請求書や通知書を毎月まとまった通数で郵送している事業者にとって、印刷・封入・宛名書き・切手貼り・投函という一連の手作業は、月末月初に集中する負担になりがちです。郵送忘れや宛先間違いが起きれば取引先からの信頼にも関わり、封筒代・切手代・人件費も毎月積み上がります。
こうした郵送まわりの作業を外部に任せられるのが、郵送代行サービスです。書類データを渡すだけで、印刷から投函までを代わりに行ってもらえます。ただし、何をどこまで任せられるか、1通あたりいくらかかるか、頼み先にどんな種類があるかは、サービスによって差があります。
この記事では、郵送代行サービスの仕組みと1通あたりの費用相場を実額で示したうえで、頼み先を3つのタイプに整理し、自社に合う選び方を解説します。請求書の作成から郵送までをまとめて任せられるクラウドサービスまで含めて、どこまでを誰に任せるかを判断する材料として活用してください。
目次
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郵送代行サービスとは？印刷から投函までどこまで任せられるか
郵送代行サービスとは、書類の印刷・封入・宛名印字・投函までの郵送作業を、まとめて外部に任せられるサービスです。自社で行うのはデータと宛先の受け渡しだけで、その先の手作業と郵便局への差し出しを代わりに行ってもらえます。
代行してもらえる作業は、おおむね次の工程です。どこからどこまでを任せられるかはサービスによって幅がありますが、基本となる流れは共通しています。
- 書類データ（PDFやCSVなど）の受け取り
- 文面の印刷・用紙の折り込み
- 宛名の印字
- 封入・封緘（封筒詰めと封締め）
- 切手の貼り付け・差し出し（投函）
たとえば日本郵便が提供するWebレターでは、文書データをアップロードすると「文面印刷・宛名印刷・封筒詰め・切手貼り付け・発送・配達までを日本郵便が一括で行う」と案内されており、印刷から配達までを任せられます。対象の書類は案内状・通知書・請求書・DMなどで、請求書や納品書、見積書といった日常的な事務文書にも使えます。
出典・参考資料（1件）
- 出典：Webレター（Webゆうびん）｜日本郵便（公式サービスページ、2026年10月時点）
郵送代行を使うと、社内で発生していた印刷・封入・投函の手作業がなくなり、用紙・封筒・切手の購入や郵便局への持ち込みも不要になります。毎月決まった書類を一定の通数で送っている業務ほど、任せたときの効果が分かりやすく表れます。
郵送代行サービスの費用相場【1通あたりの実額を頼み先別に比較】
ここからは、郵送代行の費用を1通あたりの実額で確認します。料金は頼み先の種類・書類のページ数・通数によって変わりますが、公式に公開されている金額を並べると、おおよその水準がつかめます。
次の表は、頼み先のタイプごとに公開されている1通あたりの料金をまとめたものです。サービスによって税込・税抜の表記が分かれるため、比べるときは税区分もあわせて確認してください。
| 頼み先別の郵送代行の料金目安 | ① 日本郵便 Webレター | ② 書類の発送代行業者（広済堂ネクスト） | ③ クラウド請求書システムの郵送代行 |
|---|---|---|---|
| 向き | 少量向け | 大量向け | 少量〜中量向け |
| 1通あたりの料金目安 | 129円〜（白黒・A4片面1枚） | 147.5円〜（モノクロ・封書＋書類2点） | 198円〜（一例） |
| 税区分 | 税込（税抜換算で約117円） | 税抜 | 税抜 |
| 最低通数 | 1通から | 2,000部から | 1通から |
| 備考 | カラーは190円〜。2枚目以降は1ページ6円（白黒）加算 | 印刷・封入・郵券代込み。カラーは180円〜 | 印刷費・封筒代・郵送費込み。別途、月額のシステム利用料 |
※上記は各社公式ページに記載された料金（2026年10月時点）。書類のページ数・通数・オプションにより実際の金額は変動します。
税区分をそろえて見ると、Webレターの129円は税込（税抜では約117円）、発送代行業者とクラウドの料金は税抜のため、税抜ベースでは1通あたりおおむね117円〜200円程度が目安です。少量から送りたい場合は、日本郵便のWebレターやクラウド請求書システムの郵送代行のように1通から使えるサービスが向きます。
一方、書類の発送代行業者は、広済堂ネクストの例のように最低2,000部からといった通数条件がつくことがある代わりに、大量発送での単価を抑えやすい傾向があります（最低通数は業者により異なります）。自社の通数が、各サービスの最低通数の条件に合うかどうかが、費用を考えるうえでの最初の分かれ目です。
