契約書の管理方法とは？紙・Excel・システムの比較と選び方・法定保存期間を解説

契約書が紙のファイルや各部門のフォルダ、担当者ごとのExcelに散らばっていて、「どこに何があるか分からない」「更新期限を見落としそうで不安」という状態は、多くの企業で起こりがちです。契約件数が増えるほど、必要な契約書を探す時間や、自動更新の見落としといったリスクは大きくなります。

契約書の管理方法には、紙での保管・電子データでの保存・Excel台帳・専用の契約管理システムという選択肢があり、それぞれにやり方と向き・不向きがあります。本記事では、4つの管理方法を横並びで比較したうえで、法律上の保存期間や電子保存のルール、管理台帳の作り方、システムを選ぶときの判断軸までを整理します。

自社の契約書の量と体制に合った管理方法を選び、次の一歩（台帳の整備やシステムの比較検討）に進めるようになることを目指します。

契約書の管理方法は主に4つ｜まず全体像と比較

契約書管理とは、締結した契約書を保管するだけでなく、契約の内容・相手先・有効期間・更新期限を把握し、必要なときにすぐ取り出せる状態を保つ一連の業務を指します。管理の手段は、大きく分けて次の4つです。

まずは4つの管理方法を、やり方・長所・短所で横並びに比較します。自社の契約書の量や体制に近いものから読み進めてください。

契約書の件数が少ないうちは紙やExcelでも回せますが、件数が増えると検索や更新期限の管理が追いつかなくなります。ここからは、4つの方法それぞれの進め方とコツを見ていきます。

紙で管理する場合の整理・ファイリングのコツ

紙の契約書を管理する場合は、探しやすさと保管の安全性を両立させる工夫が欠かせません。取引先別・契約種別・締結日順など、自社の探し方に合わせた分類ルールを一つ決め、インデックスや背表紙で見出しを付けておくと、必要な契約書にすぐたどり着けます。

保管場所は、施錠できるキャビネットや書庫を選び、機密性の高い契約書はアクセスできる人を限定します。半年に一度など頻度を決めて棚卸しを行い、期限が切れた契約や更新が近い契約を点検すると、紙でも更新漏れを抑えられます。原本は紛失・劣化・災害に弱いため、重要な契約書はスキャンして電子データの控えも残しておくと安心です。

紙のファイリングをより実務レベルで整えたい場合は、以下の記事で分類方式の選び方や背表紙・ファイル名の付け方、保管用品の選び方までを具体的に解説しています。

電子データ（サーバー・クラウドフォルダ）で保存する場合

締結済みの契約書をPDF化し、社内サーバーや共有クラウドフォルダに保存する方法です。紙のように場所を取らず、複数の担当者で共有しやすいのが利点で、追加コストもほとんどかかりません。

一方で、ファイル名の付け方やフォルダ構成が担当者ごとにばらつくと、かえって探しにくくなります。「取引先名_契約種別_締結日」のように命名ルールを統一し、フォルダ階層を決めておくことが重要です。更新期限の把握は別途カレンダーや台帳で管理する必要があり、電子データの保存だけでは期限の見落としを防げない点には注意します。

Excel台帳で管理する場合の考え方

Excelやスプレッドシートで契約書の一覧（台帳）を作り、原本や電子データと紐づけて管理する方法です。多くの企業がまず取り組む方法で、項目を自由に設計でき、並べ替えや絞り込みで必要な契約を探せます。関数を使えば、更新期限が近い契約を色分けするといった工夫も可能です。

ただし、入力は手作業になるため件数が増えると負担が大きく、担当者が代わると運用が途切れやすいという弱点があります。台帳に入れる項目や具体的な始め方は、後述の「契約書管理台帳の作り方」で詳しく解説します。

契約管理システムで管理する場合

契約管理システムは、締結後の契約書をクラウド上に取り込み、台帳の作成・更新期限の通知・全文検索・アクセス権限の管理までを一元化する専用サービスです。近年はAIが契約書を読み取って台帳を自動作成したり、紙の契約書をスキャンして取り込んだりできる製品が増えています。

費用はかかりますが、契約件数が多い企業や、更新漏れ・属人化を根本から解消したい企業に向いています。選び方の判断軸や具体的なサービスは、後述の「契約管理システムの選び方」「契約管理システムで契約書管理を効率化する」で紹介します。

