年末調整を終えた担当者が、次に取りかかるのが「給与支払報告書」の提出です。源泉徴収票とよく似た書類のため、「誰の分を、いつまでに、どこへ出すのか」があいまいなまま毎年1月を迎える方も少なくありません。
結論から言えば、給与支払報告書は、前年中に給与を支払ったすべての従業員について、原則1月31日までに、従業員一人ひとりの「その年1月1日時点の住所地の市区町村」へ提出する書類です。提出先が税務署ではなく市区町村である点が、源泉徴収票との最大の違いになります。
この記事では、給与支払報告書とは何かという基本から、源泉徴収票との違い、対象者、総括表と個人別明細書の書き方、提出期限・提出先・提出方法までを順に整理します。あわせて、毎年の作成・提出の負担を軽くする選択肢も紹介します。自社の提出実務を迷わず終えるための確認材料としてお役立てください。
目次
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給与支払報告書とは
給与支払報告書とは、事業者が前年中に支払った給与の金額などを、従業員が住む市区町村へ報告するための書類です。市区町村はこの報告書をもとに、従業員一人ひとりの住民税（市区町村民税・都道府県民税）を計算します。給与を支払った事業者には、地方税法によってこの報告書を提出する義務が定められています。
提出の対象になるのは、前年の1月1日から12月31日までに支払った給与です。年末調整で確定した1年分の給与・賞与の金額や各種控除の内容を、そのまま市区町村へ伝える書類と考えるとわかりやすいでしょう。
給与支払報告書と源泉徴収票の違い
給与支払報告書で最もつまずきやすいのが、源泉徴収票との混同です。記載する内容はほぼ同じですが、提出先と目的が異なります。源泉徴収票は所得税に関する書類として税務署や従業員本人へ渡すのに対し、給与支払報告書は住民税の計算のために市区町村へ提出します。次の表で違いを整理します。
| 項目 | 提出先 | 主な目的 | 対象 | 記載する内容（個人別明細書） |
|---|---|---|---|---|
| 給与支払報告書 | 従業員が住む市区町村 | 住民税（市区町村民税・都道府県民税）の計算 | 原則、前年に給与を支払った全員 | 源泉徴収票とほぼ同じ |
| 源泉徴収票 | 税務署（一定枚数以上の場合）と従業員本人 | 所得税の確認・年末調整や確定申告の資料 | 全員に交付。税務署へは給与額などに応じて提出 | 支払金額・控除・源泉徴収税額など |
※提出先・提出基準は様式や自治体の案内によって細部が異なります。実際の取り扱いは提出先の市区町村にご確認ください。
よく似た名前の「給与支払証明書」とも別の書類です。給与支払証明書は、従業員が収入を証明するために本人の求めに応じて発行するもので、市区町村への提出義務があるわけではありません。給与支払報告書は、事業者が市区町村へ提出する法定の報告書である点が異なります。
給与支払報告書の対象者と提出が不要なケース
給与支払報告書は、前年中に給与を支払ったすべての従業員が対象です。正社員だけでなく、パート・アルバイト、役員も含まれます。給与の多い少ないにかかわらず、在職している従業員については原則として全員分を提出します。
年の途中で退職した従業員も、原則として在職者と同じく提出の対象です。ただし例外として、前年中に退職した人で、前年中に支払った給与の合計が30万円以下の場合は、提出を省略できる取り扱いがあります。この取り扱いは国税庁の手引でも示されていますが、実際には提出を求める自治体もあるため、退職者分を省略する前に、提出先の市区町村の案内を確認しておくと安全です。
派遣社員については、給与を支払う派遣元が給与支払報告書を作成します。また、雇用契約ではなく業務委託で支払う報酬は給与ではないため、給与支払報告書の対象外です（支払調書など別の書類の対象になる場合があります）。
出典・参考資料（2件）
給与支払報告書を構成する2つの書類
給与支払報告書は、「個人別明細書」と「総括表」の2種類の書類で構成されます。この2つが基本で、普通徴収を希望する従業員がいる場合にかぎり、後述する「普通徴収切替理由書」を加えて提出します。まずは基本となる2種類の関係をつかんでおくと、作成の全体像が見えやすくなります。
個人別明細書とは
個人別明細書は、従業員一人につき1枚作成する書類です。支払った給与の金額、各種控除の額、源泉徴収税額などを記載します。具体的な記載内容と書き方は、後述の「給与支払報告書の書き方」で説明します。
