契約書の管理を紙のファイルやExcelの台帳で続けていて、「このままで大丈夫だろうか」と感じたことはないでしょうか。更新期限の見落としや、原本がどこにあるか分からなくなる場面が増えると、契約管理の方法そのものを見直すべきか迷い始めます。
「契約管理 デメリット」と検索する方の多くは、今のやり方を続けることの弱点と、契約管理システムや電子契約に切り替えることの弱点の、両方を知りたいと考えています。変えるべきか、変えないでおくべきかを判断するには、両方の弱点を並べて把握することが欠かせません。
本記事では、契約管理のデメリットを「今の管理（紙・Excel）を続ける側」と「別の方法（システム・電子契約）に変える側」の両方に切り分けて解説します。管理方法別のメリット・デメリット比較や、放置した場合に実際に起きること、切り替え時の費用・移行・法的な注意点まで整理しました。自社の契約管理をどうするか判断する材料としてご活用ください。
目次
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契約管理のデメリットとは？「続ける側」と「変える側」に分けて整理
契約管理とは、締結した契約書の保管・更新期限の管理・内容の検索・アクセス権限の管理までを一元的に行う業務を指します。「契約管理のデメリット」という言葉は、大きく2つの意味で使われます。1つは今のやり方（紙やExcel）を続けることのデメリット、もう1つは契約管理システムや電子契約など別の方法に変えることのデメリットです。まずは両方の代表的な項目を一覧で確認します。
今のやり方（紙・Excel）を続けるデメリット
- 必要な契約書がすぐに見つからず、探すのに時間がかかる
- 更新期限や自動更新条項を見落とし、不要な契約を払い続ける・必要な更新を逃す
- 原本の紛失・劣化や、最新版がどれか分からなくなる版管理の混乱
- 担当者しか管理方法を把握しておらず、業務が属人化する
- 保存義務のある契約書を紛失すると、税務・会計上の要件を満たせなくなる
別の方法（システム・電子契約）に変えるデメリット
- 初期費用・月額費用がかかり、契約件数が少ない企業には割高になりやすい
- 既存の紙の契約書をスキャン・データ化して取り込む手間が発生する
- 操作に慣れるまでの従業員教育・運用ルールの整備が必要になる
- 一度導入すると別サービスへの乗り換えが難しくなる（ベンダーへの依存）
- 電子契約では、法律上まだ書面や公正証書が必要で締結できない契約類型がある
ここからは、それぞれの項目を「どんな場面で・どう困るのか」まで掘り下げていきます。まずは今のやり方を続けた場合のデメリットと、放置したときに実際に起きることから見ていきましょう。
今の管理（紙・Excel）を続けるデメリットと放置した場合の実害
紙やExcelでの契約管理は、始めやすい一方で、契約件数が増えるにつれて特有の弱点が表面化します。ここでは管理方法ごとの弱点と、見落としを放置したときに起きる実害を具体的に整理します。
紙で管理するデメリット
紙の契約書をキャビネットでファイリングする方法は、特別なツールが不要で導入コストがかかりません。ただし契約件数が数百件を超えると、保管スペースの確保やファイルの分類・検索に手間がかかります。「あの取引先との契約書はどこか」を探すだけで、担当者が書庫を往復することも珍しくありません。
原本が1部しかない点も紙特有の弱点です。持ち出し中の紛失や、水濡れ・経年劣化による判読不能、災害時の焼失といったリスクがあり、失われた原本は復元できません。複数部署が同じ契約書を参照したい場合も、コピーを配ると版が枝分かれし、どれが最新か分からなくなります。
当面は紙での管理を続ける場合でも、分類方式や背表紙・ファイル名の付け方、保管期間の決め方を実務レベルで整えておくと、「探せない」「どれが原本か分からない」といった不備は抑えられます。紙のファイリングの型は、次の記事で具体的に解説しています。
Excel・スプレッドシートで管理するデメリット