紙・Excelだけの契約書管理が抱える課題

紙やExcelでの管理は手軽に始められる一方、契約件数が増えると次のような課題が表面化します。なぜ問題が起きるのかを押さえておくと、自社に対策が必要かを判断しやすくなります。

管理が属人化し、担当者が代わると引き継げない

Excel台帳の入力ルールや紙の保管場所が特定の担当者の頭の中にしかないと、その人が異動・退職したときに運用が止まります。台帳の更新が滞れば、記載と実際の契約状況がずれ、台帳自体が信頼できなくなってしまいます。

更新期限や自動更新を見落とす

契約書には、更新期限や、解約を申し出なければ自動で延長される「自動更新」の条項があります。紙やExcelでは期限の通知が自動で届かないため、更新のタイミングや解約予告の期限を見落としやすく、不要な契約を意図せず更新してしまう、あるいは必要な更新手続きが漏れるといった事故につながります。

必要な契約書を探すのに時間がかかる

「あの取引先とのNDAはどこにあるか」「この条項はどうなっていたか」を確認するたびに、キャビネットやフォルダを探し回ることになります。紙は本文の中身で検索できず、電子データもファイル名でしか探せないため、契約件数が増えるほど確認の手間が積み上がります。

情報漏洩・内部統制のリスクが高まる

共有フォルダに契約書を置いたままだと、閲覧できる範囲を細かく制御しにくく、機密性の高い契約情報に誰でもアクセスできる状態になりがちです。誰がいつ閲覧・編集したかの記録も残らないため、内部統制や監査対応の観点でも弱さが残ります。

契約書の保存期間と電子保存のルール

契約書は「いつまで保管すべきか」が法律で定められています。捨ててよいか判断するために、まず法定の保存期間を確認しましょう。あわせて、電子データでやり取りした契約書や、紙をスキャンして保存する場合のルール（電子帳簿保存法）も押さえておきます。

契約書の法定保存期間の一覧（会社法・法人税法・労働基準法など）

契約書の保存期間は、契約書の種類や根拠となる法律によって異なります。実務では、複数の法律の保存義務のうち最も長い期間に合わせて保管するのが一般的です。主なものを整理すると次のとおりです。

※2026年9月時点の各法令にもとづく一般的な整理です。個別の契約書の取り扱いは専門家にご確認ください。

税務の面では、契約書は法人税法施行規則が定める保存対象の書類に含まれ、原則7年間の保存が必要です。施行規則の条文には、保存すべき書類として「契約書」が次のように明記されています。

取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

出典：法人税法施行規則 第五十九条第一項第三号｜e-Gov法令検索

欠損金（赤字）の繰越控除を受ける事業年度については、帳簿書類の保存期間が10年に延びます（法人税法施行規則26条の3）。会社法でも、会計帳簿および事業に関する重要な資料を10年間保存することが定められており（会社法432条2項）、重要な契約書はこの「事業に関する重要な資料」に含まれると解されます。

また、雇用契約書などの労働関係に関する重要な書類は、労働基準法により保存期間が定められています。2020年の改正で保存期間は5年に延長されましたが、当分の間は経過措置により3年とされています。対象はあくまで労働関係の書類であり、一般の取引契約書とは根拠が異なる点に注意してください。

出典・参考資料（3件）

• 出典：会社法 第四百三十二条｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/417AC0000000086）
• 出典：法人税法施行規則 第五十九条・第六十七条・第二十六条の三｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/340M50000040012）
• 出典：労働基準法 第百九条・第百四十三条｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049）

電子帳簿保存法・電子契約への対応

契約書を電子でやり取りしたり、紙をスキャンして電子保存したりする場合は、電子帳簿保存法のルールに沿う必要があります。ここで押さえたいのは、「電子取引データの保存」と「スキャナ保存」が別の制度である点です。

まず、メールやWeb上でやり取りした契約書などの電子データ（電子取引データ）は、2024年1月から、一定の要件を満たした形で電子のまま保存することが必要になりました。電子契約サービスで締結した契約書も、原則この電子取引データに当たります。

請求書・領収書・契約書・⾒積書などに関する電子データを送付・受領した場合には、その電子データを一定の要件を満たした形で保存することが必要です。（中略）令和６年１月からは保存要件に従った電子データの保存が必要です

