毎月の給与計算を、できるだけ費用をかけずに済ませたいと考える小規模な事業者は少なくありません。従業員が数名のうちは、エクセルのテンプレートや無料の給与計算ソフトでも十分に対応できます。
本記事では、今すぐ無料で使えるエクセルの給与計算・給与明細テンプレートや無料ソフトの入手先を整理し、各候補を対応人数・自動計算の範囲・無料の条件で見比べられるようにします。あわせて、エクセルで給与計算する際の作り方の要点と、手作業で運用するときの限界、どの規模で給与計算ソフトへ移るべきかの目安までを解説します。
社会保険料や所得税の計算は、料率や税額表が毎年のように改定されます。無料で始めつつも、自社がいつまで手作業で回せるのかを見極めるための判断材料として活用してください。
目次
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無料で使えるエクセルテンプレート・給与計算ソフトの実物と入手先
給与計算を無料で始める方法は、大きく2つに分かれます。表計算の知識がある程度あるなら、計算式を自分で組めるエクセルテンプレートが手軽です。計算式の設定まで任せたいなら、マクロや入力画面を備えた無料の給与計算ソフトが向いています。ここでは、公式に配布されている実物と入手先を紹介します。
無料のエクセルテンプレート（給与明細・賃金台帳・給与計算表）
給与明細や賃金台帳のひな形は、ソフトを提供する会社やマイクロソフトが無料で配布しています。登録不要でダウンロードでき、計算式があらかじめ入っているものも多いため、項目を自社に合わせて調整すればすぐに使い始められます。
- マイクロソフトのテンプレート：給与明細や給与管理表のエクセルテンプレートが、Office のテンプレートサイトから無料でダウンロードできます。計算式が組み込まれたものもあり、項目を自社に合わせて調整して使えます。
- 弥生の無料エクセルテンプレート：給与明細書・賃金台帳・源泉徴収票などの書式を、社会保険労務士監修で配布しています。書式をそろえて整えたい場合に使いやすいテンプレート群です。
- マネーフォワードの無料テンプレート：給与計算表・給与管理表・給与明細など、用途別のエクセルテンプレートを配布しています。時給計算用や所定労働日数別など、バリエーションが用意されています。
いずれも配布元の公式ページからダウンロードできます。配布形式や対応項目は変わることがあるため、最新の内容は各配布ページで確認してください。
出典・参考資料（3件）
計算式が組み込まれた無料の給与計算ソフト（エクセル版）
計算式の設定まで用意されたエクセル形式の無料ソフトも、税理士事務所や会計事務所、ソフト開発会社が配布しています。所得税や社会保険料の計算、給与明細や賃金台帳の出力まで一通りそろうものもあり、少人数の事業者に向いています。
- 「楽しいかもしれない給与計算」（西田会計事務所）：公認会計士・税理士が運営する事務所が配布する、マクロ入りの無料ソフトです。給与・賞与の明細、給与台帳、勤怠管理、年末調整まで対応し、対象は役員・従業員あわせて10人以下の会社とされています。
- 「給与計算Free for EXCEL」（ファースト・アイティ・プロ）：10人まで無料で使えるエクセル版の給与計算ソフトです。ダウンロードフォームに必要事項を入力すると、ダウンロード用のURLがメールで届きます。
ここで取り上げたのは、エクセル形式で配布されている無料ソフトです。クラウド型で無料枠や無料トライアルのあるソフトについては、このあと紹介します。いずれも配布元が対応している税額・料率の時点を明記しているものが多いため、ダウンロードの前に最新の法令に対応しているかを確認しておくと安心です。
無料で使える候補を対応人数・自動計算・無料の条件で比べる
無料で使える候補は、「何人まで対応できるか」「どこまで自動で計算してくれるか」「本当に費用がかからないか」で向き不向きが分かれます。ここからは、主な候補をこの3つの観点で整理します。
| マイクロソフトのテンプレート | 弥生 無料エクセルテンプレート | マネーフォワード 無料テンプレート | 楽しいかもしれない給与計算 | 給与計算Free for EXCEL | |
|---|---|---|---|---|---|