Excelやスプレッドシートで契約管理台帳を作る方法は、無料で始められ、項目も自由に設計できます。契約件数が限られているうちは十分に機能します。一方で、件数が増え、複数人で編集するようになると、同じセルを同時に書き換えて内容が上書きされる、入力形式が人によってばらつくといった整合性の崩れが起きやすくなります。
更新作業の手間も見過ごせません。契約の更新・解約・変更のたびに手作業で台帳を書き換える必要があり、入力漏れや転記ミスが混入します。誰がいつ変更したかの履歴も残らないため、間違いに気づいても原因を追いにくいのが実情です。台帳の管理方法が特定の担当者に依存し、その人が異動・退職すると運用が引き継げなくなる属人化も、Excel管理でよく起こります。
放置すると実際に何が起きるか
管理の不備を放置すると、単なる手間では済まない実害につながります。代表的なのが、更新期限や自動更新条項の見落としです。多くの契約には「解約の申し入れがなければ自動更新される」旨の条項があり、解約通知の期限を過ぎると、不要になった契約が自動で更新され、費用を払い続けることになります。逆に、更新すべき契約の期限を逃せば、必要なサービスが停止するおそれもあります。
原本の紛失は、税務・会計上の保存義務の観点でも問題になります。法人が事業に関して受領・作成した契約書は、原則7年間の保存が義務づけられています。
法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。
出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁
（注2）「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
青色申告で欠損金が生じた事業年度の帳簿書類は、保存期間が10年間に延長されます。契約書を紛失して提示できないと、これらの保存義務を満たせなくなります。このほか、契約内容の把握漏れによる有利・不利な条項の見落とし、機密情報を含む契約書の情報漏洩、更新・支払いのトラブルによる取引先からの信頼低下など、管理の不備は複数の実害に波及します。
管理方法別のメリット・デメリット対比表
ここまでの内容を、紙・Excel・契約管理システム・電子契約サービスの4つの管理方法で横断的に比較します。自社が今使っている方法の行から確認すると、弱点と向き不向きを把握しやすくなります。
| 管理方法 | 紙（ファイリング） | Excel・スプレッドシート | 契約管理システム | 電子契約サービス |
|---|---|---|---|---|
| 主なメリット | 導入コストがかからない 使い慣れていて教育が不要 | 無料で始められる 項目を自由に設計できる | 台帳の自動生成・全文検索 更新期限の自動アラート アクセス権限・変更履歴の管理 | 締結から保管まで電子化できる 印紙税がかからない（国税庁見解） 締結後の検索・期限管理を備える製品もある |
| 主なデメリット | 保管スペースが必要 検索に時間がかかる 原本の紛失・劣化・災害時の焼失リスク 同時参照・版管理が難しい | 同時編集で整合性が崩れやすい 手作業の更新で入力・転記ミスが混入 変更履歴が残らない 管理が属人化しやすい | 初期費用・月額費用がかかる 既存契約書の移行・データ化の手間 操作に慣れるまでの教育が必要 | 書面・公正証書が必要な契約は締結できない 相手方の承諾が必要な場合がある 電子取引データの保存要件への対応が必要 |
| 向いている状況 | 契約件数がごく少なく、更新管理がほとんど発生しない場合 | 契約件数が中程度で、管理する担当者が限られている場合 | 契約件数が多く、更新管理や検索の負担が大きい場合 | 新規契約の締結から管理までを一貫して電子化したい場合 |
※上記は各管理方法の一般的な傾向です。契約管理システム・電子契約サービスの個別の機能や料金は各社情報をご確認ください。
紙・Excelの弱点は前の章で解説しました。次章では、契約管理システムや電子契約に「変える側」のデメリットを、同じ具体度で掘り下げます。
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契約管理を「別の方法に変える側」のデメリット（システム導入・電子契約への切り替え）