出典：電子帳簿保存法が改正されました（電子取引データの保存）｜国税庁

保存要件は、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。真実性は、タイムスタンプの付与や履歴が残るシステムでの保存のほか、改ざん防止のための事務処理規程を定めて運用する方法でも満たせます。可視性は、日付・金額・取引先で検索できるようにすることと、モニターやプリンタを備え付けることが求められます。また、2課税年度前の売上高が5,000万円以下の事業者などは、検索要件が一部緩和されます。

タイムスタンプを付与せず、事務処理規程の整備で真実性を確保する方法については、必要な条件や規程に盛り込む項目を以下の記事で条文に沿って詳しく解説しています。

一方、紙で受け取った・作成した契約書をスキャンして電子保存する場合は「スキャナ保存」の要件が適用されます。解像度200dpi以上・カラーでの読み取り、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るバージョン管理、検索機能の確保などが求められます。

専用システムがなくても、事務処理規程の整備とファイル名の工夫で最低限の要件は満たせますが、件数が多い場合はタイムスタンプや検索に対応した契約管理システムを使うと運用が楽になります。

出典・参考資料（3件）

• 出典：電子帳簿保存法が改正されました（電子取引データの保存）｜国税庁（https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf）
• 出典：令和6年1月からの電子取引データの保存方法｜国税庁（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023011-012.pdf）
• 出典：はじめませんか、書類のスキャナ保存（適用要件）｜国税庁（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07scan/02.htm）

契約書管理台帳の作り方｜管理項目とExcelでの始め方

契約書管理を改善する第一歩は、契約書の一覧を把握できる「管理台帳」を作ることです。システムを導入する場合でも、まず何を管理したいかを整理しておくと選定がスムーズになります。ここでは、台帳に入れる項目とExcelでの始め方、運用ルールの決め方を解説します。

管理台帳に入れるべき項目

台帳は、後から「探す」「期限を管理する」ために使うことを意識して項目を決めます。最低限、次のような項目を入れておくと、契約の全体像を把握しやすくなります。

• 管理番号／契約書のタイトル（契約の種類）
• 契約の相手先（会社名）
• 締結日・契約開始日・契約終了日
• 自動更新の有無・解約予告の期限
• 契約金額
• 担当部署・担当者
• 原本・電子データの保管場所

特に「契約終了日」「自動更新の有無」「解約予告の期限」は、更新漏れを防ぐうえで欠かせません。この3つがそろっていれば、いつまでに何を判断すべきかを台帳から読み取れます。

Excelでの始め方

Excelで始める場合は、1行に1契約を入力し、上記の項目を列に並べます。まずは手元にある契約書から順に登録し、原本や電子データの保管場所を必ず記入しておくと、台帳から実物へたどり着けます。

更新期限が近い契約を条件付き書式で色分けしたり、フィルタで「今月末までに終了する契約」を絞り込んだりすると、期限管理に活用できます。ただし、期限が来たことを自動で知らせる仕組みはExcelにはないため、定期的に台帳を見返す運用とセットにする必要があります。

運用ルール・棚卸し・管理規程の決め方

台帳を作っても、更新が止まれば意味がありません。誰が・いつ・どのタイミングで台帳を更新するかをルールとして決めておきます。契約を締結したら台帳に登録する、月に一度は更新期限が近い契約を確認する、といった運用を担当部署と責任者で明確にしておくと、属人化を防げます。

既存の契約書が各部門に散らばっている場合は、一度棚卸しを行い、抜け漏れなく台帳に登録することから始めます。契約書の管理方法・保管ルール・アクセス範囲を「契約書管理規程」として文書化しておくと、担当者が代わっても運用を引き継ぎやすくなります。件数が増えて手作業での更新が追いつかなくなったら、次に紹介する契約管理システムの導入を検討するタイミングです。

契約管理システムの選び方｜検索性・期限アラート・権限・電子帳簿保存法対応

契約管理システムは、紙やExcelの課題をまとめて解消できる手段です。ここでは、導入で何が変わるのかと、自社に合う製品を選ぶための判断軸を整理します。

契約管理システムを導入するメリット

契約管理システムを導入すると、前章で挙げた課題をまとめて解消できます。契約書のアップロードで台帳が自動作成され、更新期限は自動通知で知らせ、本文まで検索でき、アクセス権限や操作履歴で属人化・内部統制の弱さも補えます。手作業が減り、担当者が代わっても運用が続く状態をつくれる点が、紙・Excelとの最大の違いです。

