従業員や扶養家族、報酬・不動産賃料の支払先となる取引先のマイナンバーを集めて保管する作業に、担当者の負担やリスクを感じていませんか。入退社や扶養の異動、毎年の年末調整・法定調書の作成のたびに収集が発生するうえ、本人確認や未提出者への督促、保管期限を過ぎた番号の廃棄まで、気を抜けない工程が続きます。これらを外部に委託し、本来の業務に集中したいと考える企業が増えています。
一方で、代行に任せるといっても「収集だけ頼めるのか、保管や廃棄まで任せられるのか」「どの方法で集めてくれるのか」「費用はいくらか」「大切な番号を預ける以上、安全管理体制は信頼できるのか」と、確認したい点は少なくありません。自社の対象者や件数に合う委託先を、どのような観点で選べばよいのでしょうか。
本記事では、マイナンバーの収集・保管代行サービスを、委託できる範囲・収集方法・費用相場・安全管理体制という観点で比較・解説します。番号法が事業者に求める安全管理措置を踏まえ、代行で何がどこまで任せられるのかも整理しました。人事・労務・総務・経理の担当者が、自社に合う委託先を見つける判断材料としてご活用ください。
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目次
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マイナンバー収集・保管の代行とは｜なぜ代行が選ばれるのか
ここからは、マイナンバーの収集・保管の代行とはどのようなサービスか、なぜ外部への委託が選ばれるのかを整理します。
マイナンバー収集・保管の代行とは、従業員や扶養家族、取引先から集めるマイナンバー（特定個人情報）の収集・本人確認・保管・廃棄といった事務を、外部の専門事業者に委託する仕組みです。収集だけを任せる形から、保管・廃棄や法定調書の作成まで一括で任せる形まで、委託できる範囲はサービスによって異なります。
代行が選ばれる最大の理由は、マイナンバーの取扱いに伴う安全管理の負担です。マイナンバー法（番号法。正式名称は「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」）は、マイナンバーを取り扱う事業者に対し、その適切な管理のために必要な措置（安全管理措置）を講じることを義務づけており、組織体制の整備から保管設備、アクセス制御まで、自社だけで整え続けるには相応の手間とコストがかかります。
こうした事務の外部委託は、番号法が正面から認めている選択肢です。番号法は特定個人情報の提供を原則として制限していますが、その例外の一つとして「特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部の委託……に伴い特定個人情報を提供するとき」（番号法第19条第6号）を定めています。委託を受けた事業者は番号法上の「個人番号関係事務実施者」に含まれるため、委託の範囲でマイナンバーの収集・保管・処理を正規に行えます。
代行で任せられる範囲（収集のみ／保管・廃棄まで／給与計算・法定調書まで一体）
ここでは、読者が最も知りたい「何をどこまで任せられるのか」に正面から答えます。マイナンバーは、取得・利用・保管・廃棄というライフサイクルの各段階で番号法の定めに従う必要があり、代行サービスはこの各段階のどこまでを引き受けるかで性格が分かれます。委託できる範囲は、大きく次の3段階で捉えると整理しやすくなります。
前提として、収集・保管そのものにも番号法の制限があります。番号法は「何人も、前条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報……を収集し、又は保管してはならない」（第20条）と定めており、マイナンバーは番号法に明記された事務の範囲でしか集められず、持ち続けられません。代行サービスも、この範囲の中で収集・保管を引き受けます。
収集・本人確認だけを任せる場合
まず多いのが、対象者からのマイナンバーの収集と本人確認、データ化までを任せ、保管は自社または自社のシステムで行う形です。収集時には本人確認が欠かせません。番号法第16条は本人から番号の提供を受けるときの措置を定めており、ガイドラインはこれを「番号確認（提供された番号が正しいかの確認）」と「身元確認（番号の持ち主が本人かの確認）」の2つに整理しています。
この収集・本人確認は件数が多いほど煩雑になり、未提出者への督促も発生します。収集に特化した代行では、案内書類の作成・発送から番号確認・身元確認、未提出者への督促、データ化までを引き受けるため、収集工程の手離れを優先したい企業に向きます。
出典・参考資料（2件）
保管・アクセス管理・廃棄まで任せる場合
収集に加えて、安全管理措置に沿った保管・アクセス管理と、不要になった番号の廃棄までを一括で任せる形もあります。マイナンバーを自社の設備で保管し続けると、保管場所の施錠・暗号化・アクセス制御・取扱状況の記録などを自社で維持する必要があります。この保管の負担ごと外部に移せる点が、保管・廃棄まで任せるタイプの価値です。