契約管理を効率化する手段として、システムの導入や電子契約への切り替えがあります。ただし、変える側にも相応の負担や制約があります。ここでは契約管理システムの導入と電子契約への切り替え、それぞれのデメリットを整理します。判断材料として、良い面だけでなく注意点まで把握しておきましょう。
初期費用・月額のコスト負担（小規模には過剰になりうる）
契約管理システムや電子契約サービスの多くは、初期費用と月額費用がかかります。契約件数が少ない企業では、削減できる手間に対して費用が見合わず、割高に感じられることがあります。高機能なプランほど料金は上がるため、自社に不要な機能まで含んだプランを選ぶと過剰投資になりかねません。
近年は中小企業向けに月額1万円程度から使えるプランを用意する製品も出てきており、契約件数と削減できる工数を見比べて費用対効果を見極める必要があります。
既存契約書の移行・スキャン・データ化の手間
システムを導入しても、過去に締結した紙の契約書は自動では取り込まれません。既存の契約書をスキャンしてPDF化し、取引先名・契約期間・金額などの情報を入力して台帳に登録する作業が必要です。契約件数が多いほど移行の負担は大きく、導入直後に一定の工数が集中します。過去分の取り込みを代行するサービスを用意している製品もありますが、その場合は別途費用がかかります。
従業員教育・運用定着の負担
新しいシステムは、導入すれば自動で使われるわけではありません。契約書の登録ルールや承認フローを社内で決め、関係する部署に操作を周知する必要があります。運用ルールが曖昧なまま使い始めると、登録漏れや入力形式のばらつきが生じ、かえって管理が煩雑になります。法務部門だけでなく契約に関わる事業部門も使う場合は、現場が無理なく使える設計かどうかが定着を左右します。
ベンダーロックイン（乗り換えの難しさ）
一度あるサービスに契約データを蓄積すると、別のサービスへ乗り換える際に、蓄積したデータをどう移すかが課題になります。データのエクスポート形式が限られていたり、移行先で再登録が必要だったりすると、乗り換えのハードルが上がります。導入前に、契約データのエクスポート可否や、解約時にデータをどう引き継げるかを確認しておくと、将来の選択肢を狭めずに済みます。
電子契約に切り替える場合の弱点（締結できない契約類型・保存要件）
電子契約への切り替えには、いくつか注意すべき制約があります。まず前提として、電子契約は相手方の同意と環境が必要です。書面での取り交わしを求める取引先や、電子契約に対応していない相手とは電子では締結できず、その相手とは紙の手続きが残ります。
また、法律上まだ書面や公正証書が必要で、一般の電子契約サービスでは締結できない契約類型も残っています。代表例が事業用定期借地権の設定契約で、借地借家法により公正証書での作成が求められています。
前二項に規定する借地権の設定を目的とする契約は、公正証書によってしなければならない。
出典：借地借家法 第23条第3項｜e-Gov法令検索
このほか、任意後見契約など公正証書が必要な契約も、一般の電子契約サービスでは締結できません。一方、以前は書面が必要とされていた一般定期借地権（借地借家法第22条）や定期建物賃貸借（同第38条）は、2022年5月18日の法改正で電磁的記録による締結が認められ、電子契約が可能になっています。締結したい契約が電子化に対応しているかは、契約類型ごとに確認が必要です。
また、電子契約に切り替えても、電子データの保存義務がなくなるわけではありません。電子帳簿保存法により、電子取引で授受した契約書などの取引情報は、電磁的記録での保存が義務づけられています。
所得税（源泉徴収に係る所得税を除く。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。
出典：電子帳簿保存法 第7条｜e-Gov法令検索
この保存には、改ざんを防ぐ真実性の確保と、必要なときに探し出せる可視性の確保が求められます。真実性はタイムスタンプの付与や訂正・削除の防止に関する事務処理規程の整備などで、可視性は取引年月日・取引先・取引金額での検索機能などで満たします。電子契約サービスの多くはこれらの要件に対応する機能を備えていますが、無料プランなどでは利用者側での対応が必要な場合もあるため、導入時の確認事項になります。