どの機能で自社の課題を解けるかは、次の判断軸に沿って製品を見比べると判断しやすくなります。

選び方の判断軸

製品を比べるときは、自社の課題に直結する機能から確認することが大切です。次の観点を軸にすると、必要な機能が備わっているかを判断しやすくなります。

• 検索性：契約書名や管理項目だけでなく、本文まで全文検索できるか。紙の契約書もOCRでテキスト化して検索対象にできるか
• 更新期限のアラート：更新期限・解約予告期限をどのタイミングで、誰に通知できるか。通知の起点となる日付を自動で取り込めるか
• アクセス権限の管理：フォルダや契約書単位で閲覧・編集の権限を設定でき、操作履歴が残るか
• 電子帳簿保存法への対応：タイムスタンプの付与や検索要件など、電子帳簿保存法の保存要件に対応しているか
• 締結機能との一体性：電子契約（締結）から締結後の管理までを1つのサービスで扱いたいか、締結後の管理に絞りたいか
• AIによる台帳の自動作成：契約書のアップロードだけで管理項目を自動抽出できるか。既存の紙・PDFの取り込みに対応するか

すべての機能を求めるより、自社が最も困っている課題（更新漏れなのか、検索性なのか、締結の電子化なのか）を起点に優先順位を付けると、過不足のない製品を選べます。

契約管理システムで契約書管理を効率化する

ここからは、契約書管理をシステムで効率化したい場合の具体的なサービスを紹介します。はじめに整理しておくと、「電子契約（締結）」は契約をオンラインで結ぶ工程を、「契約管理」は締結後の保管・台帳化・更新期限の管理を指します。サービスには、締結と締結後の管理を一体で扱えるもの、締結後の契約管理に特化したもの、法務業務全体を対象とするものがあり、自社が解決したい課題に近いものから比較してみてください。

料金は、無料プランや月額の明示があるサービスと、契約件数や利用人数に応じた個別見積りのサービスに分かれます。件数連動で費用が決まる製品は公式サイトに金額を載せていないことが多いため、その場合は資料請求や商談で見積りを確認します。

※2026年9月時点の各社公式情報にもとづきます。●=対応　△=一部対応／オプション

ここで取り上げた以外にも契約管理システムは数多くあります。より多くの選択肢からじっくり比較したい場合は、以下の記事で主要な契約管理システムをタイプ別の選び方・料金・電子帳簿保存法対応の観点から詳しく解説しています。導入を本格的に検討する段階でご活用ください。

1. クラウドサイン（弁護士ドットコム株式会社）

クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービスです。書類のアップロード・送信から電子署名・タイムスタンプの付与、契約書の保管・検索までを一貫して扱え、締結した契約書はそのままクラウド上で管理できます。締結の電子化と契約管理を1つのサービスでまとめたい企業に向いています。

締結後の管理面では、契約相手・締結日・契約終了日・解約通知期限・取引金額などを書類情報として持て、AIが締結済み・取り込んだ書類からこれらの項目を自動入力します。解約通知期限や契約終了日を入力しておくと、既定で対象日の1か月前に書類管理者へメールで通知され（有料プラン）、更新漏れを防げます。認定タイムスタンプを全プランで標準付与し、検索要件とあわせて電子帳簿保存法にも対応します。

2. 電子印鑑GMOサイン（GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社）

電子印鑑GMOサインは、立会人型（契約印タイプ）と当事者型（実印タイプ）の2つの電子署名方式に対応する電子契約サービスです。契約印タイプは送信料100円／件（税込110円）と低コストで、有料プランはユーザー数・送信数が無制限です。締結だけでなく、締結後の文書管理の機能も備えています。

文書管理の機能として、文書検索・フォルダ管理・文書情報項目のカスタマイズ・契約更新通知・スキャン文書管理などを用意し、上位プランではAIによる文書情報の自動入力にも対応します。ISO/IEC 27001・27017、ISMAP、SOC2 Type2といったセキュリティ認証を本体で保有し、電子帳簿保存法についてはJIIMA認証を取得しています。締結と管理を低コストで始めたい企業に向いています。

3. Hubble mini（株式会社Hubble）

締結後の契約書管理に絞り込んだのが、Hubble miniです。締結済みの契約書PDFをアップロードするだけで、AIが相手方・契約期間・契約金額・自動更新の有無などを読み取り、契約台帳を自動で作成します。画像化されたスキャン文書もOCRでテキスト化して取り込めるため、紙の契約書が多く残る企業でもそのまま登録できます。

