取引先に書類を送るとき、「納品書と請求書は、どちらを先に出せばいいのか」で手が止まることはないでしょうか。見積書から領収書まで、取引で使う書類は種類が多く、発行する順番やタイミングを間違えると取引先とのやり取りがぎくしゃくしたり、経理・税務の処理でつまずいたりすることがあります。
納品書と請求書の順番は、それぞれの書類が持つ役割から考えると迷わなくなります。さらに、見積書から領収書までの取引書類全体を「誰が・いつ・何のために出すのか」でとらえ直すと、自社の取引に当てはめて判断できるようになります。
本記事では、納品書と請求書のどちらが先かという結論から、取引書類全体の発行順、発行のタイミング、前受金など順番が変わるケースまでを整理します。あわせて、見積から請求までの書類を1つの仕組みでそろえられるサービスも紹介します。
目次
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納品書と請求書はどっちが先？まず結論
結論から言うと、納品書が先、請求書が後です。納品書は商品やサービスを納品するときに、請求書は納品が終わってから出します。
理由は、2つの書類が果たす役割の順番にあります。納品書は「何を納品したか」を取引先に確認してもらうための書類で、請求書は「その代金を支払ってください」と請求するための書類です。まず納品した内容を確かめてもらい、そのうえで代金を請求するという流れが自然なため、納品書から請求書の順になります。
ただし、前受金や月額制の取引のように、請求書が先に来るケースもあります。この例外はのちほど詳しく取り上げます。まずは、取引書類全体がどの順番でやり取りされるのかを見ていきましょう。
見積書から領収書まで：各書類の役割と発行順を一覧で確認
ここからは、取引の最初から最後までに登場する書類を、発行される順番に沿って確認します。一般的な取引では、次の流れで書類がやり取りされます。
- 見積書（売り手が価格・条件を提示）
- 発注書・注文請書（買い手が発注し、売り手が引き受け）
- 納品書（売り手が納品内容を示す）
- 検収書・受領書（買い手が受け取り・検収を証明）
- 請求書（売り手が代金を請求）
- 領収書（売り手が支払い完了を証明）
それぞれの書類を「発行する側」「発行のタイミング」「主な目的」で整理すると、自社の取引に当てはめやすくなります。
| 書類 | 発行する側 | 発行のタイミング | 主な目的 |
|---|---|---|---|
| 見積書 | 売り手（受注者） | 取引の検討段階（契約前） | 価格・納期・条件を提示し、発注の判断材料にしてもらう |
| 発注書（注文書） | 買い手（発注者） | 見積内容に合意し発注するとき | 注文内容を正式に依頼する |
| 注文請書 | 売り手（受注者） | 発注を受けたとき | 発注内容を引き受けたことを示す |
| 納品書 | 売り手（受注者） | 商品・サービスを納品するとき | 納品した内容を相手に確認してもらう |
| 検収書・受領書 | 買い手（発注者） | 納品物を受け取り・確認したとき | 受領や検収（内容・品質の確認）を証明する |
| 請求書 | 売り手（受注者） | 納品・検収後（締め日または取引ごと） | 代金の支払いを正式に請求する |
| 領収書 | 売り手（受注者） | 代金を受け取ったとき | 支払いが完了したことを証明する |
注文請書・検収書・受領書は、取引の規模や相手との関係によって省略されることもあります。やり取りの中心になるのは、売り手が出す見積書・納品書・請求書と、買い手が出す発注書です。
ここで示した発行順や、このあと説明するタイミング・送付マナーは、法律で定められたものではなく、商取引で広く定着した慣行です。契約で別の取り決めをしている場合は、そちらが優先されます。
納品書・請求書それぞれの発行タイミング
ここからは、順番の中でも迷いやすい納品書と請求書について、いつ発行・送付すればよいかを具体的に見ていきます。
納品書を送るタイミングと日付の決め方
納品書は、商品やサービスを納品するタイミングで発行・送付します。商品に同梱して送るか、データ納品のように現物がない場合はメールで送るのが一般的です。
