て替えてもらった分は速やかに精算し、未払金や買掛金の残高を長く残さないことが大切です。精算の遅れは、残高照合の手間だけでなく税務上のリスクにもつながります。

毎月の立替精算を手入力しないという選択肢（経費精算システム）

次に紹介するのは、従業員の立替精算を毎月多く抱える会社に向けた選択肢です。立替の件数が増えるほど、毎月の仕訳入力と残高照合の負担は重くなります。

経費精算システムを使うと、従業員の申請から承認までをオンラインで回し、承認済みの経費を仕訳データとして会計ソフトへ自動で連携できます。立て替え分の仕訳を1件ずつ手で起こさずに済み、精算金の振込データ作成まで任せられる製品もあります。

ここでは、立替精算から会計連携までをカバーする代表的なサービスを紹介します。

料金・機能は2026年10月時点。最新の内容は各社の公式サイトでご確認ください。

弥生経費 Next（弥生株式会社）

中小企業向けの会計ソフトを提供する弥生株式会社による、スマートフォン1台で申請から承認・精算まで完結するクラウド経費精算ソフトが弥生経費 Nextです。領収書をスマホで撮影するとAIが取引先名や科目を提案し、交通系ICカードの読み取りやNAVITIMEと連携した経路検索で交通費の入力も自動化します。

立替精算の文脈でのポイントは、承認済みの経費データを弥生会計 Nextへ仕訳データとして自動連携できることです。連携の同期間隔は1分間隔まで改善されており、従業員の立て替え分を会計側へ反映する手入力を減らせます。弥生会計（デスクトップ）にも、あんしん保守サポート加入中であれば連携できます。

料金は、弥生会計 Nextのプランに経費精算機能を含むセット版（追加ユーザーは1名あたり月400円から、税抜）のほか、経費精算を単体で使うエキスパートプランが用意されています。

マネーフォワード クラウド経費（株式会社マネーフォワード）

マネーフォワード クラウド経費は、領収書のAI-OCR（画像からの自動読み取り）やクレジットカード・交通系ICカードとのデータ連携で、経費精算の入力を自動化するクラウド型のサービスです。申請・承認のワークフローを多段で設定でき、規程違反や上限超過のアラート設定にも対応します。

立替精算では、承認済みの経費を仕訳データとしてCSV・APIで会計ソフトへ連携できる点が実務に効きます。連携先はマネーフォワード クラウド会計のほか、弥生会計やPCA会計などの他社ソフトも公式に挙げられています。

さらに、総合振込データ（FBデータ）を自動作成し、振込APIで立替分の振込までつなげられるため、仕訳から従業員への支払いまでを一連の流れで処理できます。料金は、実際に経費精算に関わった人数分だけを課金するアクティブユーザー課金を採用しています。

この承認後の仕訳連携から立替分の振込までを一連でつなぐ考え方について、提供元の株式会社マネーフォワードは次のように述べています。

ここで取り上げたのは立替精算と会計連携に強い2製品ですが、料金・機能・使いやすさ・導入方法まで含めて経費精算システム全体を比較検討したい場合は、次の記事で選び方とあわせて詳しく解説しています。

まとめ

立て替えてもらったお金を返すときの仕訳は、「誰が立て替えたか」で使う勘定科目が変わります。従業員なら未払金、個人事業主本人や身内なら事業主借、取引先なら買掛金・未払金を使い、いずれも計上時に立てた勘定を返すときに消し込む2本セットで考えるのが基本です。

加えて、摘要は計上時と同じ内容でそろえる、お金の授受そのものに消費税はかからない一方で立て替えてもらった費用には消費税が含まれる、精算を放置すると税務上の指摘につながりうる、という3点を押さえておくと、後からの修正や指摘を避けられます。

件数が多く手入力が負担であれば、経費精算システムによる仕訳データの自動連携も選択肢になります。まずは自社のケースに当てはまる仕訳を確認し、必要に応じて下記から各サービスの資料を取り寄せて比較してください。