台帳の自動作成に加えて、更新・解約通知期限のメール通知、全文検索、フォルダ・契約書単位での権限設定を備えます。電子帳簿保存法にはオプションで対応し、ISMS認証も取得しています。まず締結後の台帳管理の自動化から始めたい企業に向いた構成です。

4. 法務オートメーション「OLGA」（GVA TECH株式会社）

GVA TECHが提供するOLGAは、契約書の作成・審査から締結後の管理までを一元化する法務プラットフォームです。契約管理の機能では、受付・案件情報から管理台帳を自動生成し、締結後の期限通知・全文検索まで対応します。AI契約レビューや法務案件の受付管理まで含め、法務業務全体を効率化したい企業に適しています。

2026年7月には、Excel台帳や紙での個別管理からの脱却を目的とした中小企業向けの契約管理プラン（初期費用100,000円・月額10,000円〜、いずれも税別）が新設されました。クラウドサイン・DocuSign・GMOサインといった電子契約サービスと連携し、締結済みの契約書を自動で取り込むこともできます（有料オプション）。

5. OPTiM Contract（株式会社オプティム）

OPTiM Contractは、株式会社オプティムが手がけるAI契約書管理システムです。アップロードした契約書はAI-OCRで読み取られ、契約情報が台帳として整理されます。スキャンした紙の契約書もデジタルファイルと同じように処理できるため、紙・電子が混在した契約書をまとめて取り込めます。

契約終了日が近づくと担当者と部署管理者へメールで通知が届き、本文の全文検索やAIを使った検索、CSV出力にも対応します。部署単位の権限設定やSSO（シングルサインオン）、編集履歴の管理を備え、電子帳簿保存法についてはJIIMA認証（電子取引・スキャナ保存）を取得しています。料金は契約件数に応じた個別見積りで、無料のWeb商談や資料で確認できます。

6. マネーフォワード クラウド契約（株式会社マネーフォワード）

マネーフォワード クラウド契約は、契約書の作成・ワークフロー・電子契約による締結から締結後の保管・管理までを同一基盤で扱えるサービスです。他社の電子契約で締結した契約書や紙の契約書も含めて一元管理でき、アップロードするとAI-OCRが契約情報を自動入力します。

設定した期限に通知メールを送る機能で更新期限を管理でき、契約管理項目による検索や、IPアドレス制限・SSO・2段階認証などのセキュリティ機能にも対応します。電子帳簿保存法への対応も掲げています。バックオフィス全体をマネーフォワード クラウドでそろえたい企業と相性が良いサービスです。料金は利用人数に応じた個別見積りとなります。

まとめ

契約書の管理方法には、紙での保管・電子データでの保存・Excel台帳・契約管理システムの4つがあり、契約書の量と体制に合わせて選ぶことが大切です。件数が少なければExcel台帳でも運用できますが、更新漏れや属人化、検索性の低下が課題になってきたら、契約管理システムの導入が有効な選択肢になります。

どの方法をとる場合でも、契約書には法律上の保存期間があり、電子で保存する場合は電子帳簿保存法のルールを踏まえる必要があります。まずは管理台帳で契約の全体像を把握し、自社の課題に合った管理方法へ段階的に移行していきましょう。契約管理システムを比較検討する際は、下記から複数サービスの資料をまとめて請求して、自社に合うサービスを見つけてください。

よくある質問（FAQ）

Q. 契約管理システムとは何ですか？

A. 契約管理システムとは、締結後の契約書をクラウド上で一元管理し、台帳の自動作成・更新期限の通知・全文検索・アクセス権限の管理などを行える専用サービスです。紙やExcelでは手作業になりがちな台帳づくりや期限チェックを自動化でき、担当者が代わっても同じルールで運用を続けられます。近年はAIが契約書を読み取って管理項目を自動で入力する製品も増えています。

Q. 契約書の管理方法にはどんな種類がありますか？

A. 契約書の管理方法は、紙での保管・電子データ（サーバーやクラウドフォルダ）での保存・Excel台帳・契約管理システムの4つに大きく分けられます。契約件数が少ないうちは紙やExcelでも運用できますが、件数が増えて検索や更新期限の管理が追いつかなくなると、契約管理システムが有力な選択肢になります。それぞれのやり方と長所・短所は、本文冒頭の比較表で整理しています。