納品前に送るのはマナー違反とされます。まだ届いていない物の内容を確認してもらうことはできないためです。反対に、納品から大きく遅れて送るのも避け、商品の到着後できるだけ早く送るのが望ましいとされています。
納品書に記載する取引年月日は、出荷日・到着日・検収日のどれにするか明確な決まりがありません。取引先によって考え方が異なるため、どの日付を使うかを事前に取り決めておくと、あとの行き違いを防げます。
請求書のタイミングは掛売方式・都度方式の2つ
請求書を発行するタイミングには、大きく2つの方式があります。どちらを採用するかは、取引先との取り決めによって決まります。
- 掛売方式（締め日まとめ）：毎月の締め日を決めて、その期間の取引を1枚の請求書にまとめて請求します。継続的に取引する相手に向いています。
- 都度方式（取引ごと）：納品のたびに請求書を発行します。単発の取引やスポットの受注に向いています。
どちらの方式でも、請求書を発行するのは納品の後（都度方式）または締め日の後（掛売方式）であり、納品書より先に来ることはありません。
順番が変わる・まとめる・省略できるケース
ここまでは一般的な流れですが、契約の内容によっては順番が入れ替わったり、書類をまとめたり省いたりできます。自社の取引に当てはまるものがないか確認してみましょう。
前受金・着手金・月額サブスクは請求書が先
前払い（前受金）や着手金、月額制のサブスクリプションなどの取引では、納品より先に請求書を発行します。先に代金を受け取ってから、商品やサービスを提供する契約だからです。
大切なのは、書類名の一般的な順番ではなく、契約で合意した履行条件と支払条件です。「納品書が先、請求書が後」はあくまで一般的な取引での目安であり、自社がどういう条件で取引するかに合わせて順番が決まります。
納品書兼請求書で1枚にまとめるケース
納品書と請求書を1枚にまとめた「納品書兼請求書」を使えば、納品時の1回の送付で両方の役割を果たせます。別々に請求書を送る手間がなくなります。
都度方式の取引や、データ納品のように物理的な納品物がない取引で使われることが多い形です。発行のタイミングが同じになるため、どちらを先に出すか悩む必要がなくなります。
納品書は発行しなくてもよい？
納品書は、法律で発行が義務づけられている書類ではありません。少額の取引や、長年の付き合いがある取引先との間では、省略されることもあります。
とはいえ、「何を納品したか」を双方で確認できる書類が残っていると、後の行き違いを防げます。省略するかどうかは、取引先との関係や取引の性質を踏まえて判断するとよいでしょう。
インボイス制度・電子帳簿保存法・保存期間の注意点
ここまでで発行順とタイミングの疑問はひと通り解消できます。この章は補足として、納品書・請求書を扱ううえで関係する制度面（インボイス・電子帳簿保存法・保存期間）を必要な範囲で確認します。該当しそうな項目だけ拾い読みしても問題ありません。
インボイス（適格請求書）として扱う場合の記載事項
納品書や請求書を適格請求書（インボイス）として扱う場合は、次の6項目を記載する必要があります。
① 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
出典：適格請求書等保存方式（インボイス制度）の手引き（令和4年9月版）p.14｜国税庁
② 課税資産の譲渡等を行った年月日
③ 課税資産の譲渡等に係る資産又は役務の内容（課税資産の譲渡等が軽減対象資産の譲渡等である場合には、資産の内容及び軽減対象資産の譲渡等である旨）
④ 課税資産の譲渡等の税抜価額又は税込価額を税率ごとに区分して合計した金額及び適用税率
⑤ 税率ごとに区分した消費税額等
⑥ 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
1枚の書類ですべての項目を満たす必要はありません。納品書と請求書など複数の書類を関連づけて（たとえば請求書に納品書番号を記載するなど）、合わせて記載事項を満たす方法も認められています。
電子帳簿保存法による電子取引データの保存
メールやPDF、クラウドなど電子データで請求書・納品書をやり取りした場合は、そのデータを電子のまま保存する必要があります。