立て替えてもらったお金を返す仕訳に関するよくある質問（FAQ）

Q. 立て替えてもらったお金を返すときは、どの勘定科目を使いますか？

A. 立て替えてもらったお金を返すときの勘定科目は、立て替えてくれた相手によって変わり、従業員なら未払金、個人事業主本人や身内なら事業主借、取引先なら買掛金・未払金を使います。いずれも立て替えてもらった時点（計上時）に貸方へ立てた勘定を、返すときに借方へ持ってきて消し込むため、計上時と返すときの2本をセットで記帳するのが基本です。

Q. 立替金と未払金はどう違いますか？

A. 立替金と未払金の違いは立場の向きにあり、立替金は他人の費用を一時的に立て替えた「立て替えた側」が使う資産、未払金は立て替えてもらって後で支払う「返す側」が使う負債です。同じ立て替えという取引を、回収する側から見るか返す側から見るかで使う勘定が分かれます。立て替えてもらったお金を返す自社が使うのは未払金（取引先なら買掛金の場合もあり）で、立替金ではない点に注意してください。

Q. 個人事業主本人が立て替えた場合も、お金を返す仕訳は必要ですか？

A. 個人事業主本人が私的な財布やカードで事業の支払いを立て替えた場合、事業用の口座へお金を戻す「返す仕訳」は原則として必要ありません。計上時に「消耗品費／事業主借」と記帳すれば足り、事業主借の残高は期末に事業主勘定として整理されるためです。家族など身内が立て替えてくれた分を後日本人が返すときも、事業の外のお金の動きになるため帳簿には記帳しません。

Q. 立て替えてもらったお金を返すときに消費税はかかりますか？

A. 立て替えてもらったお金を返す行為そのものには、消費税はかかりません（課税対象外）。返済は物やサービスの提供を伴わない資金のやり取りで、消費税の課税対象となる「資産の譲渡等」に当たらないためです。ただし、立て替えてもらった電車賃や備品代などの費用には最初から消費税が含まれており、その分も含めて精算します。「お金を返す行為」と「立て替えてもらった費用」を分けて捉えると混乱しません。

出典・参考資料（1件）

• 出典：国税庁 タックスアンサー（消費税）No.6157「課税の対象」https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shohi/6157.htm

Q. 取引先に立て替えてもらった費用で仕入税額控除を受けるには、立替金精算書が必要ですか？

A. 取引先に立て替えてもらった費用で仕入税額控除を受けるには、取引先から交付される立替金精算書などの保存が必要です。実際の支払先から取引先宛に発行された適格請求書をそのまま受け取るだけでは、その課税仕入れが自社のものであることが明らかにならないためです。立て替えてくれた取引先が免税事業者であっても、実際の支払先が適格請求書発行事業者であれば控除は可能です。

出典・参考資料（1件）

• 出典：国税庁「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」問94（立替金）【令和6年4月改訂】https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/pdf/qa/94.pdf

Q. 立て替えてもらったお金を返す仕訳を忘れると、どうなりますか？

A. 返す仕訳を忘れたり、計上時と違う勘定で消し込んだりすると、実際には精算済みの未払金や買掛金の残高が帳簿に残り続け、決算で原因を追う手間や、残高の不整合による税務上の指摘につながります。立て替えてもらった時点の計上と、返すときの消し込みを必ず同じ勘定科目でそろえ、2本セットで記帳することが、残高を正しく保つ近道です。

Q. 立て替えてもらったお金の精算を長期間放置するとどうなりますか？

A. 精算を長期間放置すると、役員や従業員との間で実質的な貸し付けとみなされ、税務上は貸付金として扱われる可能性があります。その場合、無利息や低い利息のままだと、適正な利率で計算した利息との差額が給与として課税されることがあります。余計な論点を生まないためにも、立て替えてもらった分は速やかに精算し、未払金や買掛金の残高を長く残さないことが大切です。

出典・参考資料（1件）

• 出典：国税庁 タックスアンサー（源泉所得税）No.2606「金銭を貸し付けたとき」【令和8年4月1日現在法令等】https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/gensen/2606.htm

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