少量を送る場合、代行の1通あたりの単価は、自分で切手を貼って出すより高くなることもあります。それでも、印刷・封入・投函の手間と郵送ミスが減る分をどう見るかで選ぶのが基本です。大量発送では郵便割引が効き、自社で出すより安くなる場合もあります。
また、クラウド請求書システムの郵送代行は、1通あたりの料金に加えて月額のシステム利用料がかかります。送る通数が少ないほど月額の負担が1通あたりに重く効くため、1通単価だけでなく月額も含めた総額で比べることが大切です。
出典・参考資料（3件）
郵送代行はどこに頼める？頼み先の3タイプを比較
郵送代行の頼み先は、大きく3つのタイプに分かれます。それぞれ得意な通数や任せられる範囲が異なるため、自社の状況に合うタイプを見極めることが、頼み先選びの出発点になります。
| 郵送代行の頼み先3タイプ | ① 日本郵便のWebレター | ② 書類の発送代行業者 | ③ クラウド請求書システムの郵送代行機能 |
|---|---|---|---|
| 得意な通数 | 1通〜少量 | 大量（最低通数あり） | 1通〜中量 |
| 任せられる範囲 | 印刷・封入・投函 | 印刷・封入・投函・郵便割引の活用 | 請求書の作成・発行から郵送まで一括 |
| 向いている事業者 | 少量の案内状・通知書をその都度送りたい | DMや大量の書類を定期的に送り、単価を抑えたい | 毎月の請求書を作成から郵送までまとめて任せたい |
※各タイプの一般的な傾向です。実際に任せられる範囲や通数の条件は各社でご確認ください。
① 日本郵便のWebレター（公式・少量から）
日本郵便が運営する公式の郵送代行がWebレターです。1通129円（税込）から1通単位で送れるため、少量の案内状や通知書をその都度送りたい事業者に向き、郵送代行の費用の下限を知る目安になります。宛先ごとに内容の異なる文書を一括で送る差し込み機能も使えます。
一方で、用紙はA4片面、封筒は専用のWebレター封筒に限られ、返信用封筒の同封はできないといった制約があります。定型的な文書を手軽に送るのに適したサービスといえます。
② 書類の発送代行業者（大量・専門）
印刷・封入・発送を専門に請け負う発送代行業者は、大量の書類やDMをまとめて送る業務に強みがあります。郵便局の区分割引などを活用して郵送コストを抑えやすく、封筒やチラシの印刷から宛名印字、封入封緘、郵便局への差し出しまでを一貫して任せられます。
たとえば広済堂ネクストの封書郵送代行では、2,000部のモノクロ印刷（封書＋書類2点）で1通147.5円（税抜）からと料金例が公開されていますが、最低申込数量が2,000部からとなっています。まとまった通数を定期的に送る事業者に向く一方、少量だけ送りたい場合は最低通数の条件に注意が必要です。
個人情報を扱うため、プライバシーマークやISO27001といった情報セキュリティの認証を取得している業者を選ぶと安心です。
出典・参考資料（1件）
- 出典：封書郵送代行サービス｜広済堂ネクスト（公式サービスページ、2026年10月時点）
③ クラウド請求書システムの郵送代行機能（作成〜郵送を一括）
毎月の請求書を送っている事業者に向くのが、クラウド請求書システムの郵送代行機能です。請求書の作成・発行から郵送までを1つのサービスで完結でき、郵送だけを別の業者に外注する場合と比べて、データの受け渡しや運用の手間を減らせます。1通から利用できるサービスが多く、通数が中規模までの請求業務と相性が良い選択肢です。
「請求書を毎月作って送る」業務をまとめて任せたい場合は、このタイプが有力な候補になります。具体的なサービスは、記事後半の「請求書の作成から郵送まで一括できるクラウド請求書発行システム」で紹介します。
郵送代行のメリット・デメリット
郵送代行を導入するかどうかを判断するために、得られる効果と、任せることで生じる注意点の両方を整理します。
郵送代行のメリット
最も分かりやすい効果は、印刷・封入・投函にかけていた事務作業がなくなることです。月末月初に集中していた郵送作業から解放され、担当者はほかの業務に時間を使えます。
コスト面では、用紙・封筒・切手の購入や保管が不要になり、郵便割引を活用する業者に任せれば郵送費そのものを抑えられる場合もあります。さらに、人の手で行っていた封入・宛名書きが自動化されることで、宛先違いや郵送忘れといったミスが減り、取引先からの信頼を損なうリスクを下げられます。
郵送代行のデメリット・注意点
一方で、郵送業務を外部に任せると、発送のタイミングを自社で細かく調整しにくくなります。多くのサービスには締め時間があり、急ぎの発送やイレギュラーな対応をその場で行いづらくなる場合がある点には注意が必要です。
もう一つの注意点は、顧客の氏名・住所といった個人情報を外部の業者に渡すことです。情報が適切に管理されなければ、漏えいのリスクにつながります。この点は、次の選び方で触れる機密保持体制の確認によって備えられます。
見落としやすいのは、郵送を代行に任せても発送後の業務の一部は自社に残ることです。受取人からの問い合わせ対応、宛先不明で戻ってきた書類の再送、記載内容の訂正・再発行などは、引き続き自社で行う必要があります。契約時に、どこまでが代行の責任範囲か（責任分界点）と、差し戻しや再送時の扱いを確認しておくと、任せたあとの運用で迷いません。
郵送代行サービスの選び方（最低通数・機密保持・締め時間で見る）
ここからは、郵送代行サービスを選ぶときに確認したいポイントを整理します。自社の通数や求める範囲に照らして、次の観点をチェックしてください。
- 任せられる範囲：印刷だけなのか、封入・投函、さらに書類の作成まで任せられるのか。自社に残したい作業と任せたい作業の線引きに合うかを確認しましょう。
- 料金体系と最低通数：1通から使えるのか、最低◯通からなのか。自社の毎月の通数が条件に合わないと、単価が合っていても使えません。都度課金か月額固定かもあわせて確認しましょう。
- 締め時間と発送日数：何時までに依頼すればいつ投函・配達されるか。日本郵便のWebレターは15時までの申し込みで2〜4日後の配達が目安、クラウド請求書システムの郵送代行は当日の一定時刻（例：15時）を締め切りに翌営業日投函という運用が一般的です。書類の発送代行業者は、データを渡してから数営業日後の発送（広済堂ネクストの例ではデータ受領後5営業日後）と、投函までにやや日数がかかる傾向があります。請求書の送付期限に間に合うか、各サービスの締め時間と発送までの日数を事前に確かめましょう。
- 機密保持の体制：顧客情報を預けるため、プライバシーマーク（Pマーク）やISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントの国際規格）といった認証を取得しているかを確認すると、情報管理の目安になります。
あわせて検討したいのが、郵送そのものを減らす方法です。郵便料金は改定で上がっており、定形郵便物は50gまで110円、通常はがきは85円が現行の料金です。
取引先がメールやWeb配信での受け取りに応じてくれるなら、郵送代行と電子送付を使い分けることで、封筒代・切手代に加えて見えにくいコスト（用紙代・保管スペース・人件費）も抑えられます。
多くのクラウド請求書システムは、取引先ごとに郵送・メール・Web配信を選んで送り分けられるため、紙での送付が必要な相手だけ郵送代行に回すといった運用も可能です。
出典・参考資料（1件）
- 出典：国内の料金表（手紙・はがき）｜日本郵便（公式料金表、2026年10月時点）
郵送そのものをやめて請求書を電子化したい場合は、どんな電子化の方法があり、電子帳簿保存法の要件をどう満たすかを次の記事で解説しています。
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請求書の作成から郵送まで一括できるクラウド請求書発行システム
毎月の請求書を送っている事業者には、頼み先の3タイプのうち、請求書の作成から郵送までをまとめて任せられるクラウド請求書発行システムが有力な選択肢になります。郵送だけを外注する場合と違い、請求データの作成・発行と郵送代行が1つのサービスでつながるため、二重のデータ入力や業者とのやり取りを減らせます。ここでは、郵送代行に対応した代表的なサービスを紹介します。
ここで取り上げるのは郵送代行に対応したサービスですが、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応、料金やタイプ別の選び方まで含めて請求書発行システムを広く比較したい場合は、次の記事がまとめています。
なお、クラウド請求書システムの郵送代行は、1通あたりの料金を公開していないサービスも多く、その場合は資料請求や問い合わせで見積もりを確認します。次の表では、請求書の作成機能や送付手段、分かっている範囲の料金を並べて比較できます。
| 郵送代行に対応したクラウド請求書発行システムの比較 | 請求管理ロボ | マネーフォワード クラウド請求書Plus | 楽楽明細 | freee請求書 | ＠Tovas |
|---|---|---|---|---|---|
| 請求書の作成機能 | ● | ● | △既存データの発行に特化（新規作成機能なし） | ● | △CSVデータから帳票を生成（発行特化） |
| 郵送代行の対応 | ● | ● | ● | ● | ● |
| 郵送代行の料金（1通） | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 198円〜（税抜） | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| そのほかの送付手段 | メール | メール | メール・Web・FAX | メール・Web | メール・Web・FAX |
| 向いている事業者 | 請求書の作成から送付・入金消込・督促までまとめて自動化したい企業 | 複雑な請求や承認フロー・内部統制が必要な中堅〜上場・上場準備企業 | 帳票データは作成済みで、発行・郵送だけを任せたい事業者 | 作成から郵送までを低コストで始めたい小規模事業者 | 請求書以外も含む多様な帳票を宛先ごとに使い分けたい事業者 |
| 詳細情報 | 公式資料を見る | オンライン相談を予約 | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る |
※2026年10月時点の各社公式情報による。料金・対応範囲は変動するため、詳細は各社でご確認ください。
1. 請求管理ロボ（株式会社ROBOT PAYMENT）
株式会社ROBOT PAYMENTの請求管理ロボは、請求書の作成から送付、入金消込、未入金の催促までを一気通貫で自動化するクラウドサービスです。取引先と請求内容を登録すると毎月自動で請求書を作成し、取引先ごとにメールと郵送を選んで送付できます。郵送を選んだ場合は、請求データをもとに印刷・封入・投函までが代行され、社内での作業は不要になります。
請求書の発行だけでなく、入金の消し込みや督促まで含めて請求業務全体をまとめて任せたい企業に向くサービスです。郵送代行の1通あたりの料金は公式サイトで公開されていないため、具体的な費用は資料請求や問い合わせで確認するとよいでしょう。
2. マネーフォワード クラウド請求書Plus（株式会社マネーフォワード）
中堅企業や上場・上場準備企業の請求業務に向くのが、マネーフォワード クラウド請求書Plusです。分割請求や合算請求、サブスクリプションの按分といった複雑な請求に対応し、請求書の発行前に承認フローを設定できる点が特徴です。送付手段はメール送付と郵送代行の両方に対応しています。
内部統制を意識した承認プロセスや、件数の多い複雑な請求を扱う組織に適しています。郵送代行はオプション機能として提供され、費用は公開されていないため、導入時に見積もりを取って確認する流れになります。
3. 楽楽明細（株式会社ラクス）
株式会社ラクスの楽楽明細は、既存の販売管理システムや基幹システムが出力した帳票データ（CSV・PDF）を取り込み、取引先ごとにWeb発行・メール・郵送代行・FAXへ自動で振り分ける電子帳票発行システムです。請求書を新しく作成する機能ではなく、すでにあるデータの発行・送付に特化している点が特徴で、累計16,000社以上に導入されています。
郵送代行は1通198円（税抜）からで、1通単位で利用できます。システムにアップロードした請求データを印刷・封入し、取引先まで届けてもらえます。すでに帳票データは作れるので、送付の部分だけを任せたいという事業者に向くサービスです。
4. freee請求書（フリー株式会社）
無料プランでも件数無制限で請求書や見積書を作成でき、小規模事業者が導入しやすいのがフリー株式会社のfreee請求書です。有料プランでは、作成した請求書をメール送信するほか郵送代行も利用でき、会計サービスのfreee会計と連携して発行した請求書を取引として登録できます。スマートフォンのアプリでも請求書の作成から送付まで完結します。
今はExcelなどで請求書を作っている小規模事業者が、作成から郵送までを低コストで始めたいときの入口になるサービスです。郵送代行は有料プランでの提供で、1通あたりの料金やプランごとの条件は、公式の料金ページで確認する形になります。
5. ＠Tovas（コクヨ株式会社）
コクヨ株式会社の＠Tovas（アットトバス）は、請求書や納品書、支払通知書など、企業間でやり取りする多様な帳票を扱える電子帳票配信システムです。帳票データ（CSVなど）をアップロードすると帳票を自動生成し、取引先ごとに電子（Web・メール）・FAX・郵送から受け取り方法を選んで配信できます。請求書に限らず、幅広い書類の郵送を外部に任せたい事業者に向きます。
郵送を選んだ場合は、印刷から封入、投函までが代行されます。請求書以外の帳票も含めて、取引先ごとに最適な送付手段を使い分けたい場合に適した帳票配信サービスです。
まとめ
郵送代行サービスは、書類の印刷・封入・投函までを外部に任せられる仕組みで、1通あたりの費用は税抜ベースでおおむね117円〜200円程度（Webレターは税込129円＝税抜約117円）です。頼み先は、少量から使える日本郵便のWebレター、大量発送に強い書類の発送代行業者、請求書の作成から郵送まで一括できるクラウド請求書システムの3タイプに分かれます。
自社に合う頼み先を選ぶには、任せたい範囲・毎月の通数と最低通数の条件・締め時間・機密保持の体制を確認することが欠かせません。特に毎月の請求書を送っている場合は、作成から郵送までをまとめて任せられるクラウド請求書発行システムが運用の手間を減らせます。まずは各サービスの資料を取り寄せて、自社の通数や業務に合う頼み先を比べてみてください。
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よくある質問（FAQ）
Q. 郵送代行サービスとは何ですか？
A. 郵送代行サービスとは、書類の印刷・封入・宛名印字・投函までの郵送作業を、まとめて外部に任せられるサービスです。自社が行うのはデータと宛先の受け渡しだけで、その先の手作業と郵便局への差し出しを代わりに行ってもらえます。請求書や通知書、案内状、DMなど、定期的に紙で送っている書類の発送業務を社外に委託できます。
Q. 郵送代行サービスの料金は1通あたりいくらが相場ですか？
A. 郵送代行サービスの料金は、各社が公開している公式料金を税抜ベースにそろえて見ると、1通あたりおおむね117円〜200円程度が目安です（日本郵便のWebレターは税込129円＝税抜約117円）。金額は頼み先の種類・書類のページ数・通数によって変わり、公式表記も税込・税抜が分かれるため、比べるときは税区分をあわせて確認してください。
たとえば日本郵便のWebレターはA4白黒1枚129円〜（税込）、大量発送向けの封書郵送代行業者では2,000部・モノクロで1通147.5円〜（税抜）といった料金例が公開されています。比べるときは、税区分と最低通数もあわせて確認してください。
Q. 郵送代行サービスは個人事業主でも利用できますか？
A. 郵送代行サービスは、個人事業主でも利用できるものが多くあります。日本郵便のWebレターやクラウド請求書システムの郵送代行のように1通から使えるタイプなら、少量の請求書や通知書でも依頼できます。一方、書類の発送代行業者は最低2,000部からといった通数条件がつく場合があるため、送る通数が少ない場合は1通から使えるタイプを選ぶとよいでしょう。
Q. 郵送代行サービスでは請求書以外の書類も送れますか？
A. 郵送代行サービスでは、請求書だけでなく、通知書・案内状・納品書・見積書・契約書・DMなど幅広い書類を送れます。
たとえば日本郵便のWebレターは案内状・通知書・請求書・DMなどに対応し、封書郵送代行業者でも請求書・注文書・見積書・納品書・領収書・契約書などに対応しています。ただしサービスによって用紙サイズや同封物の制約（返信用封筒を同封できないなど）があるため、送りたい書類の形式に対応しているかは事前に確認してください。
Q. 郵送代行サービスに顧客情報を渡しても情報漏えいの心配はありませんか？
A. 郵送代行サービスに顧客情報を預けるときは、プライバシーマーク（Pマーク）やISO/IEC 27001（情報セキュリティマネジメントの国際規格）といった認証を取得している頼み先を選ぶことが、情報管理の安心につながります。郵送代行では顧客の氏名・住所を外部に渡すため、機密保持の体制を確認することは選定時の重要なポイントです。認証の有無は、各サービスの公式ページや資料で確認できます。
Q. 請求書の作成から郵送までをまとめて郵送代行に任せられますか？
A. 毎月の請求書を送っている場合は、クラウド請求書発行システムを使えば、請求書の作成・発行から郵送代行までを1つのサービスでまとめて任せられます。
郵送だけを別の業者に外注する場合と比べ、請求データの二重入力や業者とのやり取りを減らせます。郵送代行に対応したクラウド請求書発行システムには、取引先ごとにメール・Web・郵送を送り分けられるものもあります。具体的なサービスは本記事の比較表で確認してください。
Q. 郵送代行サービスに依頼してから何日で届きますか？
A. 郵送代行サービスでは、当日の締め時間までに依頼すれば、翌営業日から数日後に投函・配達されるのが一般的です。たとえば日本郵便のWebレターは15時までの申し込みで2〜4日後の配達が目安です。クラウド請求書システムの郵送代行でも、当日の一定時刻を締め切りとして翌営業日に投函する運用が多く見られます。
請求書の送付期限に間に合うよう、各サービスの締め時間と発送までの日数を事前に確認しておくと安心です。
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マネックス証券 フィナンシャル・インテリジェンス部 暗号資産アナリスト
松嶋真倫
監修の範囲は記事の一般的な解説部分であり、比較表および各製品・サービスの紹介内容は監修の対象外です。