所得税(源泉徴収に係る所得税を除きます。)及び法人税の保存義務者が取引情報(注文書、領収書等に通常記載される事項)を電磁的方式により授受する取引（電子取引）を行った場合には、その取引情報を電磁的記録により保存しなければならないという制度です(法７)。
出典：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和8年7月）問1｜国税庁
受け取った・送った電子データは、紙に印刷したものではなく電子データのまま保存するのが原則です。対象は個人事業者と法人の双方です。
電子帳簿保存法の3つの保存区分や、2024年1月の完全義務化で具体的に何が必要になるかは、以下の記事で詳しく整理しています。
書類の保存期間
作成・受領した書類の保存期間は、法人と個人事業主で異なります。
法人は、帳簿と取引に関して作成・受領した書類を、原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。青色申告で欠損金が生じた事業年度については10年間（一定の事業年度は9年間）です。
個人事業主は申告区分によって扱いが分かれます。白色申告の場合、書類は5年間、記帳制度に基づいて作成した帳簿は7年間が目安です。青色申告の場合は帳簿・書類とも原則7年間ですが、請求書・見積書・納品書・送り状などは5年間でよいものもあります。いずれも自社の申告区分で確認しておくと安心です。
このほか、適格請求書（インボイス）を発行した売り手は、交付した適格請求書の写しを7年間保存する義務があります（消費税法）。これは法人税・所得税の保存期間とは別の義務です。
出典・参考資料（3件）
保存期間が10年に延びる条件や、起算日（いつから数えるか）の具体的な数え方は、以下の記事で詳しく解説しています。
見積から請求までの書類を1つの仕組みでそろえたい場合は、クラウド請求書発行システムの資料をまとめて取り寄せて比較できます。
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発行順の手間をシステムでなくす（見積から請求まで1つの仕組みで）
ここまで見てきた発行順やタイミングは、書類ごとに作り直していると毎回手間がかかります。見積から請求までを1つの仕組みでつなげば、この手間そのものを減らせます。
ExcelやWordで見積書・納品書・請求書を別々に作ると、同じ取引先・品目・金額を何度も入力し直すことになり、転記ミスや発行漏れが起きやすくなります。クラウドの請求書発行システムなら、見積書のデータを引き継いで納品書や請求書を作成でき、発行順に沿った書類を少ない手間でそろえられます。
ここからは、見積から請求までの書類を1つの仕組みで作れるサービスを紹介します。対応する帳票や変換のしやすさ、無料で試せる範囲を見比べてみてください。
| サービス名 | freee請求書 | Misoca | MakeLeaps | invox発行請求書 | board |
|---|---|---|---|---|---|
| 作成できる主な帳票 | 見積書・請求書・納品書・発注書・支払通知書・領収書 | 見積書・納品書・請求書・領収書・検収書・注文書・注文請書 | 見積書・発注書・納品書・請求書・検収書・領収書・支払通知書など10種類 | 請求書・見積書・納品書・支払通知書 | 見積書・請求書・発注書・納品書・検収書・領収書など11種類以上 |
| 見積→納品→請求の変換 | ●見積書・納品書から請求書に変換（入力内容を引き継ぎ、合算請求書も作成可） | ●見積書から同内容の請求書を作成、受注情報から納品書・請求書に変換 | ●見積書をワンクリックで請求書・納品書などに変換、複数書類を1枚に統合も可 | ●1つのデータから見積書→納品書→請求書へ引き継いで自動生成 | ●案件に登録した見積書の内容が請求書など他の書類へ自動反映 |
| 無料プラン | ●帳票の作成・PDF出力は件数無制限 | ●請求書は月10通まで（見積書・納品書は無制限） | ●取引先3社・送付30通/月まで | ●月15件までメール送付 | ×30日間の無料トライアルのみ |