保管を任せる場合は、番号を人事・給与システムから切り離した環境で管理し、利用時だけ必要な項目を参照できる仕組みが一般的です。保管期限を過ぎた番号の廃棄・削除の運用まで含めて引き受けるサービスを選べば、取得から廃棄までのライフサイクルを通して漏れを防げます。
給与計算・年末調整・法定調書作成まで一体で任せる場合
給与計算や年末調整、社会保険手続き、法定調書の作成といった業務ごと外部に委託し、その一部としてマイナンバーの収集・管理まで任せる形もあります。マイナンバーは年末調整の源泉徴収票や支払調書など、法定調書の作成に使われるため、給与計算・労務の委託先にマイナンバー管理まで含めると、二重管理や連携の手間をなくせます。
ここで注意したいのは、代行に出しても自社の責任がゼロになるわけではない点です。委託した場合も、委託元である自社には委託先を監督する義務が残ります（詳しくは安全管理措置と委託先の選び方で解説します）。
給与計算や年末調整ごと委託したい場合は、マイナンバー管理だけでなく給与計算アウトソーシング全体から委託先を比べる視点も役立ちます。任せられる業務範囲・料金体系・対応できる従業員規模での選び方は、以下の記事で詳しく解説しています。
給与計算アウトソーシングおすすめ34選を比較｜業務範囲・料金体系・規模別の選び方
毎月の給与計算や賞与計算、年末調整、社会保険の手続きに、特定の担当者が追われていないでしょうか。社会保険料率や税制は毎年のように改正され、その都度の確認作業まで含めると、経理や人事、総務の少人数体制では業務が属人化しやすくなります。担当者が…
マイナンバーの収集方法（Web・スマホ・郵送）と対象者別の向き不向き
ここからは、代行サービスが用意する収集方法と、自社の対象者に合う選び方を整理します。収集方法は大きくWeb申請・スマホ・郵送の3通りで、対象者の環境によって向き不向きが分かれます。
Web申請は、対象者にメールやログイン情報を案内し、本人がパソコンの画面からマイナンバーと本人確認書類の画像を登録する方法です。入力漏れのチェックが自動で働き、収集状況をリアルタイムに把握できるため、メールアドレスが整備された正社員が中心の企業に向きます。
スマホを使う方法は、本人が個人番号カードや通知カードをカメラで撮影して送る形で、パソコン環境のないパート・アルバイトや在宅勤務者からも集めやすいのが利点です。
郵送は、収集キットや申告書を対象者へ送り、本人が番号確認書類と身元確認書類のコピーを同封して返送する方法です。デジタルの操作に不慣れな層や、拠点が分散していてオンライン案内が届きにくい対象者にも対応できます。一方で、返送や内容確認に時間がかかりやすいため、締め切りに余裕を持った運用が必要です。
多くのサービスは複数の方法を併用できます。正社員はWebで集め、スマホ環境のないパートや扶養家族、遠方の取引先には郵送を使うといった使い分けができるかが、対象者の幅が広い企業では選定の分かれ目になります。各サービスがどの方法に対応するかは、後述の比較表で確認できます。
扶養家族・取引先・退職者・保管期限など収集代行で押さえる実務のポイント
ここでは、収集代行を検討するうえで見落としやすい実務の勘所を整理します。従業員本人だけでなく、扶養家族・取引先・退職者まで含めて考えると、収集・保管の範囲は想像より広がります。
まず扶養家族です。年末調整では扶養控除等申告書に扶養親族のマイナンバーを記載するため、本人の人数以上に収集対象が増え、収集件数と保管期間の両面で扶養家族分まで見込む必要があります。この書類には保管期限もあり、ガイドラインは、扶養控除等申告書は所得税法施行規則第76条の3により「当該申告書の提出期限……の属する年の翌年1月10日の翌日から7年を経過する日まで」保存することになると示しています。
取引先の番号も対象になり得ます。報酬や不動産賃料の支払先については、支払調書の作成のためにマイナンバーの収集・保管が必要になる場合があります。ここで前提になるのが利用目的の管理です。
ガイドラインは「番号法は、個人情報保護法とは異なり、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないと定めている」と整理しており、従業員・扶養家族・取引先のそれぞれについて、どの事務のために集めるかを特定して収集・保管する運用が求められます。
未提出者への対応も実務上の負担です。期限までに番号を提出しない対象者には督促が必要で、件数が多いほど担当者の手間がかかります。督促まで引き受ける代行もあり、どこまで任せられるかはサービスによって差があります。
最後が退職者と保管期限後の廃棄です。退職などで事務の必要がなくなった番号は、いつまでも保管できません。ガイドラインは廃棄の考え方を次のように定めています。
個人番号は、番号法で限定的に明記された事務を処理するために収集又は保管されるものであるから、それらの事務を行う必要がある場合に限り特定個人情報を保管し続けることができる。一方、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。
出典：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）第4-3-(3)｜個人情報保護委員会
