年末調整が終わってほっとしたのも束の間、1月末には「給与支払報告書」の提出が控えています。源泉徴収票とよく似た書類ですが、提出先も目的も別もので、誰の分をどこへ出すのか迷いやすい手続きです。
給与支払報告書は、従業員に支払った給与を、税務署ではなく従業員が住む市区町村へ報告する書類です。市区町村はこれをもとに、翌年度の住民税を計算します。
提出期限は原則として翌年1月31日、提出先は従業員が1月1日に住んでいる市区町村です。ここでは、源泉徴収票との違いから、誰が対象になるのか（退職者やパートの扱い）、書類の構成と書き方、提出先・期限・提出方法、そして提出しなかった場合の罰則までを順に確認していきます。
目次
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給与支払報告書とは｜従業員の住民税を計算するための書類
給与支払報告書とは、事業者が従業員に支払った前年の給与を、その従業員が住む市区町村へ報告するための書類です。市区町村はこの報告をもとに、翌年度（その年の6月から）の住民税額を決めます。
提出する義務があるのは、従業員から所得税を源泉徴収している事業者です。法人か個人事業主かは問いません。地方税法では、1月1日時点で給与を支払っている事業者が、同月31日までに、従業員ごとの給与支払報告書を、その従業員が住む市区町村へ提出しなければならないと定められています。
出典・参考資料（1件）
年末調整で確定した1年間の給与や控除の情報を、市区町村向けにまとめ直したものが給与支払報告書だと考えると分かりやすくなります。源泉徴収票とどう違うのかは、次で詳しく確認します。
給与支払報告書と源泉徴収票の違い
給与支払報告書と源泉徴収票は、記載する内容がほとんど同じです。迷いやすいのは「なぜ中身が同じ書類を2つ出すのか」という点ですが、両者は提出先と目的が異なります。
源泉徴収票は、所得税法にもとづき、税務署へ提出するとともに従業員本人へ交付する書類で、所得税の確認に使われます。一方の給与支払報告書は、地方税法にもとづき、従業員が住む市区町村へ提出する書類で、翌年度の住民税の計算に使われます。どちらも期限は翌年1月31日です。
| 項目 | 給与支払報告書 | 源泉徴収票 |
|---|---|---|
| 提出先 | 従業員が住む市区町村 | 税務署（＋本人へ交付） |
| 使われる目的 | 翌年度の住民税の計算 | 所得税の確認 |
| 根拠となる法律 | 地方税法 | 所得税法 |
| 記載内容 | 給与・賞与の額、各種控除、源泉徴収税額など（両者ほぼ同一） | |
出典・参考資料（2件）
給与支払証明書との違い
名前が似た書類に「給与支払証明書」があります。これは従業員が住宅ローンの審査や保育園の申込みなどで収入を証明するために、本人の求めに応じて会社が発行する書類です。市区町村への税の報告が目的の給与支払報告書とは、用途も提出先も別のものと考えてください。
給与支払報告書の対象者と提出不要なケース
ここからは、誰の分を提出するのかを確認します。迷いやすい退職者やパートの扱い、年収が高い人の例外までまとめて整理します。
原則として、前年中に給与を支払ったすべての従業員が対象です。正社員だけでなく、パート・アルバイト・役員も含まれ、雇用形態や支払金額の多寡は問いません。在職している従業員については、給与が少額でも提出が必要です。
見落としやすいのが、年収2,000万円を超えて年末調整の対象にならない従業員です。年末調整が不要でも、給与支払報告書の提出は必要です。東京都目黒区は、次のように案内しています。
なお、給与収入金額が2,000万円を超える方は、年末調整不要となっていますが、給与支払報告書の提出は必要となりますので、もれなく作成して該当の区市町村長にご提出ください。
出典：給与支払報告書の作成、提出｜目黒区
提出が不要になるのは「退職者で年間30万円以下」の場合だけ
提出を省略できるのは、前年中に退職し、その年に支払った給与の総額が30万円以下だった人に限られます。地方税法は、退職者の給与支払報告書について定めた条文のただし書きで、次のように規定しています。