| 送付方法 | メール・郵送代行 （無料プランはPDF出力） | メール・郵送代行・FAX送信（見積書） | メール・郵送代行・Web共有・PDF一括送付・Peppol送信（電子インボイスの国際規格） | メール・郵送代行・FAX・SMS | メール・郵送代行・PDF出力 |
| 詳細情報 | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る |
1. freee請求書（フリー株式会社）
freee請求書は、見積書・請求書・納品書に加え、発注書・支払通知書・領収書まで取引で使う帳票をまとめて作成・発行できるサービスです。無料プランでも件数の制限なく帳票を作成し、PDFとして出力できます。
見積書や納品書から入力内容を引き継いで請求書に変換でき、複数の見積書・納品書をまとめた合算請求書も作れます。有料プランでは一括発行・メール送付・郵送代行・入金消込（口座の入金情報と請求書を突き合わせる処理）に広がり、freee会計と連携すれば発行した請求書を会計の取引として登録できます。
2. Misoca（弥生株式会社）
弥生株式会社が提供するMisocaは、見積書・納品書・請求書に加え、領収書・検収書・注文書・注文請書の7種類の帳票を、フォームに入力するだけで作成・管理できます。
見積書の画面から「同じ内容で請求書をつくる」操作で請求書を作成でき、受注情報から納品書・請求書への変換にも対応します。無料プランでは月10通まで請求書を作成でき、スマホアプリからの作成・メール送信や郵送代行（有償）も使えます。弥生会計など弥生製品と連携すれば、請求から記帳・仕訳までをつなげられます。
3. MakeLeaps（メイクリープス株式会社）
MakeLeaps（メイクリープス）は、リコーグループが提供する請求管理クラウドです。見積書・発注書・納品書・請求書・検収書・領収書など10種類の書類を作成でき、見積書をワンクリックで請求書や納品書に変換したり、複数の書類を1枚にまとめたりできます。
作成した書類は取引ポータルでの共有・メール送信・郵送代行で送付でき、口座の入金情報と請求書を突き合わせる入金消込まで1つのサービスでカバーします。インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応しています。
4. invox発行請求書（株式会社invox）
invox発行請求書は、請求データを取り込んで紙・電子を問わず請求書を発行できるサービスです。請求書のほか、見積書・納品書・支払通知書を自由なレイアウトで作成できます。
1つのデータから見積書・納品書・請求書へと情報を引き継いで作成する運用に対応し、発行順に沿った書類をまとめて用意できます。月15件までメールで送付できる無料プランから始められ、売上計上・入金消込・督促の自動化まで広げられます（入金消込はベーシックプラン以上）。
5. board（ヴェルク株式会社）
boardは、ヴェルク株式会社が提供する案件単位の業務・経営管理システムです。見積書・請求書・発注書・納品書など11種類以上の書類作成に加え、受注・発注・支払管理や案件ごとの損益管理までを一元的に扱えます。
案件を登録して見積書を作成すると、その内容が請求書など他の書類に自動で反映される設計です。見積を起点に、発行順に沿った書類を効率よくそろえられます。在庫管理機能を持たず、システム開発・コンサルティング・士業など在庫を持たない受託・サービス業を主な対象としています。インボイス制度にも対応します。
ここで紹介したのは、見積から請求までを1つの仕組みで扱える代表的なサービスです。対応する帳票や料金、送付方法まで含めて請求書発行システムをより広く見比べたい場合は、以下の記事で主要なサービスをタイプ別に比較しています。
まとめ
納品書と請求書は、「納品の内容を確認してもらう→代金を請求する」という目的の順番から、納品書が先・請求書が後になります。取引全体では見積書から領収書までが順にやり取りされますが、前受金や月額制のように請求書が先に来る取引もあり、書類名の順番より契約で合意した条件が優先されます。
毎回の書類作成に手間を感じている場合は、見積から請求までを1つの仕組みでつなげられるクラウドサービスを検討すると、発行順に沿った書類を少ない手間でそろえられます。気になるサービスの資料をまとめて取り寄せて、自社の取引に合うものを見比べてみてください。