| 種類 | エクセルテンプレート | エクセルテンプレート（社労士監修） | エクセルテンプレート | マクロ入りの無料ソフト（エクセル） | 無料ソフト（エクセル） |
| 自動計算の範囲 | 計算式が組み込まれたものもあり。税額・料率は自分で設定 | 書式が中心。計算式は項目に応じて自分で設定 | 計算式入りの明細テンプレあり。税額・料率は自分で設定 | 給与・賞与・年末調整まで対応 | 給与計算に対応（社会保険料・所得税の対応範囲は配布ページで要確認） |
| 想定対応人数 | 記載なし | 記載なし | 記載なし | 役員・従業員あわせて10人以下 | 10人まで |
| 無料の条件 | 完全無料（登録不要でダウンロード） | 完全無料 | 完全無料 | 完全無料（配布ページからダウンロード） | 完全無料（メール登録でダウンロードURLを受領） |
※上記は各配布元が公開している情報をもとに整理したものです。対応範囲や配布条件は変更される場合があるため、利用前に各配布ページで最新の内容をご確認ください。
テンプレート型は自由に項目を足せる反面、税額や保険料の計算式を自分で組む必要があります。ソフト型は計算式が用意されている一方で、対応人数に上限が設けられていることが多く、人数が増えると使いにくくなります。自社の従業員数と、計算式を自分で管理できるかどうかを基準に選ぶとよいでしょう。
エクセルで給与計算する作り方（必要項目・関数・社会保険料や所得税の計算）
テンプレートを自社用に整えたり、一から給与計算表を作ったりする場合に押さえておきたい要点を解説します。必要な項目の洗い出しから、関数での自動計算、社会保険料や源泉所得税の計算までを順に見ていきます。
給与計算表・賃金台帳に必要な項目を洗い出す
給与計算表は、賃金台帳として使えるように項目を設計しておくと、後の管理が楽になります。賃金台帳に記入すべき事項は労働基準法施行規則で定められており、次の項目が含まれます。
- 氏名
- 性別
- 賃金計算期間
- 労働日数
- 労働時間数
- 時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数
- 基本給・手当など賃金の種類ごとの額
- 賃金の一部を控除した場合はその額
出典・参考資料（1件）
これらの項目を列に並べ、従業員ごとに1行で管理すると、給与明細の作成と賃金台帳への記入を同じ表で兼ねられます。
関数で自動計算の仕組みを作る
入力ミスを減らすには、手入力する箇所を勤務時間や支給額など最小限にとどめ、残りは関数で自動計算させる設計が有効です。よく使う関数は次のとおりです。
- SUM 関数：支給額の合計や控除額の合計を求めるときに使います。
- IF 関数：一定の勤務時間を超えたら割増賃金を加算するなど、条件によって計算を分けるときに使います。
- VLOOKUP 関数：従業員番号から氏名や基本給を呼び出したり、源泉徴収税額表から税額を引いたりするときに使います。
基本給や手当の単価は別表にまとめ、VLOOKUP 関数で呼び出す形にしておくと、単価を変更したときに計算表全体へ反映されます。手入力の箇所が増えるほど転記ミスが起きやすくなるため、入力欄と計算欄を分けておくことが大切です。
社会保険料・源泉所得税の計算ロジック
給与計算で手間がかかるのが、社会保険料と源泉所得税の計算です。いずれも法令で料率や税額表が定められており、最新の数値を使う必要があります。
社会保険料は、標準報酬月額に保険料率を掛けて算出し、従業員と会社で折半します。協会けんぽの場合、厚生年金保険料率は18.3％で固定されており、介護保険料率は令和8年度で全国一律1.62％です。健康保険料率は都道府県ごとに異なり、たとえば東京都は令和8年度で9.85％となっています。
保険料を率から計算する際は、1円未満の端数処理にも注意が必要です。給与から控除する場合は、被保険者負担分の端数が50銭以下なら切り捨て、50銭を超えるなら切り上げます。
このほか、雇用保険料も毎月の控除項目です。雇用保険料は賃金総額に雇用保険料率を掛けて計算し、従業員と会社がそれぞれ負担します（負担の割合は事業の種類によって異なります）。料率は年度ごとに見直されるため、厚生労働省が公表する最新の雇用保険料率を確認してください。住民税を特別徴収している場合は、市区町村から通知された税額も控除項目に加わります。