総括表とは
総括表は、市区町村ごとに1枚作成する「表紙」にあたる書類です。その市区町村に提出する個人別明細書を何人分まとめているか、事業者の名称や所在地などを記載します。従業員が複数の市区町村に住んでいる場合は、住んでいる市区町村の数だけ総括表を作成し、それぞれに該当者の個人別明細書を添えて提出します。
特別徴収（住民税を給与から天引きして事業者が納める方法）を行っている事業者には、12月ごろに市区町村から専用の総括表が送られてきます。総括表の様式は市区町村によって異なるため、送付された様式を使うのが基本です。
普通徴収を希望する従業員がいる場合の切替理由書
住民税の徴収方法は、給与からの天引きである特別徴収が原則です。乙欄適用者（扶養控除等申告書を提出していない従業員）や給与が少額で天引きできない場合など、普通徴収（従業員本人が自分で納付する方法）に切り替えたい従業員がいるときは、「普通徴収切替理由書」を給与支払報告書とあわせて提出します。
切替理由書では、該当する理由を「普A」から「普F」などの符号で示します。符号の内容は、総従業員数が一定以下である、ほかの事業所で特別徴収を受けている、給与が少額、支払いが不定期、退職者・退職予定者などの区分に分かれます。
たとえば東京都千代田区の案内では、給与の支給額が年間110万円以下の場合が「普C」、退職者・退職予定者や休職者が「普F」とされています。符号の具体的な基準や番号の割り当ては自治体によって異なるため、提出先の案内を確認します。
出典・参考資料（1件）
- 参考資料：令和8年度 給与支払報告書の提出と記載方法（専用総括表・普通徴収の区分）｜東京都千代田区
給与支払報告書の書き方
ここからは、個人別明細書と総括表の主な記入内容を見ていきます。欄は多いものの、年末調整で確定した内容を転記する部分が中心です。
個人別明細書の書き方（源泉徴収票と同じ内容）
個人別明細書に記入する内容は、源泉徴収票と同じです。従業員の住所・氏名・マイナンバー、支払金額、給与所得控除後の金額、所得控除の額の合計額、源泉徴収税額、配偶者や扶養親族の数、社会保険料や生命保険料などの控除額を記載します。源泉徴収票を作成していれば、同じ数字を転記して用意できます。
支払金額・給与所得控除後の金額・所得控除の額の合計額・源泉徴収税額といった主要な欄は、年末調整で確定した金額がそのまま入ります。用紙は市区町村から送られる様式やeLTAXの画面で用意でき、各欄の正確な記入方法は、国税庁が公開している源泉徴収票の作成手引きが参考になります。
出典・参考資料（1件）
- 参考資料：給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引｜国税庁
総括表の書き方（主要な欄）
総括表では、給与支払者（事業者）の名称・所在地・法人番号、連絡担当者の氏名と電話番号、所轄税務署、給与の支払方法と期日などを記載します。あわせて、その市区町村に提出する人数を「報告人員」として記入し、添付する個人別明細書の枚数と一致させます。人数が合わないと市区町村での処理が滞るため、提出前に件数を確認しておくことが必要です。
給与支払報告書の提出期限・提出先・提出方法
給与支払報告書で最も確認が必要なのが、いつ・どこへ・どのように出すかです。ここでは提出の基本となる3点を整理します。
提出期限（1月31日。令和8年分は2027年2月1日）
給与支払報告書の提出期限は、原則として毎年1月31日です。1月31日が土曜・日曜・祝日にあたる年は、翌開庁日が期限になります。直近では、令和8年中に支払った給与分（令和8年分）の提出期限が、2027年1月31日が日曜日にあたるため2027年2月1日（月曜日）になります。
提出先（従業員の1月1日時点の住所地の市区町村）
提出先は、その年の1月1日時点で従業員が住んでいる市区町村です。従業員が複数の市区町村に住んでいれば、住所地ごとに分けて提出します。提出先は税務署ではなく市区町村である点に注意が必要です。
前年中に退職した従業員については、退職日時点の住所地の市区町村が原則です。住所が分からない場合は、最後に確認できた住所地へ提出します。
提出方法（eLTAX・光ディスク・郵送）と電子提出の義務
提出方法は、地方税の電子申告システムであるeLTAX（エルタックス）による電子提出、光ディスク等（CD・DVD）による提出、紙の書類の郵送・持参の3通りがあります。eLTAXを使うと、複数の市区町村分をまとめて送信でき、特別徴収税額の通知を電子データで受け取れるなど、やり取りを一本化しやすくなります。