また、真実性の確保はタイムスタンプの付与だけでなく、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用や、事務処理規程の整備でも満たせます。タイムスタンプの導入・付与コストを抑えたい場合に、付与が不要になる条件を条文に沿って整理した記事もあります。
一方で、電子契約には利点もあります。印刷・押印・郵送が不要になり、収入印紙もかかりません。国税庁の見解では、契約内容を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合は、紙の課税文書を作成したことにならず、印紙税の課税原因が生じないと整理されています。ここまでの制約と、この利点の両方を踏まえて、自社が扱う契約類型に電子契約が合うかを見極めることが大切です。
デメリットを踏まえて、自社はどう改善すべきか
両側のデメリットを踏まえると、「必ずシステムを入れるべき」とも「今のままでよい」とも一概には言えません。契約件数や更新管理の負担に応じて、運用ルールの見直しで対応するか、システムに乗り換えるかを判断することが現実的です。
システムに頼らず運用ルールで軽減する方法とその限界
費用をかけずに改善するなら、まず運用ルールの整備から着手できます。契約書の保管場所と命名規則を統一し、管理責任者を決め、更新期限を共有カレンダーに登録しておくだけでも、探せない・見落とすといった不備は減らせます。台帳の項目（取引先・契約期間・金額・更新期限・自動更新の有無）をそろえ、定期的に棚卸しと内容の点検を行う運用も有効です。
ただし、運用ルールでの改善には限界があります。件数が増えれば手作業のチェックは追いつかなくなり、同時編集の整合性の崩れや属人化は、ルールだけでは根本的に解消しにくい課題です。人手のチェックに依存し続けると、担当者の負担が積み上がっていきます。
見直しの目安は、契約件数の数字よりも日々の症状で捉えると分かりやすくなります。契約書を探すのに毎回時間がかかる、更新期限や自動更新の見落としが実際に起きた、担当者以外は台帳の管理方法が分からない、といった状態が続いているなら、運用ルールだけでは追いつかなくなってきたサインです。
乗り換えるなら何を重視するか
システムへの乗り換えを検討するなら、ここまで挙げたデメリットを実際に減らせるかを基準に選ぶと判断しやすくなります。
具体的には、契約書名・取引先・契約期間・金額で目的の契約書をすぐ探し出せる検索機能、更新期限や解約通知期限を自動で知らせるアラート機能、締結・受領した契約書から台帳を自動生成する機能があれば、探せない・見落とす・手作業で台帳を更新するといった負担を直接減らせます。
あわせて、閲覧・編集の範囲を制限するアクセス権限と、変更履歴が残る仕組みを備えていれば、情報漏洩や版管理の混乱にも対応できます。
導入前には、前章で触れた移行の手間・運用定着・データの引き継ぎやすさも確認しておくと、切り替え後のギャップを抑えられます。無料トライアルやデモがあれば、自社の契約書で操作感を試してから決めるのが確実です。
契約管理の課題を解決するサービス
ここからは、これまで挙げた契約管理のデメリットを減らす機能を備えたサービスの例を紹介します。ここで取り上げるのは、締結の電子化とあわせて締結後の管理も行いたい場合と、締結は今のまま締結後の契約書管理を効率化したい場合の、方向性が異なる2つの例です。自社の管理方法や規模に合うサービスは他にもあるため、幅広く比較したい場合は後述の比較記事もあわせてご覧ください。
| サービス名 | クラウドサイン | 法務オートメーション「OLGA」 |
|---|---|---|
| 提供形態 | 電子契約（締結）＋締結後の契約管理 | 締結後の契約管理を中心とした法務オートメーション |
| 初期費用 | 要問い合わせ | 10万円〜（中小企業向けプラン・税別・初年度のみ）／標準プランは要問い合わせ |