注意したいのは、「事務の必要がなくなった」ことと「所管法令の保存期間を過ぎた」ことの両方がそろってから廃棄する点です。退職後すぐに削除するのではなく、保存期間の管理と組み合わせて廃棄する運用が必要になります。保管・廃棄まで任せられる代行を選ぶと、この廃棄の管理も含めて任せられます。
マイナンバー収集・保管代行の費用相場（初期費用・収集単価・保管料の体系）
ここからは、費用の見方を整理します。マイナンバー収集・保管代行の料金は、料金プランを公開せず個別見積もりとするサービスが多く、相場を一律の金額で示すのは困難です。そこで、まず費目の体系を押さえると、見積もりを取ったときに各社を比べやすくなります。
費用は主に、導入時に一度かかる初期費用、収集した番号の件数に応じてかかる収集単価、保管している番号を預ける間かかる保管料、そして月額の利用料に分かれます。収集単価は収集方法によって差が出る傾向があり、本人が入力するWeb・スマホに比べ、書類の受領とデータ化の手間がかかる郵送（紙）のほうが高くなりやすい点は、見積もりを読むうえで知っておくと役立ちます。
料金を公開しているサービスの例では、費目ごとの実額が示されています。税抜で、初期費用は1法人あたり60,000〜120,000円、月額利用料は120,000円〜です。収集単価は従業員＋扶養家族1単位あたりスマホ等700円・紙1,100円、保管料は2年目以降1単位あたり年400円です。
たとえば従業員5,000名をWebで収集する場合、初年度合計は約5,040,000円と例示されています。これは料金を公開しているサービスの水準で、相場の起点として参考になります。ただし多くのサービスは委託範囲・件数・規模に応じた個別見積もりで、金額は要問い合わせです。
出典・参考資料（1件）
保管料は、保管する人数と年数で積み上がる費目です。従業員本人だけでなく扶養家族分まで保管し、退職者の番号も保存期間中は持ち続けるため、対象件数が多い企業ほど保管料の影響は大きくなります。見積もりを取る際は、初期費用や月額だけでなく、収集単価と保管料まで含めた実際の件数での総額で比べることが肝心です。
料金を公開しているサービスは一部にとどまり、多くは「要お問い合わせ」です。費用は収集件数・保管年数・委託範囲で変わり、件数の少ない小規模な企業ほど総額は抑えやすくなります。各サービスの料金体系や公開金額は後述の比較表で確認できます。自社の対象件数と収集方法を伝えて見積もりを取り、費目ごとに並べて比較するのが確実です。
安全管理措置と委託先の選び方（保管場所・暗号化・認証・取扱状況の把握）
ここでは、委託先を選ぶときの中立的な軸を、番号法の安全管理措置を手がかりに整理します。マイナンバーは漏えい時の影響が大きいため、安全管理体制の確認が選定の中心になります。
番号法は、マイナンバーを取り扱う事業者に安全管理措置を義務づけています。
個人番号利用事務実施者及び個人番号関係事務実施者（以下「個人番号利用事務等実施者」という。）は、個人番号の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
出典：行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律 第12条｜e-Gov法令検索
ガイドラインは、この安全管理措置の具体的な内容を、組織的安全管理措置・人的安全管理措置・物理的安全管理措置・技術的安全管理措置の4区分で整理しています。委託先の体制を見るときは、この4区分に対応づけると制度に沿った確認ができます。
委託先の安全管理体制は何で確認できるか
物理的・技術的な面では、番号を保管する場所の管理（入退室の制限や施錠された区域での処理）、保存データの暗号化、アクセスできる担当者の限定とアクセス記録の保存が確認の対象になります。人事・給与システムから切り離した環境で番号を管理しているか、利用時だけ必要な項目を参照する仕組みかも、情報の集中リスクを抑えるうえで見ておきたい点です。
第三者認証は、体制が外部の基準に沿って運用されていることの手がかりになります。個人情報の取扱いについてはプライバシーマーク、情報セキュリティ全般についてはISMS（ISO/IEC 27001）といった認証の取得状況が目安です。あわせて、収集状況や廃棄・教育の実施といった取扱状況を定期的に報告してくれるかを確認すると、預けた後も運用を見える形で把握できます。
自社に残る監督義務をどう果たすか
代行に任せても、委託元である自社の責任は消えません。番号法は委託先の監督義務を次のように定めています。
個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする者は、当該委託に係る個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の安全管理が図られるよう、当該委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
出典：行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律 第11条｜e-Gov法令検索
この「必要かつ適切な監督」について、ガイドラインは3つの内容を挙げています。