一定規模以上の事業者には、電子的な方法での提出が義務づけられています。令和9年（2027年）1月1日以後に提出する分（令和8年分以降）では、前々年に税務署へ提出すべきだった給与所得の源泉徴収票が30枚以上かどうかが基準になります。30枚以上であれば、給与支払報告書もeLTAXまたは光ディスク等で提出する必要があります。
この枚数の基準は、令和8年12月までに提出する分では100枚以上でしたが、令和9年（2027年）1月提出分から30枚以上へ引き下げられました。源泉徴収票の枚数がこの水準に近い事業者は、自社が対象になるかを早めに確認しておくと、提出直前の慌ただしさを避けられます。
出典・参考資料（2件）
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給与支払報告書を提出するまでの流れ
給与支払報告書の作成は、年末調整の流れに続く形で進みます。12月から1月にかけての一般的な手順を押さえておくと、全体を見通しやすくなります。
まず12月ごろに、特別徴収を行っている事業者のもとへ市区町村から専用の総括表が届きます。これを受けて年末調整を実施し、1年分の給与と控除の内容を確定します。次に、確定した内容をもとに従業員ごとの個人別明細書を作成し、市区町村ごとに仕分けして総括表をまとめます。最後に、普通徴収を希望する従業員がいれば切替理由書を添え、1月31日（休日のときは翌開庁日）までに各市区町村へ提出します。
年末調整の結果がそのまま給与支払報告書に反映されるため、年末調整の段階でデータを正確にそろえておくことが、1月の作業をスムーズに進めるうえで重要になります。
給与支払報告書の作成・提出時の注意点
提出で見落としやすい点を整理します。いずれも出し忘れや誤りにつながりやすい箇所です。
マイナンバーの記載
個人別明細書には、従業員本人および控除対象となる扶養家族などのマイナンバー（個人番号）を記載します。マイナンバーを含む書類のため、作成から提出・保管まで、取り扱いには注意が必要です。
様式・普通徴収の基準は自治体ごとに異なる
総括表の様式や、普通徴収に切り替えられる条件、退職者分の提出の要否などは、市区町村によって運用が分かれます。1つの自治体の案内だけを基準に全件を処理すると、別の自治体では様式違いや提出漏れが起きることがあります。複数の市区町村へ提出する事業者は、送付された様式と各自治体の案内を確認したうえで作成します。
退職者・住所不明者の扱い
退職者分は、退職日時点の住所地の市区町村へ提出します。前述のとおり30万円以下の退職者分を省略できるかは自治体により分かれるため、省略の可否は提出先に確認します。住所が分からない従業員については、最後に確認できた住所地へ提出し、退職日を明記しておくと誤解を防げます。
毎年の給与支払報告書の負担を軽くする方法
ここまで見てきたように、給与支払報告書は従業員ごとの明細作成、市区町村ごとの仕分け、自治体ごとに異なる様式や普通徴収の基準への対応と、手間のかかる作業が重なります。従業員数が多い事業者や、提出先の市区町村が多岐にわたる事業者ほど、年末調整から続く1月の負担は大きくなりがちです。
こうした作業を自社で抱えきれない場合、年末調整から給与支払報告書の作成・提出までを外部に委託するという選択肢があります。給与計算アウトソーシングのなかには、年末調整の事務に加えて、給与支払報告書の作成や市区町村への提出・発送まで対応するサービスがあります。
ここでは、給与支払報告書に関連する業務に対応している代表的なサービスを紹介します。委託できる業務の範囲や対応できる企業規模はサービスごとに異なるため、自社の従業員数や任せたい業務にあわせて見極めることが大切です。
| サービス名 | COMIT HR | PROSRV（プロサーブ） | FOC（旧NOC給与計算アウトソーシング） |
|---|---|---|---|
| 提供会社 | 株式会社InfoDeliver | 三菱総研DCS株式会社 | 芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社 |
| 提供形態 | 給与計算特化型 | システム提供一体型 | 給与計算特化型 |
| 年末調整の代行 | ●年末調整（WEB申告）に標準対応 | ●スポット事務サービス（システム併用が前提） | ●年末調整（WEB申告）に対応 |