源泉所得税は、国税庁が公表する「源泉徴収税額表」を使って求めます。2026年1月支給分以降の給与には、令和8年分の税額表を使用します。令和7年度の税制改正で基礎控除の見直しなどが行われ、税額や扶養親族等の数の算定方法が変更されているため、古い税額表を使わないよう注意してください。
月々の給与には月額表を使い、扶養控除等申告書を提出している従業員には甲欄、提出していない従業員には乙欄の金額が適用されます。エクセルでは、月額表を別シートに取り込み、VLOOKUP 関数で該当する税額を引く形にすると自動化できます。
源泉徴収税額表は「その月の社会保険料控除後の給与等の金額」の区分ごとに税額が決まります。そのため、VLOOKUP 関数は完全一致ではなく近似一致で引く点に注意してください。
出典・参考資料（1件）
時間給・パートの給与を計算する
時間給で働くパート・アルバイトの給与は、勤務時間に時給を掛けて算出します。エクセルでは、始業・終業時刻から勤務時間を計算し、時給を掛ける式を組みます。時間外労働や深夜労働には割増賃金が発生するため、該当する時間数を分けて集計し、IF 関数で割増率を反映させる設計にしておくと計算漏れを防げます。
また、週の所定労働時間などの条件を満たすパート・アルバイトは、社会保険の加入対象になります。加入対象かどうかで控除項目が変わるため、従業員ごとに加入状況を管理しておくことが必要です。
給与明細として印刷できるレイアウトを整える
計算用のシートとは別に、給与明細として配布・印刷するためのシートを用意します。支給項目・控除項目・差引支給額が一目で分かる形に整え、計算シートから必要な値を参照する仕組みにすると、毎月の作成がスムーズになります。従業員へ渡す明細は、賃金台帳の記録とも整合させておきましょう。
エクセルで給与計算する限界と注意点
エクセルや無料ソフトは費用を抑えられる一方で、運用を続けるうえで無視できない注意点があります。導入前に、自社で対応できる範囲かどうかを確認しておきましょう。
法改正・料率改定に手作業で対応し続ける負担
社会保険料率や源泉徴収税額表は、ほぼ毎年のように改定されます。エクセルで運用する場合、改定のたびに自分で料率や税額表を調べ、計算式やデータを更新しなければなりません。更新を見落とすと、誤った金額で給与を支払うことになり、後から差額の調整が必要になります。
計算式のエラーや上書きが起きやすい
エクセルは、セルの計算式を誰でも簡単に書き換えられます。意図せず数式を上書きしたり、行の挿入で参照がずれたりすると、気づかないまま誤った金額を計算してしまいます。また、担当者だけが計算式の構造を把握している状態になりやすく、担当者が不在になったときに引き継ぎが難しくなる点も課題です。
賃金台帳の作成・保存は法律上の義務
給与計算の方法にかかわらず、賃金台帳の作成は使用者の義務です。労働基準法では次のように定められています。
使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。
出典：労働基準法 第108条｜e-Gov法令検索
さらに、賃金台帳の保存期間についても定めがあります。法律上は5年間の保存が原則ですが、経過措置により当分の間は3年間とされています。
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする。
出典：労働基準法 第109条・第143条｜e-Gov法令検索
エクセルで作成したファイルも、こうした記載事項と保存期間の要件を満たすよう管理する必要があります。ファイルの紛失や誤削除を防ぐバックアップの運用もあわせて検討しましょう。
年末調整や他システムとの連携には不向き
年末調整は、1年間に源泉徴収した所得税と、本来納めるべき所得税額を一致させる手続きです。各種控除の計算や従業員からの申告書の回収が必要で、人数が増えるほど手作業での対応は負担が大きくなります。
出典・参考資料（1件）
また、エクセルは勤怠管理システムや会計ソフトと自動で連携できないため、勤務時間の転記や仕訳の入力を手作業で行うことになります。給与計算の前後の業務まで効率化したい場合には、別の方法を検討する段階といえます。
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無料で始めて、必要になったら給与計算ソフトへ