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よくある質問（FAQ）
Q. 納品書と請求書の一番の違いは何ですか？
A. 納品書は「何を納品したか」を相手に確認してもらう書類、請求書は「代金を支払ってください」と請求する書類という点が最大の違いです。目的が「確認」か「請求」かで分かれており、この違いが、納品書を先・請求書を後に発行する理由にもなっています。
Q. 請求書を先に発行して、納品書を後で出してもよいですか？
A. 前受金・着手金・月額制など代金を先に受け取る契約であれば、請求書を先に発行してもかまいません。発行順は書類名の一般的な順序ではなく、契約で合意した支払条件で決まるためです。後から納品書を出す場合は、どの請求に対応する納品かが分かるよう、取引内容や番号で関連づけておくと行き違いを防げます。
Q. 納品書を発行したら請求書は不要になりますか？
A. 納品書を発行しても、原則として請求書は別に必要です。納品書は納品内容を確認してもらう書類で、支払金額や振込先など請求に必要な情報がそろわないためです。ただし、取引先の合意があれば納品書兼請求書として1枚にまとめ、請求書の発行を省くこともできます。
Q. 納品書に金額を記載する必要はありますか？
A. 納品書に金額を記載するかどうかは法律上の決まりはなく、取引慣行によります。単価や金額まで載せて後の請求内容と照合しやすくする運用もあれば、数量だけを示して金額は請求書に委ねる運用もあります。取引先との取り決めや社内のルールに合わせて決めることになります。
Q. 納品書を適格請求書（インボイス）として使えますか？
A. 適格請求書に必要な記載事項を満たせば、納品書をインボイスとして扱えます。登録番号・適用税率・税率ごとの消費税額などの項目が必要で、1枚で満たせない場合は請求書など他の書類と関連づけて合わせて満たす方法も認められています（記載事項の詳細は本文「インボイス（適格請求書）として扱う場合の記載事項」を参照）。
Q. PDFやメールで受け取った納品書・請求書は、印刷して保存すればよいですか？
A. 電子データでやり取りした納品書・請求書は、印刷した紙ではなく電子データのまま保存する必要があります。電子帳簿保存法により、電子取引のデータは原則として電子保存が求められるためです。対象は法人・個人事業主の双方です。
Q. 納品書や請求書は何年間保存すればよいですか？
A. 法人は原則7年間、個人事業主は申告区分により5〜7年が目安です。法人は欠損金が生じた事業年度などでさらに長くなる場合があり、適格請求書を交付した売り手は、その写しを7年間保存する義務があります。区分によって年数が変わるため、自社の申告区分で確認してください（詳細は本文「書類の保存期間」を参照）。
Q. 発行した納品書や請求書に誤りが見つかった場合はどうすればよいですか？
A. 金額や品目に誤りを見つけたら、軽微なものでも取引先に連絡し、正しい内容で再発行するのが基本です。誤った書類をそのままにすると、検収や支払い、経理処理で食い違いが生じます。訂正の方法（差し替えか訂正印か）も取引先に確認しておくと、その後のやり取りがスムーズです。
Q. 見積書や発注書も、納品書・請求書と同じ順番で必ず用意しなければなりませんか？
A. すべての書類が必須というわけではなく、取引の規模や相手との関係に応じて省略できます。注文請書・検収書・受領書などは省かれることも多く、やり取りの中心は、売り手が出す見積書・納品書・請求書と、買い手が出す発注書です。ただし発行する場合は、見積→発注→納品→請求→領収という順序に沿えば整合が取れます。
Q. 納品書と請求書を同時に送ってもよいですか？
A. 納品と請求のタイミングが重なる取引であれば、納品書と請求書を同時に送ってもかまいません。都度方式で納品のたびに請求する場合などが該当します。このときは2枚を別々に出すより、納品書兼請求書として1枚にまとめると、送付の手間を減らせます。
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