| 給与支払報告書の作成・提出 | ◎作成は標準、提出は電子申告（提携税理士法人が実施） | ●市区町村宛の発送まで代行 | △要問い合わせ（公式サイトに明記なし） |
| 提出方法（eLTAX等） | 電子申告 | 要問い合わせ（紙／電子の別は公式未記載） | 要問い合わせ |
| 対応企業規模（目安） | 導入事例は従業員400〜1,100名規模（下限・上限の明示なし） | 中小〜大企業（導入約2,000社） | 主に300名以上（300名以下も相談可） |
| 費用 | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| 詳細情報 | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る |
COMIT HR（株式会社InfoDeliver）
COMIT HR（コミットHR）は、株式会社InfoDeliverが提供する給与計算特化型の人事労務BPOサービスです。給与計算を基盤に、勤怠管理・社会保険手続き・年末調整・入退社手続きなど、委託したい業務を組み合わせて利用できます。
年末調整の業務では、年末調整（WEB申告）や源泉徴収票の作成に加えて、市区町村へ提出する給与支払報告書データの作成を標準対応として掲げています。さらに、法定調書と給与支払報告書の電子申告による提出を、提携する税理士法人が行う体制を示しており、作成から提出までを一連で任せたい事業者に向いています。
BPOの運営実績は20年、導入は約3か月でスタートできるとしています（2026年10月時点、公式サイト）。
PROSRV（三菱総研DCS株式会社）
三菱総研DCS株式会社が提供するPROSRV（プロサーブ）は、クラウド型の人事給与システムと、業務の代行サービスを組み合わせて使えるサービスです。1970年から給与計算サービスを主力事業として提供してきた実績があり、導入は約2,000社、月間の給与処理人数は55万人に上ると公表しています（公式サイト、2026年10月時点）。
年末調整の繁忙期に向けては、年末調整事務を代行する「スポット事務サービス」を用意しています。各種申告書の作成・内容チェックやデータ作成といった前作業から、給与支払報告書の市区町村宛ての発送までを代行対象に含めている点が特徴です。システムの利用を前提とした委託となるため、委託の範囲や進め方は個別の相談で決まります。
FOC（旧NOC給与計算アウトソーシング／芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社）
FOC（芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社、旧NOC給与計算アウトソーシング）は、給与計算・社会保険・年末調整などの人事労務業務を、事業者ごとにカスタマイズして請け負うサービスです。公式サイトでは「30年1,000社」の業務改善の実績を掲げています（2026年10月時点）。
給与計算業務の対応範囲として、給与・賞与計算のほか、住民税の年度更新、年末調整（WEB申告）、法定調書関係の処理を挙げています。年末調整や住民税年度更新といったスポット業務の委託にも応じています。給与支払報告書そのものの作成・提出の可否は委託内容により異なるため、自社の業務範囲を伝えたうえで対応範囲を確認してください。
ここで取り上げたのは、給与支払報告書に関連する業務に対応するサービスの一例です。給与計算アウトソーシング全体の業務範囲や料金体系、従業員規模に応じた選び方は、次の記事で各社を比較しながら確認できます。委託先を具体的に検討する際の判断材料としてご活用ください。
給与計算アウトソーシングおすすめ34選を比較｜業務範囲・料金体系・規模別の選び方
毎月の給与計算や賞与計算、年末調整、社会保険の手続きに、特定の担当者が追われていないでしょうか。社会保険料率や税制は毎年のように改正され、その都度の確認作業まで含めると、経理や人事、総務の少人数体制では業務が属人化しやすくなります。担当者が…
まとめ
給与支払報告書は、前年中に給与を支払ったすべての従業員について、原則1月31日までに、従業員一人ひとりの1月1日時点の住所地の市区町村へ提出する書類です。提出先が税務署ではなく市区町村である点、総括表と個人別明細書の2種類で構成される点、個人別明細書の内容は源泉徴収票と同じである点を押さえておけば、作成の全体像が見えてきます。