ただし、その給与の支払を受けなくなつた日の属する年に当該給与の支払をする者から支払を受けた給与の金額の総額が三十万円以下である者については、この限りでない。
出典：地方税法 第317条の6第3項｜e-Gov法令検索
この「30万円以下は省略できる」という規定は、退職者を対象にしたただし書きです。在職中の従業員には、このただし書きは適用されません。したがって、在職者は給与が30万円以下でも提出が必要で、省略できるのはあくまで退職者に限られます。
| 従業員の状況 | 給与支払報告書の提出 |
|---|---|
| 在職中（正社員・パート・アルバイト・役員など、雇用形態を問わず） | 必要（給与の多寡を問わず） |
| 在職中で年収2,000万円超・年末調整なし | 必要 |
| 前年に退職し、その年の給与総額が30万円超 | 必要 |
| 前年に退職し、その年の給与総額が30万円以下 | 法律上の提出義務はなし（下記のとおり市区町村によっては提出を求められる） |
「30万円以下の退職者」は市区町村によって扱いが分かれる
法律上は省略できる「退職者で30万円以下」でも、実務では市区町村ごとに扱いが分かれます。この点は自分の提出先の案内を確認しておくと安心です。
一方には、法律上の義務がないことを認めたうえで、協力をお願いする自治体があります。大阪府柏原市は、退職者の30万円以下について次のように説明しています。
前年中の支払総額が30万円を超えない場合は、法的には給与支払報告書の提出義務は生じないこととなっております。
出典：給与支払報告書の提出のしかた｜柏原市
東京都府中市も「退職した年の給与支給額が30万円以下である場合は、提出義務はありませんが」としたうえで、公平・適正な課税のために提出を求めています。他方で、千葉県浦安市のように、少額・退職・パートを問わず提出を求める自治体もあります。
年度途中で退職された方やアルバイト・パートの方、給与の支払額が少額の方でも、給与支払報告書は必ず提出してください。
出典：給与支払報告書の作成と提出方法｜浦安市
このように、法律上は省略できるケースでも、提出先の自治体が提出を求めていることがあります。退職者で30万円以下の人がいる場合は、その人が住む市区町村の案内を確認しておくと、後から問い合わせを受ける手間を避けられます。
給与支払報告書を構成する書類
給与支払報告書は、1枚の用紙ではなく複数の書類で構成されます。何を何枚そろえるのかを先に押さえておくと、作成の全体像がつかめます。
- 個人別明細書：従業員1人につき1枚作成する、給与と控除の明細。記載内容は源泉徴収票とほぼ同じです。
- 総括表：市区町村ごとの表紙にあたる書類。その市区町村へ提出する個人別明細書を取りまとめ、事業者名や報告人数などを記載します。提出先の市区町村ごとに1枚必要です。
- 普通徴収切替理由書：住民税を特別徴収（給与天引き）ではなく普通徴収（本人納付）に切り替える従業員がいる場合に添付する書類。該当者がいなければ不要です。
整理すると、従業員1人ごとの個人別明細書を、提出先の市区町村ごとに仕分けし、それぞれに総括表を付けて提出するという構成です。従業員が複数の市区町村に住んでいる場合は、市区町村の数だけ総括表を用意することになります。
給与支払報告書の書き方
ここからは、構成する3つの書類それぞれの書き方の要点を見ていきます。詳細な記入項目は提出先の様式や国税庁の手引に沿って進めれば問題ありません。
個人別明細書の書き方
個人別明細書は、支払金額、給与所得控除後の金額、所得控除の合計額、源泉徴収税額、各種控除の内訳などを従業員1人ごとに記入します。記載内容は源泉徴収票と同じで、年末調整を終えていれば、その結果をそのまま転記できます。記入項目の詳しい意味は国税庁の手引で確認できます。
間違えやすいのはマイナンバーの扱いです。本人へ交付する源泉徴収票には記載しませんが、市区町村へ提出する個人別明細書には、従業員本人や控除対象の配偶者・扶養親族のマイナンバーを記載します。
出典・参考資料（1件）
総括表の書き方
総括表には、事業者（給与支払者）の名称・所在地・法人番号などの基本情報と、その市区町村へ提出する従業員の人数（報告人員）を記載します。様式は地方税法施行規則にもとづく法定様式が基本ですが、多くの自治体が項目を追加した独自様式を用意しています。
総括表は、提出先の市区町村から届く専用様式を使うのが確実で、自治体のウェブサイトからもダウンロードできます。送られてくる時期は後述の「作成から提出までの流れ」で触れます。
普通徴収切替理由書の書き方（普A〜普F の符号）
住民税は原則として特別徴収（給与天引き）ですが、一定の条件に当てはまる従業員は普通徴収（本人納付）に切り替えられます。切り替える場合は、その理由を符号で示す普通徴収切替理由書を添付します。符号の区分は、浦安市の案内では次のとおりです。
| 符号 | 普通徴収に切り替えられる理由 |
|---|---|
| 普A | 総従業員数が2人以下（普B〜普Fに該当する従業員を差し引いた人数） |
| 普B | 他の事業所で特別徴収されている（例：乙欄適用者） |
| 普C | 給与が少なく税額が引けない（浦安市の場合、年間の給与支払額が100万円以下） |
| 普D | 給与の支払いが不定期（毎月の支払いでない） |
| 普E | 事業専従者（個人事業主のみ対象） |
| 普F | 退職者または退職予定者（5月末日まで） |
出典・参考資料（1件）
符号の細かい条件は市区町村によって異なることがあります。普Cの「給与が少ない」の金額基準のように、自治体ごとに注記がある場合があるため、提出先の案内で確認してください。
給与支払報告書の提出先・提出期限・提出方法
ここでは、いつ・どこへ・どのように提出するのかを具体的に確認します。自社のケースに当てはめられるよう、期限と提出先を押さえておきましょう。
- 提出先：従業員が1月1日時点で住んでいる市区町村。年の途中で退職した従業員は、退職日時点の住所地の市区町村が提出先になります。従業員が複数の市区町村に分かれて住んでいる場合は、それぞれの市区町村へ提出します。
- 提出期限：翌年1月31日まで。31日が土日祝日のときは翌営業日です。たとえば令和8年度分は、1月31日が土曜日のため令和8年2月2日（月曜日）が期限になります。
- 提出方法：eLTAX（地方税ポータルシステム）による電子提出、CD・DVDなどの光ディスクによる提出、書面（郵送・持参）の3通りです。
出典・参考資料（1件）
電子申告（eLTAX）の提出義務｜源泉徴収票100枚以上が対象（令和9年から30枚に引下げ）
給与支払報告書（市区町村向け）と源泉徴収票（税務署向け）は、電子提出の義務が同じ基準で決まります。前々年に税務署へ提出した給与所得の源泉徴収票が一定枚数以上あると、どちらもeLTAXまたは光ディスク等での提出が義務づけられます。その基準は、現在は100枚以上です。
この基準は引き下げられる予定です。国税庁は、電子提出が必要になる枚数について次のように案内しています。
法定調書の種類ごとに、前々年に提出すべきであった当該法定調書の枚数が「30枚以上」であるものについては、e-Tax、認定クラウド等又はCD・DVDなどの光ディスク等による提出が必要になります。
出典：法定調書の提出義務化（令和9年1月1日以後の提出分）｜国税庁
この「30枚以上」の基準は、令和9年（2027年）1月1日以後に提出する分、すなわち令和8年分から適用されます。
従業員が数名から十数名の事業者は枚数基準に届かないことが多く、当面は書面での提出もできます。一方、源泉徴収票を20〜30枚ほど作成する規模では、これまで書面で出せていた場合でも電子提出が必要になる可能性があるため、早めにeLTAXの利用準備を進めておくと安心です。
出典・参考資料（2件）
作成から提出までの流れ
給与支払報告書の作成は、年末調整と一続きの作業です。1年の締めくくりから提出までの流れをつかんでおくと、1月末の提出に間に合わせやすくなります。
- 12月ごろ、各市区町村から専用の総括表が届きます。
- 年末調整を実施し、従業員ごとの1年間の給与・控除・税額を確定します。
- 確定した内容で個人別明細書を作成し、従業員が住む市区町村ごとに仕分けします。
- 市区町村ごとに総括表を付け、該当者がいれば普通徴収切替理由書を添えて、1月31日（休日の場合は翌営業日）までに提出します。
給与支払報告書を提出しなかった場合