「必要かつ適切な監督」には、①委託先の適切な選定、②委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な委託契約の締結、③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握が含まれる。
出典：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）第4-2-(1)｜個人情報保護委員会
この①選定・②契約・③取扱状況の把握は、そのまま委託先を選ぶ軸になります。安全管理体制が確認できる委託先を選び（①）、安全管理措置を守らせる内容を契約で取り決め（②）、預けた後も取扱状況を報告などで把握できる（③）。この3点を満たせる相手かどうかが、信頼して任せられるかの判断基準です。
あわせて、委託先がさらに外部へ回す再委託は、番号法第10条第1項により自社の許諾を得た場合に限られるため、再委託の有無と範囲を契約時に確認しておくと安心です。
安全管理体制まで含めて見比べるなら、候補サービスの資料をまとめて取り寄せ、委託範囲・料金・認証を並べて確認するのが近道です。
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収集・保管代行と自社運用（マイナンバー管理システム）の違い
ここでは、収集・保管を代行に任せる場合と、自社でマイナンバー管理システムを導入して運用する場合の違いを整理します。どちらが適するかは、対象件数・頻度・専任担当の有無・安全管理をどこまで自社で負うかで変わります。
自社システムで運用する場合、月々のシステム利用料は代行より抑えやすい一方、安全管理措置の整備・運用や本人確認・督促・廃棄といった実務は自社で担います。代行に任せる場合は、これらの実務と安全管理の負担を外部に移せる反面、収集件数に応じた費用がかかります。
収集が年末調整や入退社の時期に集中し、専任担当を置きにくい企業では代行の手離れが効き、通年で安定して件数があり内製のノウハウを持つ企業では自社運用が合いやすい傾向です。
| 費用のかかり方 | 安全管理措置の整備・運用 | 収集・本人確認・督促の実務 | 繁忙期の件数の波 | 向いている企業 | |
|---|---|---|---|---|---|
| 収集・保管を代行に任せる | 初期費用・収集単価・保管料・月額が中心。件数に応じて増える | 委託先が担う（自社には監督義務が残る） | 委託範囲に応じて外部に任せられる | 外部に吸収させやすい | 収集が時期に集中し専任担当を置きにくい企業 |
| 自社でマイナンバー管理システムを運用する | システム利用料が中心。収集・保管の実務コストは社内人件費で負担 | 組織・人・物理・技術の各措置を自社で整備・運用 | 自社担当が実施 | 担当者の負荷が増減しやすい | 通年で件数が安定し内製ノウハウを持つ企業 |
マイナンバー収集・保管代行サービスのタイプ（委託範囲別）
ここからは、委託できる範囲の観点でサービスを2つのタイプに分け、自社に必要な範囲から候補を絞り込めるよう整理します。マイナンバーの収集・保管を専門に請け負うタイプと、給与計算・労務の委託とあわせて任せるタイプです。
収集から保管・廃棄まで専門に任せるマイナンバー管理代行タイプ
マイナンバーの収集・本人確認・保管・廃棄（社により法定調書の出力・印刷まで）を専門に請け負うタイプです。給与計算は自社または別の委託先で行う前提で、マイナンバーまわりの事務だけを切り出して任せたい企業に向きます。収集方法の対応幅や安全管理の体制、料金体系はサービスによって差があります。
給与計算・労務のアウトソーシングとあわせて任せるBPO一体型
給与計算・年末調整・社会保険手続きなどの業務委託の一部として、マイナンバーの収集・管理まで一括で任せられるタイプです。給与計算ごと外部に任せたい企業や、法定調書の作成とマイナンバー管理を同じ委託先で完結させたい企業に向きます。
各タイプに該当する主なサービスは次のとおりです。
| 収集から保管・廃棄まで専門に任せるマイナンバー管理代行タイプ | 給与計算・労務のアウトソーシングとあわせて任せるBPO一体型 | |
|---|---|---|
| 特徴 | マイナンバーの収集・本人確認・保管・廃棄（社により法定調書の出力・印刷まで）を専門に請け負う。給与計算は別 | 給与計算・年末調整・社会保険手続きなどの委託とあわせてマイナンバーの収集・管理まで一括で任せられる |
| 該当する主なサービス | JBS、CEC、TTピーエム、スパイラル | エコミック、NOC（現FOC）、ペイロール、トライアンフ |
しかし、自社がどのタイプに適しているか、といった判断が難しいケースも存在します。そのような場合でも貴社の状況に合わせて最適なサービスを最短で見つけられるように、「30秒で終わる選定診断ツール」を以下にご用意しています。ぜひこちらもご活用ください。
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【比較表】マイナンバー収集・保管代行サービスを委託範囲・収集方法・費用・安全管理認証で比較