提出方法や様式、普通徴収の基準は自治体によって細部が異なり、電子提出の義務範囲も広がる予定です。従業員数が多く毎年の作業負担が大きい場合は、年末調整から給与支払報告書の作成・提出までを代行する給与計算アウトソーシングの活用も選択肢になります。自社に合う進め方を選ぶために、まずは各サービスの資料を取り寄せて比較してみてください。
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よくある質問（FAQ）
Q. 給与支払報告書とは何ですか？
A. 給与支払報告書とは、事業者が前年に支払った給与の額などを、従業員が住む市区町村へ報告する書類です。市区町村はこの報告をもとに、従業員一人ひとりの住民税（市区町村民税・都道府県民税）を計算します。給与を支払った事業者には、地方税法によってこの報告書を提出する義務が定められています。
Q. 給与支払報告書と源泉徴収票は何が違うのですか？
A. 給与支払報告書と源泉徴収票の最大の違いは、提出先と目的です。源泉徴収票は所得税に関する書類として税務署や従業員本人へ渡すのに対し、給与支払報告書は住民税の計算のために市区町村へ提出します。記載する内容はほぼ同じで、源泉徴収票を作成していれば、同じ数字を転記して給与支払報告書（個人別明細書）を用意できます。提出先を税務署と取り違えないよう注意してください。
Q. パート・アルバイトの給与支払報告書も提出が必要ですか？
A. パート・アルバイトの分も、原則として給与支払報告書の提出が必要です。給与支払報告書は、正社員や役員だけでなく、前年中に給与を支払ったすべての従業員が対象で、給与の多い少ないは問いません。市区町村はこの報告をもとに住民税を計算するため、短時間勤務の従業員でも在職していれば提出します。
Q. 退職した従業員の給与支払報告書も提出が必要ですか？
A. 年の途中で退職した従業員の分も、原則として在職者と同じく提出が必要です。ただし、前年中に退職した人で、前年中に支払った給与の合計が30万円以下の場合は、提出を省略できる取り扱いがあります。この省略の可否は自治体によって分かれるため、退職者分を省く前に、提出先の市区町村の案内を確認すると安全です。
Q. 従業員が転居・退職して住所がわからない場合、給与支払報告書はどこへ提出すればよいですか？
A. 給与支払報告書の提出先は、その年の1月1日時点で従業員が住んでいる市区町村です。前年中に退職した従業員については、退職日時点の住所地の市区町村が原則になります。住所がわからない場合は、最後に確認できた住所地の市区町村へ提出し、退職日を明記しておくと誤解を防げます。提出先は税務署ではなく市区町村である点に注意してください。
Q. 給与支払報告書を提出した後に誤りに気づいたらどうすればよいですか？
A. 提出後に誤りや漏れに気づいた場合は、提出先の市区町村へ、訂正・追加・取消の分をあらためて提出して修正します。金額などを直すときは訂正分、提出し忘れた従業員がいたときは追加分、提出を取り消すときは取消分として、対象者の個人別明細書を再度提出するのが基本です。様式や具体的な手続きは自治体によって異なるため、提出先の市区町村に方法を確認してから対応します。
Q. 自社は給与支払報告書を電子（eLTAX）で提出する義務がありますか？
A. 前々年に税務署へ提出すべきだった給与所得の源泉徴収票が一定枚数以上あった事業者は、給与支払報告書もeLTAXまたは光ディスク等での提出が義務づけられます。令和9年（2027年）1月以後に提出する分（令和8年分以降）は、この基準が30枚以上です。それ以前の100枚以上から引き下げられたため、対象になる事業者が広がっています。
源泉徴収票の枚数がこの水準に近い事業者は、早めにeLTAXでの提出体制を整えておくと、提出直前に慌てずに済みます。
Q. 給与支払報告書を提出しないとどうなりますか？
A. 給与支払報告書の提出は地方税法で定められた事業者の義務で、提出しないと従業員の住民税が正しく計算されず、市区町村から提出を求められます。正当な理由なく提出を怠った場合は、地方税法上の罰則の対象にもなり得ます。トラブルを避けるためにも、提出期限（原則1月31日。令和8年分は2027年2月1日）までに必ず提出しましょう。
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監修の範囲は記事の一般的な解説部分であり、比較表および各製品・サービスの紹介内容は監修の対象外です。