| 月額費用 | 無料〜（有料はLight 月11,000円〜、税抜） | 1万円〜（中小企業向けプラン・税別・年間契約）／標準プランは要問い合わせ |
| 無料トライアル / デモ | ●フリープランあり（1名・月2件まで無料） | △デモ体験あり（無料トライアルなし） |
| 契約書台帳の自動作成 | ●AI契約書管理で契約情報を自動入力 | ●受付・案件情報から台帳を自動生成 |
| 更新期限アラート | ●解約通知期限などにアラート設定 | ●締結後の更新期限を通知 |
| 契約書の検索 | ●契約書名・会社名・契約期間・金額で検索 | ●全文検索に対応 |
| 電子契約の締結 | ●立会人型・当事者型に対応 | ×電子契約サービスと連携し取込（自社締結なし） |
| 詳細情報 | 公式資料を見る | ミーティングを予約する |
※上記は各サービスの公式情報（2026年9月時点）に基づく記載です。料金・機能は変更される場合があるため、最新情報は各サービスの公式サイト・資料でご確認ください。
1. クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）
クラウドサインは、書類のアップロード・送信から電子署名・タイムスタンプの付与、締結後の契約書の保管・検索までをオンラインで完結できる電子契約サービスです。印刷・押印・郵送が不要になり、締結業務そのものをデジタル化できます。締結を電子化することで、原本の紛失リスクや、収入印紙のコストを抑えられる点が、紙で締結・管理する場合との違いです。
締結後の管理面では、契約書名・氏名・会社名・契約期間・金額での検索に対応し、必要な契約書を探し出す手間を軽減します。解約通知期限などの年月日データにアラートを設定でき、更新漏れの防止に役立ちます。
締結先企業名や契約期間をAIが読み取って自動入力する契約書管理機能も備え、台帳への転記の手間を減らせます。締結した契約書には総務大臣認定のタイムスタンプが標準で付与され、電子帳簿保存法の真実性・検索要件への対応を支援します。
2. 法務オートメーション「OLGA」（GVA TECH株式会社）
GVA TECH株式会社が提供するOLGAは、契約書の作成・審査から締結後の契約書管理までを一元化するクラウド型の法務プラットフォームです。契約管理を単体の機能としてではなく、法務業務全体の中で自動化する点に特徴があります。締結・受領した契約書の情報から管理台帳を自動生成し、更新期限のアラートや通知、全文検索に対応するため、手作業での台帳管理や更新漏れの負担を減らせます。
事業部門はメール・Slack・Teamsといった普段のツールのまま法務部門へ依頼でき、専用アカウントを持たずに利用できる設計です。クラウドサインをはじめとする主要な電子契約サービスと連携し、締結済みの契約書を自動で取り込むこともできます（有料オプション）。
標準プランの料金は個別見積もりですが、2026年7月には初期費用10万円・月額1万円からの中小企業向け契約管理プランも新設され、小規模から段階的に始めやすくなっています。
更新漏れの防止については、導入現場で次のような定量的な成果も示されています。
数千件以上の契約更新管理を行っている企業様では、AIによる自動化によって、更新漏れによる不利益な契約更新やタイミングの失念がゼロになったという定量的な成果も出ています。
ここで紹介した2サービスのほかにも、契約書管理システムには締結の電子化を含むタイプや管理特化のタイプなど、さまざまな製品があります。タイプ別の選び方や料金、電子帳簿保存法への対応まで一覧で比較して自社に合う一社を検討したい場合は、次の記事もあわせてご覧ください。
まとめ
契約管理のデメリットは、「今のやり方を続ける側」と「別の方法に変える側」の両方から捉えると、自社の判断がしやすくなります。紙やExcelでの管理は、契約件数が増えると検索の手間・更新漏れ・属人化といった弱点が表面化し、原本の紛失は保存義務の面でもリスクになります。一方、契約管理システムや電子契約への切り替えには、費用・移行の手間・運用定着・締結できない契約類型といった注意点があります。