ここからは、自社の課題や要件に合わせた客観的な比較・選定ができるよう、主要なマイナンバー収集・保管代行サービスを、委託できる範囲・収集方法・対象・料金体系・安全管理認証の観点で、委託範囲別のタイプごとに整理します。
比較表で「確認できず」とあるのは、各社のサービスページ上で認証などの掲示を確認できなかったという意味で、認証を取得していないことを示すものではありません。正確な取得状況は資料請求や問い合わせでご確認ください。
収集から保管・廃棄まで専門に任せるタイプの比較
| サービス名 | JBS マイナンバー収集代行・管理サービス | CEC マイナンバー業務アウトソーシング | TTピーエム マイナンバー収集・保管代行 | スパイラル マイナンバー収集代行 |
|---|---|---|---|---|
| 委託できる範囲 | 収集・本人確認・保管 法定調書作成はオプション 廃棄は公式に記載なし | 収集・本人確認・保管・廃棄 法定調書の印刷まで一貫 | 収集・本人確認・登録／保管・廃棄 支払調書の帳票印刷まで | 収集・本人確認・保管 廃棄は月次報告に含む 法定調書は公式に記載なし |
| 収集方法 | Web・スマホ・郵送に対応 （QRコード登録も可） | 郵送（提出キット） Web・スマホは公式に記載なし | 郵送（申告キット） Web・スマホは公式に記載なし | Web・郵送に対応 （スマホ単独は記載なし） |
| 対象 | 従業員・扶養家族・個人事業主（報酬の支払先） （従業員＋扶養家族で1単位） 退職者は公式に記載なし | 従業員が中心 扶養家族・取引先・退職者は公式に記載なし | 「収集対象者」のみ記載で 区分は公式に明示なし | 「収集対象者」のみ記載で 区分は公式に明示なし |
| 対応規模 | 件数課金で小規模〜大規模 （上限の明示なし） | 件数に応じた見積もり （規模の明示なし） | 件数に応じた見積もり （毎月30万件以上の取扱実績） | 件数に応じた見積もり （規模の明示なし） |
| 料金体系 | 初期60,000〜120,000円/法人 収集スマホ等700円・紙1,100円（従業員＋扶養1単位） 月額120,000円〜 保管料年400円/単位（2年目以降・税抜） | 要問い合わせ | 要問い合わせ | 要問い合わせ |
| 安全管理・認証 | Azure保管・CSV出力を暗号化 PCI DSSに準拠 Pマーク・ISMSの掲示はサービスページで確認できず | 人事・給与と分離したDBで データセンター保管（目視照合） Pマーク・ISMSの掲示は確認できず | 2重ドアロック等の物理対策 ISO・ISMS・Pマークのロゴを掲示 毎月30万件以上の取扱実績 | 暗号化クラウド保管 取扱状況を毎月報告・アクセスログ確認 Pマーク・ISMSの掲示は確認できず |
| 詳細情報 | 公式サイト | 公式サイト | 公式サイト | 公式サイト |
給与計算・労務とあわせて任せるBPO一体型の比較
収集方法と料金が各社とも非公開で横並びにしにくいため、差の出やすい対応規模を軸に見比べると候補を絞りやすくなります。
| サービス名 | エコミック 給与計算アウトソーシング | NOC（現FOC）給与計算アウトソーシング | ペイロール 給与計算アウトソーシング | トライアンフ 給与計算アウトソーシング |
|---|---|---|---|---|
| 委託できる範囲 | 給与計算・年末調整とあわせて マイナンバー収集代行（オプション） 独立したマイナンバー管理サービスも提供 保管・廃棄・法定調書まで一体かは要確認 | 給与・賞与計算・年末調整・法定調書関係処理に マイナンバー収集・管理を含む | 給与・賞与計算・年末調整補助とあわせて マイナンバー管理まで一括委託 | 給与計算・年末調整・社員窓口とあわせて マイナンバー管理まで対応 社会保険関連は提携社労士法人が担当 |
| 収集方法 | 公式に記載なし（要問い合わせ） | 公式に記載なし（要問い合わせ） | 公式に記載なし（要問い合わせ） | 公式に記載なし（要問い合わせ） |
| 対象 | 従業員が中心 扶養家族・取引先・退職者は要問い合わせ | 従業員が中心 扶養家族・取引先・退職者は要問い合わせ | 従業員が中心 扶養家族・取引先・退職者は要問い合わせ | 従業員が中心 扶養家族・取引先・退職者は要問い合わせ |
| 対応規模 | 規模問わず対応 （大企業の導入実績あり） | 300名以上が目安 （300名以下も相談可） | 大企業向け （下限は非公開） | 1000名未満が中心 （事例300〜1,200名） |
| 料金体系 | 要問い合わせ （委託範囲・従業員規模による） | 要問い合わせ （委託範囲・従業員規模による） | 要問い合わせ （委託範囲・従業員規模による） | 要問い合わせ （委託範囲・従業員規模による） |
| 安全管理・認証 | Pマーク・ISO/IEC 27001（ISMS）取得 複数拠点でバックアップ | Pマーク・ISO/IEC 27001（ISMS）・ISO 9001取得 | Pマーク取得 ISO認証取得（規格名は公式に明記なし） | 公式サイトに認証の掲示を確認できず |