無料のエクセルや無料ソフトで給与計算を始めたあと、従業員が増えたり手作業の負担が重くなったりしたら、給与計算ソフトへの移行を検討する時期です。ここでは、「無料」の意味の見極め方と、移行を考える目安を整理します。
「無料」の意味を見極める（恒久無料プランと無料トライアルの違い）
給与計算ソフトの「無料」には、いくつかのタイプがあります。混同すると、無料のつもりが有料だった、という事態になりかねません。主に次の3つに分けられます。
- 完全無料で使えるタイプ：機能や対応人数に制限はあるものの、無料のまま使い続けられます。先に紹介したエクセルの無料ソフトもこのタイプです。
- 一定期間だけ無料のタイプ（無料トライアル）：一定期間は全機能を試せますが、期間終了後は有料プランの契約が前提です。クラウド型の給与計算ソフトに多く見られます。
- 給与計算の代行とセットのタイプ：ソフト利用料は無料でも、計算業務の代行費用がかかる形です。
クラウド型の給与計算ソフトは、無料トライアルで使い勝手を確かめてから契約できるものが多くあります。無料トライアルの期間と、終了後にかかる費用を事前に確認しておきましょう。
ソフトへ移行する目安（従業員数・毎月の業務時間・年末調整の負担）
エクセルや無料ソフトから給与計算ソフトへ移行するかどうかは、次の3つの観点で判断すると考えやすくなります。
1つ目は従業員数です。無料ソフトの多くは対応人数に上限があり、10人前後を超えると管理が難しくなります。人数が増えて上限に近づいたら、移行を検討する時期です。
2つ目は毎月の給与計算にかかる業務時間です。計算式の確認や料率の更新、明細の配布に毎月まとまった時間を取られているなら、自動計算やWeb配信で負担を減らせる余地があります。目安として、毎月半日以上を給与計算に費やしているようであれば、ソフト化を検討してよい段階です。
3つ目は年末調整の負担です。年末調整の時期に、申告書の回収や各種控除の計算へ大きな負担を感じているなら、ソフト化の効果が特に出やすい業務です。毎年の繁忙度を移行判断の指標にするとよいでしょう。
ここからは、移行先となる給与計算ソフトの一例として、無料トライアルを備えたクラウド型の「弥生給与 Next」を、対応人数・自動計算の範囲・無料の条件・料金の観点から紹介します。複数のソフトを横並びで比較したい場合は、このあとの関連記事もあわせてご覧ください。
弥生給与 Next（弥生株式会社）
弥生給与 Next は、弥生株式会社が提供するクラウド型の給与計算サービスです。勤怠データや従業員情報から支給額・控除額・保険料を自動計算し、給与・賞与明細のWeb配信や年末調整まで対応します。社会保険料率や所得税の税額表が改定された際も、特別な操作なく最新の法令へ自動で対応する仕組みです。
初期費用は0円で、月額費用は年契約の月あたり1,700円から（税抜）です。初回申し込み時は、上位プラン相当の機能を最大2か月間試せる無料体験が用意されています。ただし恒久的に無料で使えるプランはなく、無料体験の終了後は有料プランの契約が前提となる点は押さえておきましょう。給与計算に加え、勤怠管理や労務管理の機能と連携でき、弥生会計 Next への仕訳連携にも対応しています。
ここで取り上げた弥生給与 Next は、無料体験から始められるクラウド型ソフトの一例です。対応できる人数や料金、年末調整や勤怠連携への対応はソフトごとに異なります。無料のエクセル運用を卒業して本格的な給与計算ソフトを検討する段階では、主要なソフトを選び方や機能の面から比較した以下の記事が、自社に合う一台を絞り込む手がかりになります。
まとめ
給与計算は、従業員が少ないうちは無料のエクセルテンプレートや無料ソフトでも対応できます。マイクロソフトや弥生、マネーフォワードが配布するテンプレートや、税理士事務所などが配布する無料ソフトは、登録不要または少人数向けに利用でき、すぐに始められます。
一方で、社会保険料率や源泉徴収税額表は毎年のように改定され、手作業での更新や計算式の管理には手間とリスクが伴います。賃金台帳の作成・保存は法律上の義務でもあります。従業員数や毎月の業務時間、年末調整の負担が増えてきたら、無料トライアルのある給与計算ソフトへの移行を検討するとよいでしょう。自社の状況に合った方法を選び、給与計算の負担を抑えてください。