Q. 契約書の保存期間は何年ですか？

A. 契約書の保存期間は根拠となる法律によって異なり、税務に関する契約書は原則7年（法人税法施行規則）、会社法上の重要な資料は10年（会社法432条2項）、雇用契約書など労働関係の書類は5年・当分の間は3年（労働基準法109条）です。複数の法律が関わる契約書は、最も長い期間に合わせて保管するのが一般的です。また、欠損金（赤字）の繰越控除を受ける事業年度の帳簿書類は、保存期間が10年に延びます。

出典・参考資料（3件）

• 出典：会社法 第四百三十二条｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/417AC0000000086）
• 出典：法人税法施行規則 第五十九条｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/340M50000040012）
• 出典：労働基準法 第百九条｜e-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/322AC0000000049）

Q. 電子契約で締結した契約書も電子帳簿保存法の対象ですか？

A. 電子契約で締結した契約書は、原則として電子帳簿保存法の「電子取引データ」に当たり、電子のまま要件を満たして保存する必要があります。2024年1月以降、紙に出力して保存するだけでは要件を満たしません。真実性の確保（タイムスタンプや改ざん防止規程）と、可視性の確保（日付・金額・取引先での検索、モニター等の備え付け）が求められます。

出典・参考資料（1件）

• 出典：電子帳簿保存法が改正されました（電子取引データの保存）｜国税庁（https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0021011-068.pdf）

Q. 契約書をExcelで管理するのと契約管理システム、どちらを選べばよいですか？

A. 契約件数が少なく更新期限の管理が手作業で回るうちはExcel台帳で十分ですが、更新漏れ・属人化・検索性の低下が課題になってきたら契約管理システムへの移行が有効です。判断に迷う場合は、まずExcelで管理台帳を作って契約の全体像を把握し、手作業での更新が追いつかなくなったタイミングを移行の目安にすると、システムに必要な機能も見極めやすくなります。

Q. 過去の紙の契約書はどう管理すればよいですか？

A. 過去の紙の契約書は、スキャンしてPDF化し、契約管理システムで一元管理するのがおすすめです。AI-OCR対応のシステムなら、相手先や締結日などの項目を自動で読み取って台帳化できます。各部門に散らばった原本を棚卸しして集め、重要なものから電子化しましょう。ただし、スキャンして電子保存する場合はスキャナ保存の要件に注意が必要です。

Q. スキャナ保存した契約書の原本（紙）は破棄してよいですか？

A. 電子帳簿保存法のスキャナ保存の要件を満たして電子化すれば、紙の原本は破棄できます。ただし、収入印紙による印紙税の証明や、万一の訴訟での証拠力を考えると、重要な契約書は可能な範囲で原本も残しておくと安心です。スキャナ保存では、解像度200dpi以上・カラーでの読み取り、タイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るバージョン管理、検索機能の確保などが求められます。

出典・参考資料（1件）

• 出典：はじめませんか、書類のスキャナ保存（適用要件）｜国税庁（https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07scan/02.htm）

Q. 契約管理システムと電子契約サービスは何が違いますか？

A. 電子契約サービスは契約を「締結する」ための仕組み、契約管理システムは締結後の契約書を「管理する」ための仕組みという違いがあります。ただし近年は両者の境界があいまいで、締結から締結後の管理まで一体で扱えるサービスもあれば、締結後の契約管理に特化したサービスもあります。締結の電子化までまとめたいのか、すでにある契約書の管理から始めたいのかで選ぶと、自社に合うサービスを絞り込みやすくなります。

Q. 契約管理システムでは契約書以外の書類も管理できますか？

A. 多くの契約管理システムでは、契約書に紐づく稟議書・議事録・覚書などの関連文書もあわせて管理できます。契約に至った経緯や関連資料を1か所にまとめておくと、後から契約内容や意思決定の背景を振り返りやすくなります。管理できる文書の種類や紐づけ方は製品によって異なるため、自社で一元管理したい書類の範囲を整理したうえで確認するとよいでしょう。

Q. 契約管理システムの費用相場はどのくらいですか？

A. 契約管理システムの費用は、月額数千円〜数万円程度から、契約件数や利用人数に応じた個別見積りまで製品によって幅があります。中小企業向けに初期費用100,000円・月額10,000円〜（税別）といったプランを用意する製品もあれば、契約件数や利用人数に応じて見積もる製品もあります。導入前に、自社の契約件数・利用人数・必要な機能を整理しておくと、各社の料金を比較しやすくなります。

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