| 詳細情報 | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る | サービス詳細を見る |
マイナンバー収集・保管代行サービスの個別紹介
ここからは、各サービスの提供内容・特徴を委託範囲別のタイプごとに紹介します。委託できる範囲や収集方法、安全管理体制を照らし合わせ、自社に合う候補を見極める材料としてご覧ください。
収集から保管・廃棄まで専門に任せるタイプ
マイナンバーの収集・保管を専門に請け負うサービスです。委託範囲の広さや収集方法、安全管理の裏づけに違いがあります。
1. マイナンバー収集代行・管理サービス（日本ビジネスシステムズ株式会社）
日本ビジネスシステムズ株式会社が提供する、従業員・扶養家族・個人事業主のマイナンバーを収集・保管する代行サービスです。従業員と扶養家族を1収集単位として扱い、番号確認と身元確認の業務プロセスをパッケージで引き受けます。集めた番号はMicrosoft Azure上で保管し、法定調書の作成はオプションの「法定調書作成支援・納品代行」で対応します。
収集方法は、スマートフォン・パソコン・QRコードからの登録に加え、登録台紙を使った郵送にも対応します（フィーチャーフォンは非対応）。保管データはCSV出力時に専用鍵で暗号化し、PCI DSSに則ったシステムと説明しています。
費用面では、初期費用から保管料までを実額で公開しています。税抜で、初期導入費用は1法人あたり60,000〜120,000円、月額サービス利用料は120,000円〜です。収集料金は従業員＋扶養家族1単位あたりスマホ等700円・郵送（紙）1,100円、2年目以降の年額データ保管料は400円で、対象5,000名をWebで収集する場合の初年度合計5,040,000円という価格例も示されています。
2. マイナンバー業務アウトソーシングサービス（株式会社シーイーシー）
マイナンバーの収集から管理・保管・廃棄、そして法定調書の印刷までを一貫して代行する、株式会社シーイーシーのアウトソーシングサービスです。収集工程を、従業員登録代行・提出キットの作成・返送物のデータ化・進捗確認や督促・ヘルプデスクに分けて引き受け、収集状況は週次で報告します。
データ化には自社開発のOCR（SmartSESAME MultiScan!）による自動入力と目視確認を併用し、本人確認は通知カードと身分証明書の目視照合で行います。集めた番号は、人事・給与システムから切り離したセキュアなデータベースで、データセンターにて保管します。料金は公開されておらず、対象件数に応じた見積もりを問い合わせる形です。
3. マイナンバー収集・保管代行サービス（TTピーエム株式会社）
トランスコスモスの国内グループ会社であるTTピーエム株式会社が提供する、マイナンバーの収集・登録／保管・出力／印刷の3つの代行を組み合わせられるサービスです。収集用の申告キットで本人確認と不備チェックを行ったうえで登録・保管し、支払調書の帳票印刷から保管期限後の破棄まで対応します。
同社は毎月30万件以上の個人情報を取り扱う実績と、30年にわたるドキュメント電子化代行の経験を掲げ、導入事例として東芝グループ各社をはじめとする製造業などを挙げています。保管面では2重ドアロックなどの物理的なセキュリティ環境を備え、ISO・ISMS・プライバシーマークのロゴを掲示しています。
4. スパイラル マイナンバー収集代行サービス（スパイラル株式会社）
ローコード開発プラットフォーム「SPIRAL」を提供するスパイラル株式会社による、マイナンバー収集代行サービスです。収集対象者のデータ用意、案内書類の確認、番号のデータ化、取扱状況の毎月報告という業務フローを4つのステップで示し、案内書類の発送・作成から代行します。
収集方法は郵送申請とWeb申請の両方に対応します。収集に加えて保管業務の委託先にもなり、高セキュアなクラウド環境で暗号化した状態で番号を保管すると説明しています。進捗・問い合わせ・廃棄・教育といった取扱状況は毎月の報告書で示され、アクセスログも確認できます。
給与計算・労務とあわせて任せるBPO一体型
給与計算・労務のアウトソーシングとあわせて、マイナンバーの収集・管理まで任せられるサービスです。給与計算ごと委託したい企業に向きます。
5. エコミック 給与計算アウトソーシング（株式会社エコミック）
株式会社エコミックは、給与・賞与計算から年末調整、住民税の徴収額更新までを基本業務とする給与計算特化型のアウトソーサーです。マイナンバーの収集代行は給与計算の委託にオプションとして組み合わせられるほか、給与計算とは独立したマイナンバーの収集・管理サービスも提供しています。
給与計算処理では毎月550社・14万人の実績を公式サイトで示しており、年末調整クラウド「簡単年調」では従業員がスマートフォンから証明書を提出できます。情報の取扱いについては、プライバシーマークとISO/IEC 27001（ISMS）を取得しています。
マイナンバーの収集方法や費用、保管・廃棄まで一体で任せられるかは、公式に個別確認が必要です。給与計算ごとマイナンバー管理も委託したい企業が、委託範囲を見積もり段階で確かめる候補になります。
6. NOC給与計算アウトソーシング（芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社）
芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社（旧NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社、現在はFOCブランドで提供）の給与計算アウトソーシングは、給与計算業務の基本サービスにマイナンバーの収集・管理を含みます。給与・賞与計算や年末調整、法定調書関係の処理とあわせて、同じ委託先で引き受けます。
社会保険・労働保険の手続きは、NOC社会保険労務士法人または提携する社会保険労務士事務所が担当します。勤怠管理や明細配布などは、自社クラウド「SMART LINKシリーズ」をオプションとして組み合わせられます。
運営会社は芙蓉総合リースグループに属し、プライバシーマークとISO/IEC 27001（ISMS）、ISO 9001を保有しています。対応規模は300名以上が目安で、300名以下も相談に応じるとしています。
7. ペイロール 給与計算アウトソーシング（株式会社ペイロール）
従業員数の多い大企業向けに給与計算を請け負うフルスコープ型のBPOが、株式会社ペイロールです。給与・賞与計算や年末調整補助、地方税特別徴収補助とあわせて、マイナンバー管理まで一括で委託できます。
身上変更手続きや人事関連証明書の発行などでは、従業員からの問い合わせに対応するコールセンターを備えています。受託実績は279社・123万人超と公式サービスサイトに記載があります。
対象は公式に「大企業向けBPO」と示されており、具体的な従業員数の下限は公開されていません。料金は委託範囲と従業員規模に応じた個別見積もりで、資料で確認できます。
8. トライアンフ 給与計算アウトソーシング（株式会社トライアンフ）
株式会社トライアンフ（PKSHA Technologyグループ）は、人事労務業務をまとめて引き受けるフルアウトソーシングの一環でマイナンバー管理に対応します。給与計算や年末調整、従業員からの問い合わせに応じる社員窓口とあわせて委託できます。
社会保険関連の手続きは、提携する社会保険労務士法人が対応する体制です。運用プロセスは1社ごとに設計し、顧客ごとに原則2名以上の担当者が固定でつきます。
対応の主対象は公式ページで従業員1000名未満とされ、事例は約300〜1,200名の規模が中心です。料金は1社ごとのカスタマイズ設計のため要見積で、資料や問い合わせで確認できます。
マイナンバー収集代行を導入するまでの流れ
ここでは、委託を決めてから運用に乗るまでの一般的な流れを整理します。進め方はサービスによって異なりますが、大枠は共通しています。
はじめに収集対象者（従業員・扶養家族・対象の取引先）を洗い出し、基本情報を委託先に渡せる形に整えます。次に委託先が案内を用意し、Web・スマホ・郵送のいずれかで収集を開始します。収集が始まると番号確認・身元確認を行い、未提出者には督促しながらデータ化・保管まで進めます。
サービスによって差が出るのは、郵送用の申告キットを用意できるか、案内書類の発送・作成から任せられるか、立ち上げまでにどの程度の準備期間を見込むかといった点です。運用後は取扱状況の報告を受け、保管期限を過ぎた番号の廃棄まで含めて継続的に管理します。
まとめ
マイナンバーの収集・保管代行は、収集・本人確認だけを任せる形から、保管・廃棄まで、さらに給与計算・法定調書の作成まで一体で任せる形まで、委託できる範囲が分かれます。まず「自社がどこまで任せたいか」を決め、そのうえで収集方法が自社の対象者に合うか、費用が費目ごとに納得できるか、安全管理体制を確認できるかを見比べるのが、委託先選びの近道です。
代行に任せても、委託先を監督する義務は自社に残ります。だからこそ、安全管理体制を見える形で示し、取扱状況を報告してくれる委託先を選ぶことが大切です。マイナンバーまわりの事務だけを切り出したいなら専門の管理代行タイプ、給与計算ごと任せたいならBPO一体型を軸に、比較表と診断ツールで自社に合う候補を絞り込んでみてください。
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よくあるご質問（FAQ）
Q. マイナンバーの収集・保管の代行とは何ですか？
A. マイナンバーの収集・保管の代行とは、従業員・扶養家族・取引先から集めるマイナンバー（特定個人情報）の収集・本人確認・保管・廃棄といった事務を、外部の専門事業者に委託する仕組みです。収集だけを任せる形から、保管・廃棄や法定調書の作成まで一括で任せる形まで、委託できる範囲はサービスによって異なります。
こうした事務の外部委託は、番号法（マイナンバー法）が第19条第6号で正面から認めている選択肢です。
Q. 収集だけを任せることもできますか？
A. 収集・本人確認だけを任せる形から、保管・廃棄まで、さらに給与計算・法定調書作成まで一体で任せる形まで、委託できる範囲を選べます。保管は自社で行い収集工程だけ手離れさせたい場合は収集特化の代行、保管設備やアクセス管理の負担ごと移したい場合は保管・廃棄まで一括のタイプ、給与計算ごと任せたい場合はBPO一体型、というように自社が任せたい範囲から選ぶのが基本です。
Q. 代行に任せれば、自社の法的な責任はなくなりますか？
A. 代行に任せても、委託元である自社には委託先を監督する義務が残ります（番号法第11条）。委託先を適切に選び、安全管理を守らせる契約を結び、取扱状況を把握するという監督が必要で、詳しくは本文の「安全管理措置と委託先の選び方」で解説しています。「任せきり」ではなく「適切に選び、継続的に関係を保つ」のが前提です。
Q. 扶養家族や取引先の番号も集めてもらえますか？
A. 従業員本人だけでなく、扶養家族や報酬・不動産賃料の支払先となる取引先のマイナンバーも収集・保管の対象にできます。年末調整の扶養控除等申告書には扶養親族の番号を記載するため収集件数は本人の人数以上に増え、報酬・賃料の支払先については支払調書の作成のために番号が必要になる場合があります。
ただし番号法は利用目的を超えた利用を認めていないため、従業員・扶養家族・取引先それぞれについて、どの事務のために集めるかを特定して収集・保管する運用が必要です。
Q. 未提出者への督促も任せられますか？
A. 期限までに番号を提出しない対象者への督促まで引き受けるサービスもありますが、どこまで任せられるかは代行によって差があります。未提出者の督促は件数が多いほど担当者の負担になる工程のため、案内書類の発送から番号確認・身元確認、未提出者への督促、データ化までを一括で引き受けるかを、見積もり段階で確認しておくと安心です。
Q. 退職者や保管期限を過ぎた番号の廃棄はどうなりますか？
A. マイナンバーは、事務の必要がなくなり、かつ所管法令で定められた保存期間を過ぎた時点で、できるだけ速やかに廃棄・削除する必要があります（個人情報保護委員会のガイドライン）。退職後すぐに削除するのではなく、保存期間の管理と組み合わせて廃棄する運用が必要です。保管・廃棄まで任せられる代行を選べば、この保管期限の管理と廃棄まで含めて任せられ、取得から廃棄までのライフサイクルを通して漏れを防げます。
Q. 費用はどのくらいかかりますか？
A. 費用は導入時の初期費用、収集した件数に応じた収集単価、番号を預ける間かかる保管料、月額の利用料に分かれ、料金を公開せず個別見積もりとするサービスが多数です。収集単価は、本人が入力するWeb・スマホに比べ、書類の受領とデータ化の手間がかかる郵送（紙）のほうが高くなりやすい傾向があります。
保管料は保管する人数と年数で積み上がり、扶養家族分や退職者の番号も保存期間中は保管するため、対象件数が多い企業ほど影響が大きくなります。見積もりは、自社の対象件数と収集方法を伝え、費目ごとに並べて総額で比べるのが確実です。
Q. Web・スマホ・郵送のどの方法で集めてもらえますか？
A. 収集方法は大きくWeb申請・スマホ・郵送の3通りがあり、多くのサービスは複数の方法を併用できます。メールアドレスが整備された正社員中心ならWeb申請、パソコン環境のないパート・在宅勤務者にはスマホでの撮影送付、デジタルに不慣れな層や拠点が分散した対象者には郵送、と使い分けられます。
正社員はWebで集め、スマホ環境のないパートや扶養家族、遠方の取引先には郵送を使うといった併用ができるかが、対象者の幅が広い企業では選定の分かれ目になります。
Q. 委託先の安全管理体制は、どう確認して選べばよいですか？
A. 委託先は、番号法が求める安全管理措置（組織的・人的・物理的・技術的の4区分）に対応づけて体制を確認するのが基本です。具体的には、番号を保管する場所の管理（入退室の制限や施錠区域での処理）、保存データの暗号化、アクセスできる担当者の限定とアクセス記録、人事・給与システムから切り離した環境での管理などが確認の対象になります。
あわせて、プライバシーマークやISMS（ISO/IEC 27001）といった第三者認証の取得状況や、収集状況・廃棄・教育などの取扱状況を定期的に報告してくれるかを見ると、預けた後も運用を見える形で把握できます。
Q. 既存の人事・給与システムと連携できますか？
A. 給与計算一体型の多くは、既存の人事・勤怠システムとCSVやAPIで連携できます。一方、収集・保管を専門に請け負うタイプは、番号を人事・給与システムから切り離して管理するのが一般的です。対応できる連携方式はサービスによって異なるため、自社の利用中のシステムを伝えて見積もり段階で確認するのが確実です。
Q. 従業員数が少なくても依頼できますか？
A. サービスによります。少人数の収集にも対応すると明記する専門型がある一方、給与計算一体型は中堅〜大企業向けが中心で、300名以下は個別相談となる場合があります。件数課金の専門型は少人数でも規模の影響を受けにくいため、小規模なら専門型も含めて自社の規模に合うかを各社に確認してください。
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マネックス証券 フィナンシャル・インテリジェンス部 暗号資産アナリスト
松嶋真倫
監修の範囲は記事の一般的な解説部分であり、比較表および各製品・サービスの紹介内容は監修の対象外です。