まずは運用ルールの整備で改善できる部分から着手し、件数の増加で手作業が追いつかなくなってきたら、デメリットを減らせるサービスへの乗り換えを検討する、という進め方が現実的です。自社の契約件数と負担に合わせて、無理のない方法を選びましょう。
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よくある質問（FAQ）
Q. 契約管理とは何ですか？
A. 契約管理とは、締結した契約書の保管・更新期限の管理・内容の検索・アクセス権限の管理までを一元的に行う業務を指します。契約書を「締結して終わり」にせず、後から必要なときに探し出せ、更新・解約の期限を逃さない状態を保つことが目的です。
管理方法には紙のファイリング、Excel・スプレッドシートの台帳、契約管理システム、電子契約サービスがあり、契約件数や更新管理の負担に応じて適した方法が変わります。
Q. Excelでの契約管理は違法ですか？
A. 契約書をExcelで管理すること自体は違法ではなく、法律で特定の契約管理方法が義務づけられているわけではありません。ただし、保存義務のある契約書を紛失したり、電子取引で授受した契約書を電子帳簿保存法の要件どおりに保存できなかったりすると、法令上の問題につながります。
Excel管理は無料で始められ項目も自由に設計できる一方、契約件数が増えて複数人で編集するようになると、同時編集による整合性の崩れ・手作業の更新漏れ・変更履歴が残らない・属人化といった弱点が表面化します。違法かどうかよりも、件数に対して管理方法が限界に達していないかで見直すのが実務的です。
Q. 小規模な企業でも契約管理システムは必要ですか？
A. 契約管理システムは、契約件数が少なく更新管理の負担が小さい企業では必須ではありません。まずは保管場所と命名規則の統一、管理責任者の決定、更新期限の共有カレンダー登録といった運用ルールの整備から着手すれば、費用をかけずに探せない・見落とすといった不備を減らせます。
ただし運用ルールでの改善には限界があり、契約件数が増えて手作業のチェックが追いつかなくなったら、検索・期限アラート・台帳の自動生成といった機能で負担を直接減らせるシステムへの乗り換えを検討するのが現実的です。近年は中小企業向けに月額1万円程度から使えるプランを用意する製品もあります。
Q. 契約書の保存期間は何年ですか？
A. 法人が事業に関して作成・受領した契約書は、原則として7年間の保存が義務づけられています（青色申告で欠損金が生じた事業年度は10年間）。保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から起算します。契約書を紛失して提示できないと、これらの保存義務を満たせなくなります。
出典・参考資料（1件）
Q. 電子契約に印紙税はかかりますか？
A. 電子契約には、原則として印紙税はかかりません。国税庁の見解では、契約内容を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合は、紙の課税文書を作成・交付したことにならないため、印紙税の課税原因は生じないと整理されています。紙で契約書を作成・交付する場合にかかる収入印紙のコストを抑えられる点が、電子契約に切り替えるメリットの一つです。
出典・参考資料（1件）
Q. 電子契約に切り替えても契約書の保存義務はありますか？
A. 電子契約に切り替えても、契約書の保存義務はなくならず、電子取引データとしての保存が義務づけられます。電子帳簿保存法により、電子取引で授受した契約書などの取引情報は、電磁的記録で保存しなければならないと定められています。
この保存には、改ざんを防ぐ真実性の確保（タイムスタンプの付与や、訂正・削除の防止に関する事務処理規程の整備など）と、必要なときに探し出せる可視性の確保（取引年月日・取引先・取引金額での検索機能など）が求められます。電子契約サービスの多くはこれらの要件に対応する機能を備えていますが、無料プランなどでは利用者側での対応が必要な場合もあるため、導入時に確認しておくと安心です。
出典・参考資料（1件）
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