給与支払報告書の提出は法律上の義務であり、提出しなかったり虚偽の記載をしたりした場合には罰則が定められています。地方税法は、違反行為について次のように規定しています。
前条第一項から第四項までの規定により提出すべき給与支払報告書、届出書若しくは公的年金等支払報告書を提出しなかつたとき、又は虚偽の記載をした給与支払報告書、届出書若しくは公的年金等支払報告書を提出したときは、その違反行為をした者は、一年以下の拘禁刑又は五十万円以下の罰金に処する。
出典：地方税法 第317条の7｜e-Gov法令検索
この罰則はかつて「懲役」と定められていましたが、2025年6月1日に施行された刑法改正で懲役と禁錮が拘禁刑に一本化されたため、現在は上記のとおり拘禁刑に置き換わっています。さらに、違反行為をした担当者本人だけでなく、その法人にも罰金刑が科される両罰規定も定められています。
実務上は、期限を過ぎると従業員の住民税の課税決定が遅れるなどの支障も生じます。罰則の有無にかかわらず、期限内の提出を前提に準備を進めるのが基本です。
給与支払報告書の作成・提出を効率化するには
ここまで見てきたとおり、給与支払報告書は年末調整の結果を市区町村ごとに仕分けし、期限内に正しく提出する必要があります。従業員数が多かったり、提出先の市区町村が複数にまたがったりすると、担当者の負担は小さくありません。
この年末調整から給与支払報告書の作成・提出までをまとめて任せられるのが、給与計算アウトソーシングです。源泉徴収票や給与支払報告書のデータ作成、市区町村への電子申告まで対応するサービスもあり、繁忙期の実務を外部に委ねられます。ここでは、給与支払報告書の作成・提出に対応する例を紹介します。
※各社の公式サイトの情報をもとに作成しています（2026年10月時点）。最新の対応範囲・料金は各サービスの公式情報をご確認ください。
1. COMIT HR（株式会社InfoDeliver）
COMIT HRは、給与計算を基盤に、委託したい業務を組み合わせて使える人事労務のBPO（業務委託）サービスです。給与・賞与計算や勤怠管理、社会保険手続き、年末調整などの中から、必要な範囲だけを選んで任せられます。運営会社の株式会社InfoDeliverは、BPO運営実績20年と案内しています。
年末調整の分野では、年末調整（WEB対応）、源泉徴収票、市区町村送付用の給与支払報告書のデータ作成までを標準業務として対応します。給与支払報告書の提出（電子申告）は、提携する税理士法人が実施する形です。問い合わせ窓口はCOMIT HRに一本化されています。
導入事例は従業員400〜1,100名規模が中心ですが、委託する業務範囲を選べるため、年末調整と給与支払報告書まわりだけを切り出して任せることもできます。自社の条件に合う範囲と費用は、公式サイトの価格シミュレーターで確認できます。
2. YFPクレア（税理士法人YFPクレア）
税理士法人が母体の給与計算代行サービスです。運営する税理士法人YFPクレアは税務・会計・労務をまとめて扱い、毎月の給与計算に加えて、年末調整の代行にも対応しています。1名から依頼できる点も特徴です。
年末調整の代行では、同社が各書類を送付・回収・確認したうえで過不足税額を計算し、源泉徴収票を発行して給与支払報告書を電子申告するところまでを一連の流れとして案内しています。給与計算から年末調整・給与支払報告書までを、税理士法人の体制で任せたい企業に向いています。
料金は公式サイトに公開されています。年末調整の単発での受付は時期によって扱いが変わることがあるため、依頼を検討する際は最新の受付状況を公式サイトで確認してください。
ここで挙げたのは一例で、給与計算アウトソーシングは任せられる業務の範囲や料金体系、対応できる企業規模がサービスごとに異なります。年末調整から給与支払報告書の作成・提出までをどこまで含めて委託できるかを比べたいときは、次の記事で主要サービスを横断して確認できます。
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まとめ
給与支払報告書は、従業員に支払った給与を、その従業員が住む市区町村へ報告し、翌年度の住民税を計算してもらうための書類です。記載内容は源泉徴収票とほぼ同じですが、提出先が市区町村である点が異なります。
提出の要点は3つです。対象は前年に給与を支払った従業員の原則すべてで、省略できるのは退職者で年間30万円以下の場合に限られます（在職者は少額でも提出が必要）。提出先は従業員が1月1日に住む市区町村、期限は翌年1月31日（休日なら翌営業日）です。
源泉徴収票が100枚以上の事業者は、eLTAX等での電子提出が義務づけられます。この基準は、令和9年1月提出分から30枚以上に引き下げられます。
自社の対象者・提出先・期限を確認したうえで、提出方法（eLTAXか書面か）を決めれば、迷わず提出まで進められます。年末調整から給与支払報告書までの負担が大きい場合は、給与計算アウトソーシングの活用も選択肢になります。
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よくある質問（FAQ）
Q. 給与支払報告書とは何ですか？
A. 給与支払報告書とは、事業者が前年に従業員へ支払った給与を、その従業員が住む市区町村へ報告するための書類です。市区町村はこの報告をもとに、従業員一人ひとりの翌年度（その年の6月から）の住民税を計算します。1月1日時点で給与を支払っている事業者は、前年に給与を支払った従業員について1人ずつ作成し、翌年1月31日までに提出する義務があります（地方税法第317条の6第1項）。
Q. 源泉徴収票を税務署に提出していれば、給与支払報告書は提出しなくてよいですか？
A. 源泉徴収票を税務署へ提出していても、給与支払報告書は別に、従業員が住む市区町村へ提出する必要があります。記載内容はほぼ同じですが、源泉徴収票は所得税法にもとづき税務署へ提出して所得税の確認に使われ、給与支払報告書は地方税法にもとづき市区町村へ提出して翌年度の住民税の計算に使われます。提出先と目的が異なる書類だからです。
令和9年1月1日以後は、給与支払報告書を市区町村へ提出すると税務署への源泉徴収票の提出を省ける取扱いが始まります。ただし、市区町村への給与支払報告書の提出自体は引き続き必要です。
Q. パート・アルバイトしかいない事業所でも給与支払報告書の提出は必要ですか？
A. パート・アルバイトだけを雇う事業所でも、前年に給与を支払った全員分の給与支払報告書を提出する必要があります。対象は雇用形態や支払金額の多寡を問わず、正社員・パート・アルバイト・役員が等しく含まれます。在職している従業員は給与が少額でも提出が必要で、省略できるのは前年に退職し、その年の給与総額が30万円以下だった人に限られます。
Q. 従業員が年の途中で引っ越した場合、給与支払報告書はどの市区町村に提出しますか？
A. 給与支払報告書の提出先は、その年の1月1日時点で従業員が住んでいる市区町村です。前年の途中で引っ越していても、1月1日現在の住所地の市区町村へ提出します。会社の所在地や、給与を支払った時点の住所ではない点に注意してください。年の途中で退職した従業員については、退職した日現在の住所地の市区町村が提出先になります。
Q. 給与支払報告書の総括表や様式はどこで入手できますか？
A. 給与支払報告書の総括表は、12月ごろに各市区町村から専用の様式が事業者へ送られてくるのが一般的で、市区町村のウェブサイトからもダウンロードできます。従業員ごとの個人別明細書は源泉徴収票と記載内容が同じで、年末調整の結果をそのまま転記できます。給与計算ソフトを使っていれば、年末調整のデータから給与支払報告書を出力でき、eLTAXでも様式を作成して電子提出できます。
Q. 提出後に給与支払報告書の記載誤りが見つかった場合はどうすればよいですか？
A. 提出後に誤りが見つかった場合は、正しい内容で作り直した給与支払報告書を、提出先の市区町村へ訂正分として再提出します。訂正・追加・取消の具体的な手続きや様式は市区町村によって扱いが異なるため、提出先の市区町村に連絡し、案内に従って対応するのが確実です。住民税の計算に影響するため、誤りに気づいたら早めに対応しましょう。
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