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よくある質問（FAQ）
Q. 無料の給与計算ソフトとは何ですか？
A. 無料の給与計算ソフトとは、費用をかけずに給与の支給額・控除額の計算や給与明細の作成ができるソフトやエクセルテンプレートのことです。税理士事務所や会計事務所、ソフト会社が配布するエクセル形式の無料ソフトや、マイクロソフト・弥生・マネーフォワードなどが配布する無料テンプレートがこれにあたります。
ただし「無料」には、完全無料で使い続けられるもの、一定期間だけ無料で試せるもの（無料トライアル）、ソフトの利用料は無料でも代行費用がかかるものがあり、条件はさまざまです。利用前に、どのタイプの無料にあたるのかを確認しておきましょう。
Q. 無料のエクセルや給与計算ソフトで、時給制のパート・アルバイトの給与も計算できますか？
A. 無料のエクセルや給与計算ソフトでも、勤務時間に時給を掛ける式を組めば、時給制のパート・アルバイトの給与は計算できます。時間外労働や深夜労働の割増賃金は、該当する時間数を分けて集計し、割増率を反映させる必要があります。
無料ソフトのなかには時給・日給の給与体系に対応したものもありますが、複数の勤務パターンを登録するような複雑な設定は、有料版や無料トライアル付きのソフトのほうが扱いやすい傾向です。また、週の所定労働時間などの条件を満たすパート・アルバイトは社会保険の加入対象になるため、加入状況に応じて控除項目を管理してください。
Q. エクセルの給与計算は、法改正や保険料率の改定にどう対応すればよいですか？
A. エクセルの給与計算では、改定のたびに自分で最新の保険料率や源泉徴収税額表を調べ、計算式やデータを手作業で更新する必要があります。社会保険料率や税額表はほぼ毎年のように改定されるため、更新を見落とすと誤った金額で給与を支払うことになります。
健康保険料率・介護保険料率は全国健康保険協会（協会けんぽ）が、源泉徴収税額表は国税庁が公表しています。料率・税額表がいつ時点のものかを確認し、改定時期に合わせて更新してください。法令改定への対応を自動で行う給与計算ソフトを使えば、こうした手作業の更新は不要になります。
Q. 無料の給与計算ソフトは何人まで対応できますか？
A. 無料の給与計算ソフトは、役員・従業員あわせて10人前後を上限とするものが多いです。たとえば「楽しいかもしれない給与計算」は10人以下、「給与計算Free for EXCEL」は10人までが対象とされています。
エクセルテンプレートは人数そのものに制限がない一方で、行数が増えるほど入力・確認の手間や計算ミスのリスクが高まります。従業員数が上限に近づいてきたら、人数制限のない給与計算ソフトへの移行を検討する時期です。
Q. 無料のエクセルやソフトで年末調整まで対応できますか？
A. 年末調整に対応した無料ソフトもありますが、人数が増えるほど、エクセルや無料ソフトでの年末調整は手作業の負担が大きくなります。年末調整は、1年間に源泉徴収した所得税と本来納めるべき税額を一致させる手続きで、各種控除の計算や従業員からの申告書の回収が必要です。
「楽しいかもしれない給与計算」のように年末調整まで対応する無料ソフトもありますが、控除の計算や申告書の回収を手作業で進めることになり、人数が多いと対応が重くなります。年末調整の負担が大きいと感じるなら、年末調整機能を備えた給与計算ソフトの導入が効果的です。
出典・参考資料（1件）
Q. エクセルで給与計算する場合、従業員のマイナンバーはどう管理すればよいですか？
A. 給与計算で扱う従業員のマイナンバーは、番号法にもとづく安全管理措置を講じ、給与計算用のエクセルとは分けて厳重に管理する必要があります。源泉徴収票などの作成にマイナンバーは必要ですが、計算用の表に併記して保存するのは情報漏えいのリスクが高く、避けるべきです。
マイナンバー（特定個人情報）は、取得・利用・保管・廃棄の各段階で安全管理措置が義務づけられています。取り扱う担当者を限定し、保管するファイルにパスワードやアクセス制限を設けるなどの対策が必要です。具体的な取扱いは、個人情報保護委員会のガイドラインを確認してください。
出典・参考資料（